Ik had laatst een wat frustrerende ervaring die me inzicht gaf in hoe lastig schrijven in een organisatie kan zijn. Ik bedoel: ik hoor daarover veel verhalen, maar aangezien ik zelf al jaren een eenvrouwszaak ben, heb ik er weinig recente ervaring mee.

In een groepje waar ik met andere kleine zelfstandigen samenwerk, zegde ik toe een klein tekstje te schrijven met uitleg over een procedure. Zo gezegd, zo gedaan. Toen ik de anderen de tekst rondmailde, kreeg ik vooral reacties over de inhoud van de procedure. Ineens zagen de anderen dat het veel simpeler kon (ja, zo werkt het wel eens, iets zwart-op-wit zien). Dus ik de tekst aanpassen op basis van de nieuwe procedure. Rondgemaild. Toen klopte er volgens elk van de anderen iets anders net niet: vier wijzigingen. Met nog een paar extra van mij erbovenop om er tekstueel iets fatsoenlijks van te maken. Geprint, ter vergadering ingebracht. En toen moest het wéér anders, op een manier waardoor ik er geen fatsoenlijke tekst meer van kon maken… Ik voelde me zelfs enigszins aangetast in mijn professionaliteit: hallo, ik kan toch wel schríjven?! En jullie blijven maar doorgaan met commentaar leveren!

Ik heb het toen maar helemaal naar mijn eigen hand gezet; weg inspraak en democratie: de laatste versie geschreven, geprint, gekopieerd en verspreid. Geen commentaar op gehad.

Wat is het probleem, dus hoe kan ik dit generaliseren naar wat talloze schrijvende professionals overkomt?

1. Er moet al geschreven worden nog voordat men uitgedacht is. Of liever gezegd: door het schrijven gaat het denkwerk pas echt goed van start. Daar is niets mis mee, zo lang de schrijver maar niet denkt met de eerste tekst meteen het eindproduct afgeleverd te hebben. Ik herkende bij mezelf de fout waar ik het al zo vaak in trainingen over gehad heb: gehechtheid aan mijn eerste product. Dat was een lekker tekstje, het liep prima, de procedure stond er glashelder in, enzovoort. Maar, zo had ik moeten beseffen, het was nog geen (bijna) te publiceren tekst, nee, het was het begin van een denk- en samenwerkingsproces. En zo zijn er in organisaties talloze schrijvers die gefrustreerd terugkomen van de bespreking van hun eerste versie van het rapport met hun baas. Die bedenkt ter plekke dat het allemaal nog anders ligt, en dat moet er allemaal ook nog in verwerkt worden. Soms lijkt het wel nóóit goed!
2. Er willen te veel mensen hun zegje doen over de tekst. We is nou eigenlijk de baas? Mag de schrijver zeggen: ik doe het zo, en niet anders, want zo is het goed genoeg? Of bepaalt de baas dat? Of alle betrokkenen samen? Dat laatste is niet zo’n goed idee, hoe aardig het misschien ook is. Iedereen steeds maar opnieuw commentaar laten geven is voor een schrijver een grote inspanning. Bovendien wordt de tekst er vaak slechter van. Want iedereen wil zijn/haar zegje gehonoreerd zijn, en als je het ene aanpast vanwege commentaar van Pietje, heeft dat invloed op de passage waar Jantje wat over zei, dus moet je de nieuwe versie aan zowel Pietje als Jantje voorleggen. Die willen zich erin herkennen en soms zelfs per se nog een opmerking bij plaatsen… uiteindelijk blijf je zitten met iets waar de betrokkenen zich in herkennen, maar waar de lezer niet bepaald blij mee is. Mijn procedurebeschrijvinkje dijde bijvoorbeeld aanzienlijk uit.

De oplossing van beide problemen ligt niet in het schrijven zelf, maar in het maken van goede afspraken. Dat doen vind ik wel de verantwoordelijkheid van de schrijver. Hoe lastig het kan zijn, heb ik zelf net ervaren. Terugkijkend had ik duidelijker moeten zijn over dat ik wel inhoudelijk, maar geen tekstueel commentaar zou verwerken, en ik had misschien beter de eerste ronde commentaar per e-mail kunnen overslaan zodat het denkwerk op de vergadering had plaatsgevonden. Daarna had ik kunnen beloven: okee, ik verwerk het, en dat is het dan.

Voordeel van hoe het nu ging is dat het wel ging met veel openheid voor ieders inbreng. Dat kan ook een functie hebben. Het maakt het schrijfleven misschien niet makkelijker, maar dat is niet het enige wat telt.