Categorie archieven: Piramideprincipe-onderzoek

Vraag je lezer

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Eén van de dingen die duidelijk naar voren zijn gekomen uit de resultaten van het piramideprincipe-onderzoekscollege is dat lezers verschillen in hoe ze piramidale rapporten ervaren. Een paar voorbeelden:

  • Waar sommige lezers de beknoptheid van een piramidale tekst waarderen, ervaren anderen dat als ‘onprofessioneel’: een adviesrapport ‘hoort’ in hun ogen meer informatie te bevatten en misschien zelfs wollig geformuleerd te zijn. Anders gezegd: voor sommige lezers voldoet een piramidale tekst niet aan hun normen en verwachtingen voor een adviesrapport.
  • Waar sommige lezers de heldere structuur waarderen, vinden anderen een piramidaal rapport zelfs ongestructureerd, vanwege het ontbreken van de vertrouwde woorden als conclusie en aanbevelingen. (Hierover schreef ik vorige week al iets).
  • Waar sommige lezers een piramidale brief met ‘slecht nieuws’ als onvriendelijk ervaren, hebben andere lezers daar geen moeite mee.

Voor de prakijk betekent dit: ga goed na wat de voorkeuren zijn van de lezer(s) voor wie je schrijft. Eén belangrijk punt om na te gaan lijkt de vertrouwdheid met het piramideprincipe: de eerste twee punten van hierboven hebben daarmee te maken. In het algemeen: lezers die niet vertrouwd zijn met piramidale adviesrapporten waarderen piramidale teksten lang niet allemaal. Pas dan dus op. Sowieso is het helemaal niet gek om met de lezer in gesprek te gaan over diens communicatie-voorkeuren, en niet klakkeloos een rappor te schrijven ‘zoals je dat altijd doet’.

Het laatste punt laat zien dat het terecht is om in het geval van slecht nieuws voorzichtig te zijn met het piramideprincipe. In het algemeen was de waardering voor de beleefdheid van een piramidale slecht-nieuws-brief niet slecht, maar er waren lezers die de brief onvriendelijk en onprofessioneel vonden. In het algemeen is er dus bij slecht nieuws geen reden om, bijvoorbeeld, de hoofdboodschap achterop te zetten, maar voor sommige lezers is dat misschien toch beter. Een alternatief is: zorgen dat je voldoende andere vriendelijke en professionele tekstkenmerken in de tekst verwerkt. En hoe weet je wat je moet doen? Nou, opnieuw: door met je lezer te praten, bijvoorbeeld eens een concept of voorbeeld voor te leggen.

Extra voordeel van het praten met je lezer: mocht die nog niet vertrouwd zijn met het piramideprincipe, dan wordt hij of zij dat alsnog, doordat je wat kunt uitleggen.

Deze resultaten laten nog één ander aspect van het college zien, meer voor onderzoekers dan voor schrijvende professionals: gemiddelden zeggen niet zo veel. Bij één onderzoek (dat van Lyjanne en Roos) scoorde de piramidale versie van een rapport gemiddeld slechter dan de methodologische variant (klein verschil). Bij betere beschouwing bleken de scores van het piramidale rapport veel verder uit elkaar te liggen dan van de methodologische: piramidaal scoorde zowel vieren als achten en gemiddeld een 6,5; methodologisch kreeg alleen zevens (grof gezegd). Bij analyse van de data bleek ‘m dat vooral te zitten in de tweede bullet van hierboven: sommige lezers ervoeren een gebrek aan structuur. Bij de lezers die de piramidale structuur wel doorzagen, scoorde die tekst stelselmatig hoger dan de methodologische versie.

Verschillen tussen lezers en dan echt goed gaan kijken naar wat hen beweegt, daarvoor is kwalitatief onderzoek geschikter dan kwantitatief. Oftewel: soms is meten helemaal niet weten.

Voeg labels toe aan de inhoudsopgave (‘advies:’)

Louise Cornelis Geplaatst op door 5

Op basis van de voorlopige uitkomsten van het piramideprincipe-onderzoekscollege, waarover ik gister ook al iets schreef, ga ik zelf in elk geval één ding anders doen en aanraden in de toekomst: in de inhoudsopgave niet alleen de boodschappen zetten, maar die ook benoemen, de hoofdboodschap met het woord ‘advies’ en de onderbouwing met labels als ‘argument’ of ‘maatregel’. 

Wat?
Bij het opvolgen van het piramideprincipe bevat de inhoudsopgave alleen boodschaptitels. Die lezen samen als mini-samenvatting van het rapport. Het kan er bijvoorbeeld zo uitzien:

Inleiding: Alleen zwangere vrouwen die behoren tot een risicogroep dienen gevaccineerd te worden.
1. Er is sprake van beperkte risico’s voor zwangere vrouwen.
2. De bevindingen die lijken te pleiten voor vaccinatie van álle zwangere vrouwen hebben geen rekening gehouden met mogelijke vertekeningen in het materiaal.
3. In Nederland bleef gecompliceerd beloop bij infectie (…) beperkt.
4. Bij vertaling van buitenlandse gegevens zou in Nederland een gecompliceerd beloopt  (…) slechts een klein aantal zwangere vrouwen treffen.
5. Vaccinatie van álle zwangere vrouwen heeft slechts een beperkte gezondheidswinst.

