Septemberserie (1): hoe je het noemt, maakt uit
Ik corrigeer met enige regelmaat de woorden van de mensen met wie ik werk aan het structureren: van conclusie maak ik hoofdboodschap en van bevindingen maak ik argumenten of onderbouwing ofzoiets. Dat klinkt wel eens wat zeikerig, maar ik vind het belangrijk: houd de verschillende domeinen uit elkaar. Ik leg het hieronder uit.
Adviseurs en aanverwante schrijvers doorlopen twee gedeeltelijk parallelle processen: het analytische (onderzoek doen, gegevens verzamelen, daar conclusies uit trekken) en het communicatieve (structureren, schrijven). Bevinding en conclusie zijn woorden die horen bij dat eerste proces: bij de uitkomsten daarvan. Bij het tweede proces draait het om boodschappen, argumenten e.d.
Het verschil tussen een boodschap of argument enerzijds en een bevinding of conclusie anderzijds is dat je om van het analytische naar het communicatieve domein te gaan, je nog een vertaalslag moet maken: die van interpretatie, betekenisgeving (‘so what?’). Je kunt prima bevindingen op een rijtje zetten, maar daarmee heb je nog niet gezegd wat ze betekenen, en precies dat is nodig om er een ‘verhaal’ van te maken. De samenhang in dat verhaal ontstaat door de vraag-antwoord-dialogen van de piramide: waarom/hoe en ‘so what’.
Als je praat en denkt in termen van het analytische domein, kun je die vertaalslag als het ware vergeten. Ik zie dat wel eens gebeuren: dan is een adviseur ‘bevindingen’ logisch aan het ordenen, maar niet bezig met ze samen te brengen in een betekenisvol verband: als antwoorden op een waarom-vraag onder de hoofdboodschap.
Als je goed voor ogen hebt dat dat is wat structureren van je vraagt, wordt het soms makkelijker. Laatst worstelde iemand met de oorzaak-gevolg-relaties in de resultaten van het onderzoek, een vraag die gewoon verdween toen het argumenten werden.
Maar die ‘so what’ kan het ook lastiger maken: piramidaal rapporteren is iets anders dan ten opzichte van traditioneel rapporteren de inhoud op een andere plek zetten. In trainingen gebruik ik wel eens dit plaatje om dat uit te leggen, het gaat dan vooral om die pijl:
Tot slot: ook aanbevelingen is een woord uit het bovenste domein. Het wordt immers meestal zo gebruikt dat het de praktische dingen zijn die je bedenkt na de conclusie, en zo staat het dan ook in traditioneel opgebouwde rapporten: helemaal aan het eind, en vaak met maar een beperkt verband met wat eraan vooraf is gegaan. Dat moet van het piramideprincipe anders en bovendien ‘ademt’ dan de hele structuur advies, niet alleen een slot-hoofdstuk. Structureren is dus ook iets anders dan aanbevelingen ordenen.
Reacties
Septemberserie (1): hoe je het noemt, maakt uit — Geen reacties
HTML tags allowed in your comment: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>