Categorie archieven: schrijftips

Veranderende plannen

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Zoals trouwe volgens van dit weblog weten, ben ik sinds een half jaar bezig met een boek over schrijven als instrument bij organisatieverandering. In de afgelopen zomer heb ik echter besloten dat boek over een wat andere boeg te gaan gooien: het krijgt een bredere doelgroep en een smallere inhoud. Het gaat namelijk gaan over creativiteitsontwikkeling voor hoog opgeleide kenniswerkers.

De bredere doelgroep zit hem erin dat ik me realiseerde dat ik alleen een boek kon schrijven over schrijven als instrument bij organisatieverandering van adviesorganisaties. Eigenlijk zou het gaan over het ‘verbeteren’ van adviseurs. Dat vond ik wat te beperkt. De smallere inhoud zit hem erin dat ik niet de pretentie heb te weten hoe je andere organisaties ‘verbetert’, wel welke technieken kenniswerkers nodig hebben om creatiever te worden.

Met die creativiteit bedoel ik overigens een heel specifieke: het gaat erom te kunnen ‘zien’ wat je vakinhoud betekent voor iemand anders. In de termen van het piramideprincipe gaat het om het formuleren van de so what, je kunt het ook ’the bigger picture’ noemen, of de interpretatie van de data. Dat heeft een inhoudelijke component, maar ook een creatieve – je overstijgt de data als het ware. Dat is een vaardigheid die (ten dele) aan te leren is, maar waar in opleidingen geen aandacht voor is. Er is ook, bij mijn weten, geen boek over. Mijn toekomstige boek zal daarom een hiaat vullen.

Met schrijven kan ik dus wel weer zo’n beetje opnieuw beginnen. Toch was het de afgelopen maanden beslist geen overbodig werk. Ik heb een heleboel eerste versies van het eerste hoofdstuk van het organisatieveranderingsboek geschreven, en ik bleef steeds het gevoel houden ‘dit is het niet’. Langzaam rijpte het besef waarom niet. Als ik niet was gaan schrijven, was ik daar niet achtergekomen. Zo werkt schrijven, hè: door je ideeën op te schrijven, maak je ze concreet. En dan zie je wat er goed en niet goed aan is.

Dus ik ga vol goede moed opnieuw beginnen c.q. verder – maar wel onder voorbehoud. Wie weet verander ik nog wel een keer van koers.

Graag formeel?

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Herkenbare post op Kiezelblog vorige week, over dat veel schrijvers beweren dat ze voor hun doelgroep toch echt formeel moeten schrijven. Dat hoor ik natuurlijk ook heel vaak, en ik zeg dan ook dat hoger opgeleiden toch echt heus ook gewone mensen zijn, die je het best in gewone taal kunt aanspreken. Maar dat je jargon niet uit de weg hoeft te gaan als je schrijft voor vakgenoten. En ik benoem ook wel de onzekerheid die mogelijk de kop op steekt bij ‘gewoon’ schrijven.

Wel stuurde ik Carola van Kiezelblog net nog de volgende reactie – zoals ook in haar post te zien is, heb ik een beetje meegedacht (graag gedaan), ingaand op de slotopmerking dat in de war raken van een andere, informelere tekst een uitzondering is:

Of het echt de ‘uitzonderingen’ zijn, dat weet ik niet, ik ben er wel van overtuigd dat genre-verwachtingen (meer in het algemeen: gewoontevorming) een grote rol speelt bij lezen (en schrijven). Wel speelt er nog iets anders, en dat is dat je als schrijver (van adviesrapporten in dit geval) niet per se hoeft te doen wat je lezers het meeste/snelste ‘pleaset’, zeg maar. Dan moeten ze maar even wennen aan een andere manier, want die is wél beter. Je mag die gewoontes best willen doorbreken, vind ik dus. Dat heeft alleen misschien net even wat uitleg nodig. Mijn ervaring met die ‘andere’ manier van adviesrapporten schrijven is dat als lezers er eenmaal aan gewend zijn, ze niks anders meer willen.