 Het voorstel is om daar dit van te maken, zeker voor lezers die geen ervaring hebben met piramidale rapporten:

Advies: Alleen zwangere vrouwen die behoren tot een risicogroep dienen gevaccineerd te worden.
Argument 1. Er is sprake van beperkte risico’s voor zwangere vrouwen.
Argument 2. De bevindingen die lijken te pleiten voor vaccinatie van álle zwangere vrouwen hebben geen rekening gehouden met mogelijke vertekeningen in het materiaal.
Argument 3: (enzovoort)

Bij een actiegericht rapport zou er telkens ‘maatregel’ voor kunnen staan, of ‘stap’ of iets dergelijks. De woorden vet maken voegt wellicht ook nog wel wat toe.

Waarom?
Uit onderzoek van één groepje studenten (Jan en Fleur) is gebleken dat de meeste proefpersonen niet zagen hoe zeer de inhoudsopgave van een piramidaal rapport hen al hielp. Als taak kregen deze proefpersonen het snel lezen van een rapport om vervolgens een samenvatting op hoofdlijnen van het advies te kunnen geven. Eigenlijk kon dat simpelweg door het voorlezen van de inhoudsopgave, maar dat zag vrijwel niemand. De proefpersonen zochten in de inhoudsopgave naar woorden als ‘conclusie’, ‘samenvatting’, ‘aanbevelingen’ of ‘advies’, maar die staan niet in een piramidaal rapport. Dat gaf verwarring. Eén van de proefpersonen vond het rapport daarom maar ‘ongestructureerd’. Met het toevoegen van labels verminderde de verwarring en verbeterde de uitvoering van de leestaak, al waren er dan proefpersonen die achterdochtig werden van het gemak: was dat echt alles al, die inhoudsopgave?

Ook al is het vanwege de beperktheid van het onderzoek onmogelijk te generaliseren, toch laten deze observaties zien dat een piramidaal rapport zo ‘anders’ is dat dat verwarrend kan zijn. In ieder geval is het te simplistisch om te beweren dat de inhoudsopgave ‘als vanzelf’ ook als mini-samenvatting fungeert. Voor lezers ligt dat helemaal niet voor de hand. Het toevoegen van labels als ‘advies’ en ‘argument’ kan hen helpen.

Overigens kan er een effect geweest zijn van de formulering van hoofdboodschap en inhoudsopgave in het experiment, want bij een ander onderzoek, met een ander rapport, zagen lezers wel dat de hoofdboodschap al in de inhoudsopgave stond. Nader onderzoek zou nodig zijn om dat te verhelderen – zo gaat dat natuurlijk altijd bij onderzoek, dat het ene antwoord de volgende vraag oproept.

Maar ach, tot die tijd maar het zekere voor het onzekere nemen, zou ik zeggen. De aanpassing is voor een schrijver makkelijk te maken, en kent (voor zover ik nu kan overzien) geen enkel nadeel. Doen, dus.

Piramide-onderzoek: eerste uitkomsten

Louise Cornelis Geplaatst op door 2

Vandaag hebben we in het piramideprincipe-onderzoekscollege de resultaten van het onderzoek door de studenten op een rijtje gezet. Ik gaf vorige week al een ‘preview‘ en de belangrijkste boodschap daarin klopt ook na vandaag nog: het piramideprincipe doet het best wel goed. Vandaag allerlei mooie dingen de revue horen passeren: een piramidale tekst is lezergericht, direct en to-the-point, overtuigend, beknopt, helder, persoonlijk, aansprekend, goed van toon, vertrouwenwekkend, duidelijk, logisch… en in sommige gevallen kan je daar allemaal -er achter denken: helderder, duidelijker, beter van toon e.d. dan een methodologisch rapport.

Twee positieve dingen vielen me in het bijzonder op, vooral omdat dat gaat om discussies in het vakgebied, en soms ook in de praktijk:

  1. ‘Hoofdboodschap voorop’ is niet verwarrend in die zin dat lezers de neiging zouden hebben om achterin te beginnen met lezen of zoeken, gewend als ze zijn daar het interessantste en belangrijkste aan te treffen. Dat blijkt een cliché-beeld te zijn: in één van de onderzoeken bleek van de 24 proefpersonen niemand gericht achterin te beginnen. Slechts één begon achterin, maar meer uit een soort terloopse manier van bladeren dan als gerichte strategie. Voorin beginnen vindt verder iedereen logisch: daar staat de inhoudsopgave die verder helpt en vaak ook een samenvatting; achterin loop je het risico in eindeloze bijlagen verzeild te raken. ‘Lezers verwachten het belangrijkste achterin’ is dus géén argument tegen het vooropzetten van de hoofdboodschap.
  2. Het piramideprincipe wordt bij ‘goed nieuws’ niet als onbeleefd, bot of te direct ervaren, integendeel: lezers ervaren een piramidale brief dan juist als beleefd. De directheid van het piramideprincipe is dan dus eerder een voor- dan een nadeel. Bij ‘slecht nieuws’ (een advies met negatieve consequenties voor de lezer) ligt het anders – maar daarover later meer.  

Aansluitend bij dat laatste punt:  er is over de beleefdheid van piramidale teksten meer te zeggen, en dat noopt tot een nuancering van het principe. En zo volgen er wel meer noodzakelijke nuanceringen uit de resultaten van het onderzoek. Eén ervan is al zo duidelijk dat ik hem later deze week hier uit de doeken zal doen. De andere zijn nog wat voorlopiger en vager. We kijken daar op het slotcollege volgende week nader naar, en daarna kom ik er natuurlijk ook weer hier op terug.

