Maandelijkse archieven: oktober 2018

Veel links

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Een grote oogst aan links dit keer! Met dank aan twitter en de blogs en nieuwsbrieven die ik volg.

Over schrijven

Over spreken en presenteren, ook over angst, maar dan voor spreken in het openbaar. Omdat dat zo eng is, willen sommige scholieren in de VS het niet meer hoeven doen. Wat mij betreft precies het foute plan – leer maar ’to feel the fear and do it anyway’. Juist vaker presenteren dus! Zie ook de reactie van de schrijvers van Peak performance erop: embrace, don’t avoid, discomfort (even scrollen).

Over presenteren, zoals bijna altijd weer de highlights van SlideMagic:

Over overtuigen en beïnvloeden:

  • Hoe overtuig je iemand anders eigenlijk, vroegen de collega’s van Clarity College zich af. Ze lazen er een boek over waarin staat dat dat zeker niet alleen met feiten gebeurt. In hun blogpost geven ze een idee van waarmee dan wel.
  • Twee interessante dingen over gedragsbeïnvloeding: dat nudges ook niet het antwoord op alles zijn (omdat je soms juist wil dat het gedrag niet automatisch verandert, maar juist bewust), en er verscheen een instructie van de Rijksoverheid voor beïnvloeden in brieven en mails.  

En de rest:

  • Twee dingen die ik waardeer zijn digitaler geworden: je kunt The Artist’s Way online doen en er is een app van The Pyramid Principle (via App Store en Google Play), al is dat niet meer dan een samenvatting van Minto’s boek en daarvoor dus wel erg duur. 
  • Over Minto gesproken: hier weer eens iemand aan het woord die veel heeft aan het piramideprincipe.  Het is een vrij lang verhaal, dat over het piramideprincipe zit in het derde stuk, over executive summaries. 
  • Dan was er een heleboel te doen in mijn vakgebied vanwege de sterke terugloop van het aantal studenten Nederlands. Ik pik er twee dingen uit: ik vond dit wel een mooi stuk over wat een Neerlandicus eigenlijk toevoegt aan de wereld, en Fokke en Sukke waren raak, zeker als je weet dat deze cartoon verscheen tussen twee oraties in de Neerlandistiek in, én dat twee van hun eigen makers Nederlands hebben gestudeerd (Geleijnse en Van Tol). 

Er verandert maar heel weinig

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Eerder deze maand schreef ik over twee presentatie-ontwikkelingen: het verdwijnen van Prezi en van de zwarte achtergrond. Sindsdien kwamen de ontwikkeling van zakelijk presenteren zijdelings een paar keer ter sprake bij mijn opdrachtgevers.

Ik vertelde dat ik sinds eind jaren ’90 met PowerPoint werk, en eigenlijk heel weinig heb zien veranderen in de ‘mores’ van het gebruik, terwijl ik, als je het me toen had gevraagd, had voorspeld dat er nog wel wat zou veranderen aan de dominantie van het programma en ook aan het gebruik ervan. Immers, over PowerPoint klaagde en klaagt iedereen – over de eindeloze bullets, over hoe lastig het is om mooie grafieken te maken, over de saaiheid ervan, enzovoort.

Ik had op zijn minst verwacht dat er een conventie zou uitkristalliseren analoog aan de hoofdstukken, paragrafen en alinea’s van tekst. Een tijdje leek het erheen te gaan dat PowerPoint gebruik zou maken van dezelfde soort middelen als webpagina’s, dus iets menu-achtigs links in het scherm. Maar dat heeft het niet gehaald, althans, het is geen standaard geworden. Nog steeds zit iedereen het wiel uit te vinden om hiërarchie aan te brengen tussen de slides.

Meer in het algemeen had ik verwacht dat zakelijk schrijven en presenteren sterker zou veranderen onder invloed van de nieuwe media. In de twintig jaar dat ik me bezighouden met adviescommunicatie is onze alledaagse communicatie ingrijpend veranderd, vooral door het toenemende belang van internet en daarna door de opkomst van de smartphone. Daar is in adviesrapporten en -presentaties echter weinig van te merken.

