Besluiten in vergaderingen

Louise Cornelis Geplaatst op door  

De meeste mensen vinden vergaderen niet het leukste onderdeel van hun werk, terwijl ze er wel veel tijd mee kwijt zijn – wel een kwart van hun werktijd! Vandaar dat het interessant is als een taalbeheerser zich over zakelijke vergaderingen buigt. Dat deed Marjan Huisman en ze publiceerde er in 2000 haar proefschrift Besluitvorming in vergaderingen. Organisaties, interactie en taalgebruik over. We bespraken dat boek gister op het taalbeheersingsmethoden-college waarvan ik elke week voor dit blog de praktische tips geef.

Alleen… als je Besluitvorming in vergaderingen leest met de verwachting dat je ervan leert hoe je nooit meer te lange en vervelende vergaderingen hoeft uit te zitten, kom je bedrogen uit. Huisman geeft geen pasklaar recept voor hoe je het beste kunt vergaderen, geen snelle tips & tricks. De beste manier van vergaderen verschilt namelijk per organisatie, omdat hij afhangt van de cultuur en de normen van de organisatie. Wat in de ene organisatie goed werkt, mislukt daarom in de andere.

Wat wel werkt, is de vergaderaars bewust laten worden van hun vergadergedrag door ze te laten kijken naar video-opnames of transcripten van vergaderingen (een gedetailleerde manier van uitschrijven van wat er gezegd wordt). Daar kan de gespreksanalyse, de tak van de taalbeheersing waar Huisman een representant van is, een rol in spelen. Maar niet als alwetende adviseur die zegt hoe het moet. De verbetermogelijkheden komen voort uit de reflecties van de vergaderaars zelf. De taalbeheerser speelt daarin een begeleidende rol.

Eén van de dingen waar vergaderaars zich dan wellicht bewust van kunnen worden, is het vluchtige karakter van besluiten. Mensen denken aan besluiten als aan concrete, bijna tastbare ‘dingen’ die je meeneemt als je de vergadering uitloopt. Maar uit Huismans onderzoek blijkt dat ze veel lastiger te ‘grijpen’ zijn dat dat. Ze noemt ze ‘virtuele toekomstige realiteiten vervat in taal’.

Ik las Besluitvorming in vergaderingen bijna tien jaar geleden, en sindsdien is me heel vaak opgevallen dat mensen in een vergadering gaan knikken, dat er een gevoel van overeenstemming is en een beweging naar afsluiting en het volgende punt, zonder dat echt heel glashelder is wát het genomen besluit is. Nooit wordt er expliciet gezegd: ‘Okee, we besluiten dus:’ en dan het letterlijke besluit. Het besluit hangt meer in de lucht dan dat het concreet is. Met alle risico’s op onduidelijkheden van dien. Soms, als ik denk dat het belangrijk is, vraag ik dus maar: ‘En wat besluiten we nu precies?’

Met andere woorden: de bewustwording heeft op mij wel enig effect gehad. En wie ook zoiets wil: Marjan Huisman werkt tegenwoordig als adviseur op het gebied van gesprekken en interactie. Ze begeleidt organisaties bij het ontwikkelen van een communicatiestijl die past bij de mensen en bij de taak.
Meer informatie op www.twinc.nl, en ook al  is het bijna tien jaar terug, er is nog een aardig stukje te vinden op internet uit de tijd van Huismans promotie.

Nieuwe tekstsoorten

Louise Cornelis Geplaatst op door 1

De afgelopen weken heb ik in rap tempo geoefend met twee tekstsoorten die in meer of mindere mate nieuwe voor me waren.

De eerste daarvan is het persbericht. Geen echt nieuwe tekstsoort, maar ik had er al jaren niet veel meer geschreven en nog nooit eerder zo veel als vorige maand, rond het verschijnen van Afzien voor Beginners. Ik had, zoals ik ook al lang niet meer had gedaan, een heel communicatieplan uitgewerkt met tien verschillende doelgroepen, per doelgroep een aantal media, en per medium een apart persbericht met daarin het nieuwswaardige voor de beoogde doelgroep op een prominente plek. Dat waren een boel persberichten in één keer, dus, en tegelijkertijd zijn we ook nog bezig met mijn fietsvereniging om publiciteit te zoeken.

Allemaal met goed gevolg, trouwens: er is al heel wat publiciteit rond het boek geweest en afgelopen vrijdag verscheen een (wat eigenaardig opgemaakt) artikel in de Delftse Post over de fietsclub. En van één tijdschrift dat besloot niets met Afzien voor Beginners te doen, kreeg ik wel een reactie waarin stond dat mijn persbericht zo concreet was!

