Het is me nu twee keer pal achter elkaar overkomen, dus dan toch maar iets over schrijven: het lijkt wel alsof projectieschermen voor een presentatie steeds hoger komen te hangen. Of liever gezegd: wat me is overkomen, is dat ik tijdens een presentatie heb moeten oppassen om geen zere nek te krijgen.

Mijn nek is gevoelig voor lang omhoog kijken; ik ben niet zo goed in het hoofd in de nek werpen. Dat geeft al gauw veel spierspanning, te veel als ik niet uitkijk. Je zult mij dus ook nooit bijvoorbeeld zelf een plafond zien witten.

Een paar weken terug merkte ik aan het eind van de Middag van het Ik dat ik een stijve nek en schouders aan het krijgen was. Het scherm hing daar net iets te hoog. Voor een korte presentatie geen probleem, maar een hele middag, dat voelde ik wel. Afgelopen donderdag was ik bij een kortere presentatie in een zaal waar het scherm nog veel hoger hing. Alert geworden door de vorige ervaring merkte ik meteen dat ik niet langer dan heel even naar dat scherm moest kijken. Zo ben ik er zonder kleerscheuren doorheen gekomen.

Een hoog scherm voorkomt dat de spreker in het licht uit de projector kijkt en dat zijn schaduw op het scherm valt. Maar een te hoog scherm is vervelend voor het publiek.

Het is nog om een andere dan puur fysieke reden vervelend. Als spreker wil je contact met het publiek. Als het de bedoeling is dat je publiek ook naar je geprojecteerde beelden kijkt, houd je dat contact het makkelijkste als je zo dicht mogelijk bij je scherm gaat staan. Bij een hoog scherm kijken mensen over je heen –  letterlijk, maar ze zien je dan dus ook figuurlijk makkelijker over het hoofd.

Extra voordeel van een laag scherm is dat je met je gewone handen dingen op het scherm aan kan wijzen, en niet met zo’n bibberig laserstraaltje. De ideale (en helaas lang niet altijd realiseerbare) positionering van een scherm is dus zo dat je er met je ‘goeie’ hand op kunt wijzen zonder te draaien (want dan keer je je weer van het publiek af). Ik ben rechtshandig, dus zou het scherm voor mij rechts naast me moeten hangen, iets hoger dan ikzelf, maar niet al te hoog. Als ik er goed naast ga staan, sta ik ook niet in de beamerstraal. Zo heel moeilijk is dat niet.

Misschien komen schermen wel simpelweg hoger te hangen nu de beamer vaak aan het plafond hangt. Met de oude overheadprojector kon dat niet: daar moest je bij kunnen. Een beamer wegwerken tegen het plafond is prima natuurlijk. Maar richt hem dan wel zo dat fatsoenlijk presenteren mogelijk blijft!

Op een informele bijeenkomst van vrouwelijke ondernemers hoorde ik één van de aanwezigen klagen over Powerpoint. Sinds ze dat programma moest gebruiken bij haar trainingen en prsentaties, had ze er geen lol meer in. Twee dingen schoten door mijn hoofd om meteen te zeggen: “Doe het dan zonder; Powerpoint moet helemaal niet” en “Hoezo?”. Ik vermoedde ook meteen dat het gevoel van ‘moeten’ afkomstig was uit nadoen wat iedereen doet.

Ik begon maar met mijn ‘hoezo’-vraag. Kern in het antwoord was dat deze presenteerder zich met een stapel sheets en een overheadprojector vrijer en flexibeler had gevoeld. Ze trok gewoon de sheet uit de stapel die ze op dat moment passend en nodig vond. Met Powerpoint liet ze zich meer bepalen door de vooraf bedachte volgorde en inhoud. Ze volgde in haar verhaal de dia’s, in plaats van andersom.

Bovendien had ze recentelijk te maken gehad met technische problemen, die voortkwamen uit de verschillende Office-versies. Toen ze noodgedwongen zonder Powerpoint optrad, was de feedback geweest dat het ‘rommelig’ was.

