Categorie archieven: Presentatietips

Voor presenterende professionals.

PowerPointLol live

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Vorig jaar schreef ik hier over de hilarische Powerpoint-persiflage van Arnout Vandenbossche. Eergisteren heb ik hem diezelfde act live zien doen, in Vlaardingen. Geweldig!

En er was meer: zijn show heet ‘Burnout voor beginners’ en gaat over ellende op het werk. Meer thema’s raakten aan ’tekst & communicatie’: de e-mail-stortvloed, mislukkende vergaderingen, zinloze trainingen. Bovendien maakt Vandenbossche veel gebruik van visuele middelen, zoals een flipover. Daarop verscheen het ene kwadrant na het andere, om hilarische indelingen te maken van bazen, collega’s, klanten enzovoort.

Toen ik gisteren aan het werk was op een kantoor van een opdrachtgever, had ik de hele tijd flashbacks naar de avond ervoor – en dan zat ik weer even te gniffelen.

Vandenbossche heeft een goed inzicht in hoe het gaat op het werk, en hij heeft een maffe, droogkloterige manier van daarover praten. Ik vond het zeer de moeite waard.

Zijn Nederlandse tournee duurt nog even, en is nog net niet helemaal uitverkocht, dus ik zou zeggen: grijp je kans!

De oogst aan links van de laatste tijd

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Er is weer een boel leuks, goed en interessants verschenen de laatste tijd. Om te beginnen twee blogposts over het geven van goede feedback op een tekst:

Meer schrijftips:

In dit regelmatig terugkerende links-overzicht ontbreekt Slidemagic eigenlijk nooit, het blog van Jan Schultink over zakelijke presentaties. Hier komen de vijf highlights van de laatste tijd:

Nog even dan een voorbeeld van hoe het niet moet: alle begrip dat de Gooise apothekers staakten. Maar met zo’n ellenlange brief op je deur bereik je niet zo veel. Heftige stijlbreuken ook: het hebben over doosje en doosjeswisselingen als het gaat over medicijnen, en ook rustig derhalve, inzake en preferentiebeleid gebruiken.

In mijn vakgebied is veel te doen over de afkalving van enerzijds de neerlandistiek en anderzijds de aangekondigde verschuiving van de academische budgetten naar de technische en natuurwetenschappen – iets waar ik me ook boos over kan maken, maar dat terzijde. Er is veel over verschenen; ik pik er twee dingen uit die me bijzonder opvielen:

Tot slot op iets meer afstand van de schrijfpraktijk:

  • Een mooie post waarin schrijvende hardlopers c.q. hardlopende schrijvers vertellen over de inspiratie over en weer tussen die twee activiteiten.
  • Bubbelonië is een behartigenswaardig initiatief om tegengeluid te geven tegen de ‘vereconomisering’ van onze taal.

(Met dank aan de blogs en tweets van collega’s en vakgenoten, en aan Lisa voor het apothekervoorbeeld.)

PowerPointLol

Louise Cornelis Geplaatst op door 1

Afgelopen vrijdag beweerde ik in een training maar weer eens dat echte leiders geen PowerPoint gebruiken. Daarbij zeg ik vaak als voorbeeld dat je je maar eens moet voorstellen hoe de beroemde ‘I have a dream’-speech van Martin Luther King eruit gezien zou hebben met PowerPoint. Eén van de deelnemers (dank, Romke!) zei toen dat er een grappig filmpje is waar met precies dat idee de draak gestoken wordt, en even googlen leverde het op. Het gaat om de Vlaamse cabaretier Arnout van den Bossche en het is inderdaad hilarisch. Dus, een must-see voor alle PowerPointgebruikers: https://www.youtube.com/watch?v=QRn9mIX9-BI 

Veel links

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Een grote oogst aan links dit keer! Met dank aan twitter en de blogs en nieuwsbrieven die ik volg.

Over schrijven

Over spreken en presenteren, ook over angst, maar dan voor spreken in het openbaar. Omdat dat zo eng is, willen sommige scholieren in de VS het niet meer hoeven doen. Wat mij betreft precies het foute plan – leer maar ’to feel the fear and do it anyway’. Juist vaker presenteren dus! Zie ook de reactie van de schrijvers van Peak performance erop: embrace, don’t avoid, discomfort (even scrollen).

