Aan dat verhaal van laatst over wat het verschil is tussen de woorden uit het analytische en communicatieve domein (de vertaalslag ‘so what’) is het goed nog een ander plaatje toe te voegen.

Als je denkt dat structureren het op een rijtje zetten van bevindingen is of het bewerken van een conclusie, denk je namelijk mogelijk ook dat je moet wachten totdat je met die bovenste lijn klaar bent voordat je kan gaan nadenken over je rapport of presentatie. Dat kan, maar veel beter is het om er écht twee parallelle processen van te maken, zo (ook weer een plaatje uit een trainingspresentatie):

Je werkt dan dus vanaf het begin aan een hypothetische piramide, inclusief hypothetische hoofdboodschap. Drie voordelen:

• Het structureren is aan het eind niet zo’n grote toer meer. Want dat kan het zijn als je wacht tot vlak voordat het rapport eruit moet. Uiteindelijk kan het zo schelen in tijd, en zeker in stress en daarmee ook in de kwaliteit van de structuur.
• Het werken aan de piramide houdt je analytische werk mee op koers. Als je bijvoorbeeld merkt dat één tak van de piramide nog onvoldoende ver is uitgewerkt, weet je dat je het onderzoek daarop moet richten.
• Het geeft meer houvast voor waar je eigenlijk mee bezig bent. Ik heb gemerkt dat vooral junior teamleden daar veel baat bij hebben: aha, dus dát is het verhaal, dát is de samenhang van wat we aan het doen zijn. Dat helpt en ze leren ervan. Ook een toevallig langskomende opdrachtgever kan het vaak wel waarderen als er al een begin van een verhaal is.

Je kunt het dan dus gaandeweg het adviestraject over beide processen hebben met elkaar, en dan is het wel handig als beide eigen woorden hebben, zodat je weet waar het over gaat. Dus ook het voordeel van het parallelle proces vraagt om verschillende benamingen: conclusie/bevinding bij het bovenste proces, hoofdboodschap/argumentatie/onderbouwing bij het onderste.