Categorie archieven: schrijftips

Wat inzicht in lezen voor schrijvers oplevert

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Als één van de laatste dingen die ik moet doen voor het vak ‘Lezers in zakelijke communicatie‘ dat ik aan de VU gegeven heb (de studenten zijn nog druk bezig met de eindopdracht, die moet ik ook nog nakijken en ik zal daar ook nog wel over bloggen, maar verder zit het er voor mij op), heb ik een klein stukje geschreven over wat voor werk aansluit bij dat vak. Het gaat immers om Masterstudenten die over een jaar de arbeidsmarkt betreden – wat kun je dan met zo’n vak?

Eén van de dingen die ik schreef, is dat inzicht in hoe ‘echte’ lezers lezen, belangrijk is om goed voor hen te kunnen schrijven. Ik citeer:

Belangrijkste inzicht: dat zakelijke lezers aan ‘reading-to-assess’ doen en dat ze daarbij hun eigen doelen op eigenzinnige wijze nastreven. Je kunt er dus nooit vanuit gaan dat ze ‘braaf’ lezen wat jij schrijft, je kunt ze dus ook maar beperkt bereiken met bijvoorbeeld voorlichtingsteksten, en je kunt als schrijven ook niet ‘afdwingen’ dat ze je hele adviesrapport lezen; je kunt er maar beter begrip voor hebben met wat voor bergen papier ze naar huis gaan.

Dat leek me relevant om ook hier maar eens te herhalen…

‘Reading to assess’ is trouwens lezen omdat je je ergens een oordeel over moet vormen. Het meeste zakelijke lezen is dat. Je kunt het contrasteren met ‘reading to learn’: schools lezen, omdat je de tekst moet kunnen reproduceren op een proefwerk of tentamen. Bij ‘reading to assess’ is ‘hier hebben we niks aan’ een prima samenvatting van een artikel – nou, daar moet je op school niet mee aan komen zetten!

Ten strijde!

Louise Cornelis Geplaatst op door 1

Ik ontdekte vorige week het bestaan van een opmerkelijk boek: Rapportbestrijding! Tegen de papieren plaag, van Michiel Boswinkel. Het is al ruim een jaar op de markt, en het is zo recht in de roos van wat mij interesseert dat er iets misgegaan moet zijn met de marketing, want als ik eerder van het bestaan had geweten, had ik het eerder gekocht en het er eerder op dit blog over gehad. Ik houd via diverse papieren en online media de verschijnende vakliteratuur bij, vreemd dat het daar niet in heeft gestaan (wel in NRC Next, maar dat lees ik dan weer niet).

Want dit boek verdient aandacht. Veel schrijfadviesboeken schrijven elkaar over, er is weinig nieuws onder de zon. Dit boek is wel echt anders, en de boodschap die het verkondigt is zinvol. Waar het om gaat, is dat er in organisaties simpelweg te veel geschreven wordt: zinloze rapporten, te omvangrijke rapporten, ontoegankelijke rapporten die nooit gelezen zullen worden. Boswinkel haalt een fraai voorbeeld aan waarin hij een aantal keren opnieuw vraagt voor wie een rapport bedoeld is, en als enige antwoord steeds krijgt: ‘gewoon, dit is een eindrapport, doen we altijd zo’.

Waarom eigenlijk? En wat een verspilling van tijd en energie! In het boek zit een stickervel met stickers met ‘Slechte tekst! Retour auteur’ erop, om dit soort zinloze en ongerichte schrijverij de kop in te drukken.

Helemaal mee eens, en ik moest natuurlijk meteen denken aan wat er ook al uit de interviews met zakelijke lezers naar voren was gekomen: het moet korter! In mijn blogpost erover noem ik twee dingen die volgens mij leidden tot lange rapporten; Boswinkel noemt tussen de hoofdstukken door ook enkele ‘misverstanden’ die daarop lijken en die minder schrijven in de weg staan. Hij weerlegt ze, bijvoorbeeld door tegen het misverstand ‘mijn lezer wil graag een traditionele, lange tekst’ in te brengen wat lezers écht willen: een overzichtelijk rapport, wat wil zeggen: na een korte inleiding meteen de boodschap, en daarna de onderbouwing. Hé, dat klinkt piramidaal, en dat is het ook, nouja, een soort piramideprincipe ‘light’.

