Mocht je onder de kerstboom ineens gaan zitten tobben over je eigen schrijven of over dat van je schoolgaande kinderen, dan heb ik hier nog een leestip: het artikel ‘Schrijfontwikkeling en leerproblemen’  van Charles MacArthur. Met een beetje moeite is het voor een leek goed te volgen, en het is erg goed. Het gaat vooral over het schrijven van leerlingen in basis- en voortgezet onderwijs, maar het is relevant voor iedereen die moeite heeft met schrijven of die geïnteresseerd is in hoe complex schrijven is. Er wordt bijvoorbeeld in betoogd dat leerlingen moeten leren dat schrijven communiceren is. Nou, dat weten veel volwassenen ook nog niet, zo is mijn ervaring bij trainingen. Of nouja, ze wéten het misschien wel, maar die kennis heeft geen relevantie voor hun eigen aanpak van de schrijfklus: een lezer hebben ze niet in gedachten…

Een tijdje terug is mijn portemonnee met daarin mijn NS-Voordeelurenkaart gestolen. Heel onhandig en prijzig allemaal natuurlijk, vooral dat het maar liefst tien werkdagen duurt voordat ik een duplicaat van die kaart heb, en in de tussentijd kan ik niet met korting reizen en er is geen tijdelijk alternatief ofzoiets. Dat was me allemaal duidelijk en ik wist niet beter of ik had de procedure om een duplicaat te krijgen al in gang gezet door middel van een telefoontje vorige week woensdag met de NS. Ik had nog even afgewacht namelijk of mijn portemonnee zou opduiken, maar nee.

Toen kreeg ik afgelopen zaterdag een brief. Even was ik blij: post van de NS, nu al m’n duplicaat? Helaas, dat was te vroeg gejuicht. Het was een brief. Na alle gewone dingen als datum en kenmerken enzo (maar geen vermelding van het onderwerp) en een aanhef, luidt die als volgt – de brief zelf in vet, mijn leeservaring cursief.

Graag beantwoorden wij uw reactie. Welke reactie? Ik heb nergens op gereageerd, naar mijn beleving. Ja, op een diefstal, maar dat zal de NS niet bedoelen. Ik heb gebéld, en in dat telefoongesprek is de zaak wat mij betreft al helemaal afgehandeld. De mevrouw aan de telefoon heeft op mij gereageerd. U laat ons weten dat u wegens diefstal tijdelijk niet in het bezit bent geweest van uw abonnement. Huh? Was het maar waar dat ik tijdelijk niet in het bezit was van mijn abonnement, want dan had ik het nu weer terug. Ik ben het niet tijdelijk kwijt, het is is weg, foetsie, verdwenen. Wij vinden het vervelend dat u dit is overkomen. Dat is dan wel aardig.

Wij zullen aan uw verzoek voldoen. Uh, ja, dat lijkt me nogal wiedes, want dat zei woensdag de mevrouw aan de telefoon ook al. Bovendien, het is mijn goed recht om een duplicaat-kaart te krijgen. Met dat verzoek’klinkt het alsof ik ervoor op m’n knieën moet. Het was wat mij betreft gewoon een administratieve aanvraag.

U kunt het duplicaat binnen 10 werkdagen tegemoet zien. De kosten van het duplicaat zijn € 11,00. Dit bedrag zal binnenkort van uw rekening worden afgeschreven. Dat wist ik allemaal al, uit het telefoongesprek.

Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn. Overbodig. Jullie zijn me pas van dienst als ik m’n kaart terug heb, liefst zo gauw mogelijk. En als jullie me echt van dienst hadden willen zijn, hadden jullie me een tijdelijke overbrugging aangeboden.

En dan een groet, handtekening, naam en functie, en eronder nog ‘Bijlagen(n)’ – wat enigszins verwarrend is, want die zaten er niet bij, dus laat dat dan weg, maar goed – het écht goed programmeren van automatisch gegenereerde brieven is voor veel organisaties een kunst apart.

Over de tekst zou ik tekstadvies kunnen geven. Een positief punt: het inlevende ‘Wij vinden het vervelend dat u dit is overkomen’. Formuleer precies, zodat woorden als reactie, tijdelijk en verzoek niet net ernaast zijn. Laat overbodige en ouderwetse beleefdheidsclichés zoals ‘Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn’ weg. Herformuleer het verzoek van de geadresseerde. Enzovoort.

