De laatste tijd waren manlief en ik ontvanger van een bijzonder staaltje overheidscommunicatie: op 22 december, de laatste werkdag voor de kerst, werd de voorlopige vergunning verleend voor de verbouwing van de kerk waar wij naast wonen. Voormalige kerk, moet ik zeggen. Het wordt een restaurant.

De plannen daarvoor zijn mooi en ambitieus, maar er zitten wel een paar haken en ogen aan. Voor de buurt is het parkeren het meest heikele onderdeel, daarover is veel onrust; voor ons als directe buren spelen ook nog enkele bouwtechnische risico’s. We zijn weinig bij het proces betrokken geweest, en in wat we wel eerder gezien hadden, zaten fouten.  Inspraak richting de vergunningsverlenende instantie, de gemeente  dus, was er helemaal niet – we hebben niemand daarvan ooit gezien of gesproken en wij noch andere omwonenden hebben reacties ontvangen op eerdere brieven waarin wij onze zorgen uitten. Vandaar dat we ons wel tegen die voorlopige vergunning aan wilden bemoeien.

De eerste stap voor burgers bij zo’n vergunning is het schrijven van een zienswijze, daar was ik al achter. Dat was een hele ervaring. Sowieso de timing natuurlijk, zo net voor de feestdagen. Dat schijnt wel vaker te gebeuren, en als het geen tactische opzet is, dan zit er wel een ambtenaar achter die zo lekker iets af kan vinken vlak voor de vakantie, en die zich niet bewust is van wat de consequentie daarvan is voor de ontvangende partij. Voor ons was het alsof er een soort tijdbom afging: we wisten dat dit een keer ging gebeuren en dat we dan wat moesten, maar we hadden geen idee wanneer het zou zijn en wat ons dan te wachten stond.

Welnu, dat was, tijdens de feestdagen: door honderden pagina’s spitten, verspreid over ongeveer veertig documenten, met deels zeer specifieke, bouwkundige informatie, en ook nog met van die lastige dingen als samengevoegde stukken van allerlei verschillende partijen en uit de verschillende fasen van het proces, dat al jaren speelt. Dus er stonden dingen in die elkaar tegenspraken of waarvan wij wisten dat ze al achterhaald zijn – maar dat wisten wij dan per ongeluk. Verder was het ook voor ons een puzzel die we niet helemaal konden leggen. Sommige dingen waren zonder bouwkundige kennis niet te plaatsen. En wat we qua tekst wel begrepen, vonden we hier en daar ook moeilijk echt te vatten. We konden bijvoorbeeld amper geloven dat dat controversiële parkeerplan zonder meer werd goedgekeurd.

De voorlopige vergunning zelf was ook nog eens tenenkrommend slecht geschreven, met aan het eind een zin als:

Het beroepschrift heeft geen schorsende werking. U kunt daarom, als u beroep heeft ingesteld tegen de omgevingsvergunning, ook een verzoek om voorlopige voorziening indienen bij de hiervoor genoemde rechtbank. Hiervoor is griffierecht verschuldigd.

Wablief? Met wat googlen ging ik het begrijpen en bedacht ik: dat geldt nog niet, we zitten nog maar in het stadium van de zienswijze, pas daarna, als deze concepttekst definitief wordt, gaat het om bezwaar – en dan hebben we er nog niks aan, aan zo’n voorziening.

Kort nadat ik was begonnen  met me erin te verdiepen, voelde ik me overweldigd door de hoeveelheid informatie, de chaos erin en de soms onbegrijpelijke passages tekst. En toen dacht ik: ik ben potverdrie gepromoveerd Neerlandicus – als ik dit al niet begrijp…. Het is misschien wel de belangrijkste vaardigheid die ik tijdens mijn studie heb geleerd: kunnen omgaan met grote hoeveelheden schriftelijke informatie, ook als die ongestructureerd is. Wat moeten andere burgers ermee?

Het is me uiteindelijk gelukt om overzicht te krijgen, net voldoende om onze zienswijze te kunnen schrijven. Althans, dat hoop ik – het is voor mij ook een nieuw genre en ik weet niet wat ik eventueel in de berg documentatie heb gemist of verkeerd heb begrepen. Maar ik heb mijn best gedaan, acht pagina’s lang. De schrijfklus vond ik ergens ook nog wel weer leuk om te doen, al kostte het ongehoord veel tijd. Want het moest ondanks die tussenliggende feestdagen wel gewoon binnen de gebruikelijke termijn van zes weken af.

