Categorie archieven: Piramideprincipe-onderzoek

Leesgedrag

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Gisteren was er nog wel een piramideprincipe-onderzoekscollege, maar de komende twee weken niet: het is dan tentamenperiode. Wij zitten dan ook niet stil. Ik ben in die tijd de herschreven rapporten van de studenten na aan eht kijken. Ze hebben gisteren allemaal een ‘echt’ adviesrapport ingeleverd, met daarbij hun piramidale herschrijving en/of tekstadvies.  Ik heb gister in de trein al gezien dat daar goede en interessante dingen bij zitten – volgende week meer daarover.

De studenten zijn ondertussen bezig met het uitwerken van de onderzoeksvoorstellen. Dat hebben we gister in de steigers gezet – maar ook daarover later meer; vanaf nu staan die onderzoeken centraal in de colleges, dus die komen nog uitgebreid aan de orde.

Dat geeft me nu dus de gelegenheid om een zijpad te bewandelen. Ik trof namelijk gister iets verrassend relevants aan in mijn Groningse postvakje. Daar lag Artes, het magazine van de Faculteit der Letteren. Op de pagina ‘Onderwijs’ vond ik een stukje van Jan Veenkamp met als titel ‘Leesgedrag eerstejaars van invloed op BSA‘. Ik citeer er een flink stuk uit (waarin wat RUG-jargon voorkomt dat niet belangrijk is voor de hoofdlijn). Net hiervoor gaat het erover dat niet alle studenten mondeling bereikt waren met informatie over het BSA.

Daarom heeft Maaike via Nestor aan alle eerstejaars een bericht gestuurd waarin in het kort uit de doeken gedaan werd wat het BSA precies behelst en hoe de begeleiding georganiseerd is.
En toen viel haar iets op dat van grote invloed zoukunnen zijn op het effect van het BSA: de huidige generatie studenten leest gebrekkig. Hoewel het bericht dat Maaike verstuurd had nauwelijks één A4-tje lang was, bleek dat een aanzienlijk aantal studenten, bijna de helft om precies te zijn, het einde van de tekst niet gehaald had. En juist aan het einde van de tekst stond vermeld wanneer de intake-gesprekken en de eerste mentor-bijeenkomsten zouden plaatsvinden. […]
Daarnaast heeft ze expliciet het thema leesgedrag aan de orde gesteld. Maaike: ‘Ik heb studenten gevraagd voor zichzelf na te gaan hoe lang ze in staat zijn om in alle eenzaamheid een aantal bladzijden tot zich te nemen en al lezend het leven gewoon te laten doordraaien zonder te denken dat ze van alles missen.’ Het is volgens haar erg belangrijk een brug te slaan tussen de belevingswereld van een VWO’er en de academische wereld. Effectief leesgedrag kan daar terdege aan bijdragen.

Los van enkele onduidelijkheden (wat is het de relatie tussen leesgedrag en het effect op het BSA nou precies? wie moet die brug slaan tussen VWO en de academische wereld?) is de strekking van dit stukje helder en een ‘oude bekende’: ‘ze lezen zo slecht tegenwoordig’.

Natuurlijk mag je van Letteren-studenten verwachten dat ze meer dan één A4’tje kunnen verwerken. En een beetje opvoeden van studenten tot goede lezers mag een universiteit van mij ook willen. Maar het is mij te gemakkelijk om de lezer simpelweg de schuld te geven van het niet-overkomen van belangrijke informatie.

Ik zou wel eens benieuwd zijn naar de opbouw van de mail. Als de studenten aan het begin niet de indruk kregen dat er nog belangrijke informatie zou volgen, zou ik er alle begrip voor hebben dat ze het einde van de tekst niet haalden. En was een mail wel het goede medium? Dat is sowieso vluchtig.

Stiekem vraag ik me af: zou die Maaike alles wat ze zelf onder ogen krijgt van A tot Z grondig lezen? Nee toch? Zo leest niemand namelijk. Ja, scholieren, als ze ‘moeten’, omdat ze er tentamenvragen over kunnen krijgen. Ik vind selectief lezen juist een sein van een volwassener leeshouding, in plaats van de in het stukje gesuggereerde VWO-mentaliteit.

