Maandelijkse archieven: december 2019

Structuur komt niet vanzelf

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Op p. 99 van Het nieuwe schrijven staat:

Eerst de inhoud, dan komt de structuur (bijna) vanzelf.

Niet is minder waar, en dat laat dit boek zelf treffend zien. Het is een van de slechtst gestructureerde boeken die ik ooit heb gezien, en dat voor een schrijfboek…

Nouja, er zit structuur in het boek. Maar zo onlogisch dat ik er echt de ballen van snap en dat dat ook mijn lezen en mijn begrip van de inhoud hindert, omdat ik zo veel moet zitten raden, met wisselend succes.

Er zijn problemen op elk niveau van de tekst. Ik geef er hieronder de meest treffende voorbeelden van, van hoog naar laag. Daaronder speculeer ik een beetje over hoe het zo mis kon gaan.

Hoofdboodschap en rode draad: De ondertitel van het boek is ‘aantrekkenlijk-overtuigend-duidelijk-correct’. Een vierdeling. Die zou ik dan verwachten als rode draad van de structuur. Het boek heeft inderdaad vier hoofdstukken, maar die vier trefwoorden zijn twee-aan-twee samengenomen in de eerste twee, en daarna volgt nog een hoofdstuk ‘Niet zo maar zo’ (formuleringsalternatieven) en een woordenlijst (van rijp en groen door elkaar).
Het eerste hoofdstuk, ‘Aantrekkelijk en overtuigend’, is maar 16 pagina’s; het tweede, ‘Duidelijk en correct’ 155, een frappante disbalans, die ik ook niet kan rijmen met de boodschap dat het nieuwe schrijven bepaald wordt door samenwerking tussen de linker (overtuigend) en rechter (aantrekkelijk) hersenhelft. Zoiets staat tenminste op p. 21: ‘Het nieuwe schrijven is een oproep om levendig, beeldend en energiek te schrijven’. Maar daar gaat het dus nauwelijks over. Nouja, keer op keer dat je de lijdende vorm en de naamwoordstijl enzo moet vermijden, maar daar is niets nieuws aan.

Hoofdstuk-paragrafen: Hoofdstuk 2, ‘duidelijk en correct’, bestaat uit drie onderdelen (B, C en D; A zit in hoofdstuk 1, vind ik ook niet heel handig ten opzichte van die eerdere vierdeling, want deze letters zijn dus weer een andere). De paragrafen hebben geen eigen titels en er is ook geen aankondiging ervan. Dus moet ik zelf op zoek naar de logica achter de indeling. C doorzie ik snel: dat zijn allemaal genres, 24 in totaal. Wat B is, meen ik te begrijpen als algemene schrijfprincipes, dus genre-overstijgend, want dat gaat onder andere over spelling en structuur. Wat D is, weet ik niet. Dat deel is kort en heeft maar twee subparagrafen, ‘Briefing’ en ‘(Eind)redactie en Baas over Jouw Tekst’. Als dat procesdingen zijn, ontbreekt er toch het een en ander, lijkt me. (Nouja, ontbreken doet er wel meer: advies- en beleidsrapporten bijvoorbeeld, tussen de 24 genres.)

Paragrafen-subparagrafen: Dat deel C over genres, dat is in tweeën verdeeld, C1 en C2. C2 zijn 5 genres, en die zijn allemaal digitaal. Maar C1 zijn niet alleen maar papieren genres, want daar staan ook bijvoorbeeld e-mail en online nieuwsbrief in. Sterker nog, iets digitaal nieuwsbrief-achtigs zou kunnen staan in C1.7 ‘Brief, mailing en sollicitatiebrief’, C1.8 ‘E-mail’, C1.13 ‘(Online en offline) Nieuwsbrief’ en C2.4 ‘E-mailings en online nieuwsbrieven’. Hoe veel overlap wil je hebben?

