Ik ben op verzoek van de redactie van Tekstblad bezig met een stukje over het schrijven van rapporten in Powerpoint. Ik zal het melden natuurlijk als het hier verschijnt. Dankzij een opmerking van een redacteur leerde ik er ook nog wat van. 

In het stukje gaat het over goede en twijfelachtige redenen om een rapport te maken in Powerpoint in plaats van gewone tekst te schrijven. Een twijfelachtige reden vind ik altijd dat klanten van adviseurs zeggen dat ze die lange geschreven rapporten beu zijn. Ik denk dan: een goed geschreven rapport is toegankelijk, ook als het lang is. En een Powerpoint moet ook goed gemaakt zijn, en dat is nog een hele opgave.

Maar, zo merkte de redacteur op, dat is niet het hele verhaal. Het punt is dat je een geschreven rapport op meerdere manieren kunt lezen. Een lang rapport hoef je niet helemaal van A tot Z te lezen immers, sterker nog: dat doet bijna niemand. Maar het kan wel. Een geschreven rapport stelt de lezers namelijk in staat hun eigen weg erdoorheen te vinden, net zoals bijvoorbeeld de krant dat doet. Maar een Powerpoint kun je eigenlijk maar op één manier lezen: zelf proberen wijs te worden uit de veel implicietere weergave en in de structuurloosheid van slide na slide na slide en bullet na bullet na bullet.

Een geschreven rapport kun je naar keuze ook selectief lezen of oppervlakkig, een Powerpoint dwingt één vorm van lezen af: met een boel interpreteerwerk. Goed punt – dat had ik niet zo scherp voor ogen, maar het is zeer zeker zo.

Vraag is alleen wat een adviseur ermee moet. Dit uitleggen aan de klant? Zo van: je kan en mag m’n tekst oppervlakkig of selectief lezen? Lastig. Zeker omdat ik weet dat veel zakelijke lezers toch ergens het gevoel hebben dat ze teksten helemaal, lineair moeten lezen (dat bleek uit scriptieonderzoek dat ik begeleidde, zie het artikel over zakelijke lezers in mijn gratis e-boek). En schrijvers denken er vaak ook zo over. Dat zijn illusies: irrationele normen. Maarja, praat als adviseur zo’n lezer daar maar eens van af. 

Lezers hebben zelf niet in de gaten dat een Powerpoint hen eigenlijk slechter bedient dan een geschreven tekst. Misschien moet je ze vragen: wil je je krant voortaan dan ook als Powerpoint?