Op mijn sportblog heb ik net verslag gedaan van het luisteren naar en lezen van Bram Bakker over hardlopen als lichaamswerk. Ik vond het interessant om zo het verschil tussen gesproken en geschreven woord te ervaren: waar ik het na de lezing (of eigenlijk: het kringgesprek) niet zo erg vond om niet precies te weten wat hij bedoelde, vond ik dat na het lezen van het boek wél erg. In mijn leesverslag schrijf ik:

De kern ontbreekt (hoofdboodschap met omschrijving van het kernthema), de structuur is onduidelijk (het lijkt een stapel columns met een nietje erdoorheeen), inhoudelijk spreken dingen elkaar tegen, van die twee interviews ontgaat me de ‘so what’ (wat is de strekking in het licht van het boek?) en ik weet ook niet wie de beoogde lezer is. Prestatiegerichte lopers, mensen  met ‘oud zeer’ die baat kunnen hebben bij lichaamswerk, (aanstaande) begeleiders van runningtherapie? Dat lijkt per hoofdstuk te verschillen.

Ik hanteer daar normen die ik nevernooitniet voor een gesprek zou gebruiken, want daar in het normaal dat je van de hak op de tak springt, jezelf in net iets andere woorden herhaal, af en toe zwamt, jezelf tegenspreekt, fouten maakt, enzovoort – gesproken taal is rommelig. Verderop in mijn post noem ik een passage ‘warrig’. Als ik die alleen had gehoord, was dat me mogelijk amper opgevallen. Als luisteraar heb je niet eens de tijd om zo’n passage nog eens door te nemen om te kijken of je het snapt.

Ook noem ik iets wat in een gesprek geen rol speelt: uit een tekst moet af te leiden zijn wie de beoogde lezer is (de ‘expressieve boodschap’), maar bij een gesprek neemt de ontvanger zelf deel en hoef je dus niks af te leiden, dat is veel directer. Het is immers ook waar het om gaat: je doet dat samen. Bij behoefte aan meer precisie en begrip is het de verantwoordelijkheid van de ontvanger om door te vragen. Bij een tekst kan dat niet en ligt de verantwoordelijkheid voor helderheid en voldoende diepgang bij de schrijver.

Het doet me denken aan het verschil tussen presentatiemateriaal en geschreven tekst. Het eerste is vooral gericht op het op gang krijgen van iets bij de ontvanger door middel van interactie, het tweede moet preciezer en steviger onderbouwd zijn en dient voor diepere verwerking. Het is een van de redenen waarom het zo moeizaam is om één ‘slidument’ te gebruiken voor een presentatie en een zelfstandig leesbare tekst. De communicatieve functies liggen te ver uit elkaar.

Iets op gang krijgen door middel van interactie, daarin slaagde het gesprek vorige week. Het lezen leidde echter helaas niet tot de extra verdieping die een goed boek wel voor elkaar zou kunnen krijgen. Dat zet me weer op scherp voor mijn dagelijkse werk: als ik redigeer, móet ik de lat hoog leggen!

Vorig jaar heb ik voor een opdrachtgever mijn e-learning op maat gemaakt. Als afrondende opdracht kregen de deelnemers een casus waarvoor ze een managementsamenvatting moesten maken, volgens het piramideprincipe, en bijvoorbeeld in de vorm van een tekstpagina met enkele vervolg-data-slides. Dat is dit jaar gaan lopen, eerst met een pilot, later met de grotere groep.

Ondertussen is de grote bulk voorbij: ik heb de laatste maanden 68 van die samenvattingen van feedback voorzien. Die feedback was in de vorm van een checklist met de belangrijkste punten van het piramideprincipe. Hier een impressie.

De feedback die ik het meest heb gegeven was dat de relatie tussen de tekstpagina en de slides explicieter moest. Misschien, zo dacht ik, is dat een beetje een artefact van de opdracht. De deelnemers kregen vier slides met ruwe data in grafieken. De meesten hebben die allevier gebruikt en ook nog eens op de volgorde laten staan waarin ze die hadden gekregen in de opdracht. Het viel mij op hoe gauw het dan een totaal raadsel wordt wat waarop slaat – wat een gepuzzel. Het zinnetje feedback ‘als er geen voor de hand liggende een-op-een-relatie is tussen de tekst en de slides, moet je de relatie expliciet maken, bijvoorbeeld door paginanummers toe te voegen’ had ik ergens klaarstaan en dat heb ik heel vaak copy-paste gedaan.