Sindsdien hebben we weer geen flauw idee van wat de volgende stap gaat zijn, wanneer, en hoe. Op naar de volgende tijdbom – de definitieve vergunning?

Doorheen dit hele proces heb ik mijn vertrouwen in de overheid voelen dalen. Deze honderden pagina’s chaos op me gedumpt krijgen maakten in één klap alle overheids-initiatieven voor ‘begrijpelijk schrijven’ totaal futiel. Om überhaupt met de overheid te communiceren (nog los van of je iets bereikt), moet je kennelijk niet alleen neerlandicus zijn, maar ook jurist en bouwkundige. Dus waar de overheidscommunicatie zich enerzijds richt op het niveau kleuter, is het anderzijds voor een gewone burger eigenlijk niet te doen.

Goede communicatie met de burger begint ergens heel anders. In de eerste plaats zou ik zeggen: met het besef dat het tweerichtingenverkeer is. Een deel van wat mij dreef bij het schrijven van die zienswijze, was puur geschonden rechtvaardigheidsgevoel op dat gebied. Ik (en de andere omwonenden) voelen ons niet gezien en niet gehoord in het proces. Dat is vervelend voor ons, maar ook voor de eigenaren van de kerk. Het duurt zo namelijk allemaal alleen maar langer.

Wij gaan het verder niet meer meemaken, want we gaan verhuizen. Maar dat geschonden vertrouwen verhuist met me mee.

De laatste tijd heb ik weer een paar keer gewerkt voor organisaties die voorstellen doen voor investeringen, bijvoorbeeld in de private equity. Hun belangrijkste tekstsoort is het investeringsvoorstel. Dat schrijven zij alleen als zij de investering als wenselijk aan het bestuur voorleggen. Dat betekent dat de hoofdboodschap van elk voorstel iets is als ‘deze investering is een goed idee’. Dat is altijd zo, en dat weten de lezers bovendien ook. In de tekst kan die hoofdboodschap daarom impliciet blijven. Anders trap je maar een open deur in.

Toch is er wel een risico. Ik zag daar laatst een voorbeeld van. De schrijvers waren een piramide gaan maken in Word, dus eigenlijk meteen aan de samenvatting van de tekst begonnen. Er staat in hun format een standaard-kopje ‘conclusie’ en daar stond dus niet die hoofdboodschap, maar eigenlijk per ongeluk al het eerste niveau van de argumentatie. Want ja, er moet iets staan achter ‘conclusie’ en de hoofdboodschap trapt alleen maar een open deur in, dus…

Onder dat kopje ‘conclusie’ stonden dus twee argumenten, gevolgd door vijf paragrafen, elk ook met een argument. Voor mij was het een onoplosbare puzzel hoe de vijf argumenten samenhingen met die twee uit ‘conclusie’. De schrijvers konden mij dat ook niet goed uitleggen. We zijn gaan puzzelen om de samenhang te ontrafelen.

We waren uitgegaan van ‘deze investering is een goed idee’ als nieuwe hoofdboodschap, maar we kregen er niet echt schot in. Een van de teamleden zei gaandeweg een aantal keren dat er aan de investering nogal wat mitsen en maren zaten. Ze zei dat zo vaak dat ik voorstelde om dat als hoofdboodschap te gebruiken: ‘deze investering kent mitsen en maren’. Maar nee, dat was toch niet goed, dat was niet de bedoeling, want dan zou het voorstel meteen afketsen, en bovendien geloofden ze er als team toch wel in.

Ik stelde toen voor om dat als hoofdboodschap te proberen: ‘het team gelooft hierin’. En toen ik daarna waarom vroeg, lukte het ineens om de argumenten op een rijtje te krijgen. Dat vergde nog wel wat inhoudelijke discussie, viel me op – maar dat is alleen maar goed, als het nadenken over de structuur leidt tot meer inhoudelijke scherpte. Uiteindelijk hoefde dat ‘we geloven hierin’ niet in de tekst, maar het was dus wel nodig voor het denkwerk.