Binnen de paragraaf: De paragraaf over structuur, B1.8, had natuurlijk mijn speciale interesse. Na een inleidende pagina staat er een kopje ‘Je lezer en jezelf helpen in 7 stappen’. Eronder staan drie stappen aangekondigd, en die zijn inderdaad structuurgerelateerd. Na die drie stappen gaat de tekst echter naadloos verder met de andere vier, en die hebben niet veel te maken met structuur, althans, ik zie het niet. Ze slaan wel allemaal op één casus, daarvan ongeveer (maar niet helemaal) het hele schrijfproces. Is dat dan hoe je structuur uitwerkt? Nou goed, voordeel van de twijfel. Maar in de paragraaf over spelling (B1.1) gaat het ook doodleuk over leestekens en grammaticale kwesties als hun/hen en dan twijfel ik toch echt niet meer.

Op het laagste niveau in de tekst: Op het niveau van alinea’s en opsommingen gaat het met de structuur nog het beste – niet alle opsommingen zijn even strak, maar ik vind ze wel acceptabel. Enige uitglijder zijn de drie tabellen op p. 13-15, waarvan alleen de kolommen betekenisvol zijn. De rijen betekenen niets, althans, weer niet iets dat ik kan snappen of wat er staat. Dan zouden het dus geen tabellen moeten zijn, maar opsommingen, wat ook te zien is aan de lege kolommen erin.

* * *

Tsja, als je gelooft dat structuur (bijna) vanzelf komt, dan krijg je dus dit. De logica zit mogelijk wel in het hoofd van de schrijver, maar zo logisch zijn particuliere associaties niet, en de verbanden zijn bovendien niet op papier terechtgekomen en dus niet zichtbaar – een herkenbaar probleem. Inderdaad, deze structuur kwam voor de schrijver (bijna) vanzelf. Maar zo makkelijk is structureren voor een lezer niet.

Dan denk ik: daar had toch iemand deze schrijver voor moeten behoeden? Daar zijn – bijvoorbeeld – redacteurs toch voor? Dus ik ben even gaan zoeken en toen vond ik dat de schrijver, Dolf Weverink, ook de uitgever is. Mogelijk was hij schrijver, redacteur en uitgever in één.

Als dit dan het resultaat is, trek ik drie conclusies:

  • Een kritische tegenlezer is superbelangrijk.
  • Ja, ook ik vind dat de rechter hersenhelft bij zakelijk schrijven ondergewaardeerd is. Maar vlak die linker hersenhelft toch maar niet uit.
  • Jammer. Ik was wel benieuwd naar dat nieuwe schrijven.

Co-productie over niet

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Vandaag een co-productie met m’n andere weblog. Ik heb namelijk recentelijk op sportgebied maar weer eens ervaren dat het niet helpt om iemand iets aan te raden iets niet te doen.

Het is een bekende: dat iets ontkennen de gedachte eraan oproept. ‘Denk niet aan een roze olifant’ – zit er zomaar zo’n olifant in je hoofd. Ook mijn schrijvende adviseurs zeg ik liever te formuleren wat hun lezers wél moeten doen, in plaats van wat ze moeten laten, vermijden of niet doen. Want het is lang niet altijd vanzelfsprekend wat je wél zou moeten als je iets anders níet doet.

Waarvan acte. Ik ben bezig met een borstcrawlcursus voor gevorderden. Ik wist van mezelf dat een van de dingen die ik al jaren verkeerd doe was dat ik mijn hoofd optil om adem te halen. Zoiets, nouja, dit is zelfs wat extreem, het kan ook met m’n mond dichter bij het water. Maar het belangrijkste probleem is dat dan nog m’n kruin veel hoger ligt:

Ik wist dus ook dat ik erop moest letten dat ‘niet’ te doen, maar dat had al die jaren geen enkel effect. Sterker nog: als ik het ‘niet’ deed, kreeg ik water in plaats van lucht binnen omdat ik dan met m’n mond niet boven het water uitkwam. Geen lucht krijgen is een methode om het snel weer ‘wel’ te gaan doen. Al jaren op dit technische puntje geen progressie dus.

Tijdens de eerste les van de huidige cursus stond dit punt meteen op de agenda. Voor het eerst leerde ik wat wél te doen: contact houden tussen hoofd en schouder/arm, en om dan bij de lucht te kunnen, moet ik wel verder door-roteren, dus meer op mijn zij draaien.