Bovendien maakt dit stukje ook duidelijk dat je er als schrijver soms (vaak? altijd?) belang bij hebt dat lezers bepaalde informatie meekrijgen. Dan kun je je maar beter aanpassen aan het slechte leesgedrag. Dat is vaak minder inspanning dan achteraf weer wat moeten repareren.

Het is zo frappant toepasselijk omdat het piramideprincipe, waarmee we in Groningen dus bezig zijn, precies dát doet: het laat de schrijver het adviesrapport aanpassen aan een ongeduldige lezer met een sterk eigenbelang. Dat is in beider voordeel. Een e-mail over het BSA is geen adviesrapport. Maar in een mailtje is het altijd handig om de belangrijkste informatie meteen te geven.

Een ditje en een datje

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Vandaag twee kleine dingetjes die aansluiten op eerdere posts:

  • In het piramideprincipe-onderzoekscollege hebben de studenten laatst in totaal 16 handboeken voor schrijvende professionals geanalyseerd op het advies over structuur dat daarin staat. Ik schreef er eerder al kort iets over. Ik heb vandaag die analyses op een rijtje gezet. Van de 16 boeken adviseren er 3 om te beginnen met de hoofdboodschap (zoals ook in het piramideprincipe); 3 adviseren dat óók (naast iets anders, dus dan zeggen ze bijvoorbeeld dat het soms handig is om met de hoofdboodschap te beginnen), en de andere 10 adviseren om de conclusie aan het eind te zetten, meestal volgens de methodologische opbouw. Soms doen ze dat zelfs heel nadrukkelijk, zoals bijvoorbeeld Reinout Hogeweg in Een goed rapport: “Met de hier besproken gestructureerde aanpak voorkom je […] dat je te vroeg met jouw briljante oplossingen aan komt zetten, terwijl de lezer nog niet eens een helder beeld heeft van de situatie”. (p. 26)
  • Ik heb gister én vandaag een uur besteed aan het herschrijven waar ik gister nog tegenaan zat te hikken. Het gaat eigenlijk best vlot. Volgende stap wordt al het opvullen van het ‘gat’ aan het einde. Daarvoor zou ik graag liever wat meer tijd hebben dan een uurtje. Maar als het met af en toe een uurtje moet, okee dan – gestaag vooruit!

Een rapport herschrijven

Louise Cornelis Geplaatst op door 2

Bij het piramideprincipe-college zijn de studenten op dit moment bezig met het herschrijven van een rapport – de rapporten ‘uit het wild’ waarvan ik eerder al had opgemerkt dat ze gemiddeld niet zo best gestructureerd waren. Dat dat werd gister bevestigd: de studenten kregen 30 seconden de tijd om de hoofdboodschap op te sporen in een ander rapport, maar dat lukte in de meeste gevallen niet.

Bovendien bleek de structuur in veel gevallen onduidelijk. Een rapport hoeft niet per se piramidaal gestructureerd te zijn om duidelijk te zijn. De methodologische structuur bijvoorbeeld is algemeen bekend en glashelder. Misschien niet optimaal lezergericht, maar wel herkenbaar en duidelijk. Inderdaad volgden enkele rapporten de methode – maar een heleboel ook niet, en dat wordt het erg ondoorgrondelijk wat voor indelingscriterium de schrijver gebruikt heeft.

In een paar gevallen bleef het rapport wel heel dicht bij de ruwe onderzoeksgegevens: data-uitdraaien met een nietje erdoorheen en een paragraafje ‘conclusie’ erachteraan. Of zelfs dat nog niet: één rapport bevatte een blanco checklist die de onderzoekers gebruikt hadden bij het onderzoek. Wat heeft een lezer daaraan? 

