Deel vier, of eigenlijk 3b. Want als deelnemers niet angstig vragen ‘maar wat als-ie niet verder leest?’, zeggen ze wel: ‘maar daar is de samenvatting toch voor?’ En dat gaat dus nog steeds over mijn bewering dat een lezer binnen 30 seconden de kern van een zakelijke tekst te pakken moet hebben.

Is een samenvatting daarvoor? Ja en nee. Een samenvatting kan zeker helpen, maar moet niet nodig zijn. Ik gebruik maar weer de krant als voorbeeld: daar hoeft geen samenvatting bij, en toch is efficiënt lezen mogelijk.

Een goed gestructureerde tekst heeft geen samenvatting nodig, en als je boodschaptitels gebruikt, leest de inhoudsopgave als een mini-samenvatting. Een samenvatting is ook niet voldoende: een slecht gestructureerd rapport is een zoekplaatje, en dat verhelp je er niet mee.

Je mag best een samenvatting toevoegen, en dat kan ook nog wel een beetje helpen bij het lezen van langere stukken. Als je een samenvatting toevoegt, doe het dan wel goed. Hier zijn een paar richtlijnen:

1. Zorg ervoor dat de samenvatting echt los staat van het hoofddocument. Als je de samenvatting los zou knippen, moet je nog twee zelfstandig leesbare teksten overhouden.
   (Toelichting: wat ik vaak zie gebeuren, is dat de functies van samenvatting en inleiding door elkaar zijn gaan lopen. Het eerste hoofdstuk heet dan ‘samenvatting’ en bevat de hoofdboodschap en daarnaast een willekeurige selectie uit inhoudselementen als aanleiding, vraagstelling en/of rest van het verhaal op hoofdlijnen. Het tweede hoofdstuk is dan meteen het eerste inhoudelijke hoofdstuk. Als je die twee stukken los zou knippen, ontbreekt in het hoofddocument onder andere de hoofdboodschap. En die is er dan dus ook niet in 30 seconden in te vinden!)
2. Bepaal voor welke lezer je samenvat. Dat kan dezelfde lezer zijn als het hoofddocument (zo’n samenvatting heet dan ‘representatief’), maar het kan ook een andere zijn. Dan krijg je bijvoorbeeld de executive summary bij een technisch document. De samenvatting is bedoeld voor de beslissers, de hoofdtekst voor de uitvoerenden. De samenvatting kan dan andere inhoudelijke accenten leggen dan het hoofddocument, en ook de opbouw kan verschillen.  
3. Beperk je. Oftewel: vat echt samen. Ik zie wel eens samenvattingen die amper korter zijn dan de hoofdtekst. Dat is natuurlijk zinloos. Wil je de lezer iets overzichtelijks bieden, beperk de samenvatting dan tot één kantje.

Samenvattend: een samenvatting is bij een goed gestructureerde tekst niet nodig! En bij een slecht gestructureerde tekst is het hooguit een lapmiddel, geen oplossing. Het is hooguit een nice to have, geen must have.

En nu deel drie van dit vervolgverhaal… want maandag borduurde ik al verder op een post van donderdag. Maandag zei ik dat het mogelijk maken van efficiënt lezen een keuze voor klantgerichtheid is. ‘Maar,’ hoor ik daar vaak op, ‘Stel dat de lezer dan na die dertig seconden niet meer verder leest?’ – en dat klinkt dan bangelijk.

Mijn eerste reactie daarop is: ‘Nou en?’ En dat licht ik dan toe door uit te leggen dat het mij geweldig lijkt voor je opdrachtgever als die in dertig seconden de kern te pakken heeft en dan klaar is: dat is pas efficiënt! Misschien betekent het ook dat je voortaan minder hoeft op te schrijven: dubbel efficiënt!

De schrijvers kijken dan altijd beteuterd. Dat begrijp ik wel. Heb je net zo veel moeite gedaan op je adviesrapport, is je lezer er in dertig tellen mee klaar. Dat is niet fijn. Soms zeggen ze dat ook wel: ‘Ik wil dat de lezer alles leest’. Nou, dat is een illusie. Ga maar weer eens na hoe je zelf leest. En bovendien: je hebt als schrijver geen enkel middel om de lezer ertoe te dwingen alles te lezen. De lezer is vrij. Je kunt hem of haar hooguit aanmoedigen om verder te lezen. Daar zijn trucs voor. Als je de hoofdboodschap bijvoorbeeld zo formuleert dat hij nieuwsgierigheid oproept, zal de lezer eerder geneigd zijn om door te lezen.

De bovenste kop van het NOS-nieuws op dit moment is ‘Honderden varkens in stal Schaijk gestikt’. Meteen denk ik: hoe kon dat nou toch gebeuren? En dan lees ik dus verder. Zo gemakkelijk gaat dat! Tenzij het me niet interesseert. Maar als je een rapport uitbrengt met een hoofdboodschap die niet interessant is voor de lezer, dan is er iets echt goed mis.

