Vanwege het piramideprincipecollege heb ik een tijdje geleden een vraag gesteld in de LinkedIn-groep van (ex-)McKinsey-communicatiespecialisten waar ik lid van ben: of iemand wist van wetenschappelijk onderzoek naar het piramideprincipe? Dat leverde een boel leuke reacties op en er ontspon zich een discussietje over de effectiviteit van het piramideprincipe (daarover een andere keer meer). Maar wetenschappelijk onderzoek? Nee.

Nouja, één dingetje dan: één van mijn oud-collega’s, Alison Donaldson, heeft na haar McKinsey-tijd een ‘doctoral degree’ behaald en in haar thesis, ‘The part played by writing in the organisational conversation’ gaat het over het piramideprincipe. De thesis (van de University of Hertfordshire, 2003) is niet gepubliceerd, maar Alison was zo aardig hem aan mij op te sturen. Inmiddels heb ik hem gelezen. Het is niet zo makkelijk om de kern ervan kort samen te vatten, en ik heb er ook niet concrete praktische adviezen uit kunnen destilleren (lezers op zoek naar snelle tips mogen hier ophouden met lezen). Maar er staan wel interessante gedachten in.

Lastig
Dat ik het een lastig stuk vind, heeft drie oorzaken:

1. Het is een voor mij onbekend genre. Het heet ’thesis’, voor een ‘doctoral degree’ (in Management), maar het is zeker niet wat wij onder een proefschrift verstaan. Het is eerder een soort heel uitgebreid essay of reflectieverslag van een aantal jaren van Donaldsons professionele ontwikkeling als zelfstandig tekst- en communicatie-adviseur. Het begint met een ‘synopsis’, en daarna volgt en beschrijving van vier ‘projects’ die de auteur heeft uitgevoerd, en daarna nog een epiloog en een appendix. Tussen synopsis en projectbeschrijvingen is veel overlap, ik snap niet precies hoe die tekstdelen zich tot elkaar verhouden. De epiloog is conclusie-achtig, maar niet helemaal. Het verhaaltje in de appendix kan ik helemaal niet plaatsen. En ik mis ook een heldere vraagstelling en daarop een antwoord (als conclusie).  Maar dat zal wel mogen bij dit genre? Je zou er in Nederland niet mee kunnen promoveren in elk geval, ook al vind ik het wel een interessant genre. Met literatuur onderbouwde reflectie op de eigen praktijk is zinnig immers.
2. Donaldson sluit aan bij literatuur die ik grotendeels niet ken (Ong, Mead, Stacey – om een paar namen te noemen). Ik ken een heleboel andere literatuur over schrijven in het algemeen en een beetje ook over schrijven in organisaties, en daar wordt het allemaal net een beetje anders in gepresenteerd. Heel vaak denk ik tijdens het lezen: oja, dat lijkt op… maar hoe het dan precies zit, dus wat precies de verhouding en hopelijk ook de vernieuwing is, vind ik lastig te bepalen. Het zou wel uit te knobbelen zijn, maar dat is lang werk, iets voor een scriptie of wetenschappelijk artikel. Daar zouden we dan ongetwijfeld iets aan hebben, dat zou ons inzicht in schrijven in organisatie ten goede komen – maar het valt op dit moment buiten mijn mogelijkheden.
3. ik vind de thesis niet altijd even helder geschreven. Het is nogal abstract, en ik kon af en toe de gedachte ‘iets meer piramideprincipe was wel fijn geweest’ niet onderdrukken. Misschien is het geen toeval dat de structuur niet zo hecht is: Donaldson zet zich in de thesis af tegen het piramideprincipe en ze pleit voor meer verhalende structuren. Tsja. Ik kan me daar wel wat bij voorstellen (hieronder meer daarover), maar dit is me toch net te verhalend, te dicht bij haar eigen ervaring blijvend misschien? Samen met het eerste punt maakt het het lezen een aardige inspanning.

Wat staan er dan wel voor goede ideeën in? Een poging tot een (geheel niet representatieve) samenvatting van de hoofdlijn, de kritiek op het piramideprincipe, gecombineerd met wat eigen gedachten, en afgerond met nog wat losse punten.

Waarom schrijven we zo veel?
Ook al wordt er ontzettend veel geschreven in organisaties, toch is het duidelijk dat  de ‘impact’ daarvan heel beperkt is. Waarom is het zo vanzelfsprekend dat er zo veel waarde aan het schrijven van bijvoorbeeld rapporten, notulen, agenda’s en e-mails gehecht wordt? Volgens Donaldson heeft dat ermee te maken dat de ‘buismetafoor’ voor communicatie zo gangbaar is: je pakt aan de ene kant informatie in (schrijven) en stuurt dat naar de ander (lezer), die het uitpakt en zo kan beschikken over de informatie. Die metafoor is echter achterhaald: communiceren is het niet inpakken en oversturen van informatie en betekenis; betekenis wordt gemaakt, gecreëerd in communicatie, door te communiceren.