Bij het verbeteren en herschrijven van het rapport stuitten de studenten op twee verschijnselen waarvan ze zich afvroegen: is dat nou wel de bedoeling? In beide gevallen kon ik ze geruststellen: ja, dat klopt:

  1. Een piramidaal herschreven rapport wordt korter, veel korter vaak zelfs, dan het origineel. Het kan zelfs zo ver gaan dat er eigenlijk maar één pagina echte inhoud overblijft, en dat de hele rest, soms zelfs pagina’s lang, naar de bijlage verhuis – of er helemaal uit. Dat is het gevolg van de focus op de inhoud en de adviezen, en het naar de bijlage verbannen van alles wat te maken heeft met de beschrijving of vertantwoording van het onderzoek. Je kan dan dus een rapport krijgen met één pagina echte tekst en 20 pagina’s bijlage. En ja, dat kan inderdaad – al kun je je dan wel kritisch bij afvragen wat er helemaal uit kan, dus zelfs ook uit de bijlage.
  2. Titels en kopjes worden veel langer. Generieke kopjes als methode en conclusie zijn heel kort. Als je boodschaptitels gebruikt, heb je minstens twee woorden nodig, en vaak wel meer. Dus boodschaptitels (‘verbeter de interne communicatie’) worden algauw lang. Ze mogen wel in telegramstijl (de kan uit het voorbeeld tussen de vorige haakjes); het hoeven geen uitgeschreven volzinnen te zijn. En ze hoeven ook niet alle informatie te bevatten. ‘Verbeter de interne communicatie door drie stappen te zetten’ hoeft niet. Als het belangrijk is, hebben die drie stappen ieder een eigen sub-titel, zodat ze terugkomen in de inhoudsopgave, waardoor die als een mini-samenvatting te lezen is (het grote voordeel van boodschaptitels). Als de drie stappen minder belangrijk zijn, hoeven ze niet in de mini-samenvatting.

Wat bij het herschrijven steeds doorslaggevend moet zijn, is de gedachte aan de lezer. Waar is die het meest bij gebaat, waar help je die het meeste mee, wat geeft duidelijkheid en houvast? Dat geldt nu voor de studenten, maar het geldt voor iedereen die (her-)schrijft. Herschrijven = lezergerichter maken.

Het piramideprincipe en beleefdheid

Louise Cornelis Geplaatst op door 1

Gisteren ging het in het piramide-college onder andere over de vraag of een piramidale tekst onbeleefd is (naar aanleiding van een artikel van Daniël Janssen en Joep Jaspers over beleefdheid in accountantsteksten). Op het eerste gezicht natuurlijk wel: zo’n tekst is nogal stellig en hij valt met die stellige deur in huis. Het prototype van een piramidale tekst heeft namelijk in één van de eerste zinnen iets als ‘u moet X doen, want daar zijn drie goede redenen voor, namelijk: …’ Zeker als X iets vervelends of negatiefs is, kan dat hard aankomen.

Het betekent dat je met het piramideprincipe op moet passen. Altijd, en zeker bij intercultureel contact. Immers, de Nederlandse cultuur is al een directe, en wordt door veel buitenlanders als lomp ervaren. Het piramideprincipe is ontwikkeld voor de zelfs door ons als hard ervaren Amerikaanse zakenwereld. Een potentieel hard instrument in de handen van lompe communiceerders, ja, daar kunnen zeker brokken van komen.

Maar laten we wel eens even verder kijken dan dat eerste gezicht. Zeven kanttekeningen:

  1. Lang niet elk advies is vervelend of negatief.
  2. Soms _wil_ een adviseur dat een boodschap hard aankomt. Dat noemen ze wel het creëren van een sense of urgency. Slecht nieuws, direct gebracht, schudt iemand wakker. Er zijn bij de overheid en in het bedrijfsleven talloze verhalen van managers die maar niet wilden luisteren naar een bepaale boodschap. Misschien had die dan directer, harder gebracht moeten worden?
  3. Volgens de regels voor het voeren van een slecht-nieuws-gesprek (zie hier bijvoorbeeld) is het juist belangrijk om meteen met het slechte nieuws te komen, er niet omheen te draaien, en de gesprekspartner zeker niet te laten gissen naar de boodschap.
  4. Als het goed is, is het advies tegen de tijd dat het rapport verschijnt al besproken tussen opdrachtgever en adviseur. Als een piramidaal rapport hard overkomt, is er dus daarvoor al iets misgegaan.
  5. De geadviseerde heeft om het advies gevraagd. Dat maakt het makkelijker om met de deur in huis te vallen dan wanneer dat niet zo is.
  6. Beleefdheid is voor een groot deel een kwestie van formuleren. Ik zou bijvoorbeeld het werkwoord moeten vermijden. De opdrachtgever moet immers niets. Met vage, indirecte en afgezwakte formuleringen blijft de piramidale structuur intact, en wordt de boodschap toch beleefder verpakt. (Het is overigens de vraag of dat wenselijk is, maar dat is een formuleringskwestie en geen structuurkwestie).
  7. Het piramideprincipe kan weliswaar negatief onbeleefd zijn, maar juist positief beleefd. Ik leg het (ietsje kort door de bocht) uit. Negatieve en positieve beleefdheid zijn begrippen uit de politeness theory. Negatieve beleefdheid betekent dat je de ander de vrijheid laat om te handelen zoals hij/zij wil. Je sluit daarmee aan bij de behoefte aan autonomie van de ander. Door stellig en directief te zijn (‘doe X’) bedreig je juist die vrijheid. En ja, dat doet het piramideprincipe.
    Positieve beleefdheid betekent dat je laat merken dat je er samen in staat; het sluit aan bij de behoefte aan verbondenheid van de ander. En ook dat kan het piramideprincipe, in de handen van een goede schrijver tenminste. Met een goed geformuleerde inleiding bijvoorbeeld. Daarin verwoordt de adviseur al zijn begrip van de situatie en de vraag van de opdrachtgever, en hij kan er ook gezamenlijkheid in tot uitdrukking brengen (‘Samen met enkele van uw medewerkers hebben wij dit uitgezocht’). Bovendien past de hele structuur bij positief beleefde handelingen als dienstverlenen, helpen en vertrouwen opbouwen (daarover gaat mijn artikel in Tekstblad van 2006, ‘Structuur is goed voor je relatie’, en het is er ook regelmatig over gegaan op dit weblog).

En er zit nog een kant aan het beleefdheidsverhaal. In mijn ervaring zijn schrijvende professionals die het piramideprincipe te direct en onbeleefd vinden, vooral bang. Die angst is niet alleen een edelmoedige consideratie van de behoeften van de lezer. Die angst heeft ook veel te maken met contact maken, echt iets zeggen, iets van jezelf laten zien… al die dingen die komen kijken bij de rol van adviseur. Als je heel duidelijk zegt ‘dit moet jij doen’, neem je een risico – stel dat je opdrachtgever het niet doet? Dat is een afgang. Met het wat minder duidelijk en stellig zeggen zorg je dan dus ook beter voor jezelf.

‘Het piramideprincipe is onbeleefd’ is dan een rationalisatie van ‘ik vind het piramideprincipe doodeng; ik verstop me liever achter m’n onderzoeksresultaten en in wollige formuleringen’. Met de echte behoeften van de lezer heeft dat niets te maken. Zodoende wordt de overweging ‘ik gebruik het piramideprincipe maar niet’ dan toch een schrijvergerichte (om niet te zeggen: navelstaarderige).

Het is dus verstandig om op te passen met het piramideprincipe. Zaak is daarbij wel als schrijver om je eigen angsten en behoeften te scheiden van die van de opdrachtgever. Eén van de manieren om dat te doen is in gesprek gaan met de opdrachtgever. Piramide of niet? Vraag het!

Wat is adviseren? En een blik in een stapel handboeken

Louise Cornelis Geplaatst op door 1

Het piramideprincipe-college van deze week viel in twee delen uiteen. Eerst hebben we gezamenlijk een definitie van adviseren gegeven. Dit is ‘m, opgedeeld in bouwstenen en met de minder essentiële onderdelen tussen haakjes:

– (Gevraagd of ongevraagd)
– Welgemeend
– Een bepaald vraagstuk of probleem van de geadviseerde oplossen
– De oplossing te beargumenteren/onderbouwen op basis van (vak-)kennis
– Met de bedoeling de geadviseerde vooruit te helpen/te sturen (waarbij de adviseur kennis die de geadviseerde ontbeert aanvult)
– Zonder dat de adviseur de geadviseerde kan dwingen.

Een goed begrip van adviseren is nodig om te kunnen begrijpen en omschrijven waarom het piramideprincipe er zo goed bij aansluit. Dat zit hem vooral in drie elementen:

  • het vooruit helpen/sturen van de geadviseerde  (dat doe je óók door lezergericht te schrijven)
  • het beargumenteren/onderbouwen op basis van kennis (zo bouw je de piramide immers op, en dat is dus niet voor niets)
  • het gericht zijn op oplossingen (de ideale piramide bevat actiegerichte boodschappen).