Over presenteren, zoals bijna altijd weer de highlights van SlideMagic:

Over overtuigen en beïnvloeden:

  • Hoe overtuig je iemand anders eigenlijk, vroegen de collega’s van Clarity College zich af. Ze lazen er een boek over waarin staat dat dat zeker niet alleen met feiten gebeurt. In hun blogpost geven ze een idee van waarmee dan wel.
  • Twee interessante dingen over gedragsbeïnvloeding: dat nudges ook niet het antwoord op alles zijn (omdat je soms juist wil dat het gedrag niet automatisch verandert, maar juist bewust), en er verscheen een instructie van de Rijksoverheid voor beïnvloeden in brieven en mails.  

En de rest:

  • Twee dingen die ik waardeer zijn digitaler geworden: je kunt The Artist’s Way online doen en er is een app van The Pyramid Principle (via App Store en Google Play), al is dat niet meer dan een samenvatting van Minto’s boek en daarvoor dus wel erg duur. 
  • Over Minto gesproken: hier weer eens iemand aan het woord die veel heeft aan het piramideprincipe.  Het is een vrij lang verhaal, dat over het piramideprincipe zit in het derde stuk, over executive summaries. 
  • Dan was er een heleboel te doen in mijn vakgebied vanwege de sterke terugloop van het aantal studenten Nederlands. Ik pik er twee dingen uit: ik vond dit wel een mooi stuk over wat een Neerlandicus eigenlijk toevoegt aan de wereld, en Fokke en Sukke waren raak, zeker als je weet dat deze cartoon verscheen tussen twee oraties in de Neerlandistiek in, én dat twee van hun eigen makers Nederlands hebben gestudeerd (Geleijnse en Van Tol). 

Er verandert maar heel weinig

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Eerder deze maand schreef ik over twee presentatie-ontwikkelingen: het verdwijnen van Prezi en van de zwarte achtergrond. Sindsdien kwamen de ontwikkeling van zakelijk presenteren zijdelings een paar keer ter sprake bij mijn opdrachtgevers.

Ik vertelde dat ik sinds eind jaren ’90 met PowerPoint werk, en eigenlijk heel weinig heb zien veranderen in de ‘mores’ van het gebruik, terwijl ik, als je het me toen had gevraagd, had voorspeld dat er nog wel wat zou veranderen aan de dominantie van het programma en ook aan het gebruik ervan. Immers, over PowerPoint klaagde en klaagt iedereen – over de eindeloze bullets, over hoe lastig het is om mooie grafieken te maken, over de saaiheid ervan, enzovoort.

Ik had op zijn minst verwacht dat er een conventie zou uitkristalliseren analoog aan de hoofdstukken, paragrafen en alinea’s van tekst. Een tijdje leek het erheen te gaan dat PowerPoint gebruik zou maken van dezelfde soort middelen als webpagina’s, dus iets menu-achtigs links in het scherm. Maar dat heeft het niet gehaald, althans, het is geen standaard geworden. Nog steeds zit iedereen het wiel uit te vinden om hiërarchie aan te brengen tussen de slides.

Meer in het algemeen had ik verwacht dat zakelijk schrijven en presenteren sterker zou veranderen onder invloed van de nieuwe media. In de twintig jaar dat ik me bezighouden met adviescommunicatie is onze alledaagse communicatie ingrijpend veranderd, vooral door het toenemende belang van internet en daarna door de opkomst van de smartphone. Daar is in adviesrapporten en -presentaties echter weinig van te merken.

Ik voorspelde eind jaren ’90 al een adviesrapport in hypertext, dus met een web-achtige structuur. Ik heb het nooit in het echt gezien. De enige veelvoorkomende digitale vorm van adviesrapporten is de PDF – platter kan niet. Ik hoor af en toe wel over experimenten, maar in de organisaties waar ik voor werk zijn er hooguit wat oppervlakkige vormkenmerken veranderd in de rapporten en presentaties, verder lijken die nog heel erg op twintig jaar geleden. Mogelijk zijn er meer plaatjes (inclusief grafieken), onder invloed van het web en de toenemende beeldcultuur? Ik heb het niet geteld, het zou wel kunnen. Maar dat is nog steeds vrij oppervlakkig. En de PowerPoints vol met bullets en priegelige tekst zijn er ook nog steeds.