Wordt dus alweer vervolgd – sowieso is me al duidelijk dat er in de resultaten stof zit voor nog een heleboel blogposts!

En oja, voor de goede orde: alle onderzoeken waren zo kleinschalig dat de resultaten ervan niet gegeneraliseerd kunnen worden. Concreet: uit het feit dat er in het onderzoek slechts één respondent achterin begon te zoeken, mag je niet concluderen dat de lezer van een adviesrapport voorin begint.

Contouren

Louise Cornelis Geplaatst op door 1

Korte update: vandaag heb ik met de studenten van het piramideprincipe-onderzoekscollege telefonische spreekuren gehad over de voortgang van hun onderzoek. De eerste contouren van de uitkomst worden zichtbaar. Ik kan er nog niet zo heel veel over zeggen, maar het lijkt er in elk geval wel op dat het piramideprincipe zich goed staande houdt, dus dat er niet iets uit gaat komen op basis waarvan we zouden moeten concluderen onmiddellijk op te moeten houden met piramidaal schrijven. Wel zijn er allerlei nuanceringen mogelijk en misschien zelfs nodig. Daar kom ik de volgende weken op terug.

Voortgang

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Zoals ik laatst al aankondigde, is er niet echt inhoudelijk nieuws te melden over het piramideprincipe-onderzoekscollege: de studenten zijn bezig met hun onderzoek, en de laatste college gingen over methodologische kwesties die voor de praktijk maar van heel indirect belang zijn.

De studenten werken in kleine groepjes of alleen, en de aard van de onderzoeken verschilt nogal. Dat betekent dat ik me op dit moment ook ongeveer tegelijk bemoei met de formulering van vragen op een vragenlijst van groepje 1, de experimentele teksten van groepje 2, een lastig inhoudelijk punt dat groepje 3 mailde, het zoeken van proefpersonen voor groepje 4, het voorbereiden van een college over interviewen als onderzoeksmethode voor groepjes 5 en 6, een concept-tekstje lezen voor groepje 7, enzovoort, enzovoort.

Het voelt een beetje als zo’n jongleur die een  heleboel bordjes tegelijk in de lucht probeert te houden door te draaien aan de stokjes waar de borden op staan. Maar ik klaag niet, hoor: het is hartstikke leuk! En inmiddels ben ik erg benieuwd naar de resultaten – maar dat gaat nog even duren. Wordt vervolgd!

Methodologie

Louise Cornelis Geplaatst op door 2

Deze week is er niet veel nieuws te melden over het piramideprincipe-onderzoekscollege (leuk woord voor scrabble of galgje eigenlijk), en de komende weken blijft dat misschien zo. Nouja, het geldt voor in het piramideprincipe geïnteresseerde buitenstaanders.

Gister hebben de studenten hun onderzoeksvoorstellen aan elkaar gepresenteerd en hebben we bij sommige haken en ogen van het onderzoek stilgestaan. De komende weken voeren ze het onderzoek uit, en staan we op college stil bij enkele praktische aspecten daarvan: de opdrachtformulering voor de proefpersonen, interviewvragen, de te gebruiken teksten (bijvoorbeeld: twee versies van een rapport).

Een paar van de methodologische haken en ogen zijn voor ons niet op te lossen. Ik noem er twee:

1. Willekeurige proefpersonen lezen een adviesrapport anders dan de ‘echte’ lezer. De makkelijkst ‘beschikbare’ proefpersonen zijn studenten. Studenten lezen al anders dan, zeg, de 50-jarige CEO van een groot bedrijf. Bovendien maakt uit dat ‘in het echt’ de schrijver en de lezer elkaar kennen en de lezer ongetwijfeld al allerlei verwachtingen heeft over het rapport – en er zeker belang bij. Zo’n zelfde verhouding tussen schrijver en lezer is in een experimentele situatie niet na te bootsen. Het is dus altijd maar de vraag wat de uitkomsten zeggen over het ‘echte’ lezen van adviesrapporten (in onderzoekstermen heet dat de ecologische validiteit). De studenten proberen dit probleem op verschillende manieren te omzeilen, en er is één troost: ik denk dat de kans dat het piramideprincipe goed uit de verf komt bij deze soort proefpersonen kleiner is dan in het echt – simpelweg omdat het principe dan dus gebruikt wordt in een situatie waar het niet voor bedoeld is. Als we dus iets vinden, hebben we (denk ik) echt wat.

2. Als je een origineel rapport neemt, en je herschrijft dat piramidaal, heb je twee behoorlijk verschillende teksten gecreëerd. Dat maakt elke vergelijking ertussen onbetrouwbaar en lastig te interpreteren. Stel, je legt die twee versies aan twee verschillende groepen proefpersonen voor, en de piramide-groep is veel enthousiaster over het rapport dan de originele groep. Waar komt dat dan precies door? Dat zou dan bijvoorbeeld best wel eens (ook) kunnen liggen aan de lengte (de piramidale versie is korter), de schrijfstijl (de herschrijver schrijft beter dan de orginele schrijver – wat in het geval van de studenten die originele rapporten herschreven zeker het geval is), aan één klein aspectje van het piramideprincipe (de inhoudsopgave leest als mini-samenvatting bijvoorbeeld), enzovoort, enzovoort. Je hebt dan dus wel een effect, maar je weet niet waar het door komt, en je kunt dan dus geen conclusie trekken over het piramideprincipe als zodanig.