Dat waren twee dingen waar ik op kon oefenen: lastige oefeningen zijdelings zwemmen met mijn hoofd op mijn schouder en die ene arm recht vooruit, en zwemmen met veel kantelen, van de ene zij op de andere. Ik ben daar gezwind mee aan de slag gegaan, onder andere tijdens de dagelijkse duik in zee op Sint Maarten.

En passant werd ik ook nog een tweezijdige ademhaler, want aan mijn niet-voorkeurskant bleek ik het al goed te doen. Dat was ook nog iets wat ik wél kon doen: naar links (voorkeurskant) op dezelfde manier ademhalen als naar rechts. Naar rechts voelde altijd gek, vandaar dat ik dat vermeed. Maar dat was dus onterecht. Gek was goed.

Wat met ‘niet’ niet lukte, lukte nu in een week of twee: ik til mijn hoofd ‘niet’ meer op . Dat was echt wel even lastig, voor mijn gevoel moest ik opnieuw leren zwemmen en ik rommel nog steeds een beetje met mijn ademhaling. Dat gaat hopelijk nog verder wennen en dan mooie resultaten opleveren.

Voor het schrijfadvieswerk leer ik er vooral van dat niet niet werkt, en wel wel.

Lovende woorden voor de BIT-rapporten

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Ik heb op dit blog niet zo heel vaak over wat ik precies doe voor welke opdrachtgevers, maar vandaag doe ik dat wel. Omdat een vakgenoot erover schreef, en ik dat stuk als groot compliment heb ervaren voor mijzelf, voor mijn twee collega-schrijfbegeleiders Roy en Lyanne, én voor de schrijvers om wie het gaat: die van het Bureau ICT-Toetsing (BIT)

De rapporten van het BIT waren een tijdje geleden in het nieuws, en dat heb ik met veel interesse gevolgd. Helemaal toen zelfs de Minister-President er iets over zei, na 9’45 in het filmpje van zijn wekelijkse persconferentie, uitgeschreven:

BORGMAN
Want erkent u ook het belang van dat bureau?
RUTTE
Zeer, kijk maar naar – stond ook dacht ik in datzelfde krantenartikel – met welke lompe bewoordingen zij hun adviezen naar buiten brengen. En dat is heel dienstig, die lompe bewoordingen, er wordt niks toegedekt. Het is allemaal heel stevig en dat leidt ook in een aantal gevallen tot bijsturing en zelfs ook stopzetten van grote projecten. Dus ik heb de indruk dat het BIT echt doet waarvoor het bedoeld is.
BORGMAN
U zegt ‘lomp’, je kunt ook zeggen ‘helder’. 
RUTTE
Dat bedoel ik. ‘Lomp’ was hier niet slecht bedoeld, ik vind ‘lomp’ goed, ben VVD’er. Ja.

Bij de totstandkoming van de ‘lompe’, onee, ‘heldere’ rapporten help ik mee, maar het is natuurlijk vooral het BIT zelf dat zo wil schrijven. Wat mij betreft verdient dat navolging!

Lachen en glimmen

Louise Cornelis Geplaatst op door  

De meest recente editie van Tekstblad (05/06 2019) is een bijzondere: het blad viert het 25-jarig jubileum. Dat gebeurt met een aantal terugblikken. Dat is sowieso leuk om te lezen, bijvoorbeeld omdat in het eerste nummer nog heel onwennig geschreven werd over iets als internet. Wat lijkt dat lang geleden ineens!

In één van de artikelen kwam ik bovendien onverwacht mijn naam tegen. Nouja, ik heb in de loop der jaren een aantal artikelen en columns voor Tekstblad geschreven, dus dat ik in een jubileumnummer genoemd word, komt niet helemaal uit het niets. Maar toch, het verraste me. En ik ging er zowel van glimmen van trots als erom lachen.

