Een aanname in al mijn werk, dus ook in mijn blogposts, is dat je schrijft voor een lezer. Je tekst moet leesbaar zijn, of liever ‘afgestemd zijn op de lezer’. ‘Leesbaar’ lijkt net iets te veel te impliceren dat een lezer je verhaal van A tot Z moet kunnen en willen lezen, en dat is in het geval van adviesrapporten zeker niet zo. Een adviesrapport schrijf je opdat de lezer er iets mee kan dóen: het advies opvolgen of uitvoeren, of een goede beslissing nemen op basis ervan bijvoorbeeld. Het lezen en de tekst zijn daaraan ondergeschikt, maar wel is het zo dat zo’n tekst lezergericht is.

Nou weet ik ook wel dat er talloze teksten geschreven worden waarbij die lezergerichtheid helemaal niet zo’n rol speelt. Gister hoorde ik weer eens zo’n verhaal: een rapport is bedoeld voor een klant, maar het moet ook naar een controlerende instantie. Als die controlerende instantie in de gaten krijgt hoe de zaken écht liggen, dreigt er voor de klant onheil in de vorm van bijvoorbeeld boetes of claims. Dus moet wat er aan de hand is zo opgeschreven worden, dat de klant het snapt maar die controleur niet.

Hoe dikker, wolliger en warriger je het rapport maakt, des te groter is de kans dat de controleur de boodschap er níet uithaalt. Zo’n rapport is dus juist gericht op onleesbaarheid. Al zou je natuurlijk wel kunnen stellen dat de adviseur er de belangen van de klant mee dient, en in dat opzicht is het wel lezergericht (ervan uitgaande dat het integer adviesgedrag is. Ergens zit daar natuurlijk ook een morele of ethische grens.)

Een ander voorbeeld van ‘onleesbaarheid’ als doelstelling trof ik vorige week aan op het weblog van Marc van Oostendorp, iemand over wie ik het hier al vaker heb gehad. Van Oostendorp betoogt daar dat taalkundigen in het bijzonder en wetenschappers in het algemeen helemaal niet ‘mooi’ hoeven kunnen schrijven, omdat toch niemand hun stukken leest. Ik citeer:

Niemand leest eigenlijk ooit proefschriften en dat moet ook niet. Zelfs voor een wetenschappelijk artikel heeft afgezien van een enkele masterstudent nooit iemand tijd.

Enerzijds is dat een gegeven: wanneer heb ik ooit nog een proefschrift of wetenschappelijk artikel gelezen? Uhm…. Nou, langer geleden dan ik me kan herinneren in elk geval, al ben ik voor mijn eigen piramideprincipe-onderzoek nog wel ver gekomen in enkele artikelen. De meest relevante en interessante heb ik toch zeker wel voor 80 % gelezen.

Anderzijds wil ik er wel een paar kanttekeningen bij maken (zie ook een eerder post over de stijl van wetenschappelijke artikelen):

• Bij die artikelen die ik voor mijn eigen onderzoek heb gelezen, speelt de leesbaarheid wel degelijk een rol: die maakt uit voor hoe veel ik lees. Als ik het slecht leesbaar vind, ben ik eerder geneigd te scannen. Ik wil gewoon niet gaan zitten ploeteren. Ook als lezer van wetenschappelijke teksten ben ik een gewoon mens immers, en vind ik het fijn als ik zonder al te grote inspanning mijn doel bereik.
• De ‘enkele masterstudent’ uit het citaat van Van Oostendorp vind ik een belangrijke reden om wél toegankelijk te schrijven. In elk geval zo dat studenten het kunnen volgen en misschien ook wel leuk vinden. Dat is reclame voor het vak.
• Ik vind ‘het hoeft niet goed geschreven te zijn’ een gevaarlijke vrijbrief voor onzorgvuldig schrijven en daarmee voor onzorgvuldig denken. Ik kom wel teksten tegen met lange en met jargon en abstracties gevulde zinnen waarvan ik vrijwel zeker weet dat niet alleen ik niet begrijp wat er staat, maar dat de schrijver ook eigenlijk niet precies weet wat hij daar wil zeggen De relatie tussen taal en denken is immers heel nauw. (En als iets écht helder is opgeschreven, is het ook al gauw prettig om te lezen.)
• Als de output van je werk bestaat uit teksten, is het goed afleveren daarvan ook gewoon een onderdeel van je werk. In zo’n ’tekstfabriek’ is schrijven gewoon een kwestie van goed vakmanschap.

En tot slot: ik vind al die voorbeelden van schrijven dat niet gericht is op een lezer, ook simpelweg treurig. Want er gaat namelijk veel tijd en moeite in zitten aan de kant van de schrijver. Wat doen we elkaar zo eigenlijk aan?

