Nog een terugblik op het college: over hoe het de studenten is vergaan met het piramideprincipe. Ze hebben daarin aan het begin één keer een korte training (1,5 uur) gehad en op het college daarna in een presentatie ermee geoefend. Dat is ongeveer overeenkomend met wat ik elders in organisaties wel als basistraining doe. De eerste twee oefeningen in die korte training waren zelfs precies hetzelfde.

Vervolgens moesten ze het gaan toepassen, op drie schrijfopdrachten die het cijfer voor het vak bepaalden en waar ik het op dit blog ook telkens over heb gehad: een theorie-opdracht over de vraag wat een advies goed maakt, een praktijkopdracht over wat er terechtkomt van communicatie-advies en een reflectieverslag. Samen maakten die 90 procent van het cijfer uit, en dat vond ik achteraf te veel, niet zozeer vanwege zo veel piramideprincipe, maar omdat het allemaal schriftelijke communicatie was, alsof je als adviseur niet heel veel mondeling doet. Als ik het vak nog een keer zou geven, wat dus niet zo is want het houdt op te bestaan, zou ik dat anders doen; ik had het nu overgenomen van eerdere jaren.

Maar goed, schriftelijke piramides dus, en ik vond dat de studenten dat prima gedaan hebben. In het begin was er een beetje gepruttel vooral over de noodzaak tot die ene hoofdboodschap. Zo’n onderwerp als ‘een goed advies’ is heel breed, en dan lijkt zo’n eis beperkend. Dat is-ie niet, volgens mij, want een hoofdboodschap kan zelf ook breed zijn – zo komt er in die breedte wel een duidelijke kern. Om maar een reden te noemen waarom de eis geldt. Ik heb dat nog eens uitgelegd in iets wat ik FAQ’s ging noemen, zie hieronder.

Maar verder ging het goed en zag ik helder gestructureerde, logisch samenhangende teksten, in de tweede ronde alweer meer dan in de eerste. Dat ging dus hartstikke goed – veel beter dan in de gemiddelde organisatie die het piramideprincipe aanleert. De meeste studenten hadden er volgens mij ook wel lol in om eens zo anders te schrijven dan meestal op de universiteit, en ze zagen de relevantie voor de praktijk wel. Hoe komt het toch dat ik zo vaak ene andere houding aantref bij mensen die een paar jaar verder zijn?

Eén deel-antwoord op die vraag gaven de studenten indirect toch ook. Er was er één van wie ik geen goede piramide heb gezien en die zei, toen we erover spraken, het niet te zien zitten, dit type opdrachten zo structureren. Daar speelde meer mee, maar één ding leek me zeker te gelden: niet kunnen en niet willen gingen hand in hand, vormden een voor mij niet zomaar te ontwarren knoop. Bij één op 28 studenten is dat een incident; bij, zeg, acht van twaalf te trainen medewerkers gaat het om serieus verzet waarin met een beetje pech die andere vier ook worden meegetrokken. En dan moet ik dus eigenlijk acht of twaalf van die willen-kunnen-knopen gaan ontwarren!

—————————————————————————————————————————-

Uit de FAQ’s – Waarom die ene hoofdboodschap?

Vraag: Waarom moet je eigenlijk per se die ene, kernachtige hoofdboodschap formuleren? Het antwoord op de klantvraag kan toch ook uit een paar onderdelen bestaan? Die vraag heb ik gehoord, maar ik zie ook een aantal meervoudige hoofdboodschappen in jullie uitwerkingen van opdracht 1 – dus hoofdboodschappen met en of komma’s en/of andere voegwoorden erin, of zelfs bestaande uit meerdere zinnen.

Antwoord: Ik heb daar een aantal argumenten voor, die misschien wel op hetzelfde neerkomen: omdat dat je ‘dwingt’ je gedachten tot die ene kern ‘door te duwen’ (’to push your thinking’):

• Omdat je zo de ‘sense of urgency’ uit kunt drukken, zie http://www.lhcornelis.nl/schrijftips/over-het-nut-van-de–hoofdboodschap/
• Omdat je hoofdboodschap waarschijnlijk anders een samenvatting is van de rode draad, en niet iets overkoepelends zegt. Daarmee beantwoord je dan dus ook niet de so-what-vraag over de elementen van de rode draad: wat betekenen die samen? Dus als je bijvoorbeeld zegt, in opdracht 1: een advies is goed als de adviseur oprecht is en de stappen van het adviesproces goed zet, en paragraaf 1 is dan ‘oprechtheid’ en 2 ‘stappen’, dan herhaalt de hoofdboodschap alleen maar het niveau van de rode draad. Dat is trouwens ook gek in de tekst, die herhaling, alsof de tekst stilstaat. De lezer kan aan het eind blijven zitten met de vraag ‘dus?’
• Omdat je bij een meervoudige (hoofd-)boodschap geen eenduidig startpunt hebt voor je logica. Zelfde voorbeeld als net: als je dan de waarom-vraag gaat beantwoorden, slaat dat waarom (en dus ook het antwoord) op het eerste deel van de HB, op het tweede deel, of op allebei samen?
• Omdat een meervoudige hoofdboodschap er soms op duidt dat je nog net niet helemaal uitgedacht bent. Dat is dan vaak het geval als je in de hoofboodschap twee keer ongeveer hetzelfde zegt, waardoor de twee delen ervan overlappen, maar bijvoorbeeld in het tweede gedeelte preciezer (‘een advies is goed als de adviseur kwalitatief goed werk aflevert en de stappen van het adviesproces goed doorloopt’). Dat is een soort multiple choice: welk van de twee delen is het nou écht? Hak een knoop door, laat dat niet over aan de lezer!
• Omdat het je hoofdboodschap moeilijker vindbaar maakt, vooral bij afzonderlijke zinnen. De lezer leest de eerste en denkt ‘m te pakken te hebben. Dan komt er nog één. En nog één? En nog één??? Lezers kunnen dat als ‘wollig’ ervaren. Een goede tekst ís kernachtig, en dat zit hem dus ook hierin.

