Bij het piramideprincipe-college zijn de studenten op dit moment bezig met het herschrijven van een rapport – de rapporten ‘uit het wild’ waarvan ik eerder al had opgemerkt dat ze gemiddeld niet zo best gestructureerd waren. Dat dat werd gister bevestigd: de studenten kregen 30 seconden de tijd om de hoofdboodschap op te sporen in een ander rapport, maar dat lukte in de meeste gevallen niet.

Bovendien bleek de structuur in veel gevallen onduidelijk. Een rapport hoeft niet per se piramidaal gestructureerd te zijn om duidelijk te zijn. De methodologische structuur bijvoorbeeld is algemeen bekend en glashelder. Misschien niet optimaal lezergericht, maar wel herkenbaar en duidelijk. Inderdaad volgden enkele rapporten de methode – maar een heleboel ook niet, en dat wordt het erg ondoorgrondelijk wat voor indelingscriterium de schrijver gebruikt heeft.

In een paar gevallen bleef het rapport wel heel dicht bij de ruwe onderzoeksgegevens: data-uitdraaien met een nietje erdoorheen en een paragraafje ‘conclusie’ erachteraan. Of zelfs dat nog niet: één rapport bevatte een blanco checklist die de onderzoekers gebruikt hadden bij het onderzoek. Wat heeft een lezer daaraan? 

Bij het verbeteren en herschrijven van het rapport stuitten de studenten op twee verschijnselen waarvan ze zich afvroegen: is dat nou wel de bedoeling? In beide gevallen kon ik ze geruststellen: ja, dat klopt:

1. Een piramidaal herschreven rapport wordt korter, veel korter vaak zelfs, dan het origineel. Het kan zelfs zo ver gaan dat er eigenlijk maar één pagina echte inhoud overblijft, en dat de hele rest, soms zelfs pagina’s lang, naar de bijlage verhuis – of er helemaal uit. Dat is het gevolg van de focus op de inhoud en de adviezen, en het naar de bijlage verbannen van alles wat te maken heeft met de beschrijving of vertantwoording van het onderzoek. Je kan dan dus een rapport krijgen met één pagina echte tekst en 20 pagina’s bijlage. En ja, dat kan inderdaad – al kun je je dan wel kritisch bij afvragen wat er helemaal uit kan, dus zelfs ook uit de bijlage.
2. Titels en kopjes worden veel langer. Generieke kopjes als methode en conclusie zijn heel kort. Als je boodschaptitels gebruikt, heb je minstens twee woorden nodig, en vaak wel meer. Dus boodschaptitels (‘verbeter de interne communicatie’) worden algauw lang. Ze mogen wel in telegramstijl (de kan uit het voorbeeld tussen de vorige haakjes); het hoeven geen uitgeschreven volzinnen te zijn. En ze hoeven ook niet alle informatie te bevatten. ‘Verbeter de interne communicatie door drie stappen te zetten’ hoeft niet. Als het belangrijk is, hebben die drie stappen ieder een eigen sub-titel, zodat ze terugkomen in de inhoudsopgave, waardoor die als een mini-samenvatting te lezen is (het grote voordeel van boodschaptitels). Als de drie stappen minder belangrijk zijn, hoeven ze niet in de mini-samenvatting.

Wat bij het herschrijven steeds doorslaggevend moet zijn, is de gedachte aan de lezer. Waar is die het meest bij gebaat, waar help je die het meeste mee, wat geeft duidelijkheid en houvast? Dat geldt nu voor de studenten, maar het geldt voor iedereen die (her-)schrijft. Herschrijven = lezergerichter maken.