Mijn conclusie was tweeledig:

• Als je gaat nadenken over de structuur, dus als je de piramide gaat maken, moet je de hoofdboodschap wel degelijk expliciet maken. Waar het niet lukte met ‘goed idee’ lukte het wel met ‘we geloven hierin’. Dat verraste me wel, maar kennelijk raakte dat net een snaar die het denkproces hielp. Sowieso moet er geen enkele twijfel zijn over wat de top is van de piramide die je met waarom gaat bevragen. 
• Structureren moet echt apart van schrijven, en het liefst op een manier die recht doet aan die ‘apartheid’ en aan het tijdelijke karakter van elke structuur (het is heel lang slechts een tijdelijke tussenstap in het denkwerk). Tekenen dus, met hanepoten op papier of whiteboard, of in padlet, of wat dan ook, maar in elk geval: uit de vorm die Word of Powerpoint afdwingen. Als je een goede piramide hebt, maak je dat eindproduct in een wip!

Ik had het hier onlangs over de stijlbloempjes op Funda, zonder toen een concreet voorbeeld bij de hand te hebben – mijn aandacht voor Funda is aan het krimpen sinds we zelf ‘voorzien’ zijn. Of liever gezegd: ik ben aan het afkicken. Maar ik kijk nog af en toe wel, en ik kan nu een voorbeeld geven dat ik als tamelijk extreem ervaar:

Deze doch iets gedateerde maar keurig onderhouden woning is nu te koop, en wacht op nieuwe eigenaren om het verder te omarmen en er hun eigen verhaal te schrijven.

Achter de voorgevel schuilt een wereld van mogelijkheden. Deze woning biedt een solide basis en onmiskenbare ruimte welke op veel verschillende wijzen in gebruik te nemen is. Zowel aan de voor- als achterzijde is de woning voorzien van grote kozijnen, waardoor veel licht naar binnenvalt en de binnenruimte verbindt met de groene pracht van buiten.

Ik ga dit verder niet uitmelken, maar ik tel in dit kleine fragment een aantal ontsporende zinnen, foute verwijzingen, rare woordcombinaties en een welke. In de alinea erna gaat het ook nog een paar keer achter elkaar over volwaardige slaapkamers en in de alinea daar weer na is perceel opvallend frequent. Het lijkt erop dat deze makelaar heeft geprobeerd moeilijker te schrijven dan hij of zij aankan, met dat doch bijvoorbeeld.

Maar goed, daar heb ik doorheen leren te lezen in de twee jaar dat de verslaving duurde. Laat maar verder.

Van een heel andere orde vond ik de teksten in de hypotheek-bureaucratie. Wat me opviel, is dat de hypotheekverstrekker geen moeite deed om het juridische en financiële jargon uit te leggen. Zo staarde ik een tijdje naar een te ondertekenen formulier waar ik niets van snapte, en wat de tussenpersoon later uitlegde als: daarmee verklaar je dat jullie het spaargedeelte van jullie spaarhypotheek inderdaad gaan gebruiken voor de aflossing.

O, staat dat er, zeg dat dan, met een korte uitleg. Want dat had ik er echt niet uitgehaald, mogelijk ook wel omdat dat voor mij nogal vanzelf spreekt en geen aparte handtekening zou vergen, maar goed.

Overigens, dat was een van de momenten de afgelopen maanden dat ik dacht: ik lees dit en ik snap hier he-le-maal niets van. En dat ligt echt niet aan mij. Ik ben nota bene gepromoveerd neerlandicus! Wat een wereld hebben we opgetuigd…

Waarvan acte. Een paar weken nadat alles rond was, zo dachten wij, kregen we nog weer een formulier te ondertekenen. Ook dat snapten we weer niet. Dit keer zat er wel uitleg bij, in de mail. Die zag er zo uit:

Echt supersterk, deze motivering! Document A, reden: A! Nee, alles duidelijk.

Oempf.

(Als klein extra detail valt me ook nog op dat aanvrager en klanten door elkaar gebruikt wordt voor dezelfde partij. Althans, dat denk ik.)

En: waar maken ze zich druk om? Wat we doen met de rest van het geld dat ons oude huis opbrengt? Het nieuwe huis financieren, dûh.