Maandelijkse archieven: november 2022

Het gaat het beste zonder moetjes

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Veel schrijvers in organisaties worstelen met de verplichte nummers: maand-, kwartaal- en andere voortgangsrapportages, allerlei plannen in verplichte formats en dergelijke. Ze schrijven kost veel tijd, het goed piramidaal doen gaat amper, het is vaak onduidelijk wat de ontvangers ermee doen, enzovoort.

De laatste tijd kreeg ik een paar keer de vraag hoe ‘best practice’ organisaties dat soort teksten schrijven.

Nou, simpel: niet.

Ik bedoel: in de organisaties waar ik kom die volgens mij het beste schrijven, zie ik nooit dat soort ‘moetjes’ voorbijkomen. Dat zijn allemaal redelijk platte en veelal projectgestuurde organisaties waar de projectleider verantwoordelijk is voor het reilen en zeilen. Die is meewerkend voorman/-vrouw, zit dus bovenop het werk en is onderdeel van het team – die heeft geen rapportages nodig. Hij/zij hoeft ze ook niet te schrijven, want de managementlaag erboven gaat uit van ‘geen nieuws is goed nieuws’. Die managers vertrouwen erop dat de projectleider zich wel zal melden als er iets belangrijks is, en zeker in geval van stront aan de knikker (‘management by exception’).

Vertrouwen, belangrijk woord.

Dat werd gister bevestigd. Ik was toen bij een presentatie van Mathieu Weggeman – sowieso erg de moeite waard: interessant en vermakelijk. Thema was ‘leiding geven aan professionals’, of nouja, Weggeman betoogde dat je aan 80 procent van de professionals eigenlijk helemaal geen leiding hoeft te geven. Die zijn gewoon goed in hun vak en ze willen hun werk goed doen, daar kun je als manager op vertrouwen.Hen in de weg zitten met allerlei controlemechanismen is alleen maar hinderlijk.

Weggemans voorbeeld was van een machinebouwer waar ingenieurs jarenlang aan een bijzonder nieuw product hadden gewerkt. Op het moment dat de machine gepresenteerd werd – op tijd, binnen budget –  begon de controller over enkele ontbrekende urenstaten en een doosje schroeven dat iemand uit eigen zak had betaald. Dan heb je dus echt je prioriteiten verkeerd.

Het laten invullen van checklists en rapportages en urenregistraties en noem maar op noemde Weggeman ‘infantiele bureaucratische nikserigheid’. In plaats van professionals dat soort moetjes te laten uitvoeren, raadde hij aan om op zoek te gaan naar gedeelde waarden die kunnen inspireren en die betekenis geven aan het werk. ‘Meer vonken in plaats van vinken’ was een van de one-liners die ik noteerde. 

Ik hoorde het met instemming, en met herkenning. Inderdaad, bij die organisaties die niet aan moetjes doen wordt gevonkt, zijn de gedeelde waarden belangrijk en de mensen goed met hun werk bezig.

Van Weggeman leerde ik ook nog een mooi acroniem voor hoe professionals veelal omgaan met moetjes: DELLE: durch einfach liegen lassen erledigt. Die ga ik onthouden. Ik geef zoiets wel eens als advies mee namelijk: heb je echt niks zinnigs te zeggen in je moetje-rapportage, doe het dan niet. Laat liggen, dus. Als je manager dan komt zeuren, kun je het gesprek wellicht op dat vertrouwen brengen.

De soort teksten die belangrijk zijn in een organisatie zeggen dus wat over de manier van leiding geven en over hoe veel vertrouwen er is. Niet moeten schrijven is een goed teken.

 

 

Verwijzen is een kunst

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Vorige week brachten wij een paar dagen door in een hotel met in de badkamer dit bordje:

Daar gaat een boel mis: het losse milieu vriendelijk, ontbrekende interpunctie tussen leggen en dit en de wat vreemde voorwaardelijkheid: als je schone handdoeken wilt, doen zij een verzoek? Dat kan op zich wel, op het randje: het is nogal spreektalig, vind ik.

Maar het meest in het oog springen twee eigenaardige verwijzingen: deze verwijst zo dat je kennelijk schone handdoeken op de grond moet leggen, en dat op de grond leggen doe je volgens dit kennelijk uit milieu( )vriendelijk oogpunt.

Ik denk dat dit een poging is tot te beknopt schrijven. Ik snap dit alleen maar omdat ik vaker in hotels ben geweest waar ze zoiets wilden.

