Louise Cornelis

Afgelopen donderdag schreef ik dat het mogelijk moet zijn om in een zakelijke tekst binnen 30 seconden de kern of hoofdboodschap te vinden. Dat roep ik ook wel eens in trainingen. Dan krijg ik vaak als reactie: ’30 seconden is wel héél kort’. Mijn reactie daarop:

1. Denk eens aan een krant. Die raap je van de mat, je weet in één oogopslag wat het belangrijkste nieuws van de dag is. Dat kost dus, zeg, 0,1 seconde. Een adviesrapport is weliswaar een andere tekstsoort, maar 30 seconden is wel 300 keer zo lang! Dat moet dus toch echt wel kunnen lukken.
2. Hoe veel tijd neem je zelf om alles wat je binnenkrijgt te lezen? Nou dan! En dat bedoel ik dan op twee manieren: (1) verwacht van je eigen lezer niet meer geduld dan je zelf als lezer hebt en (2) je bewijst je lezer een grote dienst als je je tekst zo efficiënt leesbaar maakt. Dat is een keuze: zo ziet echte lezer- en dus klantgerichtheid er in de praktijk uit. Als je dus klantgericht wilt schrijven, zijn die 30 seconden je doel.

En over die kranten dan nog even: daaraan kun je een voorbeeld nemen van hoe je een grote mate van leesefficiëntie kunt bewerkstelligen. Eén voorbeeld: de kop. Als krantenkop staat er ‘V-raad bijeen na aanval Israël’ (één van de twee koppen op NOS Nieuws van dit moment). Als de krant de koppen-gewoonte van de meeste adviesrapporten zou volgen, zou daar echter ‘Nieuws’ staan, of ‘Buitenland’… zo weinig inzichtelijk zijn immers hoofdstuktitels als ‘Conclusie’. Kranten gebruiken boodschaptitels – een uitstekend idee!

Ik hoorde nog een leuke anekdote van iemand (Tom, bedankt!) die als stadsverslaggever in Amsterdam had gewerkt. Het was zijn taak om de stapels disstertaties die ze op de redactie met regelmaat van de twee Amsterdamse universiteiten kregen aangeleverd, op de aanwezigheid van nieuws te onderzoeken. Daarbij ontdekte hij dat, zo er al iets nieuwswaardigs in het proefschrift stond, dat niet te vinden was in het laatste, meestal wat korte hoofdstuk ‘conclusies en aanbevelingen’. Die conclusies en aanbevelingen waren zo globaal en vaag dat een journalist er niets mee kon, en ze waren eigenlijk ook niet in relatie te brengen tot de probleemstelling van het onderzoek.

Toen zei hij:

De enige manier om het nieuws te achterhalen bleek het volledig doornemen en eigenlijk het analyseren te zijn van het veel langere, daaraan voorafgaande hoofdstuk, namelijk de resultaten. Daaruit kon je soms heel leuke dingen halen.

Tsja. Het sluit aan bij de ervaring die ik heb met slecht gestructureerde adviesrapporten. Dan sla ik de bladzij om naar de ‘conclusies en aanbevelingen’ en dan denk ik ‘huh, ging het daarom?’ Of ik laat trainingsdeelnemers de hoofdboodschap zoeken in zo’n rapport, en dan vinden ze hem niet, of ze vinden allemaal een andere…

Goed gestructureerde teksten… ze zijn zeldzaam! En één check die je zelf altijd kunt doen, is iemand anders de hoofdboodschap in je tekst te laten zoeken. Geef hem/haar daarvoor 30 seconden. Niet gelukt? Dan heb je nog werk te doen!

Een tijdje geleden kondigde ik aan dat ik zou meedoen aan de ‘Middag van het ik’, een symposium op de Universiteit Leiden, en dat ik hier zou rapporteren wat die middag, afgelopen vrijdag, op zou leveren.

Welnu, dat was niet zo heel veel. Nouja, niet voor schrijvende professionals. Ik heb me zelf prima vermaakt. Ik kon me eigenlijk niet herinneren wanneer ik voor het laatst letterkundige praatjes bij had gewoond, bijvoorbeeld, en dat was wel weer eens leuk, bijvoorbeeld over de vraag wanneer een tekst een autobiografie is. Ook het interview met Hermans-biograaf Willem Otterspeer was boeiend en motiveerde me om weer eens wat meer van Hermans te gaan lezen – want ook daarvan kon ik me niet heugen hoe lang het geleden was.

Maar praktisch nut voor schrijvers in de praktijk was er niet zo veel. Het enige wat ik hier te melden heb, komt voort uit mijn eigen praatje, over het probleem van ik in zakelijke brieven. Ik had daar al eerder over nagedacht en op dit blog over geschreven. Er weer eens fris over nadenken leverde op dat ik nu scherper inzie dat als ik registeraccountants-in-opleiding uitdaag om ik te schrijven in hun brieven, ik hen uit drie comfort zones tegelijk trek:

1. Het comfort van de conventie, de oude schoolmeester-schrijfwijsheden, voor wie ik in een zakenbrief taboe is  – grappig genoeg ging het tijdens de Middag van het Ik ook  nog over brieven uit de 17e en 18e eeuw, en daarin komt bijna geen ik voor, uit diezelfde conventie.
2. Het comfort van het conformeren. Want ‘zo gaat het nou eenmaal bij ons op het kantoor’ of ‘zo hoort dat voor een register-accountant’ geeft natuurlijk ook de broodnodige veiligheid voor iemand die nog bezig is de hiërarchische ladder te beklimmen, oftewel: die midden in het socialisatieproces tot accountant zit.
3. Het comfort van de veiligheid van de vakinhoud. Ik en ook u durven schrijven hoort bij het aangaan van een echte adviesrelatie, bij niet meer alleen de cijfers en getallen oplepelen, maar iemand persoonlijk verder helpen. Voor elke jonge adviseur is dat een beetje eng, want je bent van huis uit vakspecialist en nu moet je je met mensen bezighouden, een relatie aangaan.

Er zou hier misschien nog een vierde comfort zone achter passen: die van het juridisch ingedekt zijn. Dat is immers wat er zo vaak geroepen wordt ter verdediging van stroef schrijven: anders is het niet juridisch waterdicht. Maar als je daar goed naar gaat kijken, met een jurist erbij, kan er eigenlijk altijd best wel wat (dat blijkt ook uit onderzoek): waar een wil is, is een weg. Het roepen van ‘zo moet het want anders is het niet juridisch waterdicht’ is een teken van weerstand tegen verandering, van verzet tegen die drieledige bedreiging van de zekerheid en veiligheid van de nog relatief onervaren schrijvers.

Het lijkt zoiets kleins: ik gebruiken of niet in een brief. Maar er zit veel achter. Vandaar ook dat het zo veel oproept in trainingen. Het stukje dat ik schreef in juli 2008 was gebaseerd op een zeer verhitte discussie in een training. Ik begrijp steeds beter waarom de emoties toen zo hoog op konden lopen…

Even een lijntje leggen van eergister naar eerder deze maand. Gister constateerde ik dat lezergerichtheid hartstikke lastig is, en dat zie ik ook om me heen als ik schrijftrainingen geef. Dieptepunt daarvan was die keer dat een deelnemer verzuchtte ‘ik heb me nooit eerder gerealiseerd dat je bij het schrijven rekening moet houden met een lezer’.

Aan de andere kant sluipt lezergerichtheid er heel makkelijk in. In de cursus creatief dagboekschrijven die ik begin deze maand volgde, was het nadrukkelijk de bedoeling echt alleen maar voor jezelf te schrijven, het zogenaamde free writing. Maar je kreeg wel de kans om na dat schrijven de tekst voor te lezen. Dat hoefde niet, je mocht passen, maar het wel doen werd aangemoedigd.

Mij viel op dat de voorleesmogelijkheid het schrijven onmiddellijk beïnvloedde. Ik merkte het zelf, en de eerste die voorlas, las ‘… zoals Peter, mijn zoon van 17, zei…’ Het stukje tussen komma’s zou je bij freewriting nooit toevoegen. Je weet wie Peter is, immers. De toevoeging staat er alleen maar omwille van het publiek. Terwijl je alleen maar voor jezelf hoefde te schrijven!

Hoe kan dat nou: als het moet, lukt het niet, en als het niet hoeft, gaat het vanzelf. Vanwaar dat verschil? Ik denk aan twee dingen:

1. De directe nabijheid van de lezer maakt verschil. De tekst over Peter werd geschreven in aanwezigheid van de ‘lezers’, de andere cursisten, en ook onmiddellijk aan hen voorgelezen. Dat helpt natuurlijk: de lezer is geen abstractie.
2. Bij schrijven ‘om het echie’ staan tussenliggende gedachten lezergerichtheid in de weg. Daarmee bedoel ik dat schrijvers in de praktijk vaak worstelen met allemaal dingen die moeten en niet mogen in hun teksten die niets met de lezer te maken hebben. Om er een paar te noemen: ik moet wel echte schrijftaal gebruiken, ik mag geen ik gebruiken, mijn tekst moet wel juridisch waterdicht zijn, ik mag geen spelfouten maken, ik moet wel als serieuze adviseur overkomen, ik moet het net zo doen als mijn baas, enzovoort, enzovoort. Door het ‘geweld’ van al die belemmerende gedachten gaat de natuurlijke, vanzelfsprekende lezergerichtheid verloren.

Door dat tweede punt treedt er dus een paradox op: juist door alleen voor jezelf te schrijven, verdwijnen al die moetens en mag-niets naar de achtergrond, en wordt die tekst lezergerichter. De kunst van lezergericht schrijven is dus dat je dingen afleert; belemmerende overtuigingen los laat. En dat je je interne criticus het juiste werk laat doen: wel letten op de inhoud, wel letten op lezergerichtheid. Free writing kan daarbij helpen; het is een manier om de interne criticus te temmen.

De ervaring van mijn trainingsdeelnemers sluiten hierbij aan. Als ze oefeningen met free writing doen, is de reactie elke keer weer: ‘Hé, dat is makkelijk, dat is leuk, en het is helemaal niet slecht geschreven… maar wel heel anders dan het echte schrijven’. Nou, dat laatste, dat hoeft dus niet!