Ik ben inmiddels bezig met het nakijken van de reflectieverslagen van de studenten van het piramideprincipe-onderzoekscollege. In een ervan kwam ik een citaat tegen dat ik niet kende, maar dat ik wel heel treffend vind: ‘hard writing makes easy reading’, van Wallace Stegner.

Ik heb het vaak over dat verschijnsel, maar dan dus niet in deze woorden; ik gebruik de laatste tijd meestal de metafoor van de communicerende vaten, of liever gezegd: eigenlijk communiceren deze vaten juist niet, want ze balanceren niet uit naar hetzelfde niveau (wat bij communicerende vaten veroorzaakt wordt door een verschil in druk). Het is meer zo dat als je het volume in het ene vat opvoert, het peil in het andere vat daalt, en omgekeerd.

Wat ik daarmee bedoel: de inspanning die jij als schrijver doet, maakt de taak van de lezer makkelijker. En als jij je er als schrijver makkelijk van afmaakt, heeft de lezer het moeilijker.

Daarom is schrijven vaak zo’n inspanning. En daarom zie je vaak de moeite van de schrijver helemaal niet af aan de korte, heldere tekst die er het resultaat van is. En daarom zijn slecht geschreven stukken zo’n moeizame puzzel. En daarom ook Pascals beroemde citaat over geen tijd hebben voor een kortere brief. Dat komt allemaal op hetzelfde verschijnsel neer. Dat uitleggen biedt wel eens troost aan schrijvende professionals die ervaren dat (goed) schrijven tijd en moeite kost. Ja, dat is zo. En die bespaar je je lezer.

Naast Pascal ga ik vanaf nu vaker Stegner citeren! (Met dank aan Marit.)

In geval van ‘slecht nieuws’ aarzelen veel schrijvers bij het voorop plaatsen van de hoofdboodschap: is dat niet wat al te hard en direct? Uit het piramideprincipe-onderzoekscollege kwam dit op twee manieren aan de orde: de geïnterviewde recentelijk getrainde gebruikers van het principe spraken zich erover uit (“Sommige situaties vragen om een minder directe aanpak, bijvoorbeeld als je weet dat de klant het niet eens is met je advies” zei er één), en in één van de op lezers gerichte experimenten ging het er specifiek over. Uit dat experiment bleek dat de aarzeling terecht is.

In dat experiment hadden de studenten (Rianne en Rosalie) twee versies gemaakt van een adviesbrief aan het faculteitsbestuur over de openingstijden van de kantine, met daarin het advies die te beperken (‘slecht nieuws’) dan wel te verruimen (‘goed nieuws’). De brieven waren hetzelfde van structuur, opbouw en schrijfwijze.

De proefpersonen waren allemaal studenten aan de desbetreffende faculteit, onderverdeeld in gebruikers en niet-gebruikers van de kantine. Ze kregen één van de brieven voorgelegd, met daarbij een aantal vragen over de begrijpelijkheid van de hoofdboodschap, hun acceptatie van de boodschap en de toon/beleefdheid van de tekst die in de vorm van een interview werden afgenomen.

In het experiment werd de positieve brief unaniem positief beoordeeld, in termen als ‘helder’ en ‘duidelijk’. De negatieve brief lag een stuk moeilijker: ‘dwingend’, ‘geforceerd’ en ‘opgelegd’ waren de gebruikte woorden. Maar liefst zeven van de acht respondenten hadden een negatief oordeel over de toon. Eén van de respondenten zei: “Het is niet onbeleefd gebracht, maar het advies staat al helemaal vast.” Betrokkenheid (wel of niet vaak gebruik maken van de kantine) maakte daarbij niet uit.

Wat verder nog opviel, was dat de respondenten in de positieve brief allemaal feilloos de hoofdboodschap aanwezen; in de negatieve brief hadden ze daar meer moeite mee.

Wat concluderen we hieruit? Dat de inhoud van de boodschap gevolgen heeft voor de waardering van de vorm van de brief. Bij ‘goed nieuws’ kun je recht-toe-recht-aan schrijven. Bij ‘slecht nieuws’ kan het handig zijn om de directheid van het piramideprincipe te compenseren, en is het wellicht ook nodig om extra maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat de beoogde boodschap overkomt.

Daarmee pleit ik er niet voor om bij slecht nieuws de hoofdboodschap maar achterop te zetten. Dat is zelfs in strijd met de regels voor het geven van slecht nieuws. Wel is er wat te doen met formuleringen, praten, en ‘positieve beleefdheid’ (het creëren van voldoende common ground).

Over de mogelijke onbeleefdheid van het piramideprincipe zette ik eerder tijdens het college al wat op een rijtje. Het meeste daarvan onderschrijf ik nog steeds. Ik ga alleen schrijvers wel wat vaker gelijk geven in hun zorgen en hun angst, om ze vervolgens te laten nadenken over hoe ze duidelijk en helder kunnen zijn, én netjes met hun lezer om kunnen gaan.