Een tijdje geleden had ik weer eens directe ervaring met een adviesrapport vanaf ‘de andere kant’. Meestal begeleid ik de schrijvers ervan, dit keer was ik een ontvanger. We hadden namelijk advies gevraagd over onze fundering, want we meenden een toename te zien in de scheuren in de muren van ons (oude) huis. Er kwam dus een adviesbureau funderingsonderzoek doen, en enige tijd later ontvingen we hun rapport.

Het rapport was, zo zag ik meteen, gestructureerd op de ’traditionele’, methodologische manier. De hoofdstukken heetten namelijk ‘Inleiding – Gegevens – Analyse – Conclusies en aanbevelingen’. Dus wat doe ik? Ik blader meteen door naar het einde. Ik wil namelijk weten of er iets aan onze fundering moet gebeuren en ook, met enige spanning, hoe veel dat dan gaat kosten. In hoofdstuk 4 staat dit:

De funderingsconstructie van de woning verkeert in redelijke staat. De woning heeft in het verleden ongelijkmatige zakkingen ondergaan die als groot worden beoordeeld.
Gezien de funderingssituatie van het pand en de aangetroffen bodemopbouw wordt verwacht dat bij de vervanging van de riolering het evenwicht verstoord zal zijn ten gevolge van tijdelijke ontspanning van het bodempakket. Verwacht wordt dat na enige tijd een nieuwe evenwichtssituatie tot stand zal komen.
Niet duidelijk is of inmiddels een stabiele eindsituatie bereikt is. Om hierover meer inzicht te krijgen wordt geadviseerd de woning gedurende een langere periode te monitoren door middel van het aanbrengen en periodiek inmeten van enkele meetboutjes.
Opgemerkt wordt dat gezien de naar verwachting verschillende funderingsconstructies bij de kerk en de woning er ook in de toekomst een risico bestaat dat opnieuw scheurvorming op de aansluiting tot stand kan komen. Om dit risico te beperken wordt geadviseerd een dilatatieconstructie aan te brengen.

Ik kon dit bijna helemaal begrijpen. Wat er staat, is namelijk een bevesting van wat we zelf al dachten op basis van gesprekken met mensen die er een beetje kijk op hadden, en ook wel van wat we een beetje hoopten: veel minder slecht nieuws dan bijvoorbeeld paalrot.

Het staat er wel veel formeler en afstandelijker dan  nodig was. Er had best iets persoonlijkers mogen staan als: ‘Het onderzoek bevestigt uw vermoeden’ – iets wat het echt naar ons perspectief had toegeschreven. Dan was het niet een verslag van een soort quasi-wetenschappelijk onderzoek, maar echt adviseren, wat immers iets persoonlijks en relationeels is. En dan had ik de ‘so-what’ ook sneller opgepikt, want nu kostte het me toch wel even moeite om te ploegen door het jargon (van die omslachtige dingen als funderingssituatie, wat gewoon fundering is, en ‘ontspanning van het bodempakket’ – brrr) en de afstandelijke en abstracte formuleringen (let op de vele passieven!). 

Eén ding snapte ik niet, en dat was het woord dilatatieconstructie. Google hielp daar ook niet echt bij. Da’s een tamelijke blunder van een adviseur: een woord gebruiken dat de uitsmijter onbegrijpelijk maakt. Inmiddels weten we wel wat het is: het ‘losmaken’ van de verbinding tussen ons huis en de kerk ernaast. Iemand op het werk van mijn man kon dat uitleggen. Maar zo moet het natuurlijk niet.

Hoofdstuk 1, 2 en 3 heb ik nooit gelezen. Deze conclusie paste immers in het plaatje, en de rest zal wel. Als het op dezelfde manier geschreven is, en ook nog met veel data erin, snap ik het toch niet.

Dus, wat leer ik van deze leeservaring? Dat een geadviseerde op zoek gaat naar een antwoord op zijn/haar meest brandende vraag, niet geïnteresseerd is in de methodiek van het onderzoek, en dat antwoord graag zo precies mogelijk geformuleerd wil krijgen. Dat mag persoonlijk, en het moet begrijpelijk. En dat is een hele kunst!