Als vervolg daarop kwam er een aap uit de mouw: ze maakte haar presentaties vooral als geheugensteun… voor zichzelf. Toen zei ik dat ze dan net zo goed een handgeschreven spiekbriefje voor zich kon leggen: een geheugensteun is prima, maar val er je publiek niet mee lastig. Wat je projecteert, hoort wél op het publiek gericht te zijn. Als Powerpoint al ‘moet’ (wat niet zo is), dan ‘moet’ het voor het publiek, niet voor jezelf. Er viel bij haar een kwartje.

Inderdaad klopte wat ik vermoedde: dat het gevoel van ‘moeten’ afkomstig was uit het nadoen van de grootste gemene deler: iederéén presenteert tegenwoordig met Powerpoint, dus je kunt niet meer zonder aankomen toch? Dan vertel ik altijd maar dat ik regelmatig mensen vraag herinneringen op te halen aan de presentatie die ze als publiek hebben bijgewoond die ze zich het beste herinneren. Als ik dan vraag waarom die presentatie zo’n indruk heeft gemaakt, zeggen ze nooit spontaan: ‘Vanwege de geweldige Powerpoints!’ (Tegenwoordig zeg ik trouwens ook wel eens: ‘Echte leiders gebruiken geen Powerpoint. Denk maar aan Obama’. Werkt ook.)  

Verder pratend kwamen we uit op de tweede aap: ze gebruikte alleen tekst op haar sheets, omdat ze ‘een hekel had aan de toeters en bellen van Powerpoint’. Alsof de keuze is óf toeters en bellen óf alleen tekst. Mijn reactie: als je alleen maar tekst gebruikt, laat je de kracht van Powerpoint onbenut. Maar goede beelden kiezen is een hele klus.

Verder praatten we over waar het volgens mij in wezen omdraait: wat wil je bereiken met je publiek? Daarin horen bij een presentatie interactie en betrokkenheid een rol te spelen, anders hoef je niet te presenteren. Pas als je weet wat je wilt bereiken, kun je gana nadenken over de manier waarop je dat het beste kunt gaan doen. En pas nog een paar stappen verder kun je je af gaan vragen: past een Powerpointpresentatie daarbij? En zo ja, welke? En hoe gebruik ik die dan zo dat het presentatiemateriaal werkt voor mij in plaats van andersom?

Met de laatste vragen hoop ik deze onderneemster binnenkort verder te helpen. Ik hoop nu al dat ik het Powerpoint-juk op haar schouders wat lichter heb gemaakt.

Ik ben altijd op zoek naar ansichtkaarten zonder tekst erop. En liefst zonder daar al te veel voor te betalen – niet alleen uit zuinigheid, maar ook omdat dat de keuze begrenst. Anders kan ik wel blíjven kopen namelijk, en het loont niet echt voor het doel. Dat doel is: gebruik in trainingen. En daarvoor is bijna elke kaart zonder tekst geschikt.

Enerzijds gebruik ik de beelden op de kaarten bij trainingen over het ontwerp van beelden, ten behoeve van het maken van presentaties. Anderzijds laat ik deelnemers wel eens een kaart kiezen die voor hen de kwaliteit verbeeldt die ze willen realiseren. Als ze zich aan het eind van een training bijvoorbeeld voornemen om ‘krachtiger’ te gaan presenteren – hoe ziet ‘krachtig’ er dan uit? Zo’n beeld kiezen en dat dan een plek geven zodat je het nog wel eens tegenkomt, dat is een manier om die kwaliteit te helpen realiseren. Zo heb ik althans geleerd van de imaginatie, en ook wel zelf ervaren. Zelf zo’n beeld tekenen kan ook, maar er eentje kiezen uit een verzameling ansichtkaarten is makkelijker. Daarvoor moet de verzameling divers zijn, maar verder maakt het eigenlijk niet zo veel uit.

Zeker bij de tweede toepassing nemen de deelnemers hun gekozen kaart mee. Ik moet er dus voor zorgen dat mijn voorraad op peil blijft en voldoende verschillende keuzemogelijkheden biedt. Ik ben dus altijd op zoek naar gratis of goedkope kaarten. Zonder tekst, dat is essentieel, want een tekst dwingt een bepaalde interpretatie af, terwijl het juist bij beide hierboven beschreven toepassing de bedoeling is dat je het beeld zelf een betekenis geeft: een boodschap of een kwaliteit bijvoorbeeld. Daar zit het psychologische proces van projectie in, en dat is precies de bedoeling.