De tweede tekstsoort is echt nieuw voor me: de boekopdracht, het kleine, handgeschreven tekstje dat de schrijver voor in het boek zet bij het signeren. Dat genre heb ik in rap tempo ontwikkeld. Ik schrijf er alleen maar wat in als ik de lezer persoonlijk ken, anders houd ik het bij naam en datum. ‘Veel leesplezier’ krijg ik niet uit mijn pen.

Als ik de lezer wel persoonlijk ken, is het een kwestie van hetzelfde type vaardigheden als die ik voor columns heb ontwikkeld: eigenlijk kun je overal over schrijven. Als je het maar aandurft om elke vage gedachte serieus te nemen en uit te werken. Het gaat vooral om iets niet doen, namelijk elk idee meteen afkraken als ongeschikt.  

Op een cursus columns schrijven heb ik ooit 500 woorden moeten schrijven over een wc-gebouwtje. En ja, dat is mogelijk, zo leerde ik. Dat is precies de kunst van creatief schrijven, zo begreep ik toen – en die kunst pas ik nu toe als ik Afzien voor Beginners signeer. Zo’n boek geeft zelfs veel meer aanknopingspunten dan een wc-gebouwtje!

Reacties weg

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Bij het modereren van de 97 spam-reacties van afgelopen weekend (zucht… moet ik toch eens wat aan (laten) doen) heb ik per abuis een paar ‘echte’ reacties van de afgelopen maanden gedelete. Mijn excuses!

E-tekst?

Louise Cornelis Geplaatst op door  

De laatste tijd is me een aantal keren gevraagd wat ik vind van de e-reader en het e-book. Korte antwoord: ik weet het nog niet. Als iemand die met teksten, schrijven en boeken in de weer is, vind ik dat ik er wel van op de hoogte moet zijn. Ik lees er dus over en heb de e-readers inmiddels ook gesignaleerd, maar nog niet van dichtbij gezien, laat staan meegemaakt.

Wat ik erover lees, gaat nog alle kanten op: van grote gevaren en bedreigingen (vooral voor het honorarium van de schrijvers en de winsten van de uitgevers) tot reusachtige en revolutionaire kansen. Het is nog helemaal niet uitgekristalliseerd dus en ik denk vooral: zo’n vaart zal het allemaal niet lopen. Het lijkt erop dat de gadgets elkaar in steeds hoger tempo opvolgen, en wat ervan echte ‘blijvertjes’ zijn, zal de tijd moeten leren. Vooralsnog denk ik toch heel vaak: bij de Apples en Sony’s van deze wereld kunnen ze hun lol niet op.

Wat mij doet twijfelen aan de bestendigheid van deze ‘revolutie’ is de neiging die ik in de zakelijke communicatie zie om juist alles nog eigenlijk heel traditioneel te doen. En traditioneel is: op papier. Al meer dan tien jaar hoop ik erop dat ik eens mee kan schrijven aan, of al is het maar denken over, een ‘e-rapport’. De inhoudelijke, hiërarchische manier van structureren die ik bepleit voor adviesrapporten is uitermate geschikt voor hypertext – ook hiërarchisch, en met inhoudelijk verwijzende hyperlinks. Volgens mij zou je daarmee de lezer een grote dienst bewijzen. En dan zou het ook nog mogelijk zijn om een multimediaal rapport te maken, compleet met beeld én geluid.

Dan lever je dus geen boekje, maar een CD af bij je opdrachtgever, of een website. Dat is nooit gebeurd – niet in mijn bijzijn althans. Een rapport is nog steeds iets op papier, dat lineair gelezen wordt, met hoofdstukken en paragrafen, van kaft tot kaft. En als de eindpresentatie eens anders is, in de vorm van een Powerpointpresentatie bijvoorbeeld, wat wil men dan? De handout. Op papier. Ringbandje erdoorheen – en zo is het ook weer bijna gewone tekst. Ik heb nog nooit enige behoefte aan een ‘e-rapport’ waargenomen. (Terzijde: eigenlijk is de enige ‘revolutionaire’ verandering die ik heb gezien in het rapporteren de opmars van Powerpoint geweest, niet alleen als visueel hulpmiddel bij presentaties, maar ook als middel om in te schrijven, om een papieren rapport mee te maken dus.)  

Daarbij komt: de meeste mensen die ik ken, die ik erover gesproken heb, houden van het fysieke product boek. Een e-reader is dan iets voor ernaast, om een hele stapel boeken mee te kunnen nemen op vakantie. Maar niet iets dat in plaats van ‘echte’ boeken komt.