Ik voorspelde eind jaren ’90 al een adviesrapport in hypertext, dus met een web-achtige structuur. Ik heb het nooit in het echt gezien. De enige veelvoorkomende digitale vorm van adviesrapporten is de PDF – platter kan niet. Ik hoor af en toe wel over experimenten, maar in de organisaties waar ik voor werk zijn er hooguit wat oppervlakkige vormkenmerken veranderd in de rapporten en presentaties, verder lijken die nog heel erg op twintig jaar geleden. Mogelijk zijn er meer plaatjes (inclusief grafieken), onder invloed van het web en de toenemende beeldcultuur? Ik heb het niet geteld, het zou wel kunnen. Maar dat is nog steeds vrij oppervlakkig. En de PowerPoints vol met bullets en priegelige tekst zijn er ook nog steeds.

Nou hoorde ik wel van iemand die regelmatig zijn bedrijf moet presenteren in Azië dat ze daar niet meer accepteren dat hij een PowerPoint laat zien en daar een verhaal bij vertelt. In toenemende mate gaat zo’n presentatie in de vorm van een paneldiscussie, waar vertegenwoordigers van verschillende bedrijven het panel vormen en ingaan op vragen uit de zaal. De kunst is dan om die vragen te beantwoorden en ondertussen het verhaal te vertellen dat je kwijt wilt. Geen sinecure! Mij lijkt zo’n vorm wel meer recht te doen aan het hoofddoel van bij elkaar komen: interactie. 

Zou er dan toch wat gaan veranderen? Ik ben benieuwd. 

Het nut van suffe vragen

Louise Cornelis Geplaatst op door  

De afgelopen weken heb ik een paar keer ondervonden hoe belangrijk het is om te structureren aan de hand van heel gewone, bijna suffe vragen. Het verband tussen de niveaus van een piramidale structuur bestaat van boven naar beneden uit simpele waarom- en hoe-vragen (met wat varianten) en van onder naar boven uit ‘wat betekent dat?’ oftewel ‘so what?’ Steeds maar die vraag stellen, en dan net zo lang totdat daar een bevredigend antwoord op komt, dat is de grote kunst van goed structureren. 

Waarom bewees zijn nut vooral als de structuur eigenlijk een analytische was, bijvoorbeeld een berekening. Een sommetje is geen verhaal, en al gauw veel te ingewikkeld voor een lezer om te kunnen volgen. Om er wél een verhaal van te maken, ontrafel je de som in z’n saillante onderdelen.

In het meest veelzeggende geval ging het erom hoe veel studenten er jaarlijks tot een bepaalde opleiding toegelaten moesten worden. Nou, hadden die adviseurs uitgerekend: A+B+C-D=X. Hoofdboodschap X, vier hoofdstukken over A, B, C en D. Ja, dat is wel vagelijk piramidaal, maar ik snapte er toch niet zo veel van De redenatie bleek te zijn:

je moet er X toelaten
<waarom>
omdat de vraag naar afgestudeerden stijgt en je er nog meer moet toelaten omdat niet iedereen de opleiding afmaakt’.
Vervolgvraag over de eerste tak: waarom stijgt de vraag? Omdat vergrijzing leidt tot meer gepensioneerden en de ‘afzetmarkt’ sowieso groeit, al gaan er ook weer vanaf door automatisering.

Aha. Nou kan ik het volgen! Zo is het van een som een verhaal geworden. Door die simpele vraag dus, en door dan de structuur op te bouwen als zo gewoon mogelijke vraag-antwoord-dialoog, alsof je het de lezer mondeling uitlegt. ‘Op z’n janboerefluitjes’ maakten we ervan. En voor de discipline alle antwoorden beginnen met omdat. 

So what heb ik nogal eens moeten vragen om een hoofdboodschap op te sporen. Als er in plaats daarvan alleen maar een onderwerp stond (‘Plan van aanpak verbetering X’ – dat vergeleek ik dan met ‘Uitslagen voetbal’ –> dus? ‘Feyenoord heeft gewonnen’ Aha!), of als de hoofdboodschap te zeer alleen maar een algemene beschrijving was (‘Volgende maand gaat project X van start’ in een memo voor een managementteam –> dus? ‘We hebben jullie steun nodig’ – aha, nouja, nog wat vaag, maar gaat de goede kant op).