Nou hoorde ik wel van iemand die regelmatig zijn bedrijf moet presenteren in Azië dat ze daar niet meer accepteren dat hij een PowerPoint laat zien en daar een verhaal bij vertelt. In toenemende mate gaat zo’n presentatie in de vorm van een paneldiscussie, waar vertegenwoordigers van verschillende bedrijven het panel vormen en ingaan op vragen uit de zaal. De kunst is dan om die vragen te beantwoorden en ondertussen het verhaal te vertellen dat je kwijt wilt. Geen sinecure! Mij lijkt zo’n vorm wel meer recht te doen aan het hoofddoel van bij elkaar komen: interactie. 

Zou er dan toch wat gaan veranderen? Ik ben benieuwd. 

Verdwenen: prezi en zwarte achtergrond?

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Ai, alweer voor mijn doen lang niet geschreven. Dit keer simpelweg omdat ik te druk was, onder andere met in anderhalve week vier hele dagen in Amsterdam (met de huidige treinen-drukte geen sinecure). Al dat werkt heeft wel een boel schrijfinspiratie opgeleverd, dus ik maak mijn blogachterstand ook weer goed!

Eerst twee ‘goh, dat is lang geleden’-observaties:

  • Bij een opdrachtgever bespraken we een presentatie met een zwarte achtergrond. Ik kan me niet heugen een zakelijke, inhoudelijke presentatie gezien te hebben – dat is echt jaren geleden. Met ‘zakelijk, inhoudelijk’ bedoel ik dat de slides gevuld zijn met tekst, grafieken, tabellen en conceptuele beelden – ik heb zelf onlangs nog twee keer een presentatie gemaakt met een zwarte achtergrond, maar die bestond uit bijna alleen maar foto’s – van ‘Down Under’, want ik heb verhalen verteld over fietsen in Nieuw-Zeeland en op Tasmanië. De slides zijn dan echt dia’s, en dat is anders dan het materiaal waar ik bij mijn opdrachtgevers mee werk. Te anders, overigens – ik denk dat veel zakelijke presentaties ervan zouden opknappen als het beeld meer leidend werd.
    Maar goed, terug naar het punt: als ik het me goed herinner, deed McKinsey al toen ik daar twintig jaar geleden werkte de zwarte of donkerblauwe achtergrond in de ban. Om te printen is het hopeloos, en voor projectie noodzaakt het tot een verduisterde zaal, wat niet goed is voor de interactie. Allebei terecht, mijns inziens. 
    De presentatie had nu op één van de aanwezigen een grote aantrekkingskracht, vanwege het verrassingseffect van die achtergrond. Je kunt er nu dus juist mee opvallen! 
  • Toen het ging over presentaties en PowerPoint kreeg ik de vraag wat ik van Prezi vind. Vind? Vond. Althans, dat realiseerde ik me: ik heb al in geen jaren meer een Prezi gezien. Op dit weblog kan ik nagaan dat ik er in 2011 mee kennismaakte. Ik was er wel enthousiast over toen, al waren er ook wel wat nadelen, waarvan ik hoopte dat het kinderziektes zouden zijn. Belangrijkste voordeel ten opzichte van PowerPoint, zo kwamen we er ook op, is dat het meer samenhang kan bieden. PowerPoint kan alleen maar slides als een lineaire ketting achter elkaar zetten. Prezi kon in- en uitzoomen en daardoor bijvoorbeeld deel-geheelrelaties en hiërarchie visueel maken. Maar het heeft het niet gehaald, althans, dat is mijn observatie: het is weg. PowerPoint is te dominant, denk ik, en misschien waren de nadelen ook wel te groot? Dat is jammer. Van PowerPoint zien veel mensen al decennialang de nadelen, maar er verandert of verbetert niet veel aan. Typisch een winner-take-all-geval? 

Het waren allebei voorbeelden van iets waarvan ik me pas realiseerde dat ik ze heel lang niet had gezien toen het er weer eens over ging. Ik bedoel: ik heb ooit eens m’n laatste zwarte achtergrond en m’n laatste Prezi gezien, maar dat wist ik toen niet. En ineens is dat dan lang geleden! 