Meestal gaat het opwekken van nieuwsgierigheid met de hoofdboodschap vanzelf, want de hoofdboodschap is door zijn aard als overkoepelende uitspraak noodzakelijkerwijs altijd nogal algemeen en abstract. De concretere en interessantere inhoud bevindt zich meestal op het niveau eronder in de structuur, het niveau dat ik wel de ‘rode draad’ noem.

Grootste uitdaging is om geen open deur te formuleren. Laatst moesten deelnemers aan een training een hoofdboodschap formuleren als antwoord op de vraag ‘hoe kun je je het beste voorbereiden op een presentatie?’ Een hoofdboodschap als ‘Bereid je goed voor’ is dan een open deur, en die krijgt de lezer echt niet op het puntje van zijn stoel. Iets langer nadenken en brainstormen leidde bij alle deelnemers tot een inhoudelijke en dus interessante hoofdboodschap, die steeds de vraag opriep ‘en hoe doe je dat dan?’ Dan heb je de lezer waar je hem wil hebben. 

Dus die rode draad pikt een lezer heus wel mee. En als hij dan nog nader wil weten hoe die deel-adviezen uitgevoerd moet worden of waarom iets de beste oplossing is, dan leest hij nog verder – want zo zit een goed gestructureerd adviesrapport in elkaar. En op het moment dat hij stopt, mist hij alleen meer details, niet meer hoofdlijn.

Lezers lezen dus heus wel meer dan alleen de hoofdboodschap. Maar niet alles. Dat moet ook niet je streven zijn. Volgens mij wil je als schrijver van een adviesrapport graag de lezer beïnvloeden, je wilt impact hebben, zoals dat in het jargon heet. Een goed gestructureerd rapport stelt de lezer in staat eigen leeskeuzes te maken, op een manier die hem niet op het verkeerde been zet. En of hij dan 30, 300 of 3.000 seconden leest – dat doet er niet toe.

Ik hoorde nog een leuke anekdote van iemand (Tom, bedankt!) die als stadsverslaggever in Amsterdam had gewerkt. Het was zijn taak om de stapels disstertaties die ze op de redactie met regelmaat van de twee Amsterdamse universiteiten kregen aangeleverd, op de aanwezigheid van nieuws te onderzoeken. Daarbij ontdekte hij dat, zo er al iets nieuwswaardigs in het proefschrift stond, dat niet te vinden was in het laatste, meestal wat korte hoofdstuk ‘conclusies en aanbevelingen’. Die conclusies en aanbevelingen waren zo globaal en vaag dat een journalist er niets mee kon, en ze waren eigenlijk ook niet in relatie te brengen tot de probleemstelling van het onderzoek.

Toen zei hij:

De enige manier om het nieuws te achterhalen bleek het volledig doornemen en eigenlijk het analyseren te zijn van het veel langere, daaraan voorafgaande hoofdstuk, namelijk de resultaten. Daaruit kon je soms heel leuke dingen halen.

Tsja. Het sluit aan bij de ervaring die ik heb met slecht gestructureerde adviesrapporten. Dan sla ik de bladzij om naar de ‘conclusies en aanbevelingen’ en dan denk ik ‘huh, ging het daarom?’ Of ik laat trainingsdeelnemers de hoofdboodschap zoeken in zo’n rapport, en dan vinden ze hem niet, of ze vinden allemaal een andere…

Goed gestructureerde teksten… ze zijn zeldzaam! En één check die je zelf altijd kunt doen, is iemand anders de hoofdboodschap in je tekst te laten zoeken. Geef hem/haar daarvoor 30 seconden. Niet gelukt? Dan heb je nog werk te doen!

Een tijdje geleden kondigde ik aan dat ik zou meedoen aan de ‘Middag van het ik’, een symposium op de Universiteit Leiden, en dat ik hier zou rapporteren wat die middag, afgelopen vrijdag, op zou leveren.

Welnu, dat was niet zo heel veel. Nouja, niet voor schrijvende professionals. Ik heb me zelf prima vermaakt. Ik kon me eigenlijk niet herinneren wanneer ik voor het laatst letterkundige praatjes bij had gewoond, bijvoorbeeld, en dat was wel weer eens leuk, bijvoorbeeld over de vraag wanneer een tekst een autobiografie is. Ook het interview met Hermans-biograaf Willem Otterspeer was boeiend en motiveerde me om weer eens wat meer van Hermans te gaan lezen – want ook daarvan kon ik me niet heugen hoe lang het geleden was.

Maar praktisch nut voor schrijvers in de praktijk was er niet zo veel. Het enige wat ik hier te melden heb, komt voort uit mijn eigen praatje, over het probleem van ik in zakelijke brieven. Ik had daar al eerder over nagedacht en op dit blog over geschreven. Er weer eens fris over nadenken leverde op dat ik nu scherper inzie dat als ik registeraccountants-in-opleiding uitdaag om ik te schrijven in hun brieven, ik hen uit drie comfort zones tegelijk trek:

1. Het comfort van de conventie, de oude schoolmeester-schrijfwijsheden, voor wie ik in een zakenbrief taboe is  – grappig genoeg ging het tijdens de Middag van het Ik ook  nog over brieven uit de 17e en 18e eeuw, en daarin komt bijna geen ik voor, uit diezelfde conventie.
2. Het comfort van het conformeren. Want ‘zo gaat het nou eenmaal bij ons op het kantoor’ of ‘zo hoort dat voor een register-accountant’ geeft natuurlijk ook de broodnodige veiligheid voor iemand die nog bezig is de hiërarchische ladder te beklimmen, oftewel: die midden in het socialisatieproces tot accountant zit.
3. Het comfort van de veiligheid van de vakinhoud. Ik en ook u durven schrijven hoort bij het aangaan van een echte adviesrelatie, bij niet meer alleen de cijfers en getallen oplepelen, maar iemand persoonlijk verder helpen. Voor elke jonge adviseur is dat een beetje eng, want je bent van huis uit vakspecialist en nu moet je je met mensen bezighouden, een relatie aangaan.

Er zou hier misschien nog een vierde comfort zone achter passen: die van het juridisch ingedekt zijn. Dat is immers wat er zo vaak geroepen wordt ter verdediging van stroef schrijven: anders is het niet juridisch waterdicht. Maar als je daar goed naar gaat kijken, met een jurist erbij, kan er eigenlijk altijd best wel wat (dat blijkt ook uit onderzoek): waar een wil is, is een weg. Het roepen van ‘zo moet het want anders is het niet juridisch waterdicht’ is een teken van weerstand tegen verandering, van verzet tegen die drieledige bedreiging van de zekerheid en veiligheid van de nog relatief onervaren schrijvers.

Het lijkt zoiets kleins: ik gebruiken of niet in een brief. Maar er zit veel achter. Vandaar ook dat het zo veel oproept in trainingen. Het stukje dat ik schreef in juli 2008 was gebaseerd op een zeer verhitte discussie in een training. Ik begrijp steeds beter waarom de emoties toen zo hoog op konden lopen…

Even een lijntje leggen van eergister naar eerder deze maand. Gister constateerde ik dat lezergerichtheid hartstikke lastig is, en dat zie ik ook om me heen als ik schrijftrainingen geef. Dieptepunt daarvan was die keer dat een deelnemer verzuchtte ‘ik heb me nooit eerder gerealiseerd dat je bij het schrijven rekening moet houden met een lezer’.

Aan de andere kant sluipt lezergerichtheid er heel makkelijk in. In de cursus creatief dagboekschrijven die ik begin deze maand volgde, was het nadrukkelijk de bedoeling echt alleen maar voor jezelf te schrijven, het zogenaamde free writing. Maar je kreeg wel de kans om na dat schrijven de tekst voor te lezen. Dat hoefde niet, je mocht passen, maar het wel doen werd aangemoedigd.

Mij viel op dat de voorleesmogelijkheid het schrijven onmiddellijk beïnvloedde. Ik merkte het zelf, en de eerste die voorlas, las ‘… zoals Peter, mijn zoon van 17, zei…’ Het stukje tussen komma’s zou je bij freewriting nooit toevoegen. Je weet wie Peter is, immers. De toevoeging staat er alleen maar omwille van het publiek. Terwijl je alleen maar voor jezelf hoefde te schrijven!

Hoe kan dat nou: als het moet, lukt het niet, en als het niet hoeft, gaat het vanzelf. Vanwaar dat verschil? Ik denk aan twee dingen:

1. De directe nabijheid van de lezer maakt verschil. De tekst over Peter werd geschreven in aanwezigheid van de ‘lezers’, de andere cursisten, en ook onmiddellijk aan hen voorgelezen. Dat helpt natuurlijk: de lezer is geen abstractie.
2. Bij schrijven ‘om het echie’ staan tussenliggende gedachten lezergerichtheid in de weg. Daarmee bedoel ik dat schrijvers in de praktijk vaak worstelen met allemaal dingen die moeten en niet mogen in hun teksten die niets met de lezer te maken hebben. Om er een paar te noemen: ik moet wel echte schrijftaal gebruiken, ik mag geen ik gebruiken, mijn tekst moet wel juridisch waterdicht zijn, ik mag geen spelfouten maken, ik moet wel als serieuze adviseur overkomen, ik moet het net zo doen als mijn baas, enzovoort, enzovoort. Door het ‘geweld’ van al die belemmerende gedachten gaat de natuurlijke, vanzelfsprekende lezergerichtheid verloren.

Door dat tweede punt treedt er dus een paradox op: juist door alleen voor jezelf te schrijven, verdwijnen al die moetens en mag-niets naar de achtergrond, en wordt die tekst lezergerichter. De kunst van lezergericht schrijven is dus dat je dingen afleert; belemmerende overtuigingen los laat. En dat je je interne criticus het juiste werk laat doen: wel letten op de inhoud, wel letten op lezergerichtheid. Free writing kan daarbij helpen; het is een manier om de interne criticus te temmen.

De ervaring van mijn trainingsdeelnemers sluiten hierbij aan. Als ze oefeningen met free writing doen, is de reactie elke keer weer: ‘Hé, dat is makkelijk, dat is leuk, en het is helemaal niet slecht geschreven… maar wel heel anders dan het echte schrijven’. Nou, dat laatste, dat hoeft dus niet!