 

Zelf geredigeerd worden

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Ik zit alweer een week in de volgende fase van het nieuwe boek: ik ben de wijzigingen van de redacteur aan het verwerken. Dat is alweer druk, maar gepland en het is fijn dat ik er extra tijd voor kreeg: ik kreeg het eerder terug en mijn deadline blijft hetzelfde. Het is wel de derde keer dat ik het ‘afmaak’ sinds augustus, en dat gaat wel wegen, moet ik zeggen. Ik wissel een beetje tussen het zat zijn en blij dat het elke keer beter wordt.

Want beter geworden, ja, dat is het nu ook weer. De redacteur heeft me behoed voor een paar stomme dingen waar ik blind voor was geworden (zoals een metafoor die precies het omgekeerde uitdrukte van wat ik bedoelde) of sowieso ben. In het lijstje ‘fouten die ik wel eens maak’ kan ik onder andere bijschrijven dat en zo los moet, dat en/of beter of wordt als of de en al impliceert (dat is niet altijd zo, maar soms wel) en dat ik soms ooit met iets combineer waardoor ik een pleonasme veroorzaak (beter dan ooit tevoren/eerder).

Ik moet wel alles heel precies nagaan, want er zijn van die typische redactie-foutjes ingeslopen (eerste deel van de zin veranderd, tweede daar niet op aangepast) en spelling is niet de sterkste kant van de redacteur. Ergens vind ik dat troostrijk: het is onmogelijk om op dat gebied alles helemaal goed te doen, dat weet ik van mezelf ook. Die paar foutjes verbeter ik wel, en door er nog een keer secuur met de stofkam doorheen te gaan zag ik zelf ook nog een paar extra dingetjes. Wat overigens wel het gevoel geeft dat dat altijd zo zal blijven: perfect wordt het nooit. En dat is zo, zo werkt schrijven.

Het meeste werk heb ik echter aan de grijszones: de kwesties van smaak en mening. Ik heb wat frivole stilistische dingen teruggezet naar mijn origineel, bijvoorbeeld ergens iets uitdenken weer terug naar uitknobbelen. Dat is het speelsere woord, maar bovendien met een licht nuanceverschil in de betekenis. Hier en daar permitteer ik me een knipoog voor de goede verstaander en het verhaal waarmee het boek eindigt, geschreven door gastschrijver Nicole, bevat plat Rotterdams – dat blijft erin, ondanks de ?? die de redacteur erbij had gezet.

Dat terugzetten is voor mij een soort omgekeerde wereld. In mijn werk vind ik dat de eigen stijl van de schrijver met wie ik werk door mag klinken, dus verander ik in principe alleen de dingen die echt moeten en een duidelijke verbetering zijn. Ik moest er bij het verwerken van deze correcties even aan wennen dat de rollen omgedraaid waren: ik hoef deze redacteur niet te honoreren, het is mijn eigen stem die door mag klinken.

De eigenaar van die stem, ondergetekende, is soms best een beetje eigenwijs ook, maar met onderbouwing. Er is één gebied waarop ik heel veel correcties heb teruggedraaid: de interpunctie. De regels daarvoor zijn niet zwart-wit, en er zijn in grote lijnen twee ‘scholen’:

  • Interpunctie wordt beregeld met goed-fout-principes op basis van de grammatica. Een deel hiervan is algemeen geaccepteerd, zoals: achter een zin staat een punt en bij bijvoeglijke bijzinnen maakt een komma uit voor de betekenis. Een ander deel is echter dubieuzer, bijvoorbeeld: voor en mag nooit een punt of een komma, een zin mag niet met een voegwoord beginnen, elke bijzin moet aan de hoofdzin vastgekoppeld staan. Dat zijn – minstens ten dele – ouderwetse schoolmeesterregels die ver af staan van het eigenlijke taalgebruik van ervan schrijvers. Ze zijn te vergelijken  met de moeten’s en mag-niet’s op formuleer-gebied: dogma’s. Kinderen moeten leren wat hoofd- en bijzinnen zijn en wat je daarmee doet, maar uiteindelijk mag je ermee spelen (vind ik).
  • Interpunctie voegt subtiele betekenis toe die te maken heeft met hoe de zinnen zich tot elkaar verhouden. Die verhouding werkt door op alinea-niveau. Bijvoorbeeld: twee hoofdzinnen met een komma of puntkomma met elkaar verbonden verhouden zich op andere wijze tot de zin erna dan als er een punt tussen staat. Zo van: 1a,b-2 is iets anders dan 1-2-3. Dat is de manier van interpungeren die ik heb geleerd uit het onvolprezen boek Formuleren (hoofdstuk 2 – ik kan het aanraden). Niet dat dat per se altijd speels is, maar het biedt wel die ruimte: met interpunctie kun je subtiele betekenissen uitdrukken. Ik ‘hoor’ die ook in mijn hoofd, in de vorm van pauzes en accenten. De interpunctie dient om de lezer datzelfde te laten horen.

