Uit het piramideprincipe-onderzoek van de afgelopen tijd is gebleven dat genre-verwachtingen een grote rol spelen bij het lezen en schrijven van adviesrapporten. De twee belangrijkste symptomen daarvan waren:

• Een adviesrapport ‘hoort’ opgebouwd te zijn volgens de stappen van het onderzoek, dus met een methodologische structuur, met de conclusie en adviezen aan het eind.
• Een adviesrapport ‘hoort’ wollig van stijl te zijn. Een frissere, krachtigere stijl is dan ongewenst, te direct bijvoorbeeld.

Beide zaken spelen piramidale rapporten parten, want die zijn anders van structuur, maar ook vaak van stijl (want meer lezer- en actiegerichter). Als je onvoorbereide lezers ineens zo’n heel ander rapport voorlegt, vinden ze dat dus maar raar: zo hoort het niet, een adviesrapport. Ze snappen het niet en oordelen negatief.

Negatieve oordelen over afwijkende rapporten zijn we meermalen tegengekomen in het onderzoek, waardoor ik wel zeg dat voor het piramideprincipe geldt ‘onbekend maakt onbemind’ (of: ‘je gaat het pas zien als je het doorhebt’, want dat geldt ook: na een beetje uitleg vinden ze het piramidale rapport juist wel heel fijn).

Wat echter tot nu toe nog niet duidelijk was, was of het nou de structuur of de stijl is die lezers het meest in de weg zit. De afgelopen maanden deed Marit Nijssen daar aan de Universiteit Leiden onderzoek naar, in het kader van haar Bachelorscriptie. Vrijdag heeft ze die afgerond, dus nu wat over de resultaten.

Hoofdboodschap: de ‘gekke’ structuur is doorslaggevend. De meerderheid van de respondenten (9 van de 12) gaf inderdaad de voorkeur aan een rapport volgens de conventies. In zeven gevallen gaf structuur de doorslag, in twee de stijl. Het onderzoek bevestigt dus opnieuw dat lezers voorkeur hebben voor conventionele rapporten.

Marit gaf de respondenten steeds twee versies van een rapport, en vroeg hen naar hun voorkeur. De rapporten verschilden van stijl en/of structuur. Daarna vroeg ze hen hun keuze te motiveren. Vier respondenten verwoordden expliciet iets over genreverwachtingen, bijvoorbeeld:

De structuur van rapport 3 vind ik persoonlijk prettiger, maar ik ben het ook zo gewend. (over de methodologische structuur)

Ben ik ook meer gewend, want ik mocht tijdens mijn studie ook nooit ‘ik’ of ‘wij’ gebruiken. (over de ‘wollige’ stijl)

Wat de voorkeur van de andere vijf precies bepaald heeft, is niet helemaal duidelijk. Hun voorkeur is wel in lijn met de genre-conventies, maar zou ook door iets anders bepaald kunnen zijn.

Opvallend is dat over de stijl de respondenten tegengestelde dingen zeggen. De ene respondent vond de krachtige stijl vriendelijk en minder belerend, de ander vindt diezelfde stijl gebiedend en dus minder vriendelijk. De woorden ‘positief’ en ‘negatief’ zijn ook door verschillende respondenten voor dezelfde stijl gebruikt – soms met te ervoor.

Ook dat bevestigt iets wat al eerder in het onderzoek duidelijk was geworden: lezers van adviesrapporten verschillen in hun voorkeuren. Om als schrijver je lezer optimaal te bedienen, is het dus handig om die voorkeuren te kennen.

Bron: Marit Nijssen. ‘Bekend maakt bemind’ Over genre-verwachtingen bij het lezen van adviesrapporten. Eindwerkstuk Taalbeheersing Universiteit Leiden.

Gister had ik het erover dat het juist het denkwerk is dat schrijven zo lastig maakt, en beloofde ik iets te zeggen over de rol van het piramideprincipe bij al dat gedenk. Welnu, de kracht van het principe zit hem erin dat het een instrument is om je denken in goede banen te leiden. Het doet dat zowel op het gebied van de logica als van de lezergerichtheid: je zet niet alleen maar de feiten logisch op een rijtje, maar je vertaalt ze ook naar het perspectief (belang) van de lezer/cliënt.

Het piramideprincipe is daarin enig in zijn soort. Ik ken allerlei andere methoden om een tekst te structureren, maar er is er geen een die een instrument is waarmee je op die beide gebieden tegelijk resultaat boekt. In het Engels wordt dit effect wel uitgedrukt als ‘it pushes your thinking’ – onvertaalbaar, en het drukt precies uit wat het piramideprincipe doet.

Dát je bij schrijven veel moet denken, dat is logisch, maar dankzij het piramideprincipe weet je ook hóe. En dat helpt, zo is de ervaring van schrijvende professionals die graag goed voor de dag willen komen met hun communicatie. Altijd maar wat rondgerommeld of het op een onbevredigende manier aangepakt, maar nu zit er richting in dat denken – en in het schrijven!

Ik ervaar die kracht nog steeds ook zelf. In nog een keer slecht vertaalbaar Engels: ‘it’s still growing on me’. Ik werk al 15 jaar met het principe en nog steeds ben ik ervan onder de indruk wat je ermee kunt bereiken. Als denk-duwer, dus, hè, niet zozeer als tekstschrijfmiddel – want nogmaals, er zijn meer, en misschien zelfs betere, manieren om een tekst te structureren.