Door dit soort (en nog een paar andere – onderzoek doen is knap lastig!) problemen is er een kans dat er niets uitkomt. Het onderzoek is daarom niet alleen naar de effectiviteit van het piramideprincipe, maar ook naar de mogelijkheden en beperkingen van de methoden om het piramideprincipe te onderzoeken. Het is dus echt pionieren. Vandaar ook dat de onderzoeken beperkt zijn van opzet en allemaal verschillend.

Als we niet weten hoe we in één het piramideprincipe aan een test kunnen onderwerpen, en als dat misschien zelfs niet goed mogelijk is, dan maar met een aantal omtrekkende bewegingen. Ik ben hartstikke benieuwd.

En wat gaan ze nu onderzoeken aan het piramideprincipe?

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Een overzichtje van de onderzoeksvoorstellen van de zes groepen studenten in het piramideprincipe-onderzoekscollege. Overkoepelend thema: over het piramideprincipe zijn veel mensen in de praktijk heel enthousiast en het heeft een hoge status. Maar is het wel echt zo effectief? Dat gaat op zes verschillende manieren bekeken worden. Een kort overzicht alvast, over de vorderingen, bevindingen en conclusies in de loop van de tijd meer.

Eén groep gaat zich met de schrijvers bezighouden. Het piramideprincipe is best moeilijk om te leren. Te moeilijk misschien wel, en wat is er zo moeilijk aan in de praktijk?

Eén groep gaat kijken naar de theorie. Minto doet in haar boek The pyramid principle nogal wat claims over de achtergrond van het principe. Een voorbeeld is dat ons geheugen informatie ook in piramide-structuren zou opslaan. In hoeverre zijn die houdbaar, zeker gegeven het feit dat de meeste van de literatuur waarnaar Minto verwijst nogal gedateerd is.

De andere vier groepen houden zich bezig met de lezers, op manieren die verschillen in de methode van onderzoek en/of de thematiek:

  • Een groep onderzoekt de vraag of het piramideprincipe door lezers als onbeleefd ervaren wordt, op twee verschillende manieren, waarvan eentje ook de mate van betrokkenheid van de lezer erbij betrekt
  • Een groep onderzoekt in hoeverre lezers inderdaad geneigd zijn om het antwoord op de adviesvraag achterin het rapport te zoeken, iets wat wel als tegenwerping tegen het piramideprincipe gebruikt wordt: hoofdboodschap voorop zou maar verwarrend zijn
  • Een groep doet misschien wel het meest recht-toe-recht-ane effectiviteitsonderzoek door waarde-oordelen over een piramidaal rapport te vergelijken met die over een traditioneel-methodologisch opgebouwd rapport
  • De laatste groep onderzoekt het leesgedrag van een piramidaal versus traditioneel rapport door middel van oogbewegingen.

Wordt vervolgd!

Piramide-terminologie

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Afgelopen vrijdag woonde ik een training in het piramideprincipe bij die door iemand anders gegeven werd. De training leek erg op wat ik wel geef, maar anders dan bij mijzelf was de training rechtstreeks op Minto’sThe pyramid principle gebaseerd, en niet op mijn eigen Adviseren met perspectief. Het was lang geleden dat ik de terminologie uit het boek weer toegepast hoorde, en ik verbaasde me er maar weer eens over hoe veel termen verwarrend zijn.

Een paar voorbeelden, voor Minto-kenners:

  • Minto’s gebruik van deductie  voor een ‘argument’ (syllogisme) en inductie voor een ‘grouping’ (meervoudige argumentatie) zijn gewoon fout, of nouja,  anders dan dat de rest van de wereld die termen gebruikt. Ik vermijd die altijd en heb het over enkelvoudige en meervoudige argumentatie.
  • Synthese is ook een eigen opvatting van de betekenis van dat woord, al gebruik ik het ook wel eens op dezelfde manier. In Adviseren met perspectief noem ik het meestal een kapstok of omschrijf ik het als ‘bovenliggende gedachte’, en tegenwoordig schuw ik ook het woord interpretatie er niet voor.
  • Minto noemt de onderdelen van het syllogisme statement en comment, naar mijn indruk veel te brede, algemene termen voor wat de major en minor premisse zijn – tenminste, zo worden die twee uitspraken door de rest van de wereld genoemd (‘alle mensen zijn sterfelijk’ respectievelijk ‘Aristoteles is een mens’ in het prototypische voorbeeld).
  • De termen statement en comment nogal lijken op de eerste twee uitspraken uit een andere structuur, namelijk situatie en complicatie, de eerste stappen uit de inleiding. Ze lijken niet alleen op elkaar, ze beginnen nog met dezelfde letter ook, dus als je gauw iets uittekent op het bord, staat er in beide gevallen S en C. Ze kunnen ook beide zo genoteerd worden dat de derde stap iets belangrijks uitdrukt, namelijk conclusie respectievelijk hoofdboodschap (‘governing thought’), en die lijken ook weer op elkaar. Die twee structuren, dus argument en inleiding, lijken dan dus sterk op elkaar, terwijl ze in de structuur van het rapport een totaal andere functie hebben. Totaal andere bewoording, zoals major en minor premissie, had dat duidelijker gemaakt.