 

Ineens ruimte

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Nog een reflectie op een intensief presentatie-voorbereid-proces. Twee weken geleden schreef ik hier dat ik op drie sporen tegelijk aan het denken, voorbereiden en slijpen was: vorige week hield ik drie verschillende, nieuwe presentaties, eentje daarvan twee keer. Het is allemaal goed gegaan en het was leuk. Ik plaatste hier al een terugblik naar één van de drie bijeenkomsten waar het over ging, en op mijn andere blog een stukje met foto van nog een andere.  

In die post van twee weken geleden had ik het erover dat mijn hoofd nogal vol zat. Achteraf gezien zat het nog voller dan ik toen in de gaten had, want afgelopen week werd ik me bewust van de ruimte die is ontstaan nu alles achter de rug is.

Ik heb nu niet bepaald niets te doen, maar wat ik te doen heb, is op een gegeven  moment wel echt af. Zoals woensdag. Ik moest die dag een training voorbereiden en daarvoor een aantal teksten van feedback voorzien en er fragmenten van in mijn presentatie verwerken – routine. Om 5 uur was ik klaar en we zouden pas om 7 uur gaan eten. Twee uur over. Echt over. Voor klusjes. En daar schoot ik ineens doorheen. Het ene na het andere verdween van mijn to-do-lijstje.

Ik realiseerde me dat ik al wekenlang in zo’n geval minstens de helft van die twee uur besteed zou hebben aan dat slijpwerk aan de verhalen en het presentatiemateriaal. Zo van: ‘nog even door mijn PowerPoint lopen’. Eigenlijk was ik daar bijna de hele tijd mee bezig, tenzij ik iets anders moest. Het gewone werk als onderbreking van het denk- en slijpwerk. Deze week stond het weer ‘gewoon’ centraal, en was ik dus soms ook ‘gewoon’ klaar.

Als ik intensief aan het voorbereiden ben, ben ik nooit echt helemaal klaar. Het denkwerk gaat altijd door. Ik realiseerde me deze week ook dat ik op momenten dat mijn geest kan dwalen, zoals tijdens de afwas en bij het sporten, niet meer in gedachten alvast het ene of het andere verhaal hoefde ‘af te spelen’. Mijn gedachten hoefden even nergens heen. Er kwam dus ook niks bijzonders, maar dat hoeft ook niet – het is wel even best zo. 

En wat in die laatste week gebeurde was dat ik zenuwachtig was. Ik heb geen spreekangst, vind het meer leuk dan eng. Maar ik heb wel degelijk gezonde spanning. Twee presentaties waren ’s avonds, en dan ben ik me er bijvoorbeeld van bewust dat ik niet te veel kruit moet verschieten om nog voldoende energie over te houden voor die presentaties. Op die manier beïnvloedt zo’n presentatie de hele dag. Ruim op tijd bereid ik alle praktische zaken voor. En dan, ja, uh… nouja, dan doe ik niet echt iets anders productiefs in elk geval! Gelukkig hoefde dat ook niet.

Dat is dus wat schrijven en presentaties voorbereiden doet met mijn tijd en met mijn geest: een heleboel ruimte innemen. Geen probleem. Als het maar niet altijd zo is. 

 

Drie sporen

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Het is laat op de vrijdagmiddag en ik heb deze week nog niks gepost hier, ai! En dat terwijl het seizoen is ‘losgebarsten’ en ik na een zomerstop van de week weer gewoon de eerste training gegeven heb. Meestal geeft dat wel blog-inspiratie, maar deze week zat mijn hoofd vol met andere dingen. Enerzijds ben ik mijn hele digitale logistiek aan het omgooien en OneDrive in gebruik aan het nemen, als gevolg van vooral privacy-overwegingen (een na-effect van de AVG).

Anderzijds ben ik maar liefst vier (drie verschillende) presentaties tegelijk aan het voorbereiden. Volgende week geef ik eerst bij Tekstnetwerken twee keer een hoorcollege over hoe je met tekst gedrag kunt veranderen. Op donderdag en vrijdag volgen presentaties over fitheid en fietsen op Tasmanië, dus minder vakinhoudelijk. Maar ook die moeten worden voorbereid. Alle drie de verhalen zjin nieuw; alle drie de keren wil ik graag mijn beste beentje voor zetten. 