De vragen zijn eigenlijk maar een trucje. Waar het om gaat, is dat schrijven eigenlijk doodgewone communicatie is. Dat je echt iets zégt tegen je lezer, iets uitlegt, hem/haar ergens van wil overtuigen. Schrijven ligt best dicht tegen praten aan! 

 

Dwangmatig schrijven, fraai samengevat

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Cover You are not a rockSinds ik vorig jaar in de zomer het boek Peak Performance leerde kennen, volg ik beide auteurs op Twitter en via hun nieuwsbrief. Dat is al een paar keer zeer de moeite waard geweest, zowel voor mijn tekst- en schrijfwerkzaamheden als voor die in de sport. Vandaar dat ik onlangs hun boekentip opvolgde en You are not a rock. A Step-by-Step Guide to Better Menta Health (for Humans) van Mark Freeman las, volgens Stulberg het beste boek over mentale gezondheid.

Ik vond het inderdaad een goed boek, waarin ik veel herkende van de ACT, waarin ik zelf ook een opleiding heb gevolgd en enthousiast over ben. Alleen al de titel is gaaf. Die loopt als een rode draad door het hele boek: minder willen voelen, minder narigheid willen voelen natuurlijk vooral, is niet ‘des mensen’, want dan wil je dus eigenlijk een rots zijn, want rotsen voelen niks. Waar het om gaat is het inzicht dat de narigheid in je hoofd zit,  en dat je je er dus niets van hoeft aan te treken om je leven te leven volgens je eigen waarden. Dat is de mini-samenvatting.

Voor schrijven pik ik er twee dingen uit. Ten eerste: neurotisch schrijfgedrag. Het boek gaat veel over obsessief, dwangmatig gedrag (‘compulsions’), en daarvan geeft Freeman af en toe schrijven als voorbeeld. Het gaat dan vooral om eindeloos je mails herschrijven of – na versturen – herlezen uit angst dat er misschien een fout in staat, en daar dus een heleboel tijd aan verliezen en bepaald niet gelukkiger van worden. 

Het is in mijn vakgebied onderbelicht – schrijfprocesonderzoek vindt vooral plaats onder op dat gebied gezonde mensen, vaak zelfs onder goede schrijvers (zoals het klassieke onderzoek van Flower & Hayes). Dat schrijfgedrag af en toe ontspoort, daarover praten maar weinig mensen.  Maar ik heb er in de loop der jaren wel wat van gezien of gehoord.  Een paar voorbeelden:

  • Ik heb vanaf de zijlijn acht jaar lang af en toe meegekeken met iemand die een boek aan het schrijven was, en die in die acht jaar bijna alleen maar met de structuur bezig is geweest. Tot wel drie decimalen nauwkeurig. Het was nog niet af. Elke nieuwe gedachte leidde weer tot een nieuwe structuur, die hij elke keer tot in de puntjes door-uitwerkte. Maar aan echt schrijven, in de zin van tekst produceren, kwam hij nauwelijks toe. 
  • Ik heb een verhaal gehoord over iemand die een groot deel van de werkweek voor zijn vakantie bezig was met het schrijven van een simpele overdrachtsmail van een handvol alinea’s, aan een paar mensen die hij goed kent en in die week elke dag zag.  
  • Van mijn tijd in de wetenschap herinner ik me een paar ‘gevallen’ van proefschriften die nooit af kwamen, althans, die tientallen jaren ‘bijna af’ waren. De schrijver was daar eindeloos aan aan het bijschaven en -poetsen. In één geval herinner ik me dat de schrijver zelf in elk geval wel in de gaten had dat het was uit angst om het boek de grote, boze buitenwereld in te sturen. Zo lang het niet af is, kan het niet falen in de ogen van die buitenwereld.

In mijn trainingen gaat het wel over het schrijfproces en minder efficiënte aanpak ervan, maar nooit over ontsporend schrijfgedrag. Ik weet ook niet of deelnemers ervoor uit zouden durven komen. Maar ik ga er wel eens op letten, of ik er sporen van zie. In elk geval is het voor sommige schrijvers nodig om het belang van correcte afwerking te relativeren.