(En die ‘andere’ manier, dat is natuurlijk piramidaal, hè, ik refereer aan het onderzoek waaruit blijkt dat oningewijde lezers die niet altijd waarderen.)

* en vet maar niet gratis

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Nog een vakantie-observatie, maar dit keer eentje die echt over tekst gaat. We hadden namelijk een flinke tekst bij ons: de 328 pagina’s tellende ACSI Campinggids Benelux. Op onze voor het fietsen geweldige knooppunten-kaarten stond namelijk van alles, maar helaas geen campings (die knooppunten zijn kennelijk voor een ander type fietsers). In die gids staan ze niet allemaal, maar het gaf een begin.

De gids staat tjokvol informatie. Op elke pagina is plek voor 16 campings, al wordt een deel van de ruimte benut voor advertenties van de op die pagina beschreven campings. Zo’n plekje ziet er bijvoorbeeld zo uit, van onze eerste camping in België, die in Lanaken, die met de Triple Willy’s (zie mijn vorige vakantie-post):

campinggids

Die letters bij de getallen 1 t/m 10 in het rechterbovenvak betreffen de voorzieningen van de camping: of een kampeerauto is toegestaan, wat voor bodem de camping heeft, of er een zwembad is, of er op de receptie Nederlands gesproken wordt, en noem maar op. Dat wordt toegelicht op de flap aan de cover.

Die toelichting begint met een kader waarin dit te lezen is:

Voorzieningen met een *, die bij de campings vet worden afgedrukt, zijn niet bij de overnachtingsprijs inbegrepen.
Voorzieningen zonder * worden nooit vet gedrukt, maar dit wil niet zeggen dat ze gratis zijn.

Wat? Ik heb geen idee wat * betekent, Lanaken heeft er geen, maar zijn de voorzieningen, vet of niet, daar nou gratis c.q. bij de overnachtingsprijs inbegrepen, of niet? Ik snap er niks van! Ik begrijp dat het een hele kunst is om zoveel informatie op zo’n klein stukje papier te proppen, maar dit schiet toch echt z’n doel voorbij.

Wat dan wel? Die eerste komma moet er niet staan, er kunnen wat ontkenningen uit, een voorbeeld had geholpen, en verder denk ik: lang leve internet, waar de ruimte-beperkingen niet zo dwingend zijn.

Overigens maakte het voor ons helemaal niks uit. Er zijn in België niet zo heel veel campings, dus veel te kiezen hadden we als rondtrekkende fietsers niet. Met plaats en adres waren we al blij, en soms hielp de route-informatie (onderaan) ons. Wat de gekleurde tentjes ernaast betekenen, ontdekte ik pas op één van de laatste dagen: dat is een typering van de camping. Het blauw-blauw van Lanaken betekent een camping in de volgende ‘belevingswereld’ (p. 22-25):

In de blauwe belevingswereld treffen we kampeerders die op zoek zijn naar een comfortabele camping die als uitvalsbasis kan dienen voor een actieve en sportieve vakantie (…) Voor deze groep is het belangrijk dat de camping wat (luxe) extra’s heeft, zoals comfortplaatsen, een sauna, een beautycenter of een zonnebank.

Het zijn mooie woorden, en zo worden wel negen ‘belevingswerelden’ onderscheiden, maar ik zal me de camping van Lanaken herinneren als een prima camping, echter wel met een soort bankpasje dat je nodig had om de deur van de sanitairruimte te openen, en waar een warm-water-tegoed op stond dat je per twee eurocent zag wegtikken als je onder de douche stond!