Daarnaast een boel behartigenswaardige adviezen voor meer focus in de tekst, overleggen over de toon, goede opdrachtgeving en begeleiding door de leidinggevende, doorschrijven in het schrijfproces, enzovoort. Maar wacht eens even, dan zitten we wel midden in de ‘gewone’ adviesboeken, die zeggen ‘hoe het moet’. Wilde Boswinkel niet iets bestrijden?

Dat is wat mij betreft het enige echte manco van het boek: het lijkt op twee gedachten te hinken. Enerzijds gaat het om rapportbestrijding, minder schrijven, en anderzijds om rapportverbetering: betere rapporten schrijven. Gedachte daarachter in ongetwijfeld dat betere rapporten korter zijn (wat ook klopt), maar dat blijft wat mij betreft te impliciet.

Het wordt zelfs ronduit verwarrend wanneer Boswinkel ervoor pleit om in een politieke context niet één beleidsnota te schrijven, maar drie, voor de drie verschillende soorten lezers: de portefeuillehouder, de gemeenteraad en het publiek. Ik snap wel wat hij bedoelt, want inderdaad kun je het beste voor verschillende groepen en verschillende doelen aparte teksten schrijven, maar van het idee van rapportbestrijding blijft zo weinig meer over. Wat mij betreft had het boek nog stelliger voor de bestrijding moeten pleiten, met duidelijker daarvan gescheiden een reflectie op ‘hoe moet het dan wel?’ of ‘wat kan er dan wel?’

Maar goed, verder vind ik het boek dus wel leuk, ik heb op een paar kleinere dingen nog wel eens een iets andere visie natuurlijk, maar dat is geen punt (hooguit mis ik de sliduments, wat volgens mij een nog kwalijker papieren plaag is dan veel geschreven rapporten), en ik vind sommige andere details juist opvallend leuk, zoals bijvoorbeeld een kort pleidooi vóór het maken van spelfouten (het is geüpdate volgens de regels, maar welke lezer help je daarmee?).

Maar het is vooral echt zo’n beetje het enige boek dat ik ken waarvan ik denk: deze auteur weet hoe er in organisaties echt geschreven en gelezen wordt – ik herken het helemaal. Of het boek daarmee bereikt wat het beoogt, weet ik niet. Mij hoeft het niet meer te overtuigen. En veel anderen blijven toch hardnekkig als schrijver iets heel anders doen dan wat ze als lezer willen. Het verkleinen van die kloof, dat zou het doel van de strijd moeten zijn. Want schrijven doe je voor een lezer.

Het moet korter!!

Louise Cornelis Geplaatst op door 2

Uit de interviews met zakelijke lezers bleek dat veel ervan vinden dat wat ze te lezen voorgeschoteld krijgen korter kan: het is te lang en te veel allemaal. Gisteren keek ik door een stapel van dertig adviesrapporten en toen gaf ik ze groot gelijk. Het kan echt korter, in sommige gevallen zelfs véél korter.

In de dertig adviesrapporten zag ik twee patronen van ’te veel’, met enkele extreme voorbeelden ervan:

  1. Het eerste patroon noem ik ‘onversneden vakkennis‘: er staat heel veel vakkennis van de adviseur in het rapport, maar die is niet, zoals bij adviseren moet, gebruikt om het probleem van de opdrachtgever op te lossen, maar rechtstreeks in het rapport terechtgekomen. In het extreemste geval lijkt het alsof er een leerboek is gekopieerd – een leerboek didactiek, in dit geval, en dat vind ik dan wel weer grappig, want dan kom ik bekende dingen tegen zoals de leercirkel van Kolb en die gebruik ik als ik onderwijs en trainingen voorbereid, dus dan denk ik: hé, leuk! Maar als opdrachtgever zou ik denken: ‘Als ik een leerboek didactiek wil lezen, kan ik dat voor een paar tientjes kopen, daar hoef ik geen adviseur voor in te huren!’ Het is wel makkelijk pagina’s vullen, zo, want al die leerstof is voor elke opdrachtgever opnieuw te gebruiken, daar hoef je verder niets voor te doen.
  2. Het tweede patroon noem ik de ‘chronologische verslaglegging‘. Dan heeft de adviseur alles wat hij heeft gedaan van begin tot einde opgeschreven. Ook de bewandelde zijpaden. Ook de dingen die nergens toe leidden. En ook is het onderzoek langzaam gaan verschuiven, en zodoende verschuift het rapport ook langzaam mee, totdat het uitkomt bij een conclusie die niet meer te verbinden is aan de ooit gestelde adviesvraag in de inleiding – en nu heb ik het dus over het extreme voorbeeld hiervan in de stapel van dertig rapporten. De opbouw van zo’n rapport lijkt methodologisch (zoals wetenschappelijke rapporten, en een heel gebruikelijke opbouw voor adviesrapporten), maar het is er de doorgeschoten variant op – je zou bijna kunnen zeggen dat elke scheet die de adviseur in het adviestraject gelaten heeft… enfin, zoiets dus!

Beide patronen leiden tot een tekst die veel te lang is, en die heel andere belangen dient dan die van de lezer/opdrachtgever. Welke, dat weet ik niet precies. Er zal een deel onvermogen bij zitten, denken dat ‘het zo hoort’ – zo zit een adviesrapport ‘nou eenmaal’ in elkaar. En verder is het speculeren. Ik denk dat het onversneden-vakkennis-patroon statusgedrag is: kijk eens hoe veel we weten! En chronologische verslaglegging komt denk ik voort uit angst voor onvolledigheid.

De twee patronen komen ook in mengvormen voor – zo trof ik er eentje aan in de stapel die pagina’s lang een opsomming geeft van de ‘functionaliteit’ van computerapplicaties, in lijsten van trefwoorden. Ja, dat heeft die adviseur dus braaf op een rijtje gezet. Maar wat moet de opdrachtgever ermee?

Ik denk dat minstens 25 van de 30 rapporten op één van de twee of beide manieren wel te lang waren, met dus een paar extreme voorbeelden ervan. Beste schrijvende professionals, het kan korter, het mag korter, het moet korter! Echt waar! Vraag je lezer maar!

(Enne – zo kwamen dus ook mijn twee colleges samen: dat over zakelijke lezers aan de VU, en die dertig adviesrapporten zijn door de studenten van het piramideprincipe-college in Groningen verzameld en piramidaal herschreven – vandaar).

Piramide-puzzelen voor gevorderden

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Ondertussen zijn de Groningse studenten van het piramideprincipe-onderzoekscollege bezig met het herschrijven van een adviesrapport dat ze zelf ‘ergens’ gevonden hebben. Dat valt nog niet mee, en daarom schreef ik de afgelopen dagen een paar uitleg en instructie op Nestor, de RUG-variant van Blackboard. Die is wellicht ook nuttig voor anderen die ook bezig zijn met het onder de knie krijgen van het principe. De rest van deze post veronderstelt dan ook enige piramideprincipe-kennis.

Allereerst: over piramidaal herschrijven….

  • Ja, een rapport piramidaal maken is lastig! Piramidaal schrijven is sowieso niet makkelijk, en hierbij word je dan nog ‘gehinderd’ door het oude rapport ook – zeker als dat slecht is!
  • Ja, diep ingrijpen mag – moet misschien zelfs wel (ook al is het ‘in het echt’ niet altijd even tactisch)!  Misschien wordt het dus wel (veel) korter: ik herinner me een rapport van 20 kantjes dat tot 3 was terug te brengen! En misschien wordt het ook wel inhoudelijk anders. Dat kan, dat mag… het móet misschien wel! Want we hebben geconstateerd dat veel adviesrapporten bar slecht zijn. Nou dan!
  • Nee, je kunt niet alles oplossen. Een tekstadviseur/herschrijver is inhoudelijk een leek, en dient samenspraak te hebben met de auteur. Als dat niet kan, kun je opties en interpretaties aandragen en/of vragen stellen – maar het vaak niet tot een perfect rapport afschrijven.

