Ik had laatst een redactionele kwestie waar ik niet zo gauw een oplossing voor wist. Het ging om een rapport over een project met zo’n 15 deelprojecten. Die deelprojecten hadden allemaal een lange, abstracte naam die tot drie letters werd afgekort. In de tekst kwamen zes van die afkortingen vaak terug: dat waren de belangrijkste projecten.

Ergens moesten die zes, maar liefst zelfs alle 15, afkortingen worden uitgelegd. De tekst was namelijk bedoeld voor een nogal diverse lezersgroep, waarvan een groot gedeelte buitenstaanders, dus zeker niet vertrouwd met al die deelprojecten en hun afkortingen.

Daar kwam nog bij dat de schrijvers graag wilden dat alle 15 uitgelegd zouden worden, om daarbij tussen de regels door duidelijk te kunnen maken dat het project te ingewikkeld was. 15 deelprojecten is sowieso al veel, maar er zaten ook nog allerlei afhankelijkheden tussen. Een lange, ingewikkelde lijst met die projectnamen, hun afkortingen en de onderlinge relaties – van de schrijvers mocht het, al zagen ze ook het nadeel wel.

Ik vond het toch maar niks. Een afkorting hoor je te introduceren waar je ‘m voor het eerst gebruikt in de tekst. Dat was de inleiding, en zo’n lang en onleesbaar stuk in de inleiding, nog voor de hoofdboodschap, poe, nee, dat ging me te ver.

Buitenstaanders hebben er bovendien niks aan. 15 of zelfs maar zes, afkortingen blijven niet meteen bij het lezen hangen in het geheugen. Ik merkte het zelf: bij eerste lezing werd ik er giechelig van, omdat het overzicht overkwam als het resultaat van een spelletje ‘wie weet er nog een leuke afkorting met drie letters?’ Als ik dan verder las, moest ik regelmatig terugzoeken, want ik kon de deelprojecten niet uit elkaar houden. Sommige verschilden in hun afkorting maar één letter van elkaar!

Zoeken – de afkortingen terug kunnen vinden, dat leek me een belangrijke overweging. In overleg met de schrijvers hebben we het opgelost door een bijlage te maken met een overzicht van de deelprojecten, de afkortingen en de onderlinge relaties. In de inleiding stond daar een verwijzing naar, en die inleiding werd veel beter te behappen zo. Lezers die de afkortingen kennen, lezen in één moeite door, en de buitenstaanders hebben zo een naslagwerkje, want die bijlage was de laatste bladzijde.

Die bijlage was niet zo fijn, met al die abstracte namen en hun afkortingen. Maar dat was de bedoeling: dat het ingewikkeld was, was wel duidelijk. En ik werd nog steeds een beetje melig van de namen en de afkortingen. Maar door de plek buiten de lopende tekst hinderde dat het lezen niet meer.