Talk nerdy

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Ik kreeg via mijn LinkedIn-groep van ex-McKinsey-communicatiespecialisten een link naar dit filmpje opgestuurd: Talk nerdy to me. Dat was niet zozeer vanwege het filmpje zelf, want dat verkondigt een aardige maar bekende boodschap: wetenschappers, houd rekening met je publiek als je communiceert. Interessanter zijn de reacties eronder. Meest opmerkelijke vind ik dat in veel reacties blijkt dat de reageerder vindt dat de verantwoordelijkheid andersom ligt: ‘als een leek mij niet begrijpt, moet die leek maar beter z’n best doen’. Oftewel: ‘relevance is for businessmen’. Tenenkrommend, maar wel herkenbaar. Zelfs die businessmen vinden communiceren niet altijd hun verantwoordelijkheid…

 

Alles doet het weer en nog

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Nou had ik het een paar weken geleden al over de zomerstilte die mede aan de Tour de France te wijten was, ging ik na Parijs nóg minder schrijven… dit keer om een heel andere reden: computerproblemen. In de officiële hittegolf kreeg mijn computer kuren, en na een tijdje kon ik er niet omheen: hij had meer last van de hitte dan ik. Ondertussen heeft hij nieuwe ‘koelpasta’ ofzoiets, maar dat had meer voeten in de aarde dan ik had verwacht. En ondertussen was het behelpen met de laptop en de backups enzo, en kwam ik niet aan bloggen toe.

Maar de computer doet het weer, en ik doe het ook nog, in de zin van dat ik de afgelopen weken bij een paar opdrachtgevers nuttig bezig ben geweest. Twee dingen wil ik even apart noemen:

  • ‘Gevraagde beslissing’ heeft inleiding nodig. Al een tijdje geleden hoorde ik een collega zijn beklag doen over het format voor besluitvormende teksten dat veel gemeentes en aanverwante organisaties hanteren, en dat begint met ‘gevraagde beslissing’. Dat klinkt misschien als voorbeeldig ‘hoofdboodschap voorop’, maar de crux daarvan is dat er wel een paar inleidende zinnen aan de hoofdboodschap vooraf gaan (standaard bij het piramideprincipe is dat het stramien ‘situatie-complicatie-vraag’). Zonder die inleidende zinnen, zo zei die collega, is zo’n gevraagde beslissing vaak amper te volgen. Inmiddels werk ik zelf voor een ‘aanverwante organisatie’ met zo’n zelfde format, en heb ik er dus heel wat voorbeelden van de revue zien passeren. En inderdaad, zeg: heel vaak is de ‘gevraagde beslissing’ niet te begrijpen. Het is ook lastig om die context naderhand nog goed te geven, en bovendien is dat natuurlijk onhandig lezen: eerst die gevraagde beslissing lezen, die niet begrijpen, doorlezen totdat je denkt dat je voldoende context hebt, dan terug naar het begin van de tekst. Een tekst, elke tekst, heeft écht een inleiding nodig. De hoofdboodschap in de allereerst zin is echt te pats-boem.
  • Als het niet helemaal kan, dan maar helemaal niet. Ik ben de nieuwe mensen aan het trainen van een corporate finance firma, en zij constateerden dat ik hen andere dingen leer dan wat de ‘oude garde’ in praktijk brengt, ondanks dat ook zij enige jaren geleden getraind zijn, en ondanks dat zij zéggen graag goed gestructureerd te willen schrijven. Ik schrok ook van de kwaliteit van de stukken die zij laten zien – daar was weinig piramidaals aan terug te zien, en ook anderzins waren de teksten maar matigjes gestructureerd en lastig te begrijpen (‘datadump’). De jonge aanwinsten zijn op onderzoek gegaan naar hoe dat kon en of daar iets aan kon of moest verbeteren, daar zijn zij nog mee bezig, maar één ding zeiden ze al wat mij interesseerde: misschien is het probleem wel dat het de schrijvers niet lukt om helemaal piramidaal te schrijven, en dus doen ze het maar helemaal niet. Die kende ik nog niet, maar het zou best wel eens kunnen kloppen. Kenmerkend voor teksten in de corporate finance is dat ze een vaste inhoudsopgave hebben, met bijvoorbeeeld hoofdstukken als ‘introductie’ (van het te verkopen bedrijf bijvoorbeeld), ‘markt’, ‘financials’, ‘management’ en zo nog wat, en dat de eigenlijke hoofdboodschap (‘koop dit bedrijf’) impliciet blijft (over de mate waarin andere boodschappen ook impliciet moeten blijven, verschilt men van mening). Dus helemaal piramidaal lukt niet – dan maar helemaal niet? Misschien is het dan zinnig om te kijken naar hoe je binnen allerlei beperkingen wél een lezergerichte structuur aan kunt brengen. En belangrijker nog: hoe je de goede invloed van het piramideprincipe op je logische en lezergerichte denken toch kunt benutten. Wordt vervolgd!