Maar misschien worden we wel gewoon oud. Onze liefde voor de platen- en later CD-hoes is de huidige jongere gerenatie van MP3-luisteraars ook al vreemd, begrijp ik…

Met twee (of meer) woorden spreken (of schrijven)

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Vandaag bespraken we in het methodencollege twee artikelen over een groot project ter verbetering van de kwaliteit van de brieven van de Rechtbank Arnhem. Het ene artikel kwam uit Trema; het andere is nog ongepubliceerd. Twee hoofdlijnen:

  1. Bij het verbeteren van de tekstkwaliteit komt meer kijken dan alleen het herschrijven van teksten. Ik heb het op dit weblog en in het echt ook al zo vaak gezegd: goed schrijven heeft veel meer te maken met de organisatorische inbedding van de teksten en hun schrijvers en met de impliciete ideeën over schrijven van de schrijvende professionals. Beide aspecten werden in dit onderzoek belicht, en dat is mooi, want nog veel te vaak wordt er, bijvoorbeeld in schrijfadviesliteratuur, alleen maar stilgestaan bij de puur technische kant van betere teksten of zelfs alleen maar zinnen maken.
    Bij dit rechtbankproject was de houding van de juristen tegenover schrijven één van de te beïnvloeden factoren. Zo lang juristen denken dat ze de wetstekst vrijwel letterlijk over moeten schrijven omdat hun brief anders niet juridisch waterdicht is, gaan ze nooit lezergericht schrijven. Maar aan de andere kant speelt ook de ICT een rol, bijvoorbeeld om ervoor te zorgen dat een brief met één druk op de knop persoonlijk wordt, met een goede en passende aanhef erboven.
    Zo breed is schrijven: het loopt van attitudes tot de juiste computerprogramma’s. Met alleen adviezen als ‘maak je zinnen korter’ kom je er niet – niet duurzaam, althans.
  2. Het herschrijven van brieven loont. De oorspronkelijke en herziene brieven zijn aan een heleboel proefpersonen voorgelegd, en zij oordeelden in het algemeen (met een heleboel mitsen en maren) positief over de verandering. Dat oordeel betrof zowel de brieven zelf als het imago van de rechtbank. Bij die rechtbank bestond angst om niet voor vol aangezien te worden als de taal te veel ‘Jip en Janneke’ zou worden. Die angst was echter onterecht – al was er ook zeker geen sprake van Jip en Janneke bij de herschrijvingen.
    Overigens: de herschrijving betrof onder andere: verhelderen van de boodschap, één boodschap per brief, brieven voorzien van inleiding en slot, jargon vermijden, actieve zinnen gebruiken, enzovoort. Met andere woorden: van alles en nog wat dat wél in allerlei taaladviesboeken te vinden is. Dat dat werkt is mooi; het roept wel de vraag op wát er nou precies tot het gunstige effect geleid heeft. 

En dan nog een kleine zijlijn: vooral als gevolg van het toevoegen van een inleiding en een slot werden de brieven een stuk langer. Dit riep bij de schrijvende professionals ook wat weerstand op: volgens hen moest een brief altijd zo kort mogelijk. Dát de brieven langer waren, werd door de proefpersonen wel gesignaleerd, maar ze hechtten daar geen negatief oordeel aan. En al met al werden de herschreven teksten dus beter gewaardeerd.

Korter is dus niet altijd beter. Maar dat wisten jullie al, uit de tijd dat je van je ouders moest leren ‘met twee woorden te spreken’. Dat was beleefder immers. Een fatsoenlijke inleiding en slot aan een brief ook.

Overgangszin-klik

Louise Cornelis Geplaatst op door 1

Zoals ik vorige week beloofde elke week een praktijkadvies afgeleid uit het college taalbeheersingsmethodiek dat ik op dit moment in Leiden geef. Gisteren bespraken we een artikel met een verslag van onderzoek naar overgangszinnen in een met Powerpoint ondersteunde presentatie (Bas Andeweg & Corrie de Haan, ‘Overgangszinnen in een Powerpointpresentatie’, uit Studies in Taalbeheersing 3).

Overgangszinnen maken in zo’n presentatie de overgang van de ene naar de andere slide expliciet. Voorbeelden zijn:

  • Daarbij zullen de volgende punten aan de orde komen
  • Wat is er dan aan de hand?
  • Een laatste methode gaat als volgt.

Onderzocht zijn drie opties: geen overgangszin, eerst de overgangszin en dan de ‘klik’ naar de volgende slide, of omgekeerd: eerst de volgende slide in beeld en dan pas de overgangszin. Gemeten werd de mate waarin de proefpersonen (TU-studenten) de inhoud van de presentatie hadden onthouden en hoe zij de presentatie waardeerden.