Maar dan is het nog steeds geen heel geweldige brief. Simpelweg omdat hij overbodig is. Hij voegt voor mij niets toe aan wat ik al wist en wat ik telefonisch al rond had gekregen. Ik hoef dan geen brief, en zeker geen nét ernaast geformuleerde. Dan denk ik: doe mij mijn kaart maar sneller en goedkoper terug. In 9 dagen en voor € 10,00, ofzoiets – en dan zonder brief. Zoals de banken dat doen, bijvoorbeeld. Sterker nog: ik heb inmiddels alles alweer terug, behalve mijn Voordeelurenkaart.

Goed communiceren is belangrijk. Maar soms kun je gewoon beter je werk goed doen.

Eén van de interessantste ideeën over goed leren schrijven die ik de laatste tijd ben tegengekomen, is de stelling van de Amerikaanse hoogleraar Ronald Kellogg dat het 30 jaar oefenen kost om schrijven tot in de puntjes te beheersen. Hij laat aan de hand van voorbeelden van beroemde literaire schrijvers zien hoe veel die hebben moeten oefenen en dus afkeuren voordat ze hun meesterwerk schreven. Maar voor zakelijke schrijvers geldt het ook. En aangezien die minder nadruk op schrijven leggen, bereiken ze lang niet allemaal het meesterschap.

Schrijfontwikkeling
Volgens Kellogg doorlopen schrijvers in die 30 jaar drie fasen:

1. Knowledge telling: schrijven is niet veel meer dan de feiten op een rijtje zetten. Jonge kinderen doen dit al; met als tekstkenmerk en toen en toen en toen. Maar veel schrijvers blijven er ook in steken: gekopieerde stukken van Google en Wikipedia aan elkaar lijmen of in woorden beschrijven wat er in de tabel ook al te lezen is zijn er voorbeelden van. Het vergt inzicht en oefening om een stapje verder te komen.
2. Knowledge transforming: in deze fase bewerkt een schrijver de informatie zodanig dat er iets van een structuur, verhaal en kern in komt – maar dat is dan nog wel de eigen interpretatie van de schrijver.
3. Knowledge crafting: op het hoogste niveau van schrijven is de schrijver in staat om zich een beeld te vormen van het beeld dat de lezer van de tekst heeft. Dat klinkt ingewikkeld, maar het komt neer op je als schrijver helemaal in kunnen leven in de lezer, en de tekst op hem/haar afstemmen. Dit stadium bereikt lang niet iedereen.

De manier van structureren waar ik mee werk en die ik in Adviseren met Perspectief uiteenzet (ook wel bekend als het piramideprincpe of delta-denken) kan helpen om van niveau 1 naar niveau 2 te komen, en, bij al wat ervarener schrijvers, ook tot stap 3. Dan is het niet meer een structureringstrucje, maar een manier om de tekst lezergericht te maken. In de handen van goede consultants heb ik dat wel zien gebeuren: ze overstijgen met hun structuur de data en richten het verhaal helemaal op hun cliënt.

Waarom duurt het zo lang?
Waarom duurt het 30 jaar voordat je comfortabel in fase 3 zit? Enerzijds is dat volgens Kellogg omdat schrijven zo ingewikkeld is. Je moet een groot aantal deelvaardigheden beheersen op een niveau dat ze zijn geautomatiseerd, en pas dan houd je tijdens het schrijven genoeg ruimte in je hoofd over voor de lezer, de ruimte die knowledge crafting kost. Je moet niet alleen klakkeloos kunnen typen, spellen, interpunctie aanbrengen en formuleren (dat moet al om op niveau 1 te kunnen schrijven), maar ook alinea’s kunnen opbouwen en op hoger tekstniveau structureren – en dat allemaal goed en vanzelfsprekend. Pas dan houd je genoeg ruimte over om je in te leven in de lezer en daar al je keuzes op af te stemmen.

Dat inleven in een ander is sowieso iets wat niet vanzelfsprekend komt en moeilijk is: je empathische vermogens moeten goed ontwikkeld zijn. En je hebt kennis en (levens-)ervaring nodig. Je schrijft immers niet zomaar, je schrijft óver iets, en ook op dat punt heb je pas iets interessants toe te voegen als je er zelf iets mee gedaan hebt. Voor goed schrijven heb je een zekere levenswijsheid nodig. Het is volgens Kellogg dan ook niet toevallig dat er geen schrijf-wonderkinderen bestaan.

Oefenen!
Het is misschien een deprimerende gedachte: zo veel oefenen is nodig. Mij prikkelt het wel om een vak uit te oefenen waarvoor 30 jaar oefenen nodig is. Ik zeg het wel eens als ik een training bespreek: verwacht niet dat de deelnemers door één training ineens ontzettend goede schrijvers worden.

