Beter

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Viel dit weblog zomaar een week stil… ik was geveld door, tsja, een erge verkoudheid of een milde griep? Jammer dat virussen zich niet eerst voor komen stellen; ik was benieuwd of deze misschien Spaans sprak – want uit Mexico? Het vele hoesten schijnt een kenmerk zijn van die griep. Maar geen idee, en wat maakt het uit: inmiddels aan de beterende hand.

Mijn oog viel gister op iets aanverwants dat ook een stuk beter is geworden. Net als toen ik in oktober verkouden was, gebruik ik “Echinacea Extra Forte” druppels van het merk Bloem. Toen viel me op hoe slecht het tekstje op het flesje was; ik wijdde er een blogpost aan. Zouden ze die gelezen hebben? Want kijk nou, dit staat op mijn huidige flesje:

Echinacea Extra Forte is een weerstandsverhoger voor het hele gezin met een uitgebreide en krachtige invloed op het afweersysteem. Deze druppels kunnen door alle gezinsleden van klein tot groot gebruikt worden om de weerstand te verhogen. Het hoofdbestanddeel is Echinacea. Dit bekende plantenextract activeert het immuunsysteem van het lichaam. Verder bevatten de druppels de extracten van Cat’s Claw en Plantago die de invloed van Echinacea goed ondersteunen.

Volgens mij is het nog steeds wat te moeilijk (systeem, extract) en ontbreken er een paar komma’s (achter gezinsleden en groot, en achter Plantago) en kan het hier en daar nog steeds beter, maar het is wel een heel grote stap vooruit ten opzichte van de vorige versie. Mij spreekt de nadruk op gezin en ‘van klein tot groot’ niet zo aan, maar dat is een marketingkeuze natuurlijk.

Op mijn Sensodyne-tandpasta-tubes staat al jaren- nee, decennia-lang dezelfde manke opsomming. Goed om te merken dat er bedrijven zijn die hun teksten wél verbeteren.

Vorderingen

Louise Cornelis Geplaatst op door 1

Even een updateje weer over de roman die ik aan het (her-)schrijven ben. Laatste nieuws hier was begin november, toen ik constateerde dat ik niet meer tevreden was over het eind. Het heeft even geduurd, mede door drukte met m’n ‘gewone’ werk, maar net vandaag heb ik het nieuwe einde afgemaakt – dankzij de rustige periode rond de feestdagen. Naast drukte speelde ook ertegenaanhikken een rol: het is best een heftig einde geworden, en ik vond dat niet makkelijk om te schrijven. Het is nu wel veel beter. Ik heb nu dus eigenlijk een nieuwe eerste versie: de inhoud staat nu wel op z’n plek. Ik ga de komende tijd een lichte redactieslag doen zodat het manuscript fatsoenlijk genoeg is voor de eerste proeflezer. Het zal wel weer niet zo heel hard gaan, gezien mijn overige werkzaamheden, maar ik meld met trots: het vordert!

… maar is dat wel genoeg?

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Als één van de eerste resultaten van het piramideprincipe-onderzoek raadde ik in mijn post van 16 december aan om de inhoudsopgave te voorzien van labels als ‘advies’ en ‘argument’. Reden hiervoor is dat lezers niet zomaar zien dat de inhoudsopgave van een piramidaal rapport een mini-samenvatting is, en dat ze in de war kunnen raken omdat in die inhoudsopgave geen woorden staan als ‘conclusie’ en ‘aanbevelingen’.

Het toevoegen van een paar woordjes aan de inhoudsopgave voor wat extra houvast heeft geen nadelen. De vraag is wel of het genoeg is. Het is nog steeds niet de houvast van de oude, vertrouwde structuur die aan het eind wél ‘conclusie’ en ‘aanbevelingen’ heeft. Misschien hebben lezers die het piramideprincipe niet kennen wel uitleg nodig over hoe zo’n afwijkende structuur in elkaar zit.

Daarnaar gaat één duo studenten een vervolgonderzoek doen. Ze doen dat in het kader van de afronding van het vak, waarvoor alle studenten nog iets moeten doen. De meesten doen gewoon de opdracht die ik bedacht en opgegeven had. Maar Jan en Fleur wilden liever nog een stap verder zetten met hun onderzoek. Erg leuk, en ik ben weer benieuwd wat eruit komt. Ze gaan de instructie in de inhoudsopgave in drie stappen opvoeren, en dan bekijken of de proefpersonen dan níet in verwarring raken van de piramidale structuur.

Overigens: als eruit zou komen dat een piramidaal rapport alleen met een flinke dot instructie toegankelijk is, zou ik dat wel een stevige domper vinden. Een echt goede structuur hoort voor zich te kunnen spreken, en is helder zonder meer. Het moet toch niet zo zijn dat het piramideprincipe alleen werkt voor ingewijden?

Is het allemaal wel de moeite waard?

Louise Cornelis Geplaatst op door 1

Ik typ de titel boven deze post en denk: hmm, zou ik het nieuwe jaar niet met een vrolijke noot moeten beginnen in plaats van met zo’n diep-filosofische vraag? Dus: gelukkig nieuwjaar, beste volgers!

Maar dan nu. Misschien wel de meest intrigerende vraag die overblijft na het onderzoek naar de effectiviteit van het piramideprincipe is: is het wel de moeite waard? Aan die vraag zitten twee kanten. Enerzijds is de inspanning groot. Het (leren) toepassen van het piramideprincipe is lastig, zo gaven de daarover geïnterviewde schrijvers aan. Op een schaal van 1 tot 10, waarbij 1 staat voor heel moeilijk, was er slechts één adviseur die zichzelf een zeven geeft. De rest zat rond de vijf – en het waren allemaal hoogopgeleide, slimme mensen. De adviseurs zeiden het lastig te vinden om de hoofdboodschap te formuleren, de informatie goed te rangschikken en de niveaus van de piramide te bepalen. Dat komt zo’n beetje neer op ‘alles’ . Piramidaal schrijven kost vooral in het begin veel tijd, en het kan onzekerheid met zich mee brengen: “Je wordt er onrustig van omdat je je afvraagt of je het wel helemaal goed hebt gedaan. Het gevaar is dat je er teveel tijd aan gaat besteden.”

Anderzijds is het onduidelijk of de lezers het piramideprincipe wel. Spontaan krijg je van lezers weinig feedback op de structuur van een tekst. Als je ze systematischer ondervraagt, zoals de studenten deden in een aantal experimenten, noemen ze kwaliteiten van goed gestructureerde teksten als zodanig, niet per se van volgens het piramideprincipe gestructureerde teksten. Immers, je hebt ook niet-piramidale, goed gestructureerde teksten. Alle bovengenoemde positieve effecten van het piramideprincipe zijn wellicht alleen maar effecten van een goede structuur zonder meer. Piramidale teksten zijn beknopt zijn, to-the-point, ze bevatten geen overbodige informatie, hun toon is direct en helder. Met de experimenten was het onmogelijk een onderscheid te maken tussen deze algemene kenmerken van goed geschreven teksten en het bijzondere van het piramideprincipe.

Door een methodologisch rapport piramidaal te herschrijven, verander je meer dan alleen het structureringsprincipe: de kwaliteit van de structuur verbetert, de tekst wordt korter, de toon directer. Dat is allemaal mooi meegenomen, maar dat kan allemaal ook zonder het (hele) piramideprincipe toe te passen. Sterker nog: van de twee apart onderzochte specifieke kenmerken van het piramideprincipe, hoofdboodschap voorop en de uit boodschappen bestaande inhoudsopgave, kwam alleen het eerste kenmerk als goed uit de bus; het tweede bleek problematisch.

Wat moeten we hier nu mee? Enerzijds is het natuurlijk een logische en belangrijke suggestie voor vervolgonderzoek: uitzoeken of het piramideprincipe de inspanning wel waard is.

Anderzijds zou het wel eens zo kunnen zijn dat de grootste winst van het piramideprincipe is dát het schrijvers dwingt tot vooraf goed nadenken over de structuur van de tekst, tot in detail. Dat is, zo bleek uit de interviews, wat de schrijvers aangeven te doen (“Het is goed dat je bij het piramideprincipe eerst even nadenkt over hoe ziet het eruit en wat is nou het belangrijkste wat je wilt vertellen, ik denk dat dat veel toevoegt”). Er is geen enkele andere structureringsmethode die daarin zo ver gaat. Veelgebruikte structureringswijzen als de ‘vaste structuren’ en het methodologische indelingsprincipe geven alleen een methodiek de structuur op hoofdstuk-niveau. Het piramideprincipe is inzetbaar tot op het niveau van de afzonderlijke alinea of opsomming. Zo diep doorstructureren werpt wellicht wel zijn vruchten af. Als het piramideprincipe de manier is om tot goed gestructureerde, beknopte teksten te komen, dan is het dus toch de moeite waard.

Datzelfde geldt indien het toepassen van het piramideprincipe helpt bij het schrijven in een directe stijl. Misschien is het wel het enige structureringsprincipe waardoor óók de stijl verbetert. En ook dan is het dus de moeite waard. Ook daarin het principe wellicht uniek: het maakt schrijvers lezergerichter. Zoals één geïnterviewde het verwoordde: ‘Je verdiept je je in de gesprekspartner, in je de klant. Je leert klantgerichter schrijven.’

Misschien moet er een piramideprincipe ‘light’ ontwikkeld worden, dat wel zorgt voor een beknopte en heldere tekst, maar wat minder moeilijk is om helemaal toe te passen. Het is voorstelbaar dat er in sommige organisaties de lat minder hoog gelegd wordt dan wat Minto vereist. Op basis van ons onderzoek is niet mogelijk een grens te trekken ‘tot hier het piramideprincipe toepassen is wel goed genoeg’. Wel lijkt het zinvol om deelnemers aan trainingen enerzijds aan te moedigen om hun structuur goed te doordenken, en anderzijds de eisen iets te beteugelen: een goede structuur is goed genoeg; de perfecte structuur bestaat niet.

Terechte aarzeling bij slecht nieuws

Louise Cornelis Geplaatst op door 1

In geval van ‘slecht nieuws’ aarzelen veel schrijvers bij het voorop plaatsen van de hoofdboodschap: is dat niet wat al te hard en direct? Uit het piramideprincipe-onderzoekscollege kwam dit op twee manieren aan de orde: de geïnterviewde recentelijk getrainde gebruikers van het principe spraken zich erover uit (“Sommige situaties vragen om een minder directe aanpak, bijvoorbeeld als je weet dat de klant het niet eens is met je advies” zei er één), en in één van de op lezers gerichte experimenten ging het er specifiek over. Uit dat experiment bleek dat de aarzeling terecht is.

In dat experiment hadden de studenten (Rianne en Rosalie) twee versies gemaakt van een adviesbrief aan het faculteitsbestuur over de openingstijden van de kantine, met daarin het advies die te beperken (‘slecht nieuws’) dan wel te verruimen (‘goed nieuws’). De brieven waren hetzelfde van structuur, opbouw en schrijfwijze.

De proefpersonen waren allemaal studenten aan de desbetreffende faculteit, onderverdeeld in gebruikers en niet-gebruikers van de kantine. Ze kregen één van de brieven voorgelegd, met daarbij een aantal vragen over de begrijpelijkheid van de hoofdboodschap, hun acceptatie van de boodschap en de toon/beleefdheid van de tekst die in de vorm van een interview werden afgenomen.

In het experiment werd de positieve brief unaniem positief beoordeeld, in termen als ‘helder’ en ‘duidelijk’. De negatieve brief lag een stuk moeilijker: ‘dwingend’, ‘geforceerd’ en ‘opgelegd’ waren de gebruikte woorden. Maar liefst zeven van de acht respondenten hadden een negatief oordeel over de toon. Eén van de respondenten zei: “Het is niet onbeleefd gebracht, maar het advies staat al helemaal vast.” Betrokkenheid (wel of niet vaak gebruik maken van de kantine) maakte daarbij niet uit.

Wat verder nog opviel, was dat de respondenten in de positieve brief allemaal feilloos de hoofdboodschap aanwezen; in de negatieve brief hadden ze daar meer moeite mee.

Wat concluderen we hieruit? Dat de inhoud van de boodschap gevolgen heeft voor de waardering van de vorm van de brief. Bij ‘goed nieuws’ kun je recht-toe-recht-aan schrijven. Bij ‘slecht nieuws’ kan het handig zijn om de directheid van het piramideprincipe te compenseren, en is het wellicht ook nodig om extra maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat de beoogde boodschap overkomt.

Daarmee pleit ik er niet voor om bij slecht nieuws de hoofdboodschap maar achterop te zetten. Dat is zelfs in strijd met de regels voor het geven van slecht nieuws. Wel is er wat te doen met formuleringen, praten, en ‘positieve beleefdheid’ (het creëren van voldoende common ground).

Over de mogelijke onbeleefdheid van het piramideprincipe zette ik eerder tijdens het college al wat op een rijtje. Het meeste daarvan onderschrijf ik nog steeds. Ik ga alleen schrijvers wel wat vaker gelijk geven in hun zorgen en hun angst, om ze vervolgens te laten nadenken over hoe ze duidelijk en helder kunnen zijn, én netjes met hun lezer om kunnen gaan.

God verbogen

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Eén van de leuke dingen van taalkundige zijn is dat als de inhoud van iets je niet interesseert, je altijd nog naar de vorm kan luisteren en taalkundige observaties kan doen. Vanochtend had ik er één, waarvan ik dacht: het is heel logisch, maar toch klinkt het vreemd in mijn oren.

Ik ben vanochtend naar een viering geweest in het kader van Taizé Rotterdam. We zijn gastgezin en hebben twee Oekraïense dames te logeren (Oekraïne is daarmee hét land van 2010 voor mij – zie hier), van de in totaal 30.000 bezoekers aan onze stad. Vanochtend was ik met hen mee naar de plaatselijke dienst. De Grote Kerk van Overschie zat vol met jongeren uit allerlei landen. Voordat het begon, vond ik dat al een feest: een soort Toren van Babel in dit hoekje van Rotterdam. Zo’n gebedsdienst gaat ook in verschillende talen. Engels en Italiaans kon ik goed herkennen; met de Slavische talen heb ik daar iets meer moeite mee, ik identificeerde Pools, Russisch en Oekraïens, en een mij verder onbekende Zuid-Slavische taal, die ik alleen als zodanig herkende omdat er een paar keer het woord Bok in voortkwam, in die talen het woord voor God – en het enige woord dat ik dan tussen alle st, sjt, stsj, en sjst herken.

Nou is Bok voor God voor ons al grappig genoeg, maar wat me trof, was het dat óók een paar keer Boku werd: God in een naamval. Natúúrlijk wordt het woord God ook verbogen, we doen het zelf ook als we er een s achter plakken – en toch keek ik even verbaasd op.

God verbuigen, het is toch een beetje vreemd.

Top en bodem

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Even iets anders tussendoor, wel naar aanleiding van het piramideprincipe-onderzoekscollege, maar niet zozeer een resultaat daarvan, daarmee ga ik morgen (ofzo) weer verder. Dit keer een observatie die ik deed aan het werk van de studenten, waaruit blijkt dat de top en de bodem van de piramide het lastigste zijn.

De laatste weken moesten de studenten de resultaten van hun onderzoek beknopt en piramidaal opschrijven. Wat me opviel, is dat bij de meeste uitwerkingen er twee problemen waren:

  • De hoofdboodschap was onvoldoende ver ‘doorgeduwd’. De hoofdvraag van het college was: ‘is het piramideprincipe effectief?’ Ik wil dan dus graag als top van de piramide daar een uitspraak over. Dat bleek vaak ook wel mogelijk, maar daar moest ik dan dus wel even tegenaan duwen, zeg maar: ik heb vaak de feedback gegeven: ‘en wat betekent dit nu in het licht van de hoofdvraag van ons onderzoek?’ Anders gezegd, in piramidale termen: ‘synthetiseer dit eens naar een hoger niveau’. Dat lukte dan meestal wel goed.
    Ik snap wel waarom dit punt lastig is: je moet er een soort ‘sprong’ voor maken, net een beetje verder van de data verwijderd, net wat speculatiever. Je moet ervoor durven interpreteren. En je moet ook nog eens het eigen deelterrein, met de eigen deel-onderzoeksvraag, overstijgen. Dat is een hele kunst, eentje die ook schrijvende professionals lastig vinden (zo bleek uit het onderzoek – ik kom daar binnenkort op terug).
    Een kunst ook waarvan het logisch is dat ik hem beter beheers dan studenten. Ik ging me ineens projectleider voelen: die doen dat ook, die stap verder zetten op basis van de data die hun analysten hebben aangeleverd.
    Nu ik over de resultaten aan het schrijven ben, ervaar ik dat weer zo: ik zit nog wat aan piramides te schuiven, interpreteer hier en daar iets anders, leg andere accenten… precies de dingen die schrijvende professionals soms zo vervelend vinden als hun baas dat doet: simsalabim… en de hele structuur staat op z’n kop en van hun eigen werk is niet veel meer te herkennen.
    Meer en meer ga ik zien hoe zeer tekst een tijdelijke tussenstap is in denk- en praatwerk, en niet iets definitiefs (wat ik leerde van de thesis die ik in het kader van het college las, en waarover ik eind oktober schreef). Het zou veel frustratie schelen als dat ook in organisaties duidelijker was.
  • De boodschappen waren soms onvoldoende gegrond in concrete data. In piramide-termen: de onderste laag leek te ontbreken. Dan stond er bijvoorbeeld wel dat ‘veel respondenten moeite hadden met…’ maar dan wil ik natuurlijk wel weten: hoe veel is veel? Hoeveel van de hoeveel? Een belangrijke onderzoeksmethode was interviewen, en in sommige uitwerkingen miste ik citaten, de eigen woorden van de respondenten. Daarmee gaat dit soort kwalitatief onderzoek leven.
    Ook dit probleem begreep ik wel: ik had een strenge ruimte-beperking opgegeven. Te streng, bleek gaandeweg. Nouja, inmiddels is het me wel gelukt alles weer in te korten tot de lengte die ik eerst voor ogen had, maar dat is omdat ik nu beter kan selecteren en alle overlappen kan zien. Voor de meeste studenten was het te veel gevraagd om op minder dan een A4 een beknopt, maar representatief verhaal te vertellen van hun hele onderzoek.
    De lengte varieerde wel wat: hoe helderder de uitkomst, des te korter kon het verslag zijn. Dat doet me denken aan wat ik wel eens zeg als er gevraagd wordt om kortere teksten (‘het moet op één A4 passen’): soms is de werkelijkheid zo complex dat het verhaal erover niet tot één A4 beperkt kan blijven. Oftewel: als Einstein z’n relativiteitstheorie op één A4 had gezet, had helemaal niemand het begrepen.

Vraag je lezer

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Eén van de dingen die duidelijk naar voren zijn gekomen uit de resultaten van het piramideprincipe-onderzoekscollege is dat lezers verschillen in hoe ze piramidale rapporten ervaren. Een paar voorbeelden:

  • Waar sommige lezers de beknoptheid van een piramidale tekst waarderen, ervaren anderen dat als ‘onprofessioneel’: een adviesrapport ‘hoort’ in hun ogen meer informatie te bevatten en misschien zelfs wollig geformuleerd te zijn. Anders gezegd: voor sommige lezers voldoet een piramidale tekst niet aan hun normen en verwachtingen voor een adviesrapport.
  • Waar sommige lezers de heldere structuur waarderen, vinden anderen een piramidaal rapport zelfs ongestructureerd, vanwege het ontbreken van de vertrouwde woorden als conclusie en aanbevelingen. (Hierover schreef ik vorige week al iets).
  • Waar sommige lezers een piramidale brief met ‘slecht nieuws’ als onvriendelijk ervaren, hebben andere lezers daar geen moeite mee.

Voor de prakijk betekent dit: ga goed na wat de voorkeuren zijn van de lezer(s) voor wie je schrijft. Eén belangrijk punt om na te gaan lijkt de vertrouwdheid met het piramideprincipe: de eerste twee punten van hierboven hebben daarmee te maken. In het algemeen: lezers die niet vertrouwd zijn met piramidale adviesrapporten waarderen piramidale teksten lang niet allemaal. Pas dan dus op. Sowieso is het helemaal niet gek om met de lezer in gesprek te gaan over diens communicatie-voorkeuren, en niet klakkeloos een rappor te schrijven ‘zoals je dat altijd doet’.

Het laatste punt laat zien dat het terecht is om in het geval van slecht nieuws voorzichtig te zijn met het piramideprincipe. In het algemeen was de waardering voor de beleefdheid van een piramidale slecht-nieuws-brief niet slecht, maar er waren lezers die de brief onvriendelijk en onprofessioneel vonden. In het algemeen is er dus bij slecht nieuws geen reden om, bijvoorbeeld, de hoofdboodschap achterop te zetten, maar voor sommige lezers is dat misschien toch beter. Een alternatief is: zorgen dat je voldoende andere vriendelijke en professionele tekstkenmerken in de tekst verwerkt. En hoe weet je wat je moet doen? Nou, opnieuw: door met je lezer te praten, bijvoorbeeld eens een concept of voorbeeld voor te leggen.

Extra voordeel van het praten met je lezer: mocht die nog niet vertrouwd zijn met het piramideprincipe, dan wordt hij of zij dat alsnog, doordat je wat kunt uitleggen.

Deze resultaten laten nog één ander aspect van het college zien, meer voor onderzoekers dan voor schrijvende professionals: gemiddelden zeggen niet zo veel. Bij één onderzoek (dat van Lyjanne en Roos) scoorde de piramidale versie van een rapport gemiddeld slechter dan de methodologische variant (klein verschil). Bij betere beschouwing bleken de scores van het piramidale rapport veel verder uit elkaar te liggen dan van de methodologische: piramidaal scoorde zowel vieren als achten en gemiddeld een 6,5; methodologisch kreeg alleen zevens (grof gezegd). Bij analyse van de data bleek ‘m dat vooral te zitten in de tweede bullet van hierboven: sommige lezers ervoeren een gebrek aan structuur. Bij de lezers die de piramidale structuur wel doorzagen, scoorde die tekst stelselmatig hoger dan de methodologische versie.

Verschillen tussen lezers en dan echt goed gaan kijken naar wat hen beweegt, daarvoor is kwalitatief onderzoek geschikter dan kwantitatief. Oftewel: soms is meten helemaal niet weten.

100 verboden woorden

Louise Cornelis Geplaatst op door 2

Leuk: http://www.bureauzuijdgeest.nl/site/info_top100.html, een inventarisatie van de woorden die sinds 1961 door schrijfadviseurs afgeraden worden, variërend van archaïsche als amoveren tot managementjargon als pro-actief: onbegrijpelijk, aanstellerig en ergerlijk taalgebruik. De lijst staat er niet om je aan te houden, niet als serieus ‘verbod’ dus, maar om te laten zien dat ondanks dit soort schrijfadviezen het gebruik hardnekkig is. Het aanleggen van verboden-woorden-lijsten is zinloos, zo concludeert Peter Zuijdgeest:

Veel modewoorden zijn een veel langer leven beschoren dan taalpublicisten lief is. Ze zijn misschien niet duidelijk, mooi of origineel maar voorzien kennelijk in een behoefte. Doen ze dat niet of niet meer, dan verdwijnen ze vanzelf.

Interessant vind ik dan: waar komt die behoefte vandaan? Laatst hoorde ik ook weer van iemand een ‘missie’ die zo aan elkaar hing van nietszeggende jargonwoorden (ik herinner me synergie – hé, dat staat niet in de lijst!) dat ik dacht: hoe kan het zijn dat de bedenkers hiervan menen dat ze zo echt wat zeggen?

Een nadeel van de verbodslijsten is dat ze schrijvers kunnen blokkeren. Daar ben ik het mee eens, met de nuance dat het is aan te leren om je bij het doorschrijven (uitschrijven van de 1e versie van de tekst) van geen enkel verbod iets aan te trekken, en bij het redigeren (herschrijven tot de 2e versie van de tekst) wel.

Blijft over dat zulke lijstjes vermakelijk zijn – en dat lijkt me een mooi besluit, zo vlak voor de kerst!