De meeste van deze punten zijn eigenlijk alleen vervelend voor mensen die de traditionele termen kennen. Als je bijvoorbeeld logica of argumentieleer hebt gehad in je studie, zit je een beetje vreemd te kijken naar ‘statement – comment – conclusion’ of naar Minto’s uitleg van deductie en inductie. Maar daar is wel mee te leven. Al is er niets tegen op de klassieke termen uit de argumentatieleer – die zijn al zo’n 3000 jaar oud, dus waarom het wiel opnieuw uitvinden?  

Maar het laatste punt gaat verder dan dat. Veel mensen die getraind zijn in het piramideprincipe verwarren de structuur van het argument met die van de inleiding. Voor hun is een verhaaltje dat bestaat uit ‘situatie – complicatie – hoofdboodschap’ een doortimmerde argumentatie. Niets is minder waar. Het syllogisme heeft juist en dwingende kracht: ‘dus…. Aristoteles is sterfelijk’ is de onvermijdelijke conclusie. Dat is iets heel anders dan de soepele  opstap naar een verhaal van de twee elementen van een inleiding: ‘liep ik gister over straat, zag ik toch zo’n gekke kerel…’ en je kunt alle kanten op.

Ach, het zijn maar woorden… als je ze goed toepast, krijg je een sterk gestructureerd adviesrapport. En daar gaat het om.

Schrijven in organisaties als onderdeel van converseren

Louise Cornelis Geplaatst op door 2

Vanwege het piramideprincipecollege heb ik een tijdje geleden een vraag gesteld in de LinkedIn-groep van (ex-)McKinsey-communicatiespecialisten waar ik lid van ben: of iemand wist van wetenschappelijk onderzoek naar het piramideprincipe? Dat leverde een boel leuke reacties op en er ontspon zich een discussietje over de effectiviteit van het piramideprincipe (daarover een andere keer meer). Maar wetenschappelijk onderzoek? Nee.

Nouja, één dingetje dan: één van mijn oud-collega’s, Alison Donaldson, heeft na haar McKinsey-tijd een ‘doctoral degree’ behaald en in haar thesis, ‘The part played by writing in the organisational conversation’ gaat het over het piramideprincipe. De thesis (van de University of Hertfordshire, 2003) is niet gepubliceerd, maar Alison was zo aardig hem aan mij op te sturen. Inmiddels heb ik hem gelezen. Het is niet zo makkelijk om de kern ervan kort samen te vatten, en ik heb er ook niet concrete praktische adviezen uit kunnen destilleren (lezers op zoek naar snelle tips mogen hier ophouden met lezen). Maar er staan wel interessante gedachten in.

Lastig
Dat ik het een lastig stuk vind, heeft drie oorzaken:

  1. Het is een voor mij onbekend genre. Het heet ’thesis’, voor een ‘doctoral degree’ (in Management), maar het is zeker niet wat wij onder een proefschrift verstaan. Het is eerder een soort heel uitgebreid essay of reflectieverslag van een aantal jaren van Donaldsons professionele ontwikkeling als zelfstandig tekst- en communicatie-adviseur. Het begint met een ‘synopsis’, en daarna volgt en beschrijving van vier ‘projects’ die de auteur heeft uitgevoerd, en daarna nog een epiloog en een appendix. Tussen synopsis en projectbeschrijvingen is veel overlap, ik snap niet precies hoe die tekstdelen zich tot elkaar verhouden. De epiloog is conclusie-achtig, maar niet helemaal. Het verhaaltje in de appendix kan ik helemaal niet plaatsen. En ik mis ook een heldere vraagstelling en daarop een antwoord (als conclusie).  Maar dat zal wel mogen bij dit genre? Je zou er in Nederland niet mee kunnen promoveren in elk geval, ook al vind ik het wel een interessant genre. Met literatuur onderbouwde reflectie op de eigen praktijk is zinnig immers.
  2. Donaldson sluit aan bij literatuur die ik grotendeels niet ken (Ong, Mead, Stacey – om een paar namen te noemen). Ik ken een heleboel andere literatuur over schrijven in het algemeen en een beetje ook over schrijven in organisaties, en daar wordt het allemaal net een beetje anders in gepresenteerd. Heel vaak denk ik tijdens het lezen: oja, dat lijkt op… maar hoe het dan precies zit, dus wat precies de verhouding en hopelijk ook de vernieuwing is, vind ik lastig te bepalen. Het zou wel uit te knobbelen zijn, maar dat is lang werk, iets voor een scriptie of wetenschappelijk artikel. Daar zouden we dan ongetwijfeld iets aan hebben, dat zou ons inzicht in schrijven in organisatie ten goede komen – maar het valt op dit moment buiten mijn mogelijkheden.
  3. ik vind de thesis niet altijd even helder geschreven. Het is nogal abstract, en ik kon af en toe de gedachte ‘iets meer piramideprincipe was wel fijn geweest’ niet onderdrukken. Misschien is het geen toeval dat de structuur niet zo hecht is: Donaldson zet zich in de thesis af tegen het piramideprincipe en ze pleit voor meer verhalende structuren. Tsja. Ik kan me daar wel wat bij voorstellen (hieronder meer daarover), maar dit is me toch net te verhalend, te dicht bij haar eigen ervaring blijvend misschien? Samen met het eerste punt maakt het het lezen een aardige inspanning.

Wat staan er dan wel voor goede ideeën in? Een poging tot een (geheel niet representatieve) samenvatting van de hoofdlijn, de kritiek op het piramideprincipe, gecombineerd met wat eigen gedachten, en afgerond met nog wat losse punten.

