Gisteren ging het in het piramide-college onder andere over de vraag of een piramidale tekst onbeleefd is (naar aanleiding van een artikel van Daniël Janssen en Joep Jaspers over beleefdheid in accountantsteksten). Op het eerste gezicht natuurlijk wel: zo’n tekst is nogal stellig en hij valt met die stellige deur in huis. Het prototype van een piramidale tekst heeft namelijk in één van de eerste zinnen iets als ‘u moet X doen, want daar zijn drie goede redenen voor, namelijk: …’ Zeker als X iets vervelends of negatiefs is, kan dat hard aankomen.

Het betekent dat je met het piramideprincipe op moet passen. Altijd, en zeker bij intercultureel contact. Immers, de Nederlandse cultuur is al een directe, en wordt door veel buitenlanders als lomp ervaren. Het piramideprincipe is ontwikkeld voor de zelfs door ons als hard ervaren Amerikaanse zakenwereld. Een potentieel hard instrument in de handen van lompe communiceerders, ja, daar kunnen zeker brokken van komen.

Maar laten we wel eens even verder kijken dan dat eerste gezicht. Zeven kanttekeningen:

1. Lang niet elk advies is vervelend of negatief.
2. Soms _wil_ een adviseur dat een boodschap hard aankomt. Dat noemen ze wel het creëren van een sense of urgency. Slecht nieuws, direct gebracht, schudt iemand wakker. Er zijn bij de overheid en in het bedrijfsleven talloze verhalen van managers die maar niet wilden luisteren naar een bepaale boodschap. Misschien had die dan directer, harder gebracht moeten worden?
3. Volgens de regels voor het voeren van een slecht-nieuws-gesprek (zie hier bijvoorbeeld) is het juist belangrijk om meteen met het slechte nieuws te komen, er niet omheen te draaien, en de gesprekspartner zeker niet te laten gissen naar de boodschap.
4. Als het goed is, is het advies tegen de tijd dat het rapport verschijnt al besproken tussen opdrachtgever en adviseur. Als een piramidaal rapport hard overkomt, is er dus daarvoor al iets misgegaan.
5. De geadviseerde heeft om het advies gevraagd. Dat maakt het makkelijker om met de deur in huis te vallen dan wanneer dat niet zo is.
6. Beleefdheid is voor een groot deel een kwestie van formuleren. Ik zou bijvoorbeeld het werkwoord moeten vermijden. De opdrachtgever moet immers niets. Met vage, indirecte en afgezwakte formuleringen blijft de piramidale structuur intact, en wordt de boodschap toch beleefder verpakt. (Het is overigens de vraag of dat wenselijk is, maar dat is een formuleringskwestie en geen structuurkwestie).
7. Het piramideprincipe kan weliswaar negatief onbeleefd zijn, maar juist positief beleefd. Ik leg het (ietsje kort door de bocht) uit. Negatieve en positieve beleefdheid zijn begrippen uit de politeness theory. Negatieve beleefdheid betekent dat je de ander de vrijheid laat om te handelen zoals hij/zij wil. Je sluit daarmee aan bij de behoefte aan autonomie van de ander. Door stellig en directief te zijn (‘doe X’) bedreig je juist die vrijheid. En ja, dat doet het piramideprincipe.
   Positieve beleefdheid betekent dat je laat merken dat je er samen in staat; het sluit aan bij de behoefte aan verbondenheid van de ander. En ook dat kan het piramideprincipe, in de handen van een goede schrijver tenminste. Met een goed geformuleerde inleiding bijvoorbeeld. Daarin verwoordt de adviseur al zijn begrip van de situatie en de vraag van de opdrachtgever, en hij kan er ook gezamenlijkheid in tot uitdrukking brengen (‘Samen met enkele van uw medewerkers hebben wij dit uitgezocht’). Bovendien past de hele structuur bij positief beleefde handelingen als dienstverlenen, helpen en vertrouwen opbouwen (daarover gaat mijn artikel in Tekstblad van 2006, ‘Structuur is goed voor je relatie’, en het is er ook regelmatig over gegaan op dit weblog).

En er zit nog een kant aan het beleefdheidsverhaal. In mijn ervaring zijn schrijvende professionals die het piramideprincipe te direct en onbeleefd vinden, vooral bang. Die angst is niet alleen een edelmoedige consideratie van de behoeften van de lezer. Die angst heeft ook veel te maken met contact maken, echt iets zeggen, iets van jezelf laten zien… al die dingen die komen kijken bij de rol van adviseur. Als je heel duidelijk zegt ‘dit moet jij doen’, neem je een risico – stel dat je opdrachtgever het niet doet? Dat is een afgang. Met het wat minder duidelijk en stellig zeggen zorg je dan dus ook beter voor jezelf.

‘Het piramideprincipe is onbeleefd’ is dan een rationalisatie van ‘ik vind het piramideprincipe doodeng; ik verstop me liever achter m’n onderzoeksresultaten en in wollige formuleringen’. Met de echte behoeften van de lezer heeft dat niets te maken. Zodoende wordt de overweging ‘ik gebruik het piramideprincipe maar niet’ dan toch een schrijvergerichte (om niet te zeggen: navelstaarderige).

Het is dus verstandig om op te passen met het piramideprincipe. Zaak is daarbij wel als schrijver om je eigen angsten en behoeften te scheiden van die van de opdrachtgever. Eén van de manieren om dat te doen is in gesprek gaan met de opdrachtgever. Piramide of niet? Vraag het!