Jaren geleden was ik aan de slag bij een organisatie als adviseur van een project ter verbetering van de tekstkwaliteit. In zo’n project is het de bedoeling dat de schrijvende professionals zelf tot nieuwe teksten komen. Dat maakt het typisch adviseren en dus niet, bijvoorbeeld, tekst(her-)schrijfwerk.

Ik werkte daar op een dag samen met één van de schrijvers en die zei toen: ‘Jij werkt volgens Kotter, hè?’ Ik had toen geen idee wie Kotter was, dus dat ben ik maar eens gaan uitzoeken. ik las Kotters smeltende-ijsberg-verhaal en ontdekte dat hij één van de meest toonaangevende denkers is op het gebied van organisatieverandering. En hé, ja, ook ik zag overeenkomsten met de manier waarop ik mijn projecten deed.

Ik heb dat nooit helemaal precies uitgezocht, dus in hoeverre zo’n ‘project verbetering tekstkwaliteit’ past in Kotters beroemde acht stappen. Tot gister – en toen heb ik het nog niet samen gedaan, maar de studenten van het vak Adviseren over communicatie laten doen. Niet op basis van mijn eigen werk, maar van het (voor zover ik weet) best beschreven project, namelijk dat van het verbeteren van de brieven van de rechtbank van Arnhem, waarover vakgenote Els van der Pool samen met anderen heeft gepubliceerd, onder andere in Tekstblad en Trema.

De studenten hebben over het project gelezen, ik heb daar Kotters acht stappen aan toegevoegd plus wat eigen ervaringen. Ik heb naderhand de resultaten van de beide collegegroepen bij elkaar geveegd (er zijn nogal wat mogelijke interpretatieverschillen en vrijheidsgraden; het project is niet heel precies beschreven). Zo kwam er uiteindelijk dit uit, als mogelijk ‘recept’ voor een communicatie-adviseur die zo’n project begeleidt, en met dank dus aan de studenten van gisterochtend:

Stappen project verbetering tekstkwaliteit

1. Vestig een ‘sense of urgency’ (in mijn ervaring een onderschatte stap die kritiek is voor het al dan het slagen van het project)
2. Vorm een projectteam (Kotters ‘leidende coalitie’) met naast de communicatie-adviseur enkele schrijvende professionals, liefst met enig gewicht, zowel inhoudelijk als hiërarchisch (management). Betrek zo nodig ook iemand van de IT-afdeling erbij, zodat de nieuwe formats het ook echt gaan doen.
3. Maak een inventarisatie van de teksten waarom het gaat (heeft Kotter het niet over).
4. Bepaal visie en strategie, bijvoorbeeld in de vorm van een nadere concretisering van het doel van het project, uitgangspunten, richtlijnen, formats, een schrijf-stappenplan e.d.
5. Organiseer workshops en sessies om samen na te denken over de nieuwe teksten. Op deze manier zet je twee stappen van Kotter: de veranderingsvisie communiceren en een draagvlak creëren (tenminste, dat hoop je). In de bijeenkomsten gaat het ook over de schrijfopvatting van de professionals, dus niet alleen over de teksten (dat is sowieso niet los te koppelen van elkaar).
6. Zorg dat de teksten daadwerkelijk herschreven worden; maak daar goede afspraken over (ontbreekt weer bij Kotter).
7. Zorg ervoor dat de herschreven teksten beschikbaar komen en daadwerkelijk gebruikt gaan worden – dat zijn van Kotter een paar stappen ineen; ik neem bijvoorbeeld aan dat de ‘kortetermijnsuccessen’ hieronder vallen: zorg dat er gauw een paar goede eerste teksten zijn. Kotters stap 6, 7 en 8 zijn sowieso slechter toepasbaar dan de eerdere.
8. Blijf bezig met het project: houd contact met de schrijvers, doe het allemaal na een tijdje nog eens opnieuw (Kotters ‘in beweging blijven’?).
9. Evalueer, maar doe dat niet te snel: iedereen, ook de lezer, moet wennen aan de nieuwe manier van schrijven (ontbreekt bij Kotter).

Het idee hiervan is dus dat je met deze negen stappen ‘betere teksten’ of ‘beter schrijven’ bereikt in een organisatie. Planned change heet dat: door middel van te managen stappen op weg naar een doel, de ‘stip op de horizon’.