Waarom schrijven we zo veel?
Ook al wordt er ontzettend veel geschreven in organisaties, toch is het duidelijk dat  de ‘impact’ daarvan heel beperkt is. Waarom is het zo vanzelfsprekend dat er zo veel waarde aan het schrijven van bijvoorbeeld rapporten, notulen, agenda’s en e-mails gehecht wordt? Volgens Donaldson heeft dat ermee te maken dat de ‘buismetafoor’ voor communicatie zo gangbaar is: je pakt aan de ene kant informatie in (schrijven) en stuurt dat naar de ander (lezer), die het uitpakt en zo kan beschikken over de informatie. Die metafoor is echter achterhaald: communiceren is het niet inpakken en oversturen van informatie en betekenis; betekenis wordt gemaakt, gecreëerd in communicatie, door te communiceren.

Schrijven is daar zelf een voorbeeld van: door ergens over te schrijven, verdiept je kennis en begrip van het onderwerp zich. Je hebt niet al van tevoren kennis die je ‘op papier zet’, nee, die kennis ontstaat in het schrijven (omdat schrijven je aanzet tot ‘reflexive thinking’). De lezer doet er ook weer wat mee, voegt er ook wat aan toe, en zo kun je schrijven zien als een stap in het samen creëren van betekenis, iets wat meer en ook zichtbaarder gebeurt meer door met elkaar te praten. Documenten zouden zo een rol kunnen spelen in de conversatie in de organisatie, als tussentijdse stap. Als je schrijven ziet als manier om met elkaar in contact te komen en te leren, ontstaat er een nieuwe, spannende manier van schrijven.

Praten over schrijven
Donaldson onderbouwt dit punt van schrijven-in-conversaties door iets te schrijven waarbij ik alleen maar ‘yes!’ kan denken:

If people viewed writing as part of the organisational conversation, they might be more inclined to see papers as “living documents”. this would mean being more realxed about issuing drafts before they were “ready”, actively seeking responses in the early stages and allowing these responses to influence their thinking and writing. (p. 73)

Het met elkaar overleggen over het schrijven en het elkaar voorleggen van ‘halffabricaten’ is iets waar ik in trainingen altijd toe aanmoedig. Ik begrijp nu wel beter waarom dat soms niet ‘aankomt’: als je schrijven ziet als het vastleggen van kennis, zou dat niet nodig moeten zijn. Want die rol speelt schrijven in veel organisaties: vastleggen. Daardoor is het vaak ook nogal saai en plichtsgetrouw.

Piramideprincipe
Nadat Donaldson al een tijdje met dit soort gedachten bezig is geweest, geeft ze weer eens ergens een training in het piramideprincipe. In die tijd heeft ze ook onder andere beter leren omgaan met chaos, complexiteit, onzekerheid en ‘losse eindjes’. Ze realiseert zich dan dat ze zich bij het piramideprincipe niet meer comfortabel voelt. Ze exploreert hoe dat komt.

Als eerste ontdekt ze dat haar ongemak komt door de eenzijdige nadruk van het piramideprincipe op helderheid. In plaats een tekst daarop te beoordelen, kijkt ze liever naar hoe de relatie tussen schrijver en lezer tot stand komt. Vervolgens onderzoekt ze vier uitgangspunten van het piramideprincipe (uit Minto’s boek) (p. 124):

  1. Je moet uitgedacht zijn voordat je kan gaan schrijven
    Volgens Donaldson ben je nooit uitgedacht, en helpt het schrijven juist bij het denken. Daardoor is elke piramide en elke tekst een soort tijdelijk tussenproduct.  Het gaat niet zozeer om de structuur, het gaat om structureren (‘arriving at the structure … emerging from conversational processes’, p. 164)
  2. Structuur is het grootste schrijfprobleem, en een piramide lost dat op.
    Donaldson: volgorde is belangrijk, ja, en inderdaad zijn onze hersenen gemaakt om te structureren en te categoriseren. Maar niet om dat altijd logisch te doen. Er zijn andere, prima structuren, zoals de verhalende of de metaforische. Volgt een interessante uitweiding over hoe zeer Minto hier laat zien een kind te zijn van het cognitivistische tijdperk in de menswetenschappen.
  3. Ons schrijfdoel is misverstanden en onbegrip te voorkomen, vandaar de hoofdboodschap voorop.
    Donaldson is het eens met de functie van het voorop zetten van de hoofdboodschap, maar ze benadrukt dat een schrijver nooit zeker zal weten dat er geen enkel misverstand kan bestaan, omdat we geen controle hebben over de reactie van de lezer. In ieder geval: ‘order does not equal understanding’ (p. 155).
  4. Een verhalende structuur past alleen in de inleiding.
    Dit vindt Donaldson dogmatisch. Waarom zou je verhalen niet breder in kunnen zetten? Er is meer dan alleen maar logica; associate en analogie bijvoorbeeld. Donaldson bepleit het vaker inzetten daarvan (p. 171).

Andere problemen met het piramideprincipe zijn volgens Donaldson dat het niet bepaald helpt bij het creatieve gedeelte van schrijven, en dat het vaak mechanistisch en klinisch wordt ingezet, en dat het stijl buiten beschouwing laat.

Donaldson beseft:

I no longer view it as the holy grail in writing (p. 120).