De manier waarop ik presentaties, lezingen en dergelijke voorbereid is dat ik ze het liefst al lang (paar weken) van tevoren in de steigers zet, en dan slijp en slijp en slijp totdat het materiaal eruit ziet als ik wil, en ik tegelijkertijd het verhaal door en door ken. Dat slijpen gaat in kleine beetjes tijd tegelijk, dus liefst elke dag eventjes. Zo vergroei ik langzaam-maar-zeker met mijn verhaal en mijn materiaal.  

Maar nu moet ik dus met drie verhalen tegelijk vergroeien, aan drie dingen slijpen. Niet alleen is drie keer ‘eventjes’ best veel tijd, maar ook vraagt het meer dan drie keer ruimte in mijn hoofd, want ik moet ertussen schakelen. Dat is wel interessant om mee te maken: best veeleisend, zo’n parallel proces. Eén voor één gaat me beter af.  

Maar het lukt wel. Het lukt prima zelfs: de drie verhalen staan al, ik kan met een gerust hart aan het weekend beginnen.

Alleen óók nog blogverhalen bedenken, daarvoor schoot deze week te weinig ruimte in mijn hoofd over.

Alhoewel… toch ook nog gelukt dus!  

 

Een jarige en andere links

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Ik heb al vaak verwezen naar SlideMagic, en deze maand kan ik dat in een feliciterende vorm doen: dat weblog bestaat tien jaar. Het had de laatste tijd weer interessante posts:

Dan de rest van de oogst aan leuke en nuttige links van de laatste tijd:

  • Een ander weblog waar ik het afgelopen jaar al vaker naar heb verwezen, Peak Performance, had onlangs een behartigenswaardige post over het verschil tussen iets weten en het doen. Ergens over lezen of praten is nog iets heel anders dan het doen, en dat geldt zeker voor schrijven ook. Schrijven moet je vooral veel doen – en er feedback op krijgen. 
  • Een leuke post waarvan ik leer dat sommige woorden echt zijn voorbehouden aan een bepaalde omgeving, zoals hier difficulteren in de politiek. Iets om je bewust van te zijn als je teksten naar buiten die omgeving gaan! Een voorbeeld dat ik regelmatig tegenkom: bevinding. De gewone betekenis van dat woord is neutraal; in vooral de accountancy en bij andere toets-bezigheden is het een eufemisme voor probleem en heeft het een negatieve lading. ‘Het oplossen van de bevindingen’ is raar voor gewone lezers.
  • Een filmpje over een fraai model om ervoor te zorgen dat je met je inhoud inspireert, met vragen die lijken op die uit het piramideprincipe. 

 

Daarnaast: vaag signaalwoord

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Vorige week woonde ik een paar presentaties bij met als doel er feedback op te geven, en dan vooral op de structuur. Het ging me in één van de presentaties opvallen dat er wel heel vaak het woord daarnaast in voorkwam, als meest frequente signaalwoord. Mede daardoor had ik moeite om de structuur te volgen.

Daarnaast is misschien wel het meest lege signaalwoord dat er is: het voegt nauwelijks betekenis toe. In tekst zie je dat letterlijk: de ene zin staat al naast de vorige. 

Wat daarnaast niet doet, is iets over de inhoud en de hiërarchie duidelijk maken. Stel dat iemand punt 1 heeft aangekondigd, daar iets over zegt, en na een zin of wat de volgende zin begint met daarnaast. Is dat dan nog een volgende gedachte binnen punt 1, of zijn we begonnen met punt 2?

Als dat laatste het geval is, is beginnen met ‘Het tweede punt is…’ in beide opzichten duidelijker: het maakt duidelijk dat een punt volgt, en dat dat punt hiërarchisch gezien op hetzelfde niveau staat als het eerste. (En dan is punt zelfs nog vaag ook, beter is het als je preciezer inhoudselementen kunt benoemen, zoals reden, voorbeeld of aanbeveling.) 

Daarnaast gebruiken is wel gemakkelijk natuurlijk: door zijn leegte is het een breed inzetbaar signaalwoord. In het hoofd van de spreker zit vaak toch wel precies hoe het zit. Maar om dat luisteraars duidelijk te maken, moet je explicieter zijn.