Notitie of memo?
Laatst stond ik na een vraag in een training met mijn mond vol tanden. ‘Wat is het verschil tussen een notitie en een memo?’ was de vraag. Uuuhhh… Ik had eigenlijk geen idee. In die organisatie worden beide termen gebruikt voor beslissingsstukken. Dus als je wilt dat het management een bepaald besluit neemt, schrijf je daar een notitie/memo. De vragensteller vermoedde daar een subtiel verschil tussen.
Ik weet niet of er intern een betekenisverschil is. Dat kan: betekenissen zingen zich binnen bedrijven wel eens los. Ik kwam laatst ergens waar zo’n notitie/memo een ‘flap’ heet: ‘ze moeten hier op flappenschrijfcursus’. Ik begrijp dat als leren netjes op flipover-vellen te schrijven, maar dat was het daar intern dus niet.
Maar goed, terug naar die vraag, die ik alleen als buitenstaander kon beantwoorden. Nouja, een poging tot. Ik gaf uiteindelijk als antwoord dat ik memo vaker in bedrijven tegenkom en notitie bij de overheid, en dat ik het verder niet wist.
Ik heb het inmiddels opgezocht en dat laatste, ‘ik weet het niet’, bleek het beste antwoord. Er is zo weing betekenisverschil dat Wikipedia van notitie naar memo doorlinkt: notitie heeft geen eigen lemma en is dus hetzelfde als memo. Ook Van Dale (11e druk) heeft zeer vergelijkbare omschrijvingen: ‘korte nota of mededeling’ voor memo en ‘iets dat in het kort is opgesteld’ voor notitie.
Kort, daar gaat het om. Bij Wikipedia gaat het zelfs om een klein formaat, met 8 X 8 centimeter als voorbeeld. De beslissingsstukken van mijn opdrachtgever gaan gewoon op A4. Mag je dat wel memo/notitie noemen? Jahoor. Al noem je het onder elkaar flap – als iedereen maar begrijpt waar je het over hebt.
Hallo, toevallig houd ik mij momenteel bezig met de huisstijl van onze organisatie. Ook hier wordt onderscheid gemaakt tussen memo’s en notities. Het grootste verschil is dat de memo wordt gebruikt voor korte mededelingen terwijl de notitie vooral wordt ingezet als praatstuk dat ter informatie, ter discussie of ter vaststelling wordt ingebracht in een vergadering. Een notitie is bij ons dus niet per definitie kort.
mvg, N. de Vos
Beste mensen. Eens met Netty de Vos. Ook binnen ons bedrijf worden memo’s vaak gebruikt om korte mededelingen aan elkaar te doen of om elkaar aan iets te herinneren. Notitie’s bevatten een onderwerp die of besproken moet worden of met de bedoeling iets in gang te zetten. Dus een memo is altijd kort, het bekende kattebelletje en een notitie kan meerdere pagina’s bevatten en is altijd een praat stuk al dan niet over een nieuw onderwerp. Gr. Jan Timmer
Het verschil tussen een notitie en memo is me nu aardig helder.
Mijn vraag is nu wanneer gebruik je de term nota? Kan ik dit ook gebruiken bij het opstellen van een notitie?
Leuke vraag, ik weet het niet helemaal precies. Ik kom ‘nota’ weinig tegen. Bij mijn studie heb ik wel nota’s geschreven, een soort mini-scriptie. Verder produceert de overheid lijvige nota’s, zoals de nota die de N heeft gegeven aan Vinex. Ik ga er eens op letten!
Memo stampt af memoreren. Ergens nota van nemen wil zeggen, ergens kennis van nemen. Notitie is het maken van een aantekening. Met andere woorden:
– Een memo is een korte schriftelijke verhandeling waarin de lezer wordt herinnerd aan iets. Dat is meer dan alleen een mededeling.
– Een nota bevat kennis over een bepaald vraagstuk. Daarmee bevat een nota achtergrond- en detailinformatie ten aanzien van vastgesteld of nog vast te stellen beleid. Vanwege de aard van deze informatie (bijvoorbeeld, een verzameling van statistieken, adviezen, publicaties en wetten en regels, uitkomsten van enquêtes etc.) is het een lijvig stuk, soms een verzameling van meerdere rapporten, waarin samenhang is aangebracht, voorzien van conclusies en vooral aanbevelingen en daarmee de basis wordt neergelegd voor beoogd beleid, wet of regeling.
– Een nota kan worden aangeboden met een memo (in de zin van, bijvoorbeeld, de mededeling van lees dit eens) of met een notitie (met daarin een voorstel om kennis te nemen van deze nota of om deze nota bij de besluitvorming te betreken of dat er kanttekeningen worden geplaatst bij de inhoud van deze nota etc.)
De term memo komt vaak voor, zowel binnen de overheid als bij bedrijven en organisaties. Notitie komt minder voor, zeker binnen bedrijven en organisaties. De term nota komt met name voor binnen de overheid. Beter gezegd, dat komt niet voor binnen de gehele overheid, maar specifiek binnen het openbaar bestuur vanwege de wetgevende macht. Wel dat deze nota’s door ambtenaren worden voorbereid (in concept worden gemaakt en de ambtenaren de bestuurders helpen om dat stuk af te ronden).
In feite hebben we ook nog een vierde term, te weten Annotatie. Dat is ‘een aantekening bij’. Bijvoorbeeld, een juridisch verklarend commentaar op een beslissing van het gerecht. Door middle van een memo kan dit vervolgens intern (bij overheid, bedrijf of organisatie) onder de aandacht worden gebracht. Of, worden toegevoegd aan een nota. Of, bijlage zijn bij een notitie waarin het voorstel wordt gedaan om daarmee op een bepaalde met deze informatie voortaan om te gaan.
Ik hoop jullie hiermee verder geholpen te hebben.