Het gaat om een ronde-tafelgesprek van de oprichters van Tekstblad. Eén van hen is Margreet Onrust, ooit een van mijn eerste docenten schriftelijke taalbeheersing aan de VU. Haar onderzoekswerk is verwant aan het mijne (naamwoordstijl en lijdende vorm, allebei van die ‘probleemconstructies’), ze heeft mijn Adviseren met Perspectief in haar proefschrift benut als model voor (schrijf-)advisering, wat ik interessant vond. Onze wegen hebben elkaar zo in de loop der jaren regelmatig gekruist. Daarbij praatten we ook wel eens over iets anders dan het vak, ook altijd zeer aangenaam. Zo ging het ook wel eens over reizen naar Nieuw-Zeeland in het algemeen, en het bier daar in het bijzonder.

Enfin. In dat ronde-tafelgesprek gaat het onder andere over de kloof tussen praktijk en wetenschap en de mate waarin Tekstblad die weet te dichten. Dan komt dit (p. 19):

Van het gedeelte tot aan ‘door te geven’ word ik gewoon heel blij, dat vind ik een hele eer en de erkenning doet me goed. En van de laatste zin van Margreet schiet ik in de lach – zij las het artikel dat na onze Nieuw-Zeelandreis verscheen. In Schuim Magazine – en het is een kleine wereld, want de redacteur daarvan, Marcel Uljee, schreef ook voor Tekstblad.

Zo dacht ik dus: er zal in elk geval één andere lezer van Tekstblad zijn die begrijpt waar Margreet op doelt!

Woorden in organisaties – kan het anders?

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Ik heb net weer eens een goed boek gelezen – een boek waar ik eigenlijk een beetje jaloers op ben, want zoiets had ik zelf wel willen schrijven: Woorden wisselen. Werken aan een hertaling van besturen, organiseren en adviseren, van Mark van Twist.

Eerst maar even wat het niet is: het is geen concreet handboek voor hoe die woorden dan te wisselen. Heel praktisch is het niet, het wil vooral de lezer aanzetteen tot reflecteren op de eigen praktijk – op de rol van taal en woorden daarin vooral

Mijn jaloezie zit hem er vooral in dat het boek zich precies begeeft op het raakvlak van dingen die ik interessant vind en waar ik me ook al jaren mee bezig houd: enerzijds taal, tekst en schrijven en anderzijds organisaties en het veranderen en beïnvloeden daarvan. Dat beïnvloeden gebeurt grotendeels door taal en tekst – maar hoe dan, en kan het ook anders? Dat is de centrale vraag van het boek.

De huidige schrijfpraktijk is nogal bleek en bloedeloos van de on-inspirerende abstracties (p. 22). Er kruipen een boel vanzelfsprekendheden in of – ik moest even gniffelen – ‘applauswoorden’ zoals ‘bouwen aan vertrouwen’, ’transparantie vergroten’, ‘streven naar excellentie’ en ‘de dialoog aangaan’ (p. 212) – waar iedereen het mee eens zal zijn maar die in de dagelijkse praktijk geen richting geven en die bovendien kennelijk nodig zijn omdat dat wat ze uitdrukken niet vanzelf spreekt. Tegenover het streven naar excellentie staat bijvoorbeeld een boel middelmatigheid, maar daar mag het niet over gaan.

Net zo interessant als wat er in een tekst staat, is wat er in een tekst dus juist níet staat – misschien is dat wel het belangrijkste inzicht van dit boek.

Van Twist gebruikt een boel bronnen, vooral uit kritisch-filosofische hoek. Een groot deel daarvan ken ik, en sommige hoofdstukken voegden weliswaar niet zo heel veel toe aan wat ik al weet, vooral de hoofdstukken over metaforen en narrativiteit, maar in andere brengt hij de stof op een prikkelende manier samen. Het sterkst vind ik dat in de hoofdstukken over de rol van getallen en modellen.

Voor modellen stelt hij bijvoorbeeld voor ze vooral te zien als ‘wegwerpproducten’ (p. 153): een voorlopige schets van een klein deel van de werkelijkheid. Dat sommige van die modellen een eigen leven gaan leiden, heeft meer met macht en status te maken dan met hun kloppendheid.

