De laatste maand van het jaar is een goede tijd om terug te blikken. 2019 is voor mij op werkgebied een mooi jaar geweest, zowel in financieel als in inhoudelijk opzicht. Wel is er één ding het hele jaar opvallend geweest, en de frustratie daarover is voor mij inmiddels aardig hoog opgelopen: gehannes met facturen. Vandaag dus geen schrijf-inhoudelijk blog, maar iets over het zelfstandigenbestaan. Al gaat het zeker óók om communcatie.

Mijn indruk is dat ik steeds meer last heb van problemen in de procedures in de organisaties van mijn opdrachtgevers. Die krijg ik indirect op mijn bordje, en ik moet er dan wel wat mee, want anders krijg ik mijn geld niet. Ik doe allemaal relatief kleine klusjes, en een beetje gehannes met een factuur betekent al gauw dat er een disproportioneel groot deel van mijn betaalde tijd daarin gaat zitten.

Ik ga daarom – goed voornemen voor 2020 – in het vervolg standaard een uur extra in rekening brengen voor administratie. Als de betaling vervolgens probleemloos verloopt, trek ik dat bij een volgende opdracht er wel weer vanaf.

Ik geef de vier belangrijkste voorbeelden van het gehannes van afgelopen jaar:

• Iedereen die werkt voor de Rijksoverheid kent het, neem ik aan: ik mag niet mijn eigen facturen insturen, ik moet hun factuurapplicatie gebruiken, DigiInkoop. Het is sowieso een extra hobbel, want mijn eigen facturen maak ik op routine. Ik factureer elke maand aan deze opdrachtgever, dus dat gaat dan grotendeels copy-paste. Maar dat kan in het systeem niet, en ik moet er elke keer weer goed naar kijken. Ook heeft zo’n systeem het nadeel van de mensloze technologie: ik kreeg een keer een automatisch gegenereerde foutmelding waar ik achteraan moest – en die vals alarm bleek te zijn. Er zitten bovendien een paar dingen in die bepaald niet intuïtief zijn. Eén voorbeeld raakt ook nog aan mijn eigen vak: logica van indelen. Je moet de naam van de juiste opdrachtgever aanklikken in een priegelige lijst. Die namen staan op alfabetische volgorde, maar waarvan precies wisselt. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken zou je zo kunnen aantreffen onder de M van Ministerie, de B van Binnenlandse zaken maar ook onder de K van Kerndepartement… Gelukkig betaalt BZK tegenwoordig wel altijd razendsnel.

• Ik deed dit jaar twee kleine klusjes voor een opdrachtgever waarvoor ik eerder meer had gedaan. Die organisatie heeft het betalen extern belegd. Althans, meestal, want daar begon het mee: die twee kleine klusjes moesten anders gefactureerd: de ene naar dat bureau, de ander (twee uurtjes!) naar henzelf. Mijn oude inkoopordernummer bij dat bureau was niet meer geldig, en dus kreeg ik instructies hoe ik een nieuwe kon aanvragen – met een conceptfactuur. Vervolgens hoorde ik niks. Na een dikke maand maar eens gepolst, bleek er grote verwarring te zijn over wie dat hoe moest betalen. Mijn contactpersoon heeft dat opgelost, toen kon ik de definitieve factuur indienen, maar mijn geld heb ik nog steeds niet.

• Ik geef bij een opdrachtgever één training. De kosten daarvoor blijken verdeeld te zijn over vier kostenposten. Ik krijg daarover in de loop van de tijd vier lijvige mailtjes met een boel bureaucratische tekst en daar ergens in inkoopnummers – verder snap ik er niet zo veel van en lijken het vooral interne overwegingen hoe te boeken. Ik stuur één factuur met die vier nummers erin. Krijg ik na een paar weken terug: ik moet het uitsplitsen over vier facturen, met per factuur precies het aantal uren voor die ene kostenpost, een ook mijn reiskosten voor de twee bezoeken in vieren uitgesplitst. En ook dit ging niet om een heel grote klus…

• Ik stuur een factuur naar een opdrachtgever, die krijg ik meteen terug omdat de tenaamstelling op een piepklein detail niet klopt – en naar dat detail, de officiële naam van het bedrijf in het handelsregister, had ik kennelijk moeten gissen, want die staat bijvoorbeeld niet zo in de ondertekening van hun e-mails of op hun website. Daarna gaan er twee maanden overheen. Dan stuur ik een herinnering. Als reactie krijg ik een formulier ‘verklaring bankgegevens’ dat ik moet invullen, met daarop bijvoorbeeld het adres van mijn bank. Hoezo? Mijn facturen voldoen aan de wettelijke normen en geen enkele andere opdrachtgever vraagt zoiets. En dat komt dan pas als ik na twee maanden zelf eens pols…. Ook in dit geval heb ik mijn geld nog niet.

De rode draad door alle vier de voorbeelden is dat ik wel door het hoepeltje ‘moet’ springen om mijn geld te krijgen – dat is de macht van de opdrachtgever.

Een ander draadje door de laatste drie is dat het gedoe te voorkomen of te beperken geweest zou zijn als de opdrachtgever wat meer initiatief had genomen door zelf meteen te laten weten wat er anders moest. Ik vind het onfatsoenlijk om, als er iets ontbreekt, de factuur gewoon ter zijde te leggen totdat de indiener aan de bel trekt. Dat leidt tot heel veel extra ergernis. Gelukkig is mijn bedrijf financieel gezond, anders had ik door zoiets meteen liquiditeitsproblemen.

Bij de betere opdrachtgevers krijg ik soms bij de overeenkomst al factureringsinstructies, wat van die dingen voorkomt als verkeerde uitsplitsingen en ontbrekende gegevens. Bij de allerbeste gaat alles gewoon vlekkeloos. Soms ook gewoon door goed verwachtingenmanagement. Ik vind het bijvoorbeeld helemaal niet erg om iets langer op betaling te wachten, als ik maar weet dat het eraan komt.

Mag ik dan tot slot ook nog een opdrachtgever in het zonnetje zetten? McKinsey betaalt altijd snel, er is nooit gezeur. Dit jaar was er iets waardoor het misschien iets langer zou duren en toen kreeg ik een seintje dat ik mijn factuur al mocht sturen nog voor ik het werk had gedaan (bedankt Marlies!)