Voor het tweede gedeelte van het college had ik een stapel van 16 boeken meegenomen, voor elke student één. Het waren allemaal handboeken die gaan over zakelijk schrijven in het algemeen of het schrijven van adviesrapporten in het bijzonder. Een overzicht staat hieronder. Samen geven deze boeken geen volledig, maar wel een representatief beeld van hoe er zoal in Nederland over adviesrapporten geschreven wordt.

De vraag was: raden deze boeken ook het piramideprincipe aan? De studenten hebben snel elk van hun eigen boek gekeken welk advies erin gegeven wordt voor de structuur van adviesrapporten. Dat was niet eens altijd even makkelijk te vinden, wat frappant is, want ook voor een handboek (net zoals voor een adviesrapport) zou volgens mij moeten gelden dat een lezer gauw antwoord moet kunnen krijgen op een redelijke vraag. De vraag ‘hoe structureer ik een adviesrapport?’ is volgens mij voor elk van de 16 boeken een redelijke en relevante.

Voor slechts twee van de 16 boeken kon de vraag ‘komt het advies overeen met het piramideprincipe?’ met ‘ja’ beantwoord worden. Die twee boeken, Stukken beter schrijven en Rapporteren, zijn geschreven door mensen die ik persoonlijk ken en met wie ik samengewerkt heb (De Geus en Braas); de twee boeken verwijzen dan ook naar mijn boek Adviseren met perspectief en dat is geen toeval. Dus zou je de indruk kunnen krijgen dat ik de enige pleitbezorger ben van piramidaal schrijven in Nederland. Dat is niet helemaal zo, want er zijn veel meer partijen die trainingen piramideschrijven en aanverwanten aanbieden.

Eén zo’n partij is trainingsbureau Vergouwen Overduin. Enkele medewerkers daarvan hebben ook handboeken geschreven die schatplichtig zijn aan het piramideprincipe en bij onze inventarisatie in de categorie ‘deels overeenkomstig met het piramideprincipe’ vielen. VO is echter veel minder eenduidig dan ik in het promoten van het piramideprincipe. In een recensie van Adviseren met perspectief (in 2002 in Tekstblad verschenen) vonden VO’s Elsbeth Teeling en Michiel Boswinkel mij dan ook te stellig in mijn enthousiasme over bijvoorbeeld het voorop zetten van de hoofdboodschap. Nog los van het gegeven dat ik inderdaad sta voor wat ik promoot en er veel argumenten voor kan aandragen, is stelligheid volgens mij wat schrijvende professionals willen van hun schrijfadviseurs: ze hebben graag eenduidige adviezen. Ik kom hier waarschijnlijk volgende week op terug, want dan bespreken we op het college deze recensie – dan staat wat kritischere literatuur centraal namelijk.

Hoe dan ook, ik verkondig wel een minderheidsstandpunt in de schrijfadviesliteratuur. Dat komt denk ik vooral door de kracht van de traditie van de traditionele, methodologische structuur, die je vrijwel overal ziet: in rapporten, maar dus ook in handboeken. Bovendien heb ik bij veel van de handboeken de indruk dat ze te globaal en algemeen zijn, en dus onvoldoende aansluiten bij de specifieke praktijk van adviseren. Ik vraag me dan wel eens af, zeker als het handboek uit de hoek van het onderwijs of wetenschap komt: hebben die mensen ooit wel eens gezien hoe bijvoorbeeld een manager een adviesrapport leest? Weten ze wat diens belangen zijn? Weten ze eigenlijk wel wat een adviseur doet – wat adviseren is, en hoe anders dat is dan schrijven in wetenschap of onderwijs?

En zo sloten de twee delen van het college toch op elkaar aan. Ik denk dat je, om iemand echt vooruit te helpen en echt te kunnen sturen, in diens huid moet kruipen. Dat geldt voor alle adviseurs, altijd en overal. En dus ook voor schrijfadviseurs.