Schrijven is daar zelf een voorbeeld van: door ergens over te schrijven, verdiept je kennis en begrip van het onderwerp zich. Je hebt niet al van tevoren kennis die je ‘op papier zet’, nee, die kennis ontstaat in het schrijven (omdat schrijven je aanzet tot ‘reflexive thinking’). De lezer doet er ook weer wat mee, voegt er ook wat aan toe, en zo kun je schrijven zien als een stap in het samen creëren van betekenis, iets wat meer en ook zichtbaarder gebeurt meer door met elkaar te praten. Documenten zouden zo een rol kunnen spelen in de conversatie in de organisatie, als tussentijdse stap. Als je schrijven ziet als manier om met elkaar in contact te komen en te leren, ontstaat er een nieuwe, spannende manier van schrijven.

Praten over schrijven
Donaldson onderbouwt dit punt van schrijven-in-conversaties door iets te schrijven waarbij ik alleen maar ‘yes!’ kan denken:

If people viewed writing as part of the organisational conversation, they might be more inclined to see papers as “living documents”. this would mean being more realxed about issuing drafts before they were “ready”, actively seeking responses in the early stages and allowing these responses to influence their thinking and writing. (p. 73)

Het met elkaar overleggen over het schrijven en het elkaar voorleggen van ‘halffabricaten’ is iets waar ik in trainingen altijd toe aanmoedig. Ik begrijp nu wel beter waarom dat soms niet ‘aankomt’: als je schrijven ziet als het vastleggen van kennis, zou dat niet nodig moeten zijn. Want die rol speelt schrijven in veel organisaties: vastleggen. Daardoor is het vaak ook nogal saai en plichtsgetrouw.

Piramideprincipe
Nadat Donaldson al een tijdje met dit soort gedachten bezig is geweest, geeft ze weer eens ergens een training in het piramideprincipe. In die tijd heeft ze ook onder andere beter leren omgaan met chaos, complexiteit, onzekerheid en ‘losse eindjes’. Ze realiseert zich dan dat ze zich bij het piramideprincipe niet meer comfortabel voelt. Ze exploreert hoe dat komt.

Als eerste ontdekt ze dat haar ongemak komt door de eenzijdige nadruk van het piramideprincipe op helderheid. In plaats een tekst daarop te beoordelen, kijkt ze liever naar hoe de relatie tussen schrijver en lezer tot stand komt. Vervolgens onderzoekt ze vier uitgangspunten van het piramideprincipe (uit Minto’s boek) (p. 124):

1. Je moet uitgedacht zijn voordat je kan gaan schrijven
   Volgens Donaldson ben je nooit uitgedacht, en helpt het schrijven juist bij het denken. Daardoor is elke piramide en elke tekst een soort tijdelijk tussenproduct.  Het gaat niet zozeer om de structuur, het gaat om structureren (‘arriving at the structure … emerging from conversational processes’, p. 164)
2. Structuur is het grootste schrijfprobleem, en een piramide lost dat op.
   Donaldson: volgorde is belangrijk, ja, en inderdaad zijn onze hersenen gemaakt om te structureren en te categoriseren. Maar niet om dat altijd logisch te doen. Er zijn andere, prima structuren, zoals de verhalende of de metaforische. Volgt een interessante uitweiding over hoe zeer Minto hier laat zien een kind te zijn van het cognitivistische tijdperk in de menswetenschappen.
3. Ons schrijfdoel is misverstanden en onbegrip te voorkomen, vandaar de hoofdboodschap voorop.
   Donaldson is het eens met de functie van het voorop zetten van de hoofdboodschap, maar ze benadrukt dat een schrijver nooit zeker zal weten dat er geen enkel misverstand kan bestaan, omdat we geen controle hebben over de reactie van de lezer. In ieder geval: ‘order does not equal understanding’ (p. 155).
4. Een verhalende structuur past alleen in de inleiding.
   Dit vindt Donaldson dogmatisch. Waarom zou je verhalen niet breder in kunnen zetten? Er is meer dan alleen maar logica; associate en analogie bijvoorbeeld. Donaldson bepleit het vaker inzetten daarvan (p. 171).