Over getallen stelt hij dat die net zo zeer vertellen als woorden – iets wat ik, in veel onbeholpener woorden dan Van Twist, net vorige week nog aan een adviseur duidelijk probeerde te maken om mijn bezwaar tegen het woord objectief te onderbouwen. Getallen zijn niet objectiever of dichterbij de waarheid of werkelijkheid dan tekst. Dat de samenleving als geheel en de praktijk van besturen, organiseren en adviseren zo veel waarde hecht aan getallen (‘meten is weten’) heeft meer te maken met een hang naar controleerbaarheid: de werkelijkheid is beter hanteerbaar te maken door haar meetbaar en dus objectiveerbaar te maken (p. 121/122).

In al die praktijken, van getallen en modellen en van taal en tekst, gaat dus ook altijd iets verloren. Het is goed om daarbij stil te staan, of om te expliciteren vanuit wiens perspectief er eigenlijk wordt verteld, geteld, gemodelleerd – wat zegt dat bijvoorbeeld over machtsrelaties? Wiens stem klinkt eigenlijk, tegen wie, en wie wordt er dus niet gehoord, niet aan het woord gelaten?

Dit zijn zomaar wat grepen uit het boek, die hopelijk een indruk geven. Voor iedereen die bezig is met tekst en organisaties zou ik zeggen: vooral zelf lezen, dit boek! Je zou er een prachtig studie- of intervisiegroepje mee kunnen vullen. Waar je dan dus ook zelf over de praktische vertaalslag na kunt denken. Want dat is nog best lastig. Van Twist zegt het zelf ook: stel eens iets anders voor, een narratieve tekst bijvoorbeeld in plaats van weer zo’n saai rapport – je krijgt het er niet door.

En toch. Het moet toch echt ook anders kunnen?!

Factureergedoe

Louise Cornelis Geplaatst op door  

De laatste maand van het jaar is een goede tijd om terug te blikken. 2019 is voor mij op werkgebied een mooi jaar geweest, zowel in financieel als in inhoudelijk opzicht. Wel is er één ding het hele jaar opvallend geweest, en de frustratie daarover is voor mij inmiddels aardig hoog opgelopen: gehannes met facturen. Vandaag dus geen schrijf-inhoudelijk blog, maar iets over het zelfstandigenbestaan. Al gaat het zeker óók om communcatie.

Mijn indruk is dat ik steeds meer last heb van problemen in de procedures in de organisaties van mijn opdrachtgevers. Die krijg ik indirect op mijn bordje, en ik moet er dan wel wat mee, want anders krijg ik mijn geld niet. Ik doe allemaal relatief kleine klusjes, en een beetje gehannes met een factuur betekent al gauw dat er een disproportioneel groot deel van mijn betaalde tijd daarin gaat zitten.

Ik ga daarom – goed voornemen voor 2020 – in het vervolg standaard een uur extra in rekening brengen voor administratie. Als de betaling vervolgens probleemloos verloopt, trek ik dat bij een volgende opdracht er wel weer vanaf.

Ik geef de vier belangrijkste voorbeelden van het gehannes van afgelopen jaar:

  • Iedereen die werkt voor de Rijksoverheid kent het, neem ik aan: ik mag niet mijn eigen facturen insturen, ik moet hun factuurapplicatie gebruiken, DigiInkoop. Het is sowieso een extra hobbel, want mijn eigen facturen maak ik op routine. Ik factureer elke maand aan deze opdrachtgever, dus dat gaat dan grotendeels copy-paste. Maar dat kan in het systeem niet, en ik moet er elke keer weer goed naar kijken. Ook heeft zo’n systeem het nadeel van de mensloze technologie: ik kreeg een keer een automatisch gegenereerde foutmelding waar ik achteraan moest – en die vals alarm bleek te zijn. Er zitten bovendien een paar dingen in die bepaald niet intuïtief zijn. Eén voorbeeld raakt ook nog aan mijn eigen vak: logica van indelen. Je moet de naam van de juiste opdrachtgever aanklikken in een priegelige lijst. Die namen staan op alfabetische volgorde, maar waarvan precies wisselt. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken zou je zo kunnen aantreffen onder de M van Ministerie, de B van Binnenlandse zaken maar ook onder de K van Kerndepartement… Gelukkig betaalt BZK tegenwoordig wel altijd razendsnel.
  • Ik deed dit jaar twee kleine klusjes voor een opdrachtgever waarvoor ik eerder meer had gedaan. Die organisatie heeft het betalen extern belegd. Althans, meestal, want daar begon het mee: die twee kleine klusjes moesten anders gefactureerd: de ene naar dat bureau, de ander (twee uurtjes!) naar henzelf. Mijn oude inkoopordernummer bij dat bureau was niet meer geldig, en dus kreeg ik instructies hoe ik een nieuwe kon aanvragen – met een conceptfactuur. Vervolgens hoorde ik niks. Na een dikke maand maar eens gepolst, bleek er grote verwarring te zijn over wie dat hoe moest betalen. Mijn contactpersoon heeft dat opgelost, toen kon ik de definitieve factuur indienen, maar mijn geld heb ik nog steeds niet.
  • Ik geef bij een opdrachtgever één training. De kosten daarvoor blijken verdeeld te zijn over vier kostenposten. Ik krijg daarover in de loop van de tijd vier lijvige mailtjes met een boel bureaucratische tekst en daar ergens in inkoopnummers – verder snap ik er niet zo veel van en lijken het vooral interne overwegingen hoe te boeken. Ik stuur één factuur met die vier nummers erin. Krijg ik na een paar weken terug: ik moet het uitsplitsen over vier facturen, met per factuur precies het aantal uren voor die ene kostenpost, een ook mijn reiskosten voor de twee bezoeken in vieren uitgesplitst. En ook dit ging niet om een heel grote klus…
  • Ik stuur een factuur naar een opdrachtgever, die krijg ik meteen terug omdat de tenaamstelling op een piepklein detail niet klopt – en naar dat detail, de officiële naam van het bedrijf in het handelsregister, had ik kennelijk moeten gissen, want die staat bijvoorbeeld niet zo in de ondertekening van hun e-mails of op hun website. Daarna gaan er twee maanden overheen. Dan stuur ik een herinnering. Als reactie krijg ik een formulier ‘verklaring bankgegevens’ dat ik moet invullen, met daarop bijvoorbeeld het adres van mijn bank. Hoezo? Mijn facturen voldoen aan de wettelijke normen en geen enkele andere opdrachtgever vraagt zoiets. En dat komt dan pas als ik na twee maanden zelf eens pols…. Ook in dit geval heb ik mijn geld nog niet.

De rode draad door alle vier de voorbeelden is dat ik wel door het hoepeltje ‘moet’ springen om mijn geld te krijgen – dat is de macht van de opdrachtgever.

Een ander draadje door de laatste drie is dat het gedoe te voorkomen of te beperken geweest zou zijn als de opdrachtgever wat meer initiatief had genomen door zelf meteen te laten weten wat er anders moest. Ik vind het onfatsoenlijk om, als er iets ontbreekt, de factuur gewoon ter zijde te leggen totdat de indiener aan de bel trekt. Dat leidt tot heel veel extra ergernis. Gelukkig is mijn bedrijf financieel gezond, anders had ik door zoiets meteen liquiditeitsproblemen.

Bij de betere opdrachtgevers krijg ik soms bij de overeenkomst al factureringsinstructies, wat van die dingen voorkomt als verkeerde uitsplitsingen en ontbrekende gegevens. Bij de allerbeste gaat alles gewoon vlekkeloos. Soms ook gewoon door goed verwachtingenmanagement. Ik vind het bijvoorbeeld helemaal niet erg om iets langer op betaling te wachten, als ik maar weet dat het eraan komt.

Mag ik dan tot slot ook nog een opdrachtgever in het zonnetje zetten? McKinsey betaalt altijd snel, er is nooit gezeur. Dit jaar was er iets waardoor het misschien iets langer zou duren en toen kreeg ik een seintje dat ik mijn factuur al mocht sturen nog voor ik het werk had gedaan (bedankt Marlies!)