Afgelopen dinsdag had ik wat tijd over in Vlissingen en daar liep ik door de stad en vond op twee plekken zeer betaalbare ansichtkaarten: 10 voor € 2,50. Ik heb er in totaal 40 gekocht. Dit was de oogst:

Bijna alle kaarten zijn bedoeld voor toeristisch gebruik, niet zo gek op die plek. Er zijn er bijvoorbeeld een boel bij met mensen in Zeeuwse klederdracht erop. Het thema daarvan is dus die klederdracht. Maar wat je daar zelf op kan projecteren, dat verschilt nogal. Een grote groep die in klederdracht staat te poseren kan bijvoorbeeld gezelligheid of verbondenheid uitdrukken; een vrouw die met een emmer in de weer is kan staan voor hard werken of iets zwaars.

Voor mij zijn ook de twee beelden van de Zeelandbrug mooi verschillend (al is één ervan een randgeval, want er staat met kleine letters ‘Zeelandbrug’ onder – kan net, maar meer of grotere tekst mag echt niet). Op de ene kaart zie je de hele brug in z’n volle lengte en met beide oevers. Zoiets drukt voor mij verbinding uit. Op de andere zie je, veel meer in close-up, enkele pijlers. Dat beeld staat voor mij voor een stevig, solide fundament. Twee vliegende meeuwen is een ander beeld dan een rijtje zittende, ook al is het thema steeds ‘meeuwen’. En wat te denken van een kaart met een rijtje stevige paardenkonten? Enzovoort, enzovoort. Zo kun je met ‘Zeeland’ alle kanten op.  

Zo zijn dus zelfs toeristische kaarten uit één gebied heel geschikt. De rijkdom aan uitdrukkingsmogelijkheden is heel groot. Groter nog dan ik kan bedenken, want iemand anders heeft eigen projecties en associaties – prima. Dat is vaak één van de inzichten bij een training over het ontwerpen van beelden: dat het nogal kan verschillen wat mensen erin zien. En zo kunnen mensen de beelden in een presentatie verkeerd interpreteren. Vandaar dat ik adviseer bij een presentatie altijd óók tekst te gebruiken, bijvoorbeeld boodschaptitels. Zodat verbinding niet geïnterpreteerd wordt als solide fundament, of omgekeerd.

Zoals ik vorige week beloofde elke week een praktijkadvies afgeleid uit het college taalbeheersingsmethodiek dat ik op dit moment in Leiden geef. Gisteren bespraken we een artikel met een verslag van onderzoek naar overgangszinnen in een met Powerpoint ondersteunde presentatie (Bas Andeweg & Corrie de Haan, ‘Overgangszinnen in een Powerpointpresentatie’, uit Studies in Taalbeheersing 3).

Overgangszinnen maken in zo’n presentatie de overgang van de ene naar de andere slide expliciet. Voorbeelden zijn:

• Daarbij zullen de volgende punten aan de orde komen
• Wat is er dan aan de hand?
• Een laatste methode gaat als volgt.

Onderzocht zijn drie opties: geen overgangszin, eerst de overgangszin en dan de ‘klik’ naar de volgende slide, of omgekeerd: eerst de volgende slide in beeld en dan pas de overgangszin. Gemeten werd de mate waarin de proefpersonen (TU-studenten) de inhoud van de presentatie hadden onthouden en hoe zij de presentatie waardeerden.

Van de drie opties was er maar één verschil: bij eerst de overgangszin en daarna de klik vonden de proefpersonen de presentatie duidelijk samenhangender. Verder was er dus weinig verschil, iets wat de auteurs van het artikel onder andere verklaren door het gegeven dat een overgang niet altijd expliciet (hoorbaar) hoeft te zijn, omdat hij in Powerpoint zichtbaar is: de volgende dia verschijnt, en vaak doet de presenteerder ook nog wel iets als even naar het scherm kijken ofzoiets.

Een voorzichtig advies, dus: spreek in je presentatie eerst de overgangszin uit, en klik pas daarna. Dan komt je presentatie als samenhangender over. Voor dat advies is er een wetenschappelijke basis. Die is weliswaar dun, maar dat is toch nog altijd een stuk dikker dan die van de meeste praktijkadviezen!