Verder heb ik nog weer een keer genoten van precies dat laatste: hoe het piramideprincipe ‘dwingt’ tot helder denken. Ik was met een groep bezig om een memo logischer te structureren, en één dingetje wilde niet zo lekker in de piramide. Van mij ‘moest’ het echter wel, en zo ontstond er een grote discussie in die groep of het thuishoorde in de ene of in de andere tak. Het leek alsof we inhoudelijk sterk afdwaalden, maar uiteindelijk kwam de schrijver van het memo tot de conclusie dat hij dit punt simpelweg nog niet helder had, nog meer onderzoek te doen had. Prima – want zo kom je er dus achter dat je zelf nog een los rafelrandje hebt af te werken. Beter dat je dat al schrijver doet dan dat je je lezer daarmee opzadelt!

Kortom: goede, nuttige, productieve weken, waarin ik ook nog eens leuke reacties krijg op Niet voor mietjes – maar waarvan ik dus weinig heb kunnen delen. Computers…

 

Waarom hoofdboodschap niet conclusie heet

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Voor de zakelijke schrijvers met wie ik werk, is het grootste struikelblok te leren schrijven gericht op de lezer (hun klant, manager of andere opdrachtgever) in plaats van hun eigen onderzoekservaringen te rapporteren. Die laatste manier noem ik wel navelstaren: je schrijft dan vanuit jezelf. Je bericht dan over de stappen die je gezet hebt, uitmondend in een conclusie, met daarachteraan nog een paar aanbevelingen. Schrijven gericht op de lezer, of je het nou strikt volgens het piramideprincipe doet of niet, zet de lezersvraag en het antwoord daarop centraal.

Dat antwoord oftewel de hoofdboodschap heeft overeenkomsten met de conclusie. Ik hoor dan ook schrijvers wel eens zeggen dat lezergericht schrijven neerkomt op het voorop plaatsen van de conclusie. Dat mag van mij niet, of althans, ik zeg dan altijd: noem het dan geen conclusie, maar hoofdboodschap. Waarom eigenlijk? Omdat dat twee echt verschillende beestjes zijn. Drie redenen:

  1. De betekenis van het woord conclusie, als slotsom of gevolgtrekking, impliceert eigenlijk al plaatsing aan het eind. ‘Conclusie aan het begin’ is dus een soort contradictio in terminis.
  2. Er is een subtiel maar belangrijk inhoudelijk verschil, of dat kan er zijn. De conclusie is de gevolgtrekking uit de data; de hoofdboodschap interpreteert de data met het oog op de belangen van de opdrachtgever. Dat heet ook wel de so what. Een hoofdboodschap kan dus als het ware wat verder van de data af liggen, een vrijere interpretatie daarvan zijn – natuurlijk zonder dat je iets gaat beweren wat je niet hard kunt maken. Een kenmerkend verschil is dan ook dat de conclusie vaak constaterend is (‘X is het geval’) terwijl de beste hoofdboodschappen actiegericht zijn (‘doe Y’). Dat is niet zo gek: vanuit die constatering ga je wat die stand van zaken betekent voor de lezer, en dat is dus vaak iets doen.
  3. Hoofdboodschap en conclusie horen tot verschillende domeinen. Dat is het hele punt van het probleem aan het begin van deze blogpost: enerzijds heb je onderzoek doen, met je onderzoeksproces dat leidt tot een conclusie. Anderzijds heb je schrijven (of een presentatie maken, dat maakt niet uit). Als je die twee dingen niet scheidt, ga je navelstaarderig in plaats van klantgericht schrijven. Mijn advies is dan dus ook: als je een onderscheid wilt (leren) maken tussen die twee domeinen, zorg er dan voor dat je de termen uit het juiste domein gebruikt. ‘Conclusie’ hoort bij het onderzoeksproces, ‘hoofdboodschap’ hoort bij schrijven.