En dan over het verbod op ‘en’ in de boodschappen in een piramide

‘En’ duidt op een gebrek aan synthese. Meestal zit er ‘stiekem’ al de uitsplitsing in. Je lost dat op door die uitsplitsing zichtbaar te maken en de synthese ervan te formuleren.

Een voorbeeld (van Desirée, een van de studenten): ‘verhoog het studie- en sectorrendement door samen te werken’. Daar staat eigenlijk: verhoog het rendement door samen te werken (synthese), op twee gebieden: (1) van de sector, (2) van de studie (uitsplitsing in tweeën). Dus het is niet één boodschap in één vakje, maar een heel takje van de piramide, met drie vakjes.

Door het als nette piramide te formuleren, dus zonder ‘en’, word je gedwongen tot precisie (want klopt dat nou wel zo, en wat is dat dan eigenlijk, sectorrendement?) en bovendien kom je anders in de knoop  met de onderbouwing, want als je dan ‘wat’ of ‘waarom’ gaat beantwoorden, over welk van de in totaal drie mogelijke deelboodschappen gaat het dan? Daarom mag ‘en’ niet – behalve als het duidelijk een eenheid uitdrukt, zoals bij de vaste combinatie ‘werving en selectie’.

En dat is dus, ook al zijn de studenten nog maar vier weken bezig, echt piramide-puzzelen voor gevorderden! Zo hebben we het op college ook al gehad over het combineren van ‘waarom’ en ‘hoe’ onder dezelfde hoofdboodschap en over het oplossen van hoofdboodschaploze rapporten. Leuk, hè (vind ik dan)! En ik ben benieuwd naar hun herschrijvingen. Daarover later meer!

Verzorging is wel belangrijk

Louise Cornelis Geplaatst op door 1

Nog één post naar aanleiding van de interviews met zakelijke lezers. Het viel me daarin op dat er best veel zich beklaagden over de slechte verzorging van de teksten die ze onder ogen krijgen: ze ergerden zich aan het slechte Engels, de vele typ- en spelfouten, de kromme zinnen en, als meest extreme geval, Nederlands door Google translate gefabriceerd.

Dat de ‘baksels’ (zo noemt de geïnterviewde ze) van Google translate onleesbaar zijn, dat wil ik graag geloven. Dat is duidelijk onder de maat. Ik heb de eerste alinea van deze blogpost in het Engels laten vertalen, en dat is nog wel enigszins te volgen, behalve dan waar het gaat om ‘curved lines’. Curved lines? Dat is google-Engels voor ‘kromme zinnen’! Dat een zakelijk schrijver met dat soort tekst voor de dag durft te komen is ernstig, vind ik – maar het gebeurt, en dat zien we allemaal ook regelmaat aan de phishing-baksels in onze e-mail-box (voorbeeld).

Aan de andere kant is er onderzoek waaruit blijkt dat een enkele spelfout niet stoort, niet opvalt zelfs. Dat is een geruststelling voor schrijvers van wie spelling niet de sterkste kant is. Maar er is ook onderzoek waaruit blijkt dat je het ook weer niet al te bont moet maken, althans, niet in direct mail, want dat is schadelijk voor je imago (bron). Tegen heel erg zwakke spellers moet je dan dus toch zeggen: doe er wat aan.

Wat precies de speelruimte is, is onduidelijk, zeker voor schrijvende professionals. Het zal ook zeker per lezer verschillen. Ik zou zeggen: laat er in geval van twijfel iemand naar kijken die wél goed spelt. In tekst-intensieve organisaties kan het alleen al om die reden de moeite waard zijn een schrijfprofessional in te huren.

Eerste Kamer aan de iPad

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Sprak ik er vorige week nog mijn verbazing over uit dat er zo weinig zakelijke teksten voor digitale media gemaakt worden, hoor ik net dat de Eerste Kamer overgaat op kamerstukken voor de iPad. Eén van de studenten van het zakelijke-lezers-vak dat ik op de VU geef, stuurde me een link naar het bericht erover. Het kan dus niet alleen, het gebeurt ook!

(met dank aan Elvera)

Op je donder

Louise Cornelis Geplaatst op door  

In de interviews met zakelijke lezers wordt nogal gemopperd op slecht e-mail-gedrag. Voorbeelden daarvan zijn lange kettingen waarin de hele correspondentie staat, met ergens onderaan een antwoord dat onbegrijpelijk is als je niet minstens een deel (maar welk deel?) van die hele geschiedenis kent, en ‘cover-your-ass’-mailtjes: je baas overal in cc’en om duidelijk te maken hoe hard je werkt, en om altijd te kunnen zeggen ‘maar je wist er toch van?’

Over die cover-your-ass-mailtjes zegt één van de geïnterviewden (door Lucil): ‘Wie me dat flikt, krijgt geheid op zijn donder tijdens het functioneringsgesprek. ‘Goedzo!’ dacht ik toen ik dat las. Dat is namelijk precies waar je slecht e-mail-gedrag aan moet pakken.

Met andere woorden: slechte e-mails schrijven is maar voor een heel klein gedeelte iets wat met schrijfvaardigheid te maken heeft. Je kunt bijvoorbeeld leren om bijvoorbeeld meteen in de eerste alinea de boodschap en je appèl aan de lezers duidelijk te maken. Dat helpt. Maar voor het grootste deel is het helemaal geen zaak voor ons, tekstadviseurs en taalbeheersers. Wel voor de baas.

Naast op donders geven zijn er andere strategieën – ik weet van een baas die geen enkel mailtje leest dat aan hem is ge-cc’d, en alles deletet. Daar houdt het ook gauw door op. En in plaats van door zo’n hele historische ketting heen te ploeteren, kun je ook terugmailen (of beter nog: bellen) met de vraag: wat is de boodschap en wat wil je van me? Dat is lezers-assertiviteit, en die is broodnodig!

Enne – als baas ook het goede voorbeeld geven, hè?!

Heavy lezers

Louise Cornelis Geplaatst op door 6

In het kader van het vak over zakelijke lezers dat ik op het moment geef aan de VU hebben de studenten de afgelopen week allemaal een interview afgenomen met een ‘echte’ zakelijke lezer. Ik heb nu ruim de helft ervan gelezen (het zijn er in totaal dik 30), en het is erg interessant materiaal. De komende week dus af en toe wat conclusies eruit, en vandaag alvast maar meteen de eerste: wat wordt er veel gelezen!

De geïnterviewden moesten zelf inschatten hoe veel uur ze op een gemiddelde werkdag aan lezen besteden, en die schattingen varieerden van twee tot wel zes uur! Enerzijds vind ik dat heel veel, het lijken me ‘heavy lezers’ (analoog aan heavy users). Lezen is alleen consumptief, zou je kunnen zeggen, en de meeste mensen moeten toch ook wel wat produceren, lijkt me. Anderzijds kan één schrijfproduct, een tekst, door een heleboel mensen gelezen worden, dus kan dan de totale leestijd flink oplopen – zeker in kennis-intensieve beroepen.

En kennis- en tekstintensief, dat zijn de beroepen van de geïnterviewden: onder andere advocaten, managers, directeuren, leraren en een journalist. Niet iedereen ervaart het vele lezen als een probleem, maar de meesten verzuchten wel dat het toch sneller, effectiever, efficiënter, leuker zou moeten kunnen. Sommige geïnterviewden deden daar ook wel suggesties voor, variërend van het medium (‘graag meer op m’n smartphone’) via structuur (‘veel brokjes tekst met een duidelijk kopje’) tot verzorging (‘al dat slechte Engels is verschrikkelijk’), en één veel voorkomend verzoek: het kan korter! Meer daarover volgt nog.

Als er veel mensen heel veel werktijd met lezen doorbrengen, dan is dat een belangrijk argument voor meer tekstkwaliteitszorg. Maar er zit ook iets geks aan de suggesties voor beter schrijven. Kennelijk weten lezers goed hoe het beter zou moeten. Maar schrijvers zijn zelf ook lezers en omgekeerd. Als ze schrijven, vallen ze (denk ik) in dezelfde valkuilen als de schrijvers van de teksten die ze lezen.

Het lijkt erop dat er een kloof is tussen leeservaringen en schrijfgedrag. Moeten vooral ándere mensen beter schrijven? Vergeten schrijvers hun eigen leeservaring? Staan er andere zaken in de weg?

In ieder geval is één ding dat ik hieruit meeneem: in schrijftrainingen meer aandacht besteden aan de leeservaring van schrijvers. De kloof dichten, dus. Want de geïnterviewde lezers weten best hoe het beter moet. Nou, dóe dat dan, als je schrijft!

Wat weten we over zakelijke lezers?

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Vorige week ben ik op de VU gestart met een college over zakelijk lezen. Zakelijk lezen is lezen voor je werk, zoals een heleboel mensen dat moeten doen: rapporten, verslagen, notulen, e-mails, vakliteratuur, brieven, weblogs, websites, noem maar op. In sommige tekst-intensieve beroepen, zoals bijvoorbeeld in de politiek (beleidsrapporten) en in de juridische sector (processen verbaal) werken zakelijke lezers zich door enorme stapels papier heen.

Wij (ikzelf en jullie als vakgenoten en schrijvende professionals) schrijven voor dat soort mensen (en we zijn het zelf ook, maar dat terzijde). Waar moet je dan rekening mee houden? Uiteindelijk gaan de studenten van dat vak aan de VU een voorstel formuleren voor onderzoek dat een bijdrage kan gaan leveren aan het antwoord op die vraag. Want eigenlijk weten we nog maar ontzettend weinig van ‘echt’ lezen door professionals in hun dagelijkse werk. Het meeste leesonderzoek is gedaan onder scholieren en studenten, maar die lezen anders.

Er is gelukkig wel wat onderzoek, en een aardig representatief deel daarvan stond vandaag centraal op het tweede college. Wat weten we wel al over zakelijke lezers?

1. Belangrijkste punt, volgens mij: ze verschillen, bijvoorbeeld in:

  • Hun manier en mate van selecteren van te lezen tekst, diepte van de verwerking van de gelezen informatie en de manier waarop ze hun leesdoelen verwezenlijken
  • Hun waardering voor en begrip van het piramideprincipe (‘hoofdboodschap voorop’)
  • Hun voorkeuren voor wat betreft stijl en toon van de tekst.

2. Ze lezen zeker niet alles: ze selecteren sterk, zeker als een tekst lang is.
3. Ze hechten aan conventies, dus ze worden bijvoorbeeld bepaald door genre-verwachtingen: zo ‘hoort’ een adviesrapport of projectvoorstel eruit te zien.
4. Ze zijn bij het lezen gericht op hun eigen belang.
5. Ze hebben mogelijk baat bij advance organizers: hints voorafgaand aan de tekst die een indruk geven van waar de tekst over gaat en zo voorkennis activeren. Die hints kunnen visueel of verbaal zijn, en het zou kunnen dat simpelweg een opsomming van de onderwerpen die in de tekst voorkomen al helpt sneller door de tekst heen te komen.
6. Mogelijk trekken beelden in de tekst extra hun aandacht naar die tekst, en ‘enge’ foto’s dan nog meer dan neutrale – maar dat is niet op zakelijke lezers onderzocht.
7. Mogelijk heeft ‘motiverende elementen’ toevoegen aan de tekst niet zo’n zin.
8. Ze hebben mogelijk moeite met het presenteren van slecht nieuws vóór de argumentatie daarover.

(Wie hier iets in herkent van mijn eigen piramideprincipeonderzoek: dat klopt, dat was één van de artikelen, en bovendien komen soortgelijke onderwerpen, zoals over de plaats van de hoofdboodschap en de gehechtheid aan conventies, ook wel terug in ander onderzoek.)

Is dit veel, of is dit weinig? Het lijstje bevat volgens mij een aantal nuttige inzichten, maar je kunt er verder als schrijver niet bepaald op blindvaren: als je optimaal wilt schrijven voor een zakelijke lezer, biedt het heel weinig houvast. Er is dus nog een boel werk te doen, en precies daarvoor gaan de studenten dus voorstellen formuleren. Ik ben benieuwd!

De komende week gaan ze ook nog praten met zakelijke lezers, om te kijken hoe zij met al dat lezen omgaan en wat hun lees-leven makkelijker of moeilijker maakt. Want goed onderzoek is natuurlijk idealiter geïnspireerd door zowel theorie als praktijk!

– Wordt vervolgd –