De boeken (auteur – titel)

Berg, van den – Leesbaar en doeltreffend schrijven
Boswinkel & Jaspers – Overtuigen op één A4
Braas & Van Couwelaar – Rapporteren
Grubben & Vriends – Professioneel schrijven
Hogeweg – Een goed rapport
Horst, ter – Rapporteren in de hulp- en dienstverlening
Houët & Teeling – Overtuigende advies- en beleidsrapporten
Jansen (e.a.)  – Professioneel communiceren
Janssen (red.) (e.a.) – Zakelijke Communicatie deel 1.
Jaspers & Van Weeren Braaksma – Professionals & Schrijfwerk
Loomans & De Geus – Stukken beter schrijven
Overduin – Rapporteren
Ruck – Overtuigen op papier
Spek, van der – Schrijven met perspectief
Steehouder (e.a.) – Leren communiceren
Westen, van der – Goed geschreven

Hoofdboodschap middenin ofzoiets?

Louise Cornelis Geplaatst op door 1

Gister heb ik in de pauze van het college over het piramideprincipe heel snel een heleboel adviesrapporten bekeken. De studenten hadden er namelijk allemaal één meegenomen die ze gaan analyseren en vervolgens ‘piramidaal’ herschrijven. Het was gelukkig iedereen gelukt een echt adviesrapport te vinden. Dat moet ook niet zo moeilijk zijn natuurlijk: er wordt ontzettend veel geadviseerd, en in iedere organisatie moeten talloze adviesrapporten te vinden zijn. Stageplekken, bijbanen en ouders bleken een bron, en enkele studenten hadden zelf al iets ontvangen (studiekeuze-advies bijvoorbeeld) of geschreven.

Ik heb snel naar alle rapporten gekeken, vooral om te zien of ik het wel echt ‘adviesrapporten’ vond, en vooral of het niet te veel ‘beleidsrapport’ was, want dat is een ander genre en aan de verschillen wil ik in het college geen aandacht besteden (we hebben al genoeg te doen). Ik heb alle rapporten goedgekeurd, maar me wel verbaasd over wat ik zag. Geen enkel rapport was al piramidaal. Dat verbaast me niet, of nouja: het had me ook niet verbaasd als het er één of twee waren geweest. Maar ik weet natuurlijk wel dat er over het algemeen ‘anders’ geschreven wordt.

Wat ik vooral ken, is de methodologische opbouw: inleiding – vraagstelling – methode van onderzoek – bevindingen – evaluatie – conclusie – adviezen (of iets soortgelijks). Dat is het type rapport dat veel lezers meteen doet doorbladeren naar de laatste pagina, want daar staat waar het werkelijk om gaat. Die rapporten zaten er gister zeker ook tussen. Wat me verbaasde, was dat er óók een boel rapporten tussen zaten, misschien in totaal wel de helft, waarbij de structuur nog een heel andere was. Ik heb niet heel precies geïnventariseerd, dit is een indruk:

  • Een stuk of drie rapporten hadden wel een hoofdstuk of paragraaf die ‘conclusie’ of ‘advies’ heet, maar die stond dan noch vooraan, noch achteraan, maar ergens, tsja, in het midden ofzoiets. Het was dan bijvoorbeeld het derde hoofdstuk van vijf, en in één geval was het paragraaf 2.8 terwijl er daarna nog een hoofdstuk 3 volgde zonder conclusie dat er inhoudelijk toch echt wel bij leek te horen. Als lezer weet je in zo’n geval tenminste nog wel een beetje waar je het belangrijkste kunt verwachten, maar ik vraag me wel af wat de logica is van zo’n opbouw. Mij lijkt het niet bepaald te veel gevraagd dat een lezer bij een snelle blik op de inhoudsopgave of de tussenkoppen moet kunnen begrijpen hoe een rapport in elkaar zit.
  • Net zo veel rapporten hadden niet eens een zichtbaar, herkenbaar onderdeel ‘conclusie’ of ‘advies’. Dat wil dus zeggen dat je als lezer eigenlijk helemaal niet weet waar je moet zoeken naar het voor jou belangrijkste. Eigenlijk waren deze rapporten bijna helemaal ongestructureerd. De informatie was weliswaar in een bepaalde volgorde gezet, maar er was verder weinig mee gedaan. In één geval vond ik het echt bijna alleen maar de onderzoeksresultaten (tabellen, tekeningen) met een nietje erdoorheen. Waar dat aardig bij aansloot, was wat we net in het college besproken hadden: dat structureren méér is dan alleen maar bij elkaar zetten wat bij elkaar hoort.
  • Dan waren er nog een paar rapporten met een heel andere structuur, bijvoorbeeld heel erg gefragmenteerd, met per pagina drie paragrafen met elk eerst een stukje inleidende tekst en daaronder het kopje ‘advies’. Zo’n rapport bevat dan, zeg, 20 adviesjes. De rode draad is dan niet zichtbaar, maar misschien is hij er wel en wordt hij duidelijk tijdens het lezen, dat kon ik zo snel niet beoordelen (en ik vrees dat het tamelijk los zand zal blijven).