 

Goed spellen is veiliger

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Ik kwam net een argument tegen voor goed spellen dat ik nog niet kende: het is veiliger. Ik internetbankierde net even, en toen kreeg ik bij ING het verzoek of ik hun nieuwe beveiligingssoftware ‘Trusteer Rapport’ wilde installeren. Ik dacht: ik doe dat niet zomaar, eerst eens even kijken of dat wat is. Dus ik googlen, en toen kwam ik op een pagina van Computable waar Cor Rosielle zegt:

Het feit dat Trusteer zelf onzorgvuldig is met de spelling van hun producten op hun eigen website (ze schrijven Trusteer Rappport soms met twee p’s en soms met drie p’s) is ook al in het voordeel van de malware-schrijvers, omdat de gebruikers niet vertrouwd worden gemaakt met een consequente spelling.

Dat vind ik interessant. Ik vind het vooral slordig als een bedrijf de naam van z’n eigen product niet goed spelt, maar het is dus ook onveilig. De gedachte is kennelijk dat je, als je altijd Rapport ziet staan, went aan dat woordbeeld en dus eerder doorziet als criminele software er een variant op geeft.
Dat spelling vooral een kwestie is van gewenning, dat weet ik dan weer wel, en dat ken ik ook als argument voor goed spellen en voor het lezen van verzorgde teksten. Als je nooit krijgd ziet staan, weet je gewoon dat hij krijgd fout is (zie deze post van 4,5 jaar geleden; het aantal hits op krijgd is inmiddels fors opgelopen).
Rappport met 3 p’s vind ik trouwens sowieso gek. Het was niet om die reden, maar ik heb het (nog?) niet geïnstalleerd.

Schrijftip: maatwerk

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Eerder deze week kregen wij een brief van het hoogheemraadschap (althans – om precies te zijn kregen wij drie brieven van het hoogheemraadschap. Ons huis was ooit een boven- en benedenwoning; fysiek zijn die al lang samengevoegd en qua officieel adres sinds een jaar, maar we kregen de brief voor huisnummer 9, 9A en 9B – terwijl dat dus allemaal door één brievenbus in één huis belandt. Maar dat terzijde.)

De brief was gericht ‘aan de bewoners en perceeleigenaren aan een kade’ en had als onderwerp ‘U hebt een eigendom en/of woont aan een kade. Wat betekent dat voor u?’ Dit is hem (klik erop om ‘m leesbaar te krijgen):

IMG

Ik had er moeite mee – wat bedoelen ze nou eigenlijk, wat is de strekking, wat moet ik hiermee? Ik geloof: niets. Via die genoemde website is met enig speurwerk te achterhalen dat ze volgend jaar iets gaan doen aan onze kade. Maar wij wonen daar niet echt langs of op, en ik geloof ook niet dat onze schutting de kade beïnvloedt.

Onze 80-jarige buurman heeft echter een huisje waar zijn duiven in wonen, en hij was dus lichtelijk in paniek. We konden hem niet anders geruststellen dan door te zeggen dat het nog minstens een jaar duurt allemaal. Maar wat precies – geen idee. De website helpt wel iets, maar het is erg lastig om die algemene informatie op een concreet geval toe te passen.

Redactioneel is er wel het een en ander te verbeteren aan de brief. Er kan wat overbodige informatie uit, en wat er staat kan concreter met behulp van de informatie op de website. Maar dan nog blijft het een veel te algemene brief: aan eigenaren en/of bewoners en/of gebruikers, waarvan sommige wel en andere niet schuttingen en huisjes enzo hebben die wel of niet aan de regels voldoen en die wel of niet of tijdelijk weggehaald moeten worden, of waarvoor wel of niet een vergunning aangevraagd moet worden.

