Duikt zeer regelmatig op: het woord ‘saai’ vóór ‘rapport’. Vorige week vond ik er weer één, in de Viva, dodelijk saai nogalliefst:

Nou is het ook zo dat ik in de praktijk een heleboel saaie rapporten zie. sterker nog, als ik met één woord een gemiddeld adviesrapport moet typeren, is het dat: ‘saai’. Met twee: ‘grijze muizen’. Wat zonde!

Wat zou het leven in organisaties een stuk aangenamer zijn als iedereen eens zou ophouden met het schrijven van saaie rapporten. Toetsenbordtape is een lapmiddel, en werkt zeker niet voor de lezer. Dit wel:

• Houd op met schrijven ‘omdat het moet’. De simpelste manier om minder saaie rapporten te schrijven en te lezen is door alleen maar te schrijven als er een noodzaak toe is, niet omdat het hoort of omdat het nou eenmaal altijd zo gaat.
• Houd op met nadoen. Als je collega’s, vakgenoten, bazen en noem maar op saaie rapporten schrijven, hoef jij dat toch nog niet te doen? Heel veel saaiheid ontstaat door kopieergedrag. Ga je eigen gang, dan wordt het persoonlijker en dat alleen al is minder saai. Een rapport krijgt dan meer ‘smoel’, hoor je wel eens – leuk!
• Ga op zoek naar interessante inhoud. In een zakelijke omgeving is inhoud waar het om gaat, wat een rapport boeiend maakt. Die inhoud wordt boeiend als jij als schrijver iets opschrijft wat de lezer echt wil weten, waar hij of zij op zit te wachten. Zet het dus op scherp; zeg écht wat in je rapport. Dat doe je door je kennis te benutten, maar je doet het ook, en misschien wel vooral, door heel helder te krijgen wat de lezer wil weten. Als je dat niet scherp voor ogen hebt bij het schrijven, is er maar één oplossing: je moet je lezer beter leren kennen. Gaan praten helpt dan meer dan nog langer zitten te zwoegen achter dat opgeleukte toetsenbord.

Grappig: de nieuwe Schrijven Magazine (net uit) behandelt in de rubriek ’taalvragen’ op p. 9 de zin:

De meisje die zijn ding doet.

In de uitleg staat terecht dat de regel is dat je naar onzijdige woorden verwijst met zijn:

Het bedrijf sluit zijn deuren.

Een paar pagina’s verderop (p. 31) staat echter, met grote letters:

Het bedrijfsleven kan haar voordeel doen met de technieken van creatief schrijven…

Het en haar… Fout! Hihi! Nouja, niet iedereen ervaart dit meer als fout, maar ik (nog?) zeker wel, en het is een beetje suf als je een paar pagina’s ervoor de regel uitlegt… Nouja, zo moeilijk is het ook om alles goed te doen.

Over die voordelen van de technieken van creatief schrijven voor het bedrijfsleven een andere keer.

In een artikel over thuiswerken in de NRC van afgelopen zaterdag zegt een ‘manager bij een multinational die niet met zijn naam in de krant wil’ (op p. 9 katern Economie):

Op vrijdag werkt 90 procent van mijn teamleden thuis, en dan krijg ik 90 procent minder e-mail van ze. Er komt heel weinig uit, op die dagen. In mijn ogen is regelmatig thuiswerken geen goed idee, in elk geval niet voor mensen in loondienst. Die hebben toch de neiging om thuis andere dingen te gaan doen. Tenminste, dat is de conclusie die ik trek als ik zie hoe weinig het werk op vrijdag vordert.

Wat me als eerste opvalt, maar dat terzijde, is dat deze manager z’n eigen falen etaleert: waarom mogen zijn mensen thuiswerken, als er dan ‘heel weinig uitkomt’?

En ten tweede, belangrijk voor het onderwerp van dit blog: frappant hoe deze manager in de eerste zinnen productiviteit gelijk stelt aan aantal verstuurde e-mails. Bijna overal, in alle organisaties, wordt geklaagd over de stortvloed aan mailtjes die professionals te verwerken krijgen. Maar als je baas zo denkt, dan is dat niet zo gek: alleen door hem e-mails te sturen, laat je zien dat je goed bezig bent.

Als die baas de enige geadresseerde is, zou je kunnen zeggen dat hij er zelf om vraagt, en dat er dus geen probleem is (al kan ik me voorstellen dat ook hij wel eens kraakt en piept onder de druk van de e-mail-stroom). Maar er is vaak meer dan één geadresseerde, al dan niet in de cc, en daar begint de mogelijke ellende…

Ik word wel eens ingehuurd door zulke managers. Die willen dan dat ik de mailers beter leer schrijven, zodat het doorploeteren van de mailberg minder tijd kost. Natuurlijk is daar wel wat aan te doen, bijvoorbeeld door hoofdboodschap en appèl meteen in de eerste alinea kraakhelder te maken.

Maar zo lang als de baas blijft denken dat e-mails versturen gelijk staat aan productief zijn, is dat toch vechten tegen de bierkaai, want dan blijft de e-mail stromen. Dat is dan een duidelijk voorbeeld van een tekst- en schrijfprobleem met een dieper liggende organisatorische oorzaak.

Een e-mail-training zou de oorzaak van de e-mail-overvloed op zijn minst bloot moeten leggen en bespreekbaar maken. Dat lukt ook meestal wel. Een manager anders over productiviteit laten denken, is andere koek.