Ik was dus niet bepaald onder de indruk van de kwaliteit van deze rapporten. Dat betekent dat ze voor het college zeer geschikt zijn, dus daar was ik wel blij mee. In veel gevallen zal helemaal herschrijven niet gaan lukken: de studenten niet, maar mij ook niet. Als er niet een begin van een verhaallijn is, is het gissen en ontbreekt het ons aan vakkennis om de data te kunnen interpreteren. Je kunt dan als tekstadviseur niet meer doen dan wat aanwijzingen geven.

Ik ben alleen wel bang dat dit stapeltje veel representatiever is voor hoe er gemiddeld in de Nederlandse advieswereld geschreven wordt dan wat ik in mijn werk onder ogen krijg. Immers, ik werk alleen maar met adviseurs die al ‘bewust onbekwaam‘ zijn. Ze realiseren zich niet alleen dat er op het gebied van hun schrijfvaardigheid nog iets te verbeteren valt, maar willen daar bovendien in investeren. Dat zijn niet de slechtste schrijvers…

Niet zo gek, dat piramideprincipe

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Gister was het eerste college over het piramideprincipe. Er waren vijftien studenten, dat is een mooi aantal om mee te gaan werken, lijkt me. Ongeveer de helft van de tijd ging op aan een inhoudelijke en praktische introductie. Voor het inhoudelijke deel heb ik verteld over mijn leeservaring als opdrachtgever met een niet-piramidaal adviesrapport, die ik ook op dit weblog al eens beschreven had. In het praktische gedeelte bespraken we de aanpak. In grote lijnen komt die erop neer dat de studenten de eerste weken bezig zullen zijn met het onder de knie krijgen van het piramideprincipe, door erover te lezen, oefeningen te doen en een echt adviesrapport te herschrijven. Daarna is het de bedoeling om het aan kritisch onderzoek te onderwerpen.

De andere helft bestond uit kennismaking, en ik heb de studenten gevraagd daarvoor hun eerste piramide te tekenen, dus zich voor te stellen met een zelf gekozen hoofdboodschap met beknopte onderbouwing. Ik heb het zelf voorgedaan door als hoofdboodschap te kiezen ‘ik heb ook nog andere interesses dan het piramideprincipe’ – dat leek me nodig, omdat de studenten in de eerste weken allemaal dingen van mij moeten lezen (er is in het Nederlandse taalgebied bij mijn weten door niemand anders over het piramideprincipe gepubliceerd), en dan kan ik me zo voorstellen dat ze zouden gaan denken ’tsjonge, doet die Cornelis ooit nog iets anders dan het piramideprincipe?’ Nou, ja dus! Ik heb mijn hoofdboodschap onderbouwd met lezen, reizen, fietsen en andere sport – niet helemaal MECE, maar dat is niet zo erg voor zo’n begin.

Daarna de studenten, en dat ging goed. Twee dingen zijn altijd lastig:

  • De onderbouwing mag maar één vraag beantwoorden, en dus niet ‘wie ben je, wat doe je voor werk, wat studeer je en waarom?’ Dat leidt weliswaar tot een verhaaltje over jezelf dat volgt op de hoofdboodschap (‘ik ben <naam>’), maar de structuur is dan onvoldoende ‘strak’. Dat betekent dus dat je over je piramide best even moet nadenken. 
  • Een hoofdboodschap is een boodschap en geen vraag. Dat sluipt er heel makkelijk in. Onder ‘Waarom heb ik voor deze studie gekozen?’ kun je immers ook een paar redenen kwijt, en dat lijkt op een piramide. Maar die heeft dan geen hoofdbooschap. De hoofdboodschap is in dat geval je reden, samengebald in één zin, bijvoorbeeld: ‘Mij leek CIW het allerleukste om te gaan studeren’. Dat lijkt zo een pietluttig verschil, maar in wat lastigere teksten is het belangrijk.