Je voelt ‘m al aankomen: de redacteur komt uit de eerste school. En ik heb bijna alle wijzigingen die daaruit voortvloeien teruggedraaid volgens de tweede. Al was het alleen maar omdat er ineens een boel zinnen heeeeel lang geworden waren. Maar vaker vanwege die subtiele betekenisverschillen.

Hier is een voorbeeld. Dit is mijn originele tekst:

Henk is typisch zo’n hardloper die een broertje dood heeft aan oefeningen. Maar met die sleeppas van hem ging hij merken dat hij zo’n beetje over elk oneffenheidje op straat struikelde: zijn voeten kwamen nauwelijks meer van de grond. Bovendien kreeg hij steeds meer moeite om zijn been over zijn fietszadel te zwaaien (…)

Daar had de redacteur van gemaakt:

Henk is typisch zo’n hardloper die een broertje dood heeft aan oefeningen, maar met die sleeppas van hem ging hij merken dat hij zo’n beetje over elk oneffenheidje op straat struikelde: zijn voeten kwamen nauwelijks meer van de grond. Bovendien kreeg hij steeds meer moeite om zijn been over zijn fietszadel te zwaaien (…)

Die eerste zin is akelig lang geworden, en achter oefeningen eindigt een op zichzelf staande mededeling die je als lezer wat mij betreft eerst even tot je moet (mag) nemen. Het is bijna een definitie van Henk – zo’n Henk moet je eerst voor je zien. Daarna lees je verder. Dat alleen al zou voor mij voldoende reden zijn om die punt te zetten.

Maar er is meer: de punt tussen oefeningen en maar geeft een eenduidiger beeld van de relaties verderop in de alinea:

  • Het stuk achter de dubbele punt heeft duidelijker alleen betrekking op het gedeelte ‘Maar …. struikelde’ want het is zo alleen daarmee verbonden en met een punt gescheiden van het eerste stuk, waar het geen betrekking op heeft.
  • De bovendien-zin heeft betrekking op nauwelijks van de grond komen en niet op broertje dood hebben aan oefeningen. Als het eraan voorafgaande één zin is, is dat net wat lastiger om te zien.

Het is heel subtiel, maar ik wil het wel op mijn manier. Dat is even wat werk, maar dat levert op dat ik me veel bewuster word van hoe ik omga met interpunctie. Een heleboel hiervan doe ik gevoelsmatig natuurlijk, maar door te zien hoe iemand anders het doet, moest ik weer even nadenken over mijn eigen keuzes. Daardoor realiseerde ik me hoe schatplichtig ik ben aan Formuleren!

 

‘Deze’ verandert alles

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Wij zetten in het nieuwe theaterseizoen de trend van voor de zomer voort. Afgelopen vrijdag zagen we Tim Fransen. Hij had goede grappen maar de lijn van het verhaal was niet uitgesproken vrolijk; ik zou aarzelen hem zomaar ‘cabaretier’ te noemen. Een aanrader is het weer wel. Als je er nog heen gaat, lees dan maar niet verder, qua spoiler.

Een woord trof me in het bijzonder: deze. Ik leg het uit. Fransen vertelt over een paar dromen waarin hij ruimtewezens ontmoet die hem vragen naar de aard van de mens. Die ruimtewezens zijn op het podium in de vorm van ronde lichten met een blikkerige stem. Op een gegeven ogenblik zeggen ze iets als: “We hebben al je voorstellingen gezien, ook deze’. 

Deze verwijst naar het hier-en-nu van de voorstelling, en daarmee kan het ineens geen droom meer zijn waar Fransen over vertelt. Er ontstaat verwarring: waar zitten we nu precies naar te kijken? Dat is absurd, op een subtiele manier. Ik vind dat hartstikke knap – het is veel moeilijker dan de absurditeit er dik bovenop leggen.

Dit type verwarring kun je alleen in de kunst krijgen. Ik ben er dol op. Precies daarom bestaat kunst.