Ik heb al zitten rekenen: op mijn 12e verscheen mijn eerste stukje in de schoolkrant. Ben ik er al? Ik weet wel dat knowledgde crafting ook voor mij nog niet vanzelf spreekt. Ik denk dat ik er op dit moment middenin zit voor wat betreft mijn boek over mijn Afrika-reis: de eerste versie was nog te veel alleen maar een bewerking van ons weblog en daarmee te navelstaarderig. Ik ben nu bezig met de tweede versie, en aan het craften. Dat vergt veel denkwerk – wat ook heel leuk is.

En ik oefen. Alleen oefenen is overigens niet voldoende: feedback op je teksten is noodzakelijk. In je eentje word je geen knowledge crafter, en de meesten van ons al geen knowledge transformer. Voor wie feedback op schrijfwerk zoekt, houd ik me aanbevolen. Ik kan nog wel een jaartje of 30 mee…

Bron: o.a. deze presentatie van Kellogg

Van de zomer verschenen de resultaten van onderzoek naar de termen die gebruikt worden in vacature-teksten (zie persbericht). Belangrijkste conclusie: alle formuleringen lijken op elkaar, door het gebruik van standaardtermen (elk bedrijf is ‘informeel, ambitieus en dynamisch’) en open deuren (de nieuwe medewerkers zijn ‘zelfstandig en flexibel’). En dat terwijl het steeds belangrijker wordt om werkzoekenden te lokken door creatief en onderscheidend te zijn.

Het gesignaleerde probleem deed me denken aan andere lastige formuleerklussen, zoals de hoofdboodschap van een rapport of presentatie of de missie van een nieuwe onderneming. De overeenkomst is dat de tekst zich in weinig woorden moet onderscheiden. Hoe doe je dat?

Volgens de AMC Academie, uitvoerders van bovengenoemd onderzoek, gaat het hierom:

(…) is het allereerst belangrijk om te weten wie je zoekt. Een scherper profiel van de kandidaat is makkelijker om in een vacaturetekst te verwoorden en maakt dat werkzoekenden zich eerder herkennen in een functieprofiel. Als het gaat om de cultuuromschrijving moeten organisaties zich vooral afvragen wat hun organisatie uniek maakt.

Helemaal mee eens. Maar wat als je dan nog steeds niet verder komt dan die open deuren? Dan is een formuleertruck: schrijf alleen dingen op waarvan de ontkenning of het tegenovergestelde óók zinvol is. Niemand zal makkelijk van zichzelf zeggen dat hij of zij niet flexibel, communicatief, zelfstandig en dynamisch is, en geen bedrijf wil onsuccesvol, stijf en ouderwets zijn. Daarom zijn al die termen open deuren.

Scherpe formuleringen in vacatureteksten zijn bijvoorbeeld (met tussen haakjes het tegenovergestelde):

• We zoeken een IT’er voor wie alleen achter de computer zitten te programmeren net zo’n plezierige en succesvolle werkdag vormt als eentje die gevuld is met gesprekken met opdrachtgevers en vergaderingen met collega’s (één van de twee is plezieriger/succesvoller).
• We zoeken een collega van wie de schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid beter is dan de mondelinge (omgekeerd: mondeling beter dan schriftelijk).
• Je durft beslissingen te nemen, ook als nog niet alle informatie bekend is (je zoekt liever de dingen goed uit voordat je een beslissing neemt).

De voorbeelden maken duidelijk dat je zo ook zegt wat je niet wilt. Dat klopt, en dat houdt een risico in. In de woorden van AMC Academie weer: “Sommige werkgevers durven geen kandidaten uit te sluiten en beperken zich om die reden tot het gebruik van standaardtermen”. Inderdaad: in formuleringen wreekt zich gebrek aan lef altijd.

Precies formuleren wat het wel en niet moet zijn, kan zeker lastig zijn. Recentelijk heb ik gewerkt aan een project waarvoor ook ‘flexibiliteit, zelfstandigheid en stressbestendigheid’ nodig waren. Geen probleem, anders zou ik niet al jaren zelfstandige zijn natuurlijk. Nadat ik er een tijdje mee bezig was, kwam ik er echter achter dat ik toch bepaald niet de juiste persoon was voor die klus. Het was een rommelige situatie met slechte interne communicatie, en dat leidde tot een groot aantal fouten en slordigheden, zowel in het eindproduct als in de omgang met mensen. Eigenlijk had er in de functie-eisen moeten staan: ‘voldoende laconieke persoonlijkheid die zich fouten maken niet te zeer aantrekt’. Dát zou ik nooit over mezelf zeggen, daarvoor liggen mijn kwaliteitseisen te hoog. Maarja, welke organisatie durft zoiets wél te zeggen?

Louise