Dan het tweede punt, over de vorm.  Het boek eindigt met een slothoofdstuk met samenvatting. In die samenvatting zijn sommige stukjes zin vet gedrukt, en die corresponderen precies met de hoofdstukken van het boek: in hun formulering en in de volgorde. Dat vind ik een knappe manier om in een samenvatting de relatie met het grotere geheel en tussen de delen van dat geheel duidelijk te maken. De stukjes vet zijn net zichtbaar op deze scan:

Tekst met wat vet

 

 

‘En’ in opsommingen

Louise Cornelis Geplaatst op door 2

Ik heb niets tegen het woord en, en (waarvan acte dus) toch is het vóórkomen ervan voor mij vaak reden voor commentaar of een redactieslag. Bijvoorbeeld als het voorkomt in een bullet-opsomming. Een voorbeeld daarvan trof ik deze week aan tussen een tijdschrift ofzoiets, het ging om een kaartje van de Brandwondenstichting (onee, Brandwonden Stichting, oef). Daarin een uitdrukbaar pasje met ‘Eerste Hulp bij Brandwonden’ (‘Vastgesteld door Brandwondenzorg Nederland’, hé, niet Brandwonden Zorg?). Dit zijn de eerste drie punten:

  1. Koel de brandwond 10 min. met lauw zacht stromend leidingwater en verwijder zo snel mogelijk kleding, sieraden en luier! 

  2. Voorkom dat het lichaam te veel afkoelt. Koel alleen de wond! 

  3. Bedek na het koelen de wond met plastic huishoudfolie, steriel verband of een schone doek.

Het problematische geval van en zit in het eerste punt. Dan zijn het toch twee punten? Hadden het niet twee aparte punten moeten zijn? In welke volgorde dan, als het chronologisch is (wat vooral uit punt 3 blijkt)? Moet je die kleren niet eerst uittrekken? Of als het tegelijk moet, waarom staat er dan niet iets met ondertussen of terwijl? Waarom dus staan die twee dingen door en verbonden in één punt, terwijl punt 2 ook tegelijk met punt 1 is?

Bij punt 3 blijkt er een chronologie in de opsomming te komen – dan snap ik dus ook niet wat de logica is in de opsomming. Daar is wel meer onduidelijk in. Bij punt 6 gaat het bijvoorbeeld over het waarschuwen van een arts ‘bij blaren, een open wond en bij elektrisch/chemisch letsel’ – maar moet je die dan wel ook eerst koelen? 

Waarschijnlijk zat de logica in de samenhang tussen die twee helften van punt 1 en in de rest van de opsomming wel in het hoofd van de schrijver, maar is die niet op papier te zien. Ik kan wel een gok wagen: dat je lauw zacht stromend water moet gebruiken is mogelijk het belangrijkste punt dat ze naar voren willen brengen – een pleidooi tegen koud water mogelijk. Dus daar wilden ze mee beginnen, en toen moesten ze die kleren ook nog ergens kwijt. Als dat zo is, was de oplossing geweest om iets anders te doen dan een opsomming van zeven gelijkwaardige punten.

Met bullets of nummers ziet iets er al gauw heel geordend uit. Maar het moet wel kloppen. En moet op z’n minst een signaal zijn om te checken of je logica klopt en expliciet genoeg is.

Projectvoorstellen: van kenmerken naar voordelen

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Ik had laatst een overleg bij een opdrachtgever in de zakelijke dienstverlening die bezig is met het verbeteren van de projectvoorstellen. Ze hebben onder andere daarom het piramideprincipe geïntroduceerd, want er moet meer ‘kern’ (hoofdboodschap) in de teksten komen. Maar ook nog iets anders, en ik had steeds een beetje moeite met onder woorden brengen wat dat was. 

In de aanloop naar het overleg pakte ik het boek over voorstellen erbij: Projectvoorstellen en offertes die scoren tweedehands verkrijgbaar van Mariët Hermans. Uit 2004 alweer, en alleen nog maar – jammer, want het is hartstikke goed. Dat bleek maar weer, want daarin stond precies verwoord waar ik naar zocht.

Waar het om gaat bij het offreren in de zakelijke dienstverlening is dat je de kenmerken van de dienstverlening en van je organisatie vertaalt naar voordelen voor de klant. Op p. 44/45 van het boek staan een aantal mogelijke sterke punten van een organisatieadviesbureau opgesomd, met daarachter wat het voordeel daarvan is voor de klant. Een paar voorbeelden die mijn opdrachtgever herkenbaar vond:

Kenmerk: Ruim 70 jaar ervaring.
Voordeel: Stabiel bedrijf, continuïteit gewaarborgd, bewezen kwaliteit. Uw probleem in ervaren handen.

