In een artikel over thuiswerken in de NRC van afgelopen zaterdag zegt een ‘manager bij een multinational die niet met zijn naam in de krant wil’ (op p. 9 katern Economie):

Op vrijdag werkt 90 procent van mijn teamleden thuis, en dan krijg ik 90 procent minder e-mail van ze. Er komt heel weinig uit, op die dagen. In mijn ogen is regelmatig thuiswerken geen goed idee, in elk geval niet voor mensen in loondienst. Die hebben toch de neiging om thuis andere dingen te gaan doen. Tenminste, dat is de conclusie die ik trek als ik zie hoe weinig het werk op vrijdag vordert.

Wat me als eerste opvalt, maar dat terzijde, is dat deze manager z’n eigen falen etaleert: waarom mogen zijn mensen thuiswerken, als er dan ‘heel weinig uitkomt’?

En ten tweede, belangrijk voor het onderwerp van dit blog: frappant hoe deze manager in de eerste zinnen productiviteit gelijk stelt aan aantal verstuurde e-mails. Bijna overal, in alle organisaties, wordt geklaagd over de stortvloed aan mailtjes die professionals te verwerken krijgen. Maar als je baas zo denkt, dan is dat niet zo gek: alleen door hem e-mails te sturen, laat je zien dat je goed bezig bent.

Als die baas de enige geadresseerde is, zou je kunnen zeggen dat hij er zelf om vraagt, en dat er dus geen probleem is (al kan ik me voorstellen dat ook hij wel eens kraakt en piept onder de druk van de e-mail-stroom). Maar er is vaak meer dan één geadresseerde, al dan niet in de cc, en daar begint de mogelijke ellