Veel schrijvers in organisaties worstelen met de verplichte nummers: maand-, kwartaal- en andere voortgangsrapportages, allerlei plannen in verplichte formats en dergelijke. Ze schrijven kost veel tijd, het goed piramidaal doen gaat amper, het is vaak onduidelijk wat de ontvangers ermee doen, enzovoort.

De laatste tijd kreeg ik een paar keer de vraag hoe ‘best practice’ organisaties dat soort teksten schrijven.

Nou, simpel: niet.

Ik bedoel: in de organisaties waar ik kom die volgens mij het beste schrijven, zie ik nooit dat soort ‘moetjes’ voorbijkomen. Dat zijn allemaal redelijk platte en veelal projectgestuurde organisaties waar de projectleider verantwoordelijk is voor het reilen en zeilen. Die is meewerkend voorman/-vrouw, zit dus bovenop het werk en is onderdeel van het team – die heeft geen rapportages nodig. Hij/zij hoeft ze ook niet te schrijven, want de managementlaag erboven gaat uit van ‘geen nieuws is goed nieuws’. Die managers vertrouwen erop dat de projectleider zich wel zal melden als er iets belangrijks is, en zeker in geval van stront aan de knikker (‘management by exception’).

Vertrouwen, belangrijk woord.

Dat werd gister bevestigd. Ik was toen bij een presentatie van Mathieu Weggeman – sowieso erg de moeite waard: interessant en vermakelijk. Thema was ‘leiding geven aan professionals’, of nouja, Weggeman betoogde dat je aan 80 procent van de professionals eigenlijk helemaal geen leiding hoeft te geven. Die zijn gewoon goed in hun vak en ze willen hun werk goed doen, daar kun je als manager op vertrouwen.Hen in de weg zitten met allerlei controlemechanismen is alleen maar hinderlijk.

Weggemans voorbeeld was van een machinebouwer waar ingenieurs jarenlang aan een bijzonder nieuw product hadden gewerkt. Op het moment dat de machine gepresenteerd werd – op tijd, binnen budget –  begon de controller over enkele ontbrekende urenstaten en een doosje schroeven dat iemand uit eigen zak had betaald. Dan heb je dus echt je prioriteiten verkeerd.

Het laten invullen van checklists en rapportages en urenregistraties en noem maar op noemde Weggeman ‘infantiele bureaucratische nikserigheid’. In plaats van professionals dat soort moetjes te laten uitvoeren, raadde hij aan om op zoek te gaan naar gedeelde waarden die kunnen inspireren en die betekenis geven aan het werk. ‘Meer vonken in plaats van vinken’ was een van de one-liners die ik noteerde. 

Ik hoorde het met instemming, en met herkenning. Inderdaad, bij die organisaties die niet aan moetjes doen wordt gevonkt, zijn de gedeelde waarden belangrijk en de mensen goed met hun werk bezig.

Van Weggeman leerde ik ook nog een mooi acroniem voor hoe professionals veelal omgaan met moetjes: DELLE: durch einfach liegen lassen erledigt. Die ga ik onthouden. Ik geef zoiets wel eens als advies mee namelijk: heb je echt niks zinnigs te zeggen in je moetje-rapportage, doe het dan niet. Laat liggen, dus. Als je manager dan komt zeuren, kun je het gesprek wellicht op dat vertrouwen brengen.

De soort teksten die belangrijk zijn in een organisatie zeggen dus wat over de manier van leiding geven en over hoe veel vertrouwen er is. Niet moeten schrijven is een goed teken.