Kenmerk: Multidisciplinair.
Voordeel: Uw probleem wordt opgelost vanuit meerdere invalshoeken. Eén aanspreekpunt, bespaart tijd en geld.

Kenmerk: Alle adviseurs hebben een hoog opleidingsniveau.
Voordeel: U krijgt goede gesprekspartners die met u meedenken. Uw probleem komt in deskundige handen.

Ik moest ook nog denken aan het nogal plastische voorbeeld dat ik lang geleden eens hoorde in een lezing op een dag voor zelfstandigen: als je boren verkoopt (kenmerk), lever je gaten – dat is wat je klanten willen.

Waar het dus om gaat, is niet opsommen waar je allemaal zo goed in bent, maar die sterke punten verwoorden in termen van voordelen voor de klant. Er zijn drie heel duidelijke relaties met goed schrijven, de eerste twee piramidaal, de derde stilistisch:

  • Het voordeel voor de klant is ook het antwoord op de ‘so what’-vraag. ‘Wij hebben ruim 70 jaar ervaring’. Ja, dus? Nou en? So what? ‘Uw probleem komt in ervaren handen’. Aha!
  • Het kenmerk vormt een onderbouwing van het voordeel: ‘U krijgt goede gesprekspartners die met u meedenken, want al onze adviseurs zijn hoog opgeleid’.  
  • Als een voorstel veel we bevat, duidt dat op te veel beschrijven van kenmerken (‘wij werken multidisciplinair’) in plaats van voordelen (‘u bespaart tijd en geld, want u heeft één aanspreekpunt terwijl uw probleem wordt opgelost vanuit meerdere invalshoeken’).

 

De cavia: mijn tijd vooruit

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Ik gebruik al twintig jaar hetzelfde voorbeeld om het verschil tussen een onderwerp en een boodschap uit te leggen. Onderwerp: de cavia. Zoals op school vroeger: ‘mijn spreekbeurt gaat over de cavia’. Boodschap: de cavia is een erg geschikt huisdier voor drukke, werkende mensen;  ‘In mijn spreekbeurt ga ik betogen dat de cavia een erg geschikt huisdier is voor…’. Een boodschap stuurt en heeft een doel, roept een vraag op (‘waarom?’) en daarmee een verwachting over de inhoud. Voor de spreker/schrijver maakt een boodschap het mogelijk om hoofd- en bijzaken van elkaar te scheiden en ordening aan te brengen. 

Uit een column van Ellen Deckwitz in de NRC van afgelopen donderdag (dierendag; p. C22) begrijp ik dat de cavia op het ogenblik heel populair is. De kop van de column is zelfs ‘De grote caviarage’. Deckwitz had al langer cavia’s, ze vond ze als kind al lief en aanhankelijk. Ze werd voor gek versleten (wat ik, als hamsterbaasje, herken), maar nu ineens is ze hip. Ze heeft recentelijk meerdere interviewaanvragen gekregen over haar huisdieren. Cavia-foto’s op Instagram trekken honderdduizenden volgers, en dat is dan ook de oorzaak van de populariteit: cavia’s zijn heel fotogeniek.

Deckwitz bespreekt ook de keerzijde van zo’n rage: als de hype voorbij is, worden straks talloze cavia’s afgedankt en bij een opvang gedumpt (of erger). Ook dat herken ik – als het Nederlands elftal eens wél een eindronde haalt op WK of EK, zitten de oranjekleurige hamsters in de lift, en die belanden kort daarna al in de opvang: als de baasjes op vakantie gaan. Tsja.

Met haar al langer durende cavia-liefde noemt Deckwitz zichzelf ‘visionair’ – ze is ineens van sneu in cool veranderd. Mag ik me daarbij aansluiten en concluderen dat ik met mijn cavia-voorbeeld mijn tijd ver vooruit was? Als argument gaf ik onder andere ook dat ze lief en aanhankelijk zijn, maar inmiddels moet ik daaraan toevoegen: omdat ze zo leuk op de foto staan.