En hoe doe je dat nou, zo’n eenduidige hoofdboodschap formuleren? Nou, dat is dus vooral een kwestie van nog langer, beter, dieper denken, er het beroemde nachtje over slape, eens met iemand over praten, enzovoort…. Zie verder hoofdstuk 4 van Adviseren met perspectief!

De studenten van het vak Adviseren over Communicatie hebben de afgelopen weken in duo’s een praktijkonderzoek gedaan. Ze gingen op bezoek bij een adviseur en diens opdrachtgever om te kijken wat er in de praktijk van een advies terechtkomt. Twee duo’s gingen naar een adviseur uit mijn netwerk, de andere twaalf naar een student uit het jaar ervoor die net klaar is met de stage en daarin een advies gegeven heeft. In de afgelopen week hebben mijn studenten er op college en op papier over gepresenteerd.

Het is niet in één term te vatten wat er van een communicatieadvies in de praktijk terechtkomt: dat is zeer divers. Wat wel duidelijk naar voren komt uit de presentaties is dat adviseren erg ‘hangt’ op de relatie tussen adviseur en geadviseerde. Als die goed is, kan het advies zelf soms best een beetje rammelen, en dan nog is de geadviseerde tevreden. Als de relatie minder goed is, lukte het mijn studenten soms niet eens om de geadviseerde te spreken te krijgen, zo weinig verbonden voelde die zich kennelijk.

Het relationele karakter van adviseren viel vooral op in de context van zo’n stage. Want op de universiteit kun je best in je uppie goed onderzoek doen, en dan op de laatste avond er een paar aanbevelingen bij bedenken. Zo is het wel gegaan in die stages, en dat leidt mogelijk tot een goed stage-resultaat, maar de opdrachtgever vindt de aanbevelingen dan ‘leuke ideetjes’ en dat is niet echt een compliment.

Ik herken dat wel van de adviseurs met wie ik werk: zo lang hun rolopvatting die van expert is (vakinhoudelijk specialist, deskundige, onderzoeker), bungelt het adviseren er altijd een beetje losjes bij. Als je de rol van adviseur serieus neemt, streef je naar gezamenlijkheid, gelijkwaardigheid, gedeelde verantwoordelijkheid, partnerschap (de term van Block). Omdat dat tot een beter resultaat leidt (geen ‘leuke ideetjes’ maar iets waar de opdrachtgever daadwerkelijk mee aan de slag kan), maar ook omdat je zo gaandeweg commitment kweekt.

Als het relationele aspect bij adviseren zo belangrijk is, betekent dat dat je zelf als adviseur daar ook een belangrijke rol in speelt: jij bent de helft van die relatie. Met je hele hebben en houden, inclusief je vakkennis. Uit het praktijkonderzoek kwam naar voren dat opdrachtgevers vaak niet zo zitten te wachten op theorie. Maar anderzijds dus wel, want daarom laten ze zich adviseren. Ze zitten volgens mij niet te wachten op theorie-om-de-theorie, en dat snap ik wel. Maar ze hebben wel degelijk behoefte aan goede vakkennis.

En daar komt de link met het piramideprincipe. Iedereen kan feiten op een rijtje zetten, maar alleen een deskundige is in staat die te interpreteren in het licht van de belangen van de geadviseerde. En precies dat is wat je doet door (hoofd-)boodschappen te formuleren. In het praktijkonderzoek kwamen ook nog andere verschillen tussen schrijven en presenteren in de adviespraktijk en op de universiteit naar voren: opdrachtgevers willen het kort en bondig, ze willen wat kunnen met de resultaten, en ook schrijven doe je in de praktijk niet alleen.  

Het vak zit er nu bijna op; de studenten schrijven volgende week nog een reflectieverslag en we hebben een afrondend college. Als ze meenemen van dit vak hoe belangrijk de relatie is, dan vind ik dat winst. Zekere als ze zich realiseren dat ze zelf een heleboel kunnen en moeten doen om zo’n goede adviesrelatie tot stand te brengen. Het ging af en toe over de ‘klik’ die je al dan niet kunt hebben, en ja, die speelt een rol. Maar een klik kun je bevorderen. Dat begint met simpelweg investeren in die relatie. Hopelijk gaan ‘mijn’ studenten dat in hun stage én daarna doen!