Andere problemen met het piramideprincipe zijn volgens Donaldson dat het niet bepaald helpt bij het creatieve gedeelte van schrijven, en dat het vaak mechanistisch en klinisch wordt ingezet, en dat het stijl buiten beschouwing laat.

Donaldson beseft:

I no longer view it as the holy grail in writing (p. 120).

Aha, denk ik dan: ze is ooit eens helemaal gevallen voor het piramideprincipe (dat beschrijft ze op p. 133) en het valt nu van zijn voetstuk (ze verliest haar onschuld, p. 135) en daarom zet ze zich ertegen af. Want haar kritiek op de vier punten van hierboven, daar ben ik het mee eens, maar het doet volgens mij niet zo veel af aan de waarde van het piramideprincipe. Ik betwijfel hier en daar zelfs of ze een niet wat al te ongenuanceerde weergave geeft van Minto’s woorden.

Dat er leven is naast, buiten en na het piramideprincipe is voor mij ook al lang duidelijk. Het is bijvoorbeeld niet voor elk genre geschikt. Je moet goed in de gaten houden voor welke schrijvers en welke teksten het ontwikkeld is: voor schrijvende professionals die een adviesrapport schrijven, en die tot dan toe alleen methodologisch hebben leren schrijven. Dan is het volgens mij een reusachtige sprong vooruit. En ja, dat wil niet zeggen dat het nou zo creatief is of zo mooi gebruik maakt van metaforen en verhalen. Maar daar moet je echt bij die schrijvers niet mee aan komen zetten, dat is veel te ‘raar’ en ook simpelweg te moeilijk. Schrijven is toch al zo moeilijk! Wat dat betreft is Donaldson me dus wat te idealistisch of veeleisend.

Alleen logos?
Waar ik het ook echt niet mee eens ben, is dat het piramideprincipe alleen een beroep zou doen op de ratio – alleen op de logos van de klassieke drie overtuigingsmiddelen logos, pathos en ethos. Het piramideprincipe is niet ‘purely logical’ en dus alleen geschikt voor ‘unemotional writing’ (p. 171) en het doet wel degelijk iets op het vlak van ethos en pathos, al is het alleen maar omdat het relationeel is, veel relationeler dan de methodologische structuur. Ik ga daar nu niet dieper op in, want ik heb dat al vaak genoeg betoogd op dit weblog.  

Wat overblijft is dat het piramideprincipe hamert op structuur, planning, voorbereiding, en daarmee impliciet claimt dat geplande, gestructureerde interactie het beste is. Structuur kan helpen natuurlijk, en we hebben er behoefte aan om orde te scheppen in chaos. Maar structuur richt ook sterk onze aandacht en zorgt daardoor altijd voor een zekere eenzijdigheid. Dat is bij het piramideprincipe duidelijk: je ziet niet wat er buiten de piramide valt. Donaldson heeft zelf ontdekt dat door minder te structureren ze meer ziet, bijvoorbeeld tijdens vergaderingen. Dat kan ik me goed voorstellen – maar daarbij had ze van mij wel mogen aantekenen dat ze pas door haar ervaring de structuur heeft kunnen leren loslaten, en dat je niet simpelweg tegen mensen kunt zeggen: ‘het zonder structuur doen is veel beter’.

Donaldson gebruikt het piramideprincipe nog wel, maar ze zet het in een breder perspectief (het is niet ‘het’ antwoord op communicatieproblemen) en bespreekt de beperkingen ervan. Dat lijkt me alleen maar prima.

Tot slot: nog wat losse interessante puntjes

1. Schrijven kan bij sommige mensen onzekerheid oproepen omdat ze de lezersreactie niet zien.  Zij praten dan liever. Maar het omgekeerde gebeurt ook: dat mensen schrijven omdat ze dan niet hoeven te praten. Over schrijven hebben ze meer controle; schrijven kan niet afgeluisterd worden.
2. Schrijven heeft ook schaduwdoelen: vaak gaat het niet zozeer om de ontwikkeling van kennis of om echt iets voor elkaar te krijgen, maar schrijf je alleen een rapport omdat je dan je baas kan laten zien dat je echt iets gedaan hebt.
3. Om goed te schrijven moet je je een beeld vormen van de reactie van de lezer – en dat is het moeilijkste aan schrijven. Donaldson citeert Meads ’taking the attitude of the other’. (dat is zo’n punt dat lijkt op ideeën die ik ken, in de woorden van Kellogg – maar is dit nou hetzelfde of toch niet?)
4. Tijdens ‘reflexive thinking’, dus tijdens het schrijven, voert de schrijver een silent conversation of inner dialogue, bijvoorbeeld met een gegeneraliseerde lezer, waarvan de sporen zichtbaar zijn in de tekst. Een aspect van die innerlijke stem kan zijn angst, bijvoorbeeld angst om echt iets te zeggen. Donaldson zelf heeft hiermee geworsteld omdat ze in haar hoofd steeds een denkbeeldige, veralgemeniseerde opdrachtgever hoorde zeggen dat haar thesis ’too academic’ aan het worden was. Dat kan zorgen voor een schrijfblokkade. (Ook zoiets dat ik herken in andere termen, namelijk die over de interne criticus).