Aha, denk ik dan: ze is ooit eens helemaal gevallen voor het piramideprincipe (dat beschrijft ze op p. 133) en het valt nu van zijn voetstuk (ze verliest haar onschuld, p. 135) en daarom zet ze zich ertegen af. Want haar kritiek op de vier punten van hierboven, daar ben ik het mee eens, maar het doet volgens mij niet zo veel af aan de waarde van het piramideprincipe. Ik betwijfel hier en daar zelfs of ze een niet wat al te ongenuanceerde weergave geeft van Minto’s woorden.

Dat er leven is naast, buiten en na het piramideprincipe is voor mij ook al lang duidelijk. Het is bijvoorbeeld niet voor elk genre geschikt. Je moet goed in de gaten houden voor welke schrijvers en welke teksten het ontwikkeld is: voor schrijvende professionals die een adviesrapport schrijven, en die tot dan toe alleen methodologisch hebben leren schrijven. Dan is het volgens mij een reusachtige sprong vooruit. En ja, dat wil niet zeggen dat het nou zo creatief is of zo mooi gebruik maakt van metaforen en verhalen. Maar daar moet je echt bij die schrijvers niet mee aan komen zetten, dat is veel te ‘raar’ en ook simpelweg te moeilijk. Schrijven is toch al zo moeilijk! Wat dat betreft is Donaldson me dus wat te idealistisch of veeleisend.

Alleen logos?
Waar ik het ook echt niet mee eens ben, is dat het piramideprincipe alleen een beroep zou doen op de ratio – alleen op de logos van de klassieke drie overtuigingsmiddelen logos, pathos en ethos. Het piramideprincipe is niet ‘purely logical’ en dus alleen geschikt voor ‘unemotional writing’ (p. 171) en het doet wel degelijk iets op het vlak van ethos en pathos, al is het alleen maar omdat het relationeel is, veel relationeler dan de methodologische structuur. Ik ga daar nu niet dieper op in, want ik heb dat al vaak genoeg betoogd op dit weblog.  

Wat overblijft is dat het piramideprincipe hamert op structuur, planning, voorbereiding, en daarmee impliciet claimt dat geplande, gestructureerde interactie het beste is. Structuur kan helpen natuurlijk, en we hebben er behoefte aan om orde te scheppen in chaos. Maar structuur richt ook sterk onze aandacht en zorgt daardoor altijd voor een zekere eenzijdigheid. Dat is bij het piramideprincipe duidelijk: je ziet niet wat er buiten de piramide valt. Donaldson heeft zelf ontdekt dat door minder te structureren ze meer ziet, bijvoorbeeld tijdens vergaderingen. Dat kan ik me goed voorstellen – maar daarbij had ze van mij wel mogen aantekenen dat ze pas door haar ervaring de structuur heeft kunnen leren loslaten, en dat je niet simpelweg tegen mensen kunt zeggen: ‘het zonder structuur doen is veel beter’.

Donaldson gebruikt het piramideprincipe nog wel, maar ze zet het in een breder perspectief (het is niet ‘het’ antwoord op communicatieproblemen) en bespreekt de beperkingen ervan. Dat lijkt me alleen maar prima.

Tot slot: nog wat losse interessante puntjes

  1. Schrijven kan bij sommige mensen onzekerheid oproepen omdat ze de lezersreactie niet zien.  Zij praten dan liever. Maar het omgekeerde gebeurt ook: dat mensen schrijven omdat ze dan niet hoeven te praten. Over schrijven hebben ze meer controle; schrijven kan niet afgeluisterd worden.
  2. Schrijven heeft ook schaduwdoelen: vaak gaat het niet zozeer om de ontwikkeling van kennis of om echt iets voor elkaar te krijgen, maar schrijf je alleen een rapport omdat je dan je baas kan laten zien dat je echt iets gedaan hebt.
  3. Om goed te schrijven moet je je een beeld vormen van de reactie van de lezer – en dat is het moeilijkste aan schrijven. Donaldson citeert Meads ’taking the attitude of the other’. (dat is zo’n punt dat lijkt op ideeën die ik ken, in de woorden van Kellogg – maar is dit nou hetzelfde of toch niet?)
  4. Tijdens ‘reflexive thinking’, dus tijdens het schrijven, voert de schrijver een silent conversation of inner dialogue, bijvoorbeeld met een gegeneraliseerde lezer, waarvan de sporen zichtbaar zijn in de tekst. Een aspect van die innerlijke stem kan zijn angst, bijvoorbeeld angst om echt iets te zeggen. Donaldson zelf heeft hiermee geworsteld omdat ze in haar hoofd steeds een denkbeeldige, veralgemeniseerde opdrachtgever hoorde zeggen dat haar thesis ’too academic’ aan het worden was. Dat kan zorgen voor een schrijfblokkade. (Ook zoiets dat ik herken in andere termen, namelijk die over de interne criticus).

 * * *

Het was een hele klus, 179 pagina’s lezen, er dit over schrijven, en dit straks ook nog een keer in het Engels kort samenvatten om aan Alison terug te koppelen… maar wel de moeite waard, want zo vaak lees ik niet meer iets echt nieuws over schrijven in organisaties. En ik ervoer zo aan den lijve dat zowel schrijven als lezen het creëren van kennis en betekenis is – maar dat wist ik al.

Blij!