Artefact of niet, herkenbaar is het toch wel: voor de schrijver is de relatie ongetwijfeld logisch, maarja, de lezer ziet die logica niet. ‘In het echt’ gaat dat misschien niet op deze manier, maar toch wel vaak mis.

De andere dingen waar ik veel feedback op heb gegeven betroffen onvoldoende synthese (zie ik sowieso vaak: hoofdboodschap die het niveau eronder samenvat in plaats van overkoepelt, titels van slides die de data beschrijven in plaats van zeggen wat de betekenis is), wiebelige logica (snap ik – blijft lastig, die strenge eisen van het piramideprincipe) en onheldere centrale vraag (vaak een dubbele, dus met en erin, mogelijk ook ingegeven door de opdrachtformulering, maar ik zie het wel vaker).

Maar er waren ook heel goede uitwerkingen bij. Die ik soms beslist goed genoeg vond om zó naar een cliënt uit te laten gaan. En die ik een enkele keer opvallend origineel vond. De beste uitwerkingen klopten zowel qua piramideprincipe als in hun mate van creativiteit. De creatievelingen hadden er niet voor teruggedeinsd enkele grafieken eruit te gooien of ingrijpend te veranderen.

Sterker nog, ik denk dat de enige echt goede oplossingen niet te braaf met die grafieken waren. Dat gold op hoog niveau, dus dat de creatieven het verhaal naar hun eigen hand hadden gezet, dus. Ja, zo voeg je waarde toe, zo doe je echt aan betekenisgeving voor de cliënt.

Maar het gold ook het niveau van elke afzonderlijke grafiek, en dat had ik me nog nooit eerder zo gerealiseerd. Ik leg het uit.

Het op te lossen probleem van de fictieve cliënt van de casus betrof de mislukte markt-introductie van een product. De cliënt vroeg zich af of herintroductie mogelijk was (nouja, dat was een van de mogelijke interpretaties). In een van de gegeven grafieken zat een stevige hint richting een mogelijke oplossing. In die ene grafiek stond het resultaat van onderzoek naar mogelijke veranderingen aan het product: twee daarvan waren kansrijk bij specifieke doelgroepen. De grafiek bestond uit een staafdiagram met zeven staven op willekeurige volgorde, de andere vijf onderzochte veranderingen waren minder kansrijk

Als je niks aan de grafiek veranderde, moest je bijna wel een lange, beschrijvende titel maken: ‘Verandering X richten op doelgroep A en verandering Y richten op doelgroep B zijn kansrijke veranderingen aan het product’. Dat is een lange, beschrijvende titel voor een Powerpoint.

Stap 1 vooruit is het veranderen van de grafiek, dusdanig dat die twee kansrijke veranderingen eruit springen. Je kunt daartoe de staven een accentkleur geven of er een lijntje omheen zetten – enzovoort. De titel kan dan worden ‘Er zijn twee kansrijke veranderingen aan het product’. Dat scheelt al veel lengte, en dat is sowieso iets wat je wat mij betreft zou moeten doen.

Nog een stap vooruit is de echte synthese: antwoord geven op de vraag ‘dus?’ (‘so what?’) Dat kan zijn: ‘Breng twee veranderingen aan’/’Onderzoek de twee mogelijkheden nader’/’Kies uit twee mogelijke doelgroepen’ – en ook nog steeds ‘Vergeet het’ (want toch te weinig kansrijk wellicht).

Dan heb je ‘m waar je ‘m moet hebben – en dan is die visuele aanpassing ook nog steeds nodig. Misschien zelfs iets meer, want bijvoorbeeld bij dat ‘vergeet het’ zou het goed zijn een norm zichtbaar te maken, waar zelfs die twee beste opties dan onder blijven. Enzovoort.

Zo hangt visueel design samen met structureren: de data leiden tot een boodschap en die boodschap, doorgedacht tot in de uiterste ‘so what’, bepaalt vervolgens de vorm die die data krijgen.

* * *

68 piramides en samenvattingen – het was massaproductie, maar verspreid over de tijd en ik vond het leuk om te doen. Er zullen nog wat late inleveraars komen, en daarna nieuwe mensen – de training blijft gewoon bestaan. Voor een eventuele volgende versie ga ik wel de instructie aanpassen om meer ruimte voor creativiteit te creëren.