 * * *

Het was een hele klus, 179 pagina’s lezen, er dit over schrijven, en dit straks ook nog een keer in het Engels kort samenvatten om aan Alison terug te koppelen… maar wel de moeite waard, want zo vaak lees ik niet meer iets echt nieuws over schrijven in organisaties. En ik ervoer zo aan den lijve dat zowel schrijven als lezen het creëren van kennis en betekenis is – maar dat wist ik al.

Bij het piramideprincipe-college zijn de studenten op dit moment bezig met het herschrijven van een rapport – de rapporten ‘uit het wild’ waarvan ik eerder al had opgemerkt dat ze gemiddeld niet zo best gestructureerd waren. Dat dat werd gister bevestigd: de studenten kregen 30 seconden de tijd om de hoofdboodschap op te sporen in een ander rapport, maar dat lukte in de meeste gevallen niet.

Bovendien bleek de structuur in veel gevallen onduidelijk. Een rapport hoeft niet per se piramidaal gestructureerd te zijn om duidelijk te zijn. De methodologische structuur bijvoorbeeld is algemeen bekend en glashelder. Misschien niet optimaal lezergericht, maar wel herkenbaar en duidelijk. Inderdaad volgden enkele rapporten de methode – maar een heleboel ook niet, en dat wordt het erg ondoorgrondelijk wat voor indelingscriterium de schrijver gebruikt heeft.

In een paar gevallen bleef het rapport wel heel dicht bij de ruwe onderzoeksgegevens: data-uitdraaien met een nietje erdoorheen en een paragraafje ‘conclusie’ erachteraan. Of zelfs dat nog niet: één rapport bevatte een blanco checklist die de onderzoekers gebruikt hadden bij het onderzoek. Wat heeft een lezer daaraan? 

Bij het verbeteren en herschrijven van het rapport stuitten de studenten op twee verschijnselen waarvan ze zich afvroegen: is dat nou wel de bedoeling? In beide gevallen kon ik ze geruststellen: ja, dat klopt:

1. Een piramidaal herschreven rapport wordt korter, veel korter vaak zelfs, dan het origineel. Het kan zelfs zo ver gaan dat er eigenlijk maar één pagina echte inhoud overblijft, en dat de hele rest, soms zelfs pagina’s lang, naar de bijlage verhuis – of er helemaal uit. Dat is het gevolg van de focus op de inhoud en de adviezen, en het naar de bijlage verbannen van alles wat te maken heeft met de beschrijving of vertantwoording van het onderzoek. Je kan dan dus een rapport krijgen met één pagina echte tekst en 20 pagina’s bijlage. En ja, dat kan inderdaad – al kun je je dan wel kritisch bij afvragen wat er helemaal uit kan, dus zelfs ook uit de bijlage.
2. Titels en kopjes worden veel langer. Generieke kopjes als methode en conclusie zijn heel kort. Als je boodschaptitels gebruikt, heb je minstens twee woorden nodig, en vaak wel meer. Dus boodschaptitels (‘verbeter de interne communicatie’) worden algauw lang. Ze mogen wel in telegramstijl (de kan uit het voorbeeld tussen de vorige haakjes); het hoeven geen uitgeschreven volzinnen te zijn. En ze hoeven ook niet alle informatie te bevatten. ‘Verbeter de interne communicatie door drie stappen te zetten’ hoeft niet. Als het belangrijk is, hebben die drie stappen ieder een eigen sub-titel, zodat ze terugkomen in de inhoudsopgave, waardoor die als een mini-samenvatting te lezen is (het grote voordeel van boodschaptitels). Als de drie stappen minder belangrijk zijn, hoeven ze niet in de mini-samenvatting.

Wat bij het herschrijven steeds doorslaggevend moet zijn, is de gedachte aan de lezer. Waar is die het meest bij gebaat, waar help je die het meeste mee, wat geeft duidelijkheid en houvast? Dat geldt nu voor de studenten, maar het geldt voor iedereen die (her-)schrijft. Herschrijven = lezergerichter maken.