Van de drie opties was er maar één verschil: bij eerst de overgangszin en daarna de klik vonden de proefpersonen de presentatie duidelijk samenhangender. Verder was er dus weinig verschil, iets wat de auteurs van het artikel onder andere verklaren door het gegeven dat een overgang niet altijd expliciet (hoorbaar) hoeft te zijn, omdat hij in Powerpoint zichtbaar is: de volgende dia verschijnt, en vaak doet de presenteerder ook nog wel iets als even naar het scherm kijken ofzoiets.

Een voorzichtig advies, dus: spreek in je presentatie eerst de overgangszin uit, en klik pas daarna. Dan komt je presentatie als samenhangender over. Voor dat advies is er een wetenschappelijke basis. Die is weliswaar dun, maar dat is toch nog altijd een stuk dikker dan die van de meeste praktijkadviezen!

Grafieken en tabellen ‘dodelijk saai’?

Louise Cornelis Geplaatst op door  

In Onze Wereld van deze maand staat een interview met ‘rampenprofessor’ Eelco Dykstra, : hoogleraar International Emergency Management in Washington. Aan het einde vraagt de interviewer waarom er zo weinig gebeurt met de aanbevelingen vanuit de wetenschap. Dykstra (p. 16):

Dat is voor ons wetenschappers een grote frustratie. We bereiken de besluitvormers niet. Maar we moeten de hand in eigen boezem steken en concluderen dat we de afgelopen twintig jaar kennelijk iets fout hebben gedaan. Volgens mij is één van de belangrijkste redenen het feit dat wetenschappelijke grafieken en tabellen dodelijk saai zijn. Zulke informatie wordt niet gelezen. Het moet op een andere manier worden gepresenteerd. Mijn motto is dat we niet meer wetenschap nodig hebben, maar verhalen. Wetenschappelijke bevindingen moeten worden vertaald in makkelijk toegankelijke verhalen. Dan kunnen ook niet-wetenschappers er kennis van nemen.

Grafieken en tabellen ‘dodelijk saai’? Nou, dan doe je als presenteerder ervan inderdaad iets fout. Dat is niet zozeer dat de grafieken en tabellen zelf onvoldoende ‘opgeleukt’ zijn. Daar komt de opwinding niet vandaan, nee, die zou in de boodschap moeten zitten. De grafieken en tabellen illustreren en onderbouwen die alleen maar.

Als het gaat om rampen, lijkt de boodschap me niet bepaald saai. ‘Saai’ vinden mensen meestal dingen die te makkelijk of te moeilijk voor ze zijn. Het zelf afleiden van een boodschap uit de data is een inspanning die voor de meeste lezers of luisteraars moeilijk is. Te moeilijk. Dus dat is dan inderdaad ‘saai’ en de boodschap strandt.

Grafieken en tabellen worden onder andere toegankelijk van, ik geef drie tips:

  • Het gebruik van boodschaptitels in plaats van alleen maar onderwerptitels. Deze titels geven de so what van de data weer, zodat een lezer die de tabel of grafiek niet meteen begrijpt de boodschap gewoon kan lezen. 
  • Het principe van ‘hoofdboodschap voorop’, oftewel de oprolbaarheid: begin met het belangrijkste en werk gaandeweg de details uit. Scheelt een stuk voor het begrip! Dat betekent dat de meeste tabellen en grafieken ‘onderaan’ zullen komen. Ze presenteren immers de details. Een lezer die eerder afhaakt, heeft dan echter toch de kern van de zaak kunnen lezen.
  • De visualiseringen te baseren op de boodschap en aan te laten sluiten bij de intuïties. Een tabel of grafiek is dus niet alleen maar een vergaarbak van data, maar een communicatie-instrument. Tijd loopt bijvoorbeeld voor ons gevoel van links naar rechts, en als daarin iets oploopt, is dat ‘goed’, en als het afloopt, is dat ‘slecht’. Dus als je een bepaalde trend in de tijd duidelijk wil maken, doe dat dan met een lijn of kolommen.

In alledrie de tips speelt de boodschap een belangrijke rol. Boodschappen samen vormen een verhaal. Als Dykstra dat type verhalen bedoelt, ben ik het met hem eens over de richting waarin de verbetering gezocht moet worden.

Fiets – met column en voorpublicatie

Louise Cornelis Geplaatst op door  

Net uit: Fiets van april, met daarin mijn 57e Fietsvrouwcolumn, een mini-reisverslagje van mijn bezoek aan de Olympische Spelen en de fietstochten die ik vanuit Vancouver maakte, en een prachtig artikel over Afzien voor Beginners, met daarin een voorpublicatie: een stukje uit hoofdstuk 2 van dat boek.