Of ik moet een heel ander voorbeeld geven. ‘In mijn spreekbeurt ga ik betogen dat je je cavia niet af moet danken als straks de hype voorbij is’. 

 

Structuur aankondigen ≠ inhoud beschrijven

Louise Cornelis Geplaatst op door  

De afgelopen tijd kwam in mijn trainingen regelmatig het onderwerp ‘aankondigen van de structuur’ aan de orde. Als je schrijft volgens het piramideprincipe, kun je dat in één simpele zin doen. Na de  hoofdboodschap volgt  bijvoorbeeld iets als

Daarvoor zijn drie redenen, die in de drie hoofdstukken uiteengezet zullen worden.

Dat ondervangt de lange en in mijn ogen zinloze beschrijving van de inhoud:

In hoofdstuk 1 zullen we zien dat… In hoofdstuk 3 komt… aan de orde en daarna zullen we dus in hoofdstuk 4 zien hoe… Hoofdstuk 5 gaat daarna in op…

Daar heeft een lezer geen houvast aan, dat kan-ie toch niet allemaal onthouden. Ik heb dus nog nooit een lezer daar enthousiast over gehoord. Ook al zie je ze heel vaak, en de laatste tijd  hoorde ik een paar mensen zeggen dat ze zoiets verplicht in hun scriptie moesten opnemen (waarop ik zei dat het academisch onderwijs wel meer slechte schrijfgewoontes aankweekt…).

Het zat nog in mijn hoofd om weer eens een blogpost te schrijven over de structuur aankondigen, dus schoot ik net in de lach toen ik een wel heel ingewikkelde beschrijving van de inhoud tegenkwam. Een hoofdstuk van een voorstel opent direct na de hoofdstuktitel met iets als:

We gebruiken vijf indelingsprincipes. Die passen we toe per sector. De vraag hebben we ingedeeld naar drie thema’s: X, Y en Z. De analyse daarvan structureren we aan de hand van drie criteria: A, B en C. 

Bent u er nog, bij deze vierdimensionale opsplitsing?

Toen volgde de eerste paragraaf, en die luidde ‘definities’. Huh? De vijfde dimensie?

Pas toen ik beter ging kijken, zag ik dat die eerste zinnen een soort mini-samenvatting van de inhoud van het hoofdstuk waren en dus wel degelijk de rode draad expliciteren. Althans, gedeeltelijk: de sectoren komen niet nader aan de orde, die zijn waarschijnlijk bekend bij de lezer. De indelingsprincipes, thema’s en criteria volgen in de paragrafen 2, 3 en 4. Definities banjert daar in z’n eentje dwars doorheen.

Als je het lezers moeilijk wilt maken, moet je het zo doen! 

Mijn idee voor een herschrijving:

Je kunt vanuit drie invalshoeken naar dit probleem kijken. In de paragrafen na ‘definities’ bespreken we die.

Nog niet de schoonheidsprijs, maar beter dan dit wordt het niet zonder grondige herverkaveling van de structuur. In boodschappen in plaats van analytische categorieën.

 

Tussenin-koppen

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Afgelopen maandag werd ik er in een overleg met collega Roy van de Oberman Groep op geattendeerd dat er koppen zijn die het midden houden tussen analytisch en adviserend. Even later bedacht ik er een voorbeeld bij dat direct aansloot bij mijn ervaring op dat moment. Ik ervoer een probleem aan de OV-fiets waar ik op reed, en dat zou ik op drie manieren kunnen uitdrukken:

  1. De band is zacht (analytisch: constatering van een probleem).
  2. Pomp de band op (adviserend: oplossings- en actiegericht)
  3. De band kan wat meer lucht gebruiken (tussenin: oplossings- maar minder actiegericht)

Als koppen zijn alle drie de vormen geschikt, alleen zou ik het voor de derde variant lastiger vinden om de rode draad eenduidig aan te kondigen. Zo van: hieronder vindt u de oorzaken (1), hieronder vindt u de adviezen (2), hieronder vindt u wat er zoal aan zou kunnen gebeuren (3)?

Maar verder mooie oplossing voor als adviezen als te sturend ervaren worden. Dan moet je 3 misschien dus maar gewoon adviezen noemen?