Bij een van mijn opdrachtgevers leerde ik recentelijk dat keuzes voor een bepaald genre of format van de teksten consequenties heeft voor het werk. Ik was me daar eerder niet van bewust, maar ik herkende het wel meteen.

In dit geval ging het om een organisatie die er jaren geleden voor gekozen heeft om te rapporteren in de vorm van een brief. Dat zijn teksten die voor dat genre lang zijn: idealiter niet langer dan vijf pagina’s maar vaak langer. Ze hebben bovendien een hoofdstuk- en paragraafindeling, wat ook niet volgens de briefconventies is. Maar ze hebben wel degelijk een briefhoofd en een aanhef en aan het eind staat hoogachtend en een handtekening.

Er ontstond wat discussie over het uitdijen van de teksten. Op een gegeven ogenblik worden ze zo lang dat er eigenlijk een samenvatting voor zou moeten en een inhoudsopgave erin. Maar dan is het écht geen brief meer. Dan zouden ze toch echt moeten overstappen naar een rapport. Met alle conventies van dien, zoals samenvatting en inhoudsopgave, maar ook bijvoorbeeld een mooi voorblad of kaftje, enzovoort.

Ik voelde daar op zich wel voor, al realiseerde ik me wel meteen dat daarmee de druk om de teksten kort te houden weg zou zijn. Ik voorspelde dat ze veel langer zouden gaan worden dan die zeven à acht pagina’s die het nu soms zijn. Dat hoeft niet erg te zijn, als het gaat om relevante inhoud, maar het is niet per se een voordeel als zodanig. Als het kan zonder verlies van inhoud, is korter immers altijd beter. Niemand leest rapporten voor z’n lol, in de zin van dat de lezer aan het eind denkt ‘jammer dat ik ’t al uit heb, het had echt langer mogen zijn’. 

Vanuit de organisatie hoorde ik nog een ander bezwaar: lezers hebben bij een echt rapport andere verwachtingen – hogere. Het ‘moet’ echt meer van ze zijn dan een brief. Ze verwachten dan bijvoorbeeld een uitgebreidere verantwoording, wie weet zelfs met bronnen in een literatuurlijst en originele bronnen of transcripten in een bijlage enzo. En, zo begreep ik, dat is niet alleen iets wat ze lezers aan willen doen, maar ook zichzelf niet: dat is veel meer en ander werk dan ze nu doen. Voor een deel is dat puur schrijfwerk, maar deels is het ook meer en ander werk tijdens je onderzoek. Je moet dan grondiger bijhouden wat je doet bijvoorbeeld.

Het is niet alleen de verwachting van lezers, het is ook zo dat alles wat je opschrijft, bij de lezer vragen kan oproepen. Hoe meer je opschrijft, des te kwetsbaarder stel je je dus op. Dus ook daarom moet je meer verantwoorden, en misschien zelfs meer of andere analyses doen.

Er is niets tegen verantwoorden en een adviseur hoort zijn of haar werk sowieso degelijk en grondig te doen. Maar hoe je het resultaat van dat werk opschrijft, maakt uit. Als je ervoor kiest om de tekst kort te houden, krijg je een andere dynamiek dan met een lijvig rapport. Twee kanten op: tussen jou en de lezer, en in je eigen werk of organisatie. Iets om bij stil te staan!

Mijn opdrachtgever is dus bij de brief gebleven. En opnieuw vastberaden om die kort te houden.

Ik heb afgelopen week voor het eerst te maken gehad met Testen voor Toegang: ik doe zondag mee aan een triathlon waarvoor dat moet. Daar is een boel over te zeggen – aan de ’testsamenleving’ zitten diverse scherpe kantjes, waarvan er één is dat het systeem niet werkt, zo blijkt op het ogenblik wel, maar dat terzijde (zie verder bijvoorbeeld dit stuk). Hier over de communicatie.

Ik hoef me niet te laten testen, want ik ben al volledig gevaccineerd. Op basis van de registratie van de vaccinaties kan ik in de CoronaCheck-app een QR-code aanmaken en daarmee mag ik naar binnen. Ik wist dat al, en daarom heb ik de informatie over dat testen bij de wedstrijd niet heel goed gelezen.

Mij is van andere deelnemers echter duidelijk geworden dat je eigenlijk wel heel erg goed moet lezen om te zien dat je je als gevaccineerde niet hoeft te laten testen. Ik ben er eens even ingedoken om te zien hoe dat komt.

Het begint natuurlijk al met hoe het heet: testen voor toegang. Dat is in een tijd met steeds meer gevaccineerden niet de handigste bewoording. Maar daar kan de triathlon niks aan doen natuurlijk.

Vervolgens staat er in reusachtig knalrood precies uitgelegd hoe het werkt met dat testen. Pas daaronder staat, in veel kleinere en grijze lettertjes achter een bulllet:

Ben je al gevaccineerd of genezen van een recente Coronabesmetting? Het bewijs van vaccinatie kun je ook laten opnemen in de CoronaCheck-app. Dit bewijs is ook voldoende om ons evenemententerrein te betreden, je hoeft geen test in te plannen.

Meteen daaronder gaat het bullets-lang weer door over het testen, inclusief een zinnetje als:

Testen zijn nodig voor atleten van dertien jaar en ouder.

Als je niet al weet hoe het zit, moet je verrekte goed lezen om te zien dat dat testen alleen maar nodig is voor een bepaalde groep: niet volledig gevaccineerd, niet recentelijk corona doorgemaakt.

En ik weet: goed lezen, dat doen mensen niet. Daar moet je als schrijver dus ook niet van uitgaan. Ik bedoel: niet goed lezen, dat is niet de schuld van de triatleet, dat is gewoon een uitgangspunt, een fact of life. Als schrijver ben je verantwoordelijk voor de kwaliteit van je tekst.

Daar kwam nog bij dat de noodzaak tot het kunnen tonen van zo’n QR-code van de week totaal uit de lucht viel. Ineens stond het in de deelnemersinformatie. Ook dat is geen fraaie communicatie, want het gaat om iets ingrijpends. Misschien is het een soort noodsprong van de organisatie, uit stress, maar daar zadel je dan je lezers/deelnemers vervolgens ook mee op.

De site van Testen voor Toegang zelf vind ik niet beter. Ook daar moet je in de kleine lettertjes zien wanneer je niet op die uitnodigende groene knop hoeft te drukken. De rode ‘let op’ eronder zie je dan misschien niet eens – die wekt de indruk later toegevoegd te zijn. Er is een miljard tegenaan gegooid, dan hadden ze over de naam en de site ook wel beter mogen nadenken, vind ik.