Na het voorstelrondje vroeg ik hoe de kennismaking met het piramideprincipe was bevallen. Eén student merkte op dat het eigenlijk niet zo gek was, niet zo anders dan bijvoorbeeld journalistieke teksten, waarbij je ook met het belangrijkste moet beginnen. Ik was verrast, want ik hoor van de schrijvende professionals die ik train altijd het omgekeerde: dat het raar is, moeilijk, onwennig, anders. Maar natuurlijk is het zo dat het idee van ‘hoofdboodschap voorop’, of meer in het algemeen, ‘belangrijkste eerst’, uit de journalistiek is afgekeken: daar vervullen kop en lead die rol en heet het het principe van oprolbaarheid. Deze studenten kennen dat; mijn schrijvende professionals zijn, soms al heel lang, gewend geraakt aan de methodologische opbouw met de conclusie en de adviezen aan het eind.

Toch denk ik wel: ook die schrijvende professionals lezen de krant – me dunkt dat ze in hun leven meer nieuwsberichten hebben gelezen dan adviesrapporten. Als ik zeg ‘denk maar aan de krant als ideaalmodel voor een structuur die efficiënt lezen  mogelijk maakt’, begrijpen ze allemaal meteen wat ik bedoel. Waarom is ‘hoofdboodschap voorop’ dan zo onwennig voor ze? Omdat het niet past bij onderzoek doen? Heeft het misschien te maken met die huiver voor het ’tweede beroep’ die ik eerder deze week beschreef? Misschien is dat iets om te gaan onderzoeken!

Het piramideprincipe onder de loep nemen

Louise Cornelis Geplaatst op door 3

Volgende week begin ik met iets waar ik erg naar uitkijk: ik ga met een groep Masterstudenten onderzoek doen naar de effectiviteit van het piramideprincipe. Ik doe dat als docent van het vak ‘Tekst in professionele communicatie’ dat ik ga geven aan de universiteit in Groningen (ja, de reisafstand is het enige nadeel).

De bedoeling is dat de studenten in de eerste weken het piramideprincipe goed in de vingers krijgen, door erover te lezen, door zelf een adviesrapport te herschrijven, door enkele oefeningen uit mijn trainingen te doen, en door alles wat ze voor het vak moeten doen piramidaal te structureren. Daar zijn we wel een paar weken mee bezig, en in die tijd is er ook wel wat ruimte om de kritischere beschouwingen over het piramideprincipe te lezen. Dat zijn er overigens niet zo veel; het piramideprincipe is amper aan serieuze, wetenschappelijke vorsing onderhevig geweest.

Daarna gaan we kijken of het piramideprincipe inderdaad wel zo effectief is als de aanhangers ervan beweren. Hoe we dat precies gaan doen, is wat mij betreft nog open en hangt mede af van de interesses en de ideeën van de studenten. Er zitten bovendien wat methodologische haken en ogen aan, want je kunt niet zomaar een groep proefpersonen een rapport laten lezen met, ik noem maar wat, de hoofdboodschap voorop om te zien of die er beter uitkomen dan uit een rapport met de hoofdboodschap achteraan. Het piramideprincipe sluit namelijk goed aan bij lezers met een direct belang bij het advies. Zonder dat directe belang verwacht ik dat het verschil in effectiviteit ten opzichte van andere structureringsmethodes veel kleiner is. Anders gezegd: ik verwacht dat het piramideprincipe in een kunstmatige onderzoekssituatie minder effectief zal zijn dan in het echt. Hoe gaan we die klip omzeilen – ik ben daar zelf ook benieuwd naar, heb natuurlijk al wat ideeën, maar nog geen vastomlijnd plan.

En natuurlijk zal ik op dit weblog weer regelmatig mijn/onze ervaringen en bevindingen posten. Ik heb er maar een nieuwe rubriek voor gemaakt: piramideprincipe-onderzoek. Houd die in de gaten!