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Afgelopen week heb ik van elk van de studenten van het piramideprincipe-onderzoekscollege een herschreven rapport nagekeken. Ze hadden ergens een adviesrapport vandaan gehaald, en dat nu piramidaal herschreven, of, als dat niet ging, tekstadvies gegeven. Bij het nakijken werd ik blij, en dat had twee redenen:

  1. De studenten hebben het goed gedaan. Dat is altijd leuk voor een docent natuurlijk: het piramide-kwartje is gevallen; mijn onderwijs heeft effect gehad. Mooi, en ik durf mijn studenten wel los te laten in de buitenwereld als tekstadviseurs – het zijn laatstejaars, dus dat is ook een goed teken. Niet iedereen heeft een tien, maar zelfs in de gevallen die ik ‘onvoldoende’ heb beoordeeld denk ik dat het rapport is opgeknapt. Het is dan alleen nog niet echt een piramide volgens het boekje.
  2. De rapporten zijn ontzettend veel beter geworden. Het deed me veel plezier om te zien hoe zeer een rapport opknapt van een piramidale herschrijving. Ik heb op dit weblog eerder al eens bekend dat ik de gemiddelde kwaliteit van de door de studenten aangedragen rapporten schokkend slecht vond. De stapel herschrijvingen was in vergelijking daarmee een verademing. Wat een geweldig instrument is het toch!

De krachtigste herschrijving vond ik die van een advies van de Gezondheidsraad aan de minister over het vaccineren tegen griep van zwangere vrouwen. In het oorspronkelijke rapport (overigens zeker niet het slechtste van de stapel) waren de meest inhoudelijke kopjes ‘Schatting van het effect van vaccinatie’ en ‘Recente gegevens over influenza (…) uit het buitenland’, en verder de te verwachten kopjes als ‘Inleiding’, ‘Conclusies’ en ‘Aanbevelingen’. ***Geeuwt***

Vergelijk dat eens met de herschrijving van Lyjanne:

Inleiding: Alleen zwangere vrouwen die behoren tot een risicogroep dienen gevaccineerd te worden. 1. Er is sprake van beperkte risico’s voor zwangere vrouwen.
2. De bevindingen die lijen te pleiten voor vaccintaite van álle zwangere vrouwen hebben geen rekening gehouden met mogelijke vertekeningen in het materiaal.
3. In Nederland bleef gecompliceerd beloop bij infectie (…) beperkt.
4. Bij vertaling van buitenlandse gegevens zou in Nederland een gecompliceerd beloopt  (…) slechts een klein aantal zwangere vrouwen treffen.
5. Vaccinatie van álle zwangere vrouwen heeft slechts een beperkte gezondheidswinst.

So, die komt wel binnen, wat een kracht! Ineens is in één klap duidelijk wat het rapport wil zeggen, en is het sterk retorisch in de positeve zin van het woord: een heldere stelling wordt deugdelijk onderbouwd. Elk van de hoofdstukken is ook nog eens onderbouwd met enkele sub-argumenten, ook meteen als argument geformuleerd. Geen speld tussen te krijgen.

Ik zou graag zien dat er veel meer zo geschreven werd. Als ik er blij van word, moet dat voor meer mensen gelden. Weg met de saaie, brave, grijze rapporten!

Maar ik zie hiervan ook wel het probleem: dit is niet één, maar meerdere bruggen te ver voor de huidige praktijk, zeker in een politieke wereld. Met zo’n krachtige piramide steekt de schrijver z’n hoofd wel heel ver uit, en er zijn er maar weinigen die dat durven, en het wordt sowieso lang niet in elke omgeving geaccepteerd. Wat ik hierbij m’n trainingsdeelnemers al hoor zeggen, is dat het veel te subjectief is. De Gezondheidsraad wordt geacht ‘objectief’ advies te geven immers? Daar past een wetenschappelijk-methodologische opbouw dan toch beter bij?

Volgens mij kan objectief adviseren helemaal niet, maar ik snap wel dat de schrijver eerder de verdenking op zich laadt van eenzijdigheid en vooringenomenheid met zo’n uitgesproken standpunt. Of liever gezegd: met een standpunt dat in de tekst  zo helder naar voren komt. Het standpunt zal in het ‘objectievere’ rapport hetzelfde geweest zijn, maar dan staat het meer verstopt. Dat is niet objectiever dus, maar wel voorzichtiger. Piramidaal schrijven vergt lef.

Tot slot: er ging een heleboel goed bij het herschrijven, maar wat ging er nou het meeste mis? Iets wat ook bij schrijvende professionals wel gebeurt: de hoofdboodschap ontbreekt. Dan denk je: hoe kan dat nou, dat is toch het belangrijkste? Maar het gebeurt makkelijker dan je denkt, omdat er dan wel een aankondiging staat. Er staat dan bijvoorbeeld:

Na het toetsen van het binnenklimaat in de schoollokalen aan de ventilatie-eisen zijn wij tot een aantal bevindingen gekomen. Geadviseerd wordt allereerst… en vervolgens….

Dat is een aankondiging van een aantal bevindingen, zeg drie, en die komen dan ook, dus dan weet je dat het niveau onder de hoofdboodschap (de ‘rode draad’) drie elementen bevat. Maar wat die samen betekenen, dat staat er niet.

Hoofdboodschaploze teksten komen dus voor, zelfs bij een piramidale tekst. Het kan helpen om de piramide echt uit te tekenen. Dan moet er in het bovenste vakje wel iets komen te staan. Dus niet meteen gaan (her-)schrijven, maar aan de slag met potlood en papier, of met geeltjes – het werkt echt!