Gisteren in supervisies bij een opdrachtgever enkele teksten gezien die goed gestructureerd waren, maar waaraan de hoofdboodschap ontbrak. Dat gebeurt typisch in het geval dat de adviesvraag was geweest ‘hoe lossen we dit probleem op?’, en dat het antwoord eigenlijk is: ‘door maatregelen te nemen’. Dat staat er dan niet, en de tekst gaat rechtstreeks door over de maatregelen. Stel dat dat er drie zijn, dan ziet de bijbehorende piramide er zo uit:

Op de plaats van het vraagteken lijkt in eerste instantie ook niet zo veel te hoeven of kunnen staan: ‘voer maatregelen uit’ is voor een adviesrapport nogal een open deur, en zeker geen hoofdboodschap waarmee je de lezer op het puntje van de stoel krijgt.

Toch biedt die hoofdboodschap een fraaie kans, en daarom hoort hij er tóch te staan. Met die hoofdboodschap kun je namelijk de maatregelen in een bepaald perspectief plaatsen. Meestal is dat het perspectief van een bepaalde mate van urgentie. Het is het verschil tussen de volgende mogelijke uitbreidingen van ‘voer maatregelen uit’:

• Mocht er een keer gelegenheid toe zijn, dan zouden de volgende wijzigingen tot de gewenste kleine verbetering leiden.
• Alleen met een spoedige en grondige aanpak is te voorkomen dat de schade in de toekomst sterk gaat oplopen.
• Enzovoort.

Dat maakt nogal uit, en met zo’n hoofdboodschap ‘kleur’ je dus het hele rapport. En daarom hoort ook in een rapport waarin de interessante inhoud op het niveau eronder zit, een hoofdboodschap te staan.

De afgelopen weken hebben we in supervisie-groepjes bij één van mijn opdrachtgevers een heleboel teksten onderworpen aan de 30-seconden-test: lukt het lezers binnen 30 seconden de hoofdboodschap te vinden? Het is mijn claim dat dat in elke goed gestructureerde zakelijke tekst zou moeten kunnen lukken, ik legde dat hier eerder al eens uit.

Als het lukte, en soms was dat ruim binnen de tijd, was dat een verademing: zo weet je als lezer lekker snel waar je aan toe bent! En het kán dus, en is ook helemaal niet zo gek. Als een schrijver een beetje z’n best doet… Bijvoorbeeld door de hoofdboodschap in telegramstijl tot de titel van het stuk te maken. Dan weet je het eigenlijk al binnen een paar tellen.

Als het niet lukte, was dat voor een deel om al bekende oorzaken: er staat helemaal geen hoofdboodschap in, of op een onhandige plek, of zo geformuleerd dat je ‘m als lezer niet echt te pakken krijgt (en soms dus blijft twijfelen), of het is er niet één (dan denk je dat je hem hebt en dan begint de volgende zin met tevens en net als je daar bent met lezen, zijn de 30 seconden voorbij), of hij staat (waarschijnlijk) verspreid over enkele tekstonderdelen (‘conclusie’ en ‘aanbevelingen’ bijvoorbeeld) – en voor dat soort gepuzzel heb je als lezer niet genoeg aan 30 seconden.

Maar mij viel ook een nieuwe oorzaak op: er staat te veel tekst voor de hoofdboodschap. Dat is in gevallen waar de hoofdboodschap op zich op een goede plaats staat, namelijk vooraan in de tekst, bijvoorbeeld in de inleiding. En soms was hij dan ook nog eens visueel gemarkeerd, vet bijvoorbeeld, wat een prima hulpmiddel is. Maar dan nog ging het wel eens mis, omdat het lezen van de inleidende tekst te veel tijd kostte.

Sommige lezers laten zich daardoor niet van de wijs brengen, die springen meteen naar het vetgedrukte gedeelte. Maar andere lezers begonnen gewoon vooraan, en dan haalden ze het niet. Er stond dan gewoon te veel tekst om in 30 seconden te kunnen lezen, of die tekst was (inhoudelijk en/of qua formuleringen en zinsbouw) zo complex dat je hem niet in 30 seconden kon verwerken.

Dit lot trof zelfs de tekst waaraan ik had meegeschreven. Die zakte voor de 30-seconden-test, want er stonden maar liefst drie alinea’s voor de (ongemarkeerde) hoofdboodschap. Niemand had die gevonden. Oeps! Daar leer ik dus wat van: die inleidende zinnen in een tekst vóór de hoofdboodschap, die moeten kort en simpel!

In alle teksten met dit probleem zagen we al gauw inkortingsmogelijkheden. Uitleg van een begrip en beschrijving van het probleem bijvoorbeeld, dat kan vrijwel altijd wel naar na de hoofdboodschap. Kwestie van schuiven – en daarna van het redigeren van je zinnen. Daar ga ik beter op letten!