Op dit weblog heb ik het vaker gehad over beginnen – over het begin van een brief. Vandaag nog maar eens een keertje, want ik kreeg een brief met een opvallend begin onder ogen. De brief is van een plaatselijke politieke partij. Hoofdboodschap is het verzoek je kandidaat te stellen voor de gemeenteraadsverkiezingen. De brief laat zien wat er zo moeilijk is aan beginnen:

Als u deze brief op uw mat vindt, bent u mogelijk net terug van vakantie en kijkt u weer uitgerust en met frisse moed naar wat u te wachten staat. Of u heeft nog een vakantie tegoed en bent nu de laatste dingen nog aan het afronden. Hoe het ook zij, ik wil het met u hebben over <partij> en de uitdagingen die voor ons liggen met (deel)gemeenteraadsverkiezingen in het verschiet.

Enerzijds doet deze brief het heel goed: het is geen cliché-opening, maar juist bedoeld als menselijk en persoonlijk en ook alleen maar mogelijk in deze tijd van het jaar, dus maatwerk. De schrijver doet duidelijk een poging aan te sluiten bij de belevingswereld van de ontvanger. Hartstikke goed.

En toch gaat het fout. Om twee redenen:

1. De relatie tussen opening en thema van de brief is vergezocht. De poging aan te sluiten bij de belevingswereld is loffelijk, maar de draai naar het thema gezocht en geforceerd. Vakantie heeft immers niet veel te maken met de gemeenteraadsverkiezingen. De schrijver is zich daar vast vagelijk van bewust geweest, want het bruggetje tussen opening en aankondiging van het thema is veelzeggend: Hoe het ook zij. Dat is bijna zoiets als ‘and now for something completely different’, of: en nou stoppen met ouwehoeren en ter zake komen.

2. Het begin sluit mogelijk lezers uit. Deze schrijver kent zijn lezers niet persoonlijk en moet daarom een gok doen naar wat hen bezighoudt. De meesten zullen net met vakantie geweest zijn, maar niet allemaal. Ook dat heeft hij zich gerealiseerd, vandaar de mogelijk in de eerste zin, de tweede zin met een alternatief, en het ‘hoe het ook zij’ in zin drie is zo op te vatten. Het kan nog heel anders zijn immers. De brief kan óók terechtkomen bij mensen die heel graag op vakantie hadden gewild, maar er geen geld voor hadden of ziek waren. Of die van de winter weg zijn geweest. Of die geen interesse hebben in vakantie. Het begin is dus ook riskant: een aantal lezers zal ‘uh…’ denken. Velen daarvan zullen bereid zijn om mee te gaan met de meerderheid en snel doorstomen naar waar de brief ter zake komt. Maar sommigen zullen afhaken. Soortgelijke risico’s nemen schrijvers die beginnen met ‘zoals u wel weet…’: een misser als er lezers tussen zitten die het níet wisten.

Merk op dat de poging van de schrijver om beide problemen op te lossen, tot een boel extra woorden leidt – tot wolligheid. Bij een scherp gekozen openingszin kan het al in de eerste of tweede zin over de gemeenteraadsverkiezingen gaan, en dat scheelt een boel woorden. Uit het vervolg van de brief blijkt dat deze schrijver nogal een handje heeft van het creëren van een woordenbrij: de brief is lang en het is zoeken tussen al die woorden naar de essentie. Het begin is ook daarvan een symptoom.

Hoe kan het anders? Volgens mij heel simpel. Het logo van de partij staat al op de envelop en bovenaan de brief. De lezer verwacht dan niets over vakantie, en dus kan je gewoon meteen ter zake komen:

In maart 2010 zijn er weer gemeenteraadsverkiezingen. U gaat vast stemmen, maar heeft u er wel eens aan gedacht dat u ook verkozen kunt worden? [of, zakelijker: ‘<partij> zoekt nog kandidaten voor de (deel-)gemeenteraden en wil u daarom met deze brief vragen kandidaten aan te melden’]. In deze brief kunt u lezen wat dat inhoudt [of andere inhoudsaankondiger].