Maar dat denken-duwen heeft wel ook een nadeel. Want, zoals ik in mijn vorige post al schreef, denken is ‘often a disturbing and uncomfortable thing to do’ en het is niet makkelijk, zeker niet als je liever lui dan moe bent. Daar verandert het piramideprincipe niks aan. Je moet dat zien als investering: als je dat denkwerk goed doet, verbetert zowel de inhoud van je werk als de toegankelijkheid ervan voor je lezer (opdrachtgever/cliënt/baas).

Die investering moet wel lonen. Een keer moet je uitgedacht zijn, durven zijn. En dat moet je zelf bepalen, want de piramide geeft niet zelf aan wanneer hij ‘goed’ is. Voor een beetje perfectionistische denkers en schrijvers kan het frustrerend zijn dat de perfecte piramide niet bestaat, dat je nooit iets maakt bijvoorbeeld dat aan alle regels van de logica voldoet. De kunst is om het principe zo te gebruiken dat het vóór je werkt, niet tegen je. Dus dat het je uitdaagt om je gedachten op lezergerichte wijze te ordenen, maar je niet frustreert met al zijn hoge eisen.

Motto: een goede structuur is goed genoeg; perfect hoeft niet.

Schrijven is moeilijk. Dat komt voor een belangrijk deel omdat het zo nauw verweven is met denken. Je begint met een hoop informatie en enkele gedachten daarover, en het kost al denkwerk om daarvan een verhaal te maken – en dan komt dan nog bij dat het niet ‘zomaar’ een verhaal is, maar gericht op een lezer. Vandaar dat ik als motto van Adviseren met perspectief het nummer ‘It’s hard‘ van The Who koos (‘Any kid can chatter – few can inform. It’s hard.’)

De laatste tijd ben ik die last van denken bij schrijven een paar keer tegengekomen. In de eerste plaats was dat in de wetenschappelijke literatuur. In een artikel van Davies en Birbili gaat het over ervaringen met schrijven in het dagelijkse werk en zij concluderen dat denken daarbij ‘often a disturbing and uncomfortable thing to do’ is.

Ten tweede: één van de Groningse piramideprincipe-studenten, Marit Holman, deed in haar scriptie onderzoek naar het schrijven van gemeente-ambtenaren en daarvan zeggen er ook veel hoe belangrijk denken is voor schrijven. Maar het is niet altijd makkelijk, ik citeer een uitspraak van één van de schrijvende ambtenaren uit Marits scriptie:

Schrijven en denken gaat voor mij tegelijkertijd. Ik had laatst anderhalf uur achter elkaar door geschreven maar toen viel de computer uit. Ik kreeg het niet meer terug en heb het ook niet meer zo mooi gekregen. Soms zit je in zo’n flow en dan ga je. Soms kan je meteen schrijven wat je denkt. Af en toe is het echt werken.

En ten derde kwam ik het tegen in het piramideprincipe-onderzoek. Een de ene kant zeiden geïnterviewde schrijvers daarin:

Het is goed dat je bij het piramideprincipe eerst even nadenkt over hoe ziet het eruit en wat is nou het belangrijkste wat je wilt vertellen, ik denk dat dat veel toevoegt.

Maar aan de andere kant:

Je wordt er onrustig van omdat je je afvraagt of je het wel helemaal goed hebt gedaan. Het gevaar is dat je er te veel tijd aan gaat besteden.

In die laatste uitspraak klinkt door dat vooral voor veeleisende, perfectionistische schrijvers dat denkwerk lastig is. Perfect is een tekst nooit, en ook de structuur en de logica niet. Waarschijnlijk verklaart dat voor een deel de last van dat denkwerk.

Want dat valt me wel op: dat dat denken zo lastig is. Want het is toch niet alleen maar lastig? Het is een essentieel onderdeel van het werk, op twee manieren. Aan de ene kant ben je, met een beetje consultant-jargon, waarde aan het toevoegen door de informatie te interpreteren. Iedereen kan feiten op een rijtje zetten, maar daar een zinnig verhaal over vertellen, dat is vakmanschap (it’s hard!).

Aan de andere kant ben je dienstverlenend bezig: jouw moeite is het gemak van de lezer (je cliënt, opdrachtgever, baas – noem maar op). Dáárom schrijf je het goed op: leesbaar, begrijpelijk, toegankelijk, overtuigend, instructief. Dat doe je niet voor jezelf en zeker niet voor je eigen gemak. Dat doe je voor een ander, en dat is loffelijk.

Zo is schrijven en denken een prachtige uitdaging, toch?! Ik kan in ieder geval de lol ervan wel ervaren: dat ineens de puzzelstukjes op hun plek vallen en dat ik denk: nou staat er wat ik wil dat er staat. Maar ik herken ook de worsteling wel, dat het er maar níet wil komen te staan. En ik begrijp ook wel: liever lui dan moe. Wat zou het fijn zijn als die prachtige tekst er vanzelf uit zou rollen.

Maar helaas, schrijven is niet makkelijk. Wie heeft ons eigenlijk wijsgemaakt dat het dat wél zou (moeten) zijn? Enne: morgen iets over wat het piramideprincipe doet bij al dat gedenk.