Als er zo veel vrijheidsgraden zijn, kun je nooit een duidelijke strekking (‘so what’) formuleren, want die verschilt te zeer per lezer. Soms kan een stroomschema in zo’n situatie soelaas bieden, maar dat wordt hier al gauw toch ook te ingewikkeld. Je kunt dus ook nooit een goede brief schrijven. Mijn advies hier zou dan ook zijn: niet doen. Sowieso niet nu communiceren, maar pas op het moment dat het actueel is. En dan niet in algemene zin, maar specifiek: wat betekent het voor deze lezer.

Een mogelijkheid zou bijvoorbeeld maatwerk zijn. Ongetwijfeld begint dat ‘iets’ wat ze gaan doen aan de kade met een inspectie. Zorg ervoor dat je dan een aantal brieven of kaartjes hebt die je bij bewoners in de bus kunt doen, met een boodschap die voor hen van toepassing is: ‘Beste bewoner, u hebt daar een schutting staan en die moet tijdelijk weg’ of ‘de boom in uw achtertuin mag daar niet staan’ – enzovoort. Liefst een kaartje per situatie, en anders een duidelijk en concreet invulformulier, waarop de inspecteur kan aankruisen wat van toepassing is.

De rest van de bewoners kun je eventueel laten weten dat er iets op til is, maar zonder allerlei moeilijke en dreigende dingen over moeten vrijmaken, legaal, terugplaatsen, vergunning, teleurstellingen enzo. Zo van: er gaat gewerkt worden, en als u niets hoort, hoeft u niets te doen.

Het is jammer dat de (semi-)overheid zo’n sterke neiging heeft om brieven te schrijven (zie hierover ook De brievenbus van mevrouw de Vries). Soms kun je dat beter laten. Doe het goed, of doe het niet. En goed wil zeggen: maatwerk.

Twee mooie columns van gister

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Gisteren was een mooie column-dag, vond ik.

Eerst las ik de column ‘Sneller, hoger, vlakker‘ in Mare, het Leidse universiteitsblad. Thomas Blondeau steekt daar de draak met een rapport van NWO: enerzijds met het modieuze jargon (governance, verankeren, Chief Scientific Advisor, en er is volgens mij geen sector waar het woord excellent zo vaak gebruikt wordt als in de academische wereld – het is daarmee één van mijn ergste jeukwoorden geworden) en anderzijds met het totstandkomingsproces – dat er ‘kutjefuck’ nog aanbevelingen bij moeten ook. Een niet bepaald piramidaal schrijfproces dus, maar erg grappig en herkenbaar geschreven. En wat zou het fijn zijn als er in een rapport gewoon wél mocht staan ‘Niets meer aan doen, Hij gaat lekker zo’.

Later trof in de NRC de dagelijkse column van Frits Abrahams zo’n beetje dezelfde roos. Abrahams vindt bij de tandarts het tijdschrift Management Scope en daar citeert hij uit, bijvoorbeeld:

Trends aan het eind van het vorige decennium stonden primair in het teken van de total cost of ownership. Outsourcing en offshoring hebben een eerste boost gegeven aan grootschalige efficiencyverbeteringen. Sinds enkele jaren geven virtualisatie van applicaties, unified communications en cloud een nieuwe stimulans aan verdere kostenverlaging.

En jahoor, ook hier toch excellence, in het Engels, en daarnaast een shift naar outside-in, flagstores en dingen doen buiten je comfortzone.

Het is Engels, het is hip, het is voor gewone mensen vrijwel onleesbaar en het getuigt volgens mij van te veel alleen maar met gelijkgestemden communiceren. Als het je niet meer opvalt dat het gek is, zo formuleren, wordt het de hoogste tijd om veel vaker met buitenstaanders over je werk te praten, of, liever nog, voor hen te schrijven. Niet alleen vanwege de formuleringen, maar ook omdat in een kleine wereld ronddraaien vertekeningen geeft in je denken. Je helemaal suf publiceren, is dat wel zo ‘excellent’ bijvoorbeeld? In dezelfde Mare stond daar een nogal kritisch stuk over…