 

Uitdagende piramide-vragen

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Je zou toch denken dat ik na 25 jaar trainingen piramideprincipe geven alle ins en outs ervan zó uit kan leggen. Maar de laatste maand stond ik twee keer met m’n mond vol tanden. Allebei de keren had te maken met de rol van de vragen erin. Wat voor vragen dat zijn, is maar globaal omschreven: je moet nogal bereidwillig zijn om de aard ervan te accepteren en zo mee te denken op de manier die het principe vereist. Hier ging het om:

  • Een trainingsdeelnemer had een piramide gemaakt over zichzelf, voor een voorstelrondje. De top van de piramide bestond uit één woord: ‘Kennismaking’. Dat, zo zei ik, is geen boodschap, maar alleen een benoeming van wat het is. En dus geen antwoord op een vraag, niet zoals de hoofdboodschap van een advies de adviesvraag beknopt beantwoordt, en ook niet zoals de kop van een nieuwsbericht de vraag ‘wat is er gebeurd?’ beantwoordt.* “Jawel,” zei zij, “Het is antwoord op de vraag ‘wat is dit?’: een kennismaking met mij.”
    Daar heeft ze natuurlijk helemaal gelijk in, maar zo werkt het toch niet. En waarom niet? Dat vond ik lastig uit te leggen. Kennelijk zijn er ‘foute’ centrale vragen?
    Ik heb m’n best gedaan om het uit te leggen, maar ik kreeg het net niet helemaal scherp. Ik realiseerde me gaandeweg dat het probleem veroorzaakt werd door het toepassen van het piramideprincipe op een genre waar het niet voor ontworpen is. Bij een adviesrapport is dit een totale vanzelfsprekendheid: geen klant gaat over een adviesrapport ‘wat is dit?’ vragen en verwachten dat het rapport die vraag uitwerkt. Een piramide voor een voorstelrondje is sowieso lastig: deze piramide was meer een taxonomie dan een echte piramide.
  • Bij een andere training merkte een deelnemer op dat hij juist de neiging had om de ‘so what?’- vraag van boven naar onder te stellen. In het piramideprincipe leidt de vraag ‘so what?’ van onder naar boven: vanuit de data naar de hogere niveaus en uiteindelijk naar de hoofdboodschap. Het is de vraag naar de samenhang, betekenis en interpretatie.
    Maar stel dat de hoofdboodschap een advies is, noodzakelijkerwijs globaal en abstract gezien de overkoepelende functie van een HB, dan kun je inderdaad vragen ‘so what?’ in de zin van: wat moet ik nou precies doen, waar komt het advies op neer?
    Op dezelfde manier, zo zei hij, kon je ‘waarom?’ andersom begrijpen, want als antwoord op die vraag kun je de samenhang duiden. Dus als je een setje maatregelen op detailniveau hebt, kun je daarover ‘waarom?’ vragen in de zin van ‘waarom moeten we dat doen’? Het antwoord geeft dan de samenhang: de hoofdboodschap, bottom-up. Maar dat is precies andersom dan hoe het piramideprincipe de ‘waarom’-vraag hanteert, top-down: over de hoofdboodschap, leidend tot argumenten daarvoor.
    Ook deze deelnemer had een punt. Ik heb hem uiteindelijk moeten zeggen dat dit een kwestie is van accepteren hoe het piramideprincipe de vragen hanteert. Later realiseerde ik me nog twee andere dingen die ik erbij had kunnen betrekken voor wat betreft de ‘so what’:

    • Deze training was in het Engels, de Nederlandse bottom-up vraag is mogelijk verduidelijkend: ‘wat betekent dit samen?’ ‘Dus?’ heeft overigens hetzelfde probleem.
    • In het Engels had ik kunnen uitleggen dat het gaat om de ‘so what’-vraag naar de betekenis, duiding, strekking, en niet om de ‘so what’-vraag naar de consequenties. Dat ‘so what?’ die beide mogelijke betekenissen heeft, daarvan was ik me voorheen niet bewust.

Dit is nogal piramide-neuzelig, en voor het grote gros van de gebruikers en leerders daarvan totaal geen probleem. Voor mij was het verrassend om na zo veel jaren kort achter elkaar twee keer fiks uitgedaagd te worden. Dat is het leuke aan trainingen geven!

 

* Een nieuwsbericht is niet piramidaal, maar de kop is wel vergelijkbaar met de hoofdboodschap; ik maak die vergelijking in trainingen vaak.