Uit de interviews met zakelijke lezers bleek dat veel ervan vinden dat wat ze te lezen voorgeschoteld krijgen korter kan: het is te lang en te veel allemaal. Gisteren keek ik door een stapel van dertig adviesrapporten en toen gaf ik ze groot gelijk. Het kan echt korter, in sommige gevallen zelfs véél korter.

In de dertig adviesrapporten zag ik twee patronen van ’te veel’, met enkele extreme voorbeelden ervan:

1. Het eerste patroon noem ik ‘onversneden vakkennis‘: er staat heel veel vakkennis van de adviseur in het rapport, maar die is niet, zoals bij adviseren moet, gebruikt om het probleem van de opdrachtgever op te lossen, maar rechtstreeks in het rapport terechtgekomen. In het extreemste geval lijkt het alsof er een leerboek is gekopieerd – een leerboek didactiek, in dit geval, en dat vind ik dan wel weer grappig, want dan kom ik bekende dingen tegen zoals de leercirkel van Kolb en die gebruik ik als ik onderwijs en trainingen voorbereid, dus dan denk ik: hé, leuk! Maar als opdrachtgever zou ik denken: ‘Als ik een leerboek didactiek wil lezen, kan ik dat voor een paar tientjes kopen, daar hoef ik geen adviseur voor in te huren!’ Het is wel makkelijk pagina’s vullen, zo, want al die leerstof is voor elke opdrachtgever opnieuw te gebruiken, daar hoef je verder niets voor te doen.
2. Het tweede patroon noem ik de ‘chronologische verslaglegging‘. Dan heeft de adviseur alles wat hij heeft gedaan van begin tot einde opgeschreven. Ook de bewandelde zijpaden. Ook de dingen die nergens toe leidden. En ook is het onderzoek langzaam gaan verschuiven, en zodoende verschuift het rapport ook langzaam mee, totdat het uitkomt bij een conclusie die niet meer te verbinden is aan de ooit gestelde adviesvraag in de inleiding – en nu heb ik het dus over het extreme voorbeeld hiervan in de stapel van dertig rapporten. De opbouw van zo’n rapport lijkt methodologisch (zoals wetenschappelijke rapporten, en een heel gebruikelijke opbouw voor adviesrapporten), maar het is er de doorgeschoten variant op – je zou bijna kunnen zeggen dat elke scheet die de adviseur in het adviestraject gelaten heeft… enfin, zoiets dus!

Beide patronen leiden tot een tekst die veel te lang is, en die heel andere belangen dient dan die van de lezer/opdrachtgever. Welke, dat weet ik niet precies. Er zal een deel onvermogen bij zitten, denken dat ‘het zo hoort’ – zo zit een adviesrapport ‘nou eenmaal’ in elkaar. En verder is het speculeren. Ik denk dat het onversneden-vakkennis-patroon statusgedrag is: kijk eens hoe veel we weten! En chronologische verslaglegging komt denk ik voort uit angst voor onvolledigheid.

De twee patronen komen ook in mengvormen voor – zo trof ik er eentje aan in de stapel die pagina’s lang een opsomming geeft van de ‘functionaliteit’ van computerapplicaties, in lijsten van trefwoorden. Ja, dat heeft die adviseur dus braaf op een rijtje gezet. Maar wat moet de opdrachtgever ermee?

Ik denk dat minstens 25 van de 30 rapporten op één van de twee of beide manieren wel te lang waren, met dus een paar extreme voorbeelden ervan. Beste schrijvende professionals, het kan korter, het mag korter, het moet korter! Echt waar! Vraag je lezer maar!

(Enne – zo kwamen dus ook mijn twee colleges samen: dat over zakelijke lezers aan de VU, en die dertig adviesrapporten zijn door de studenten van het piramideprincipe-college in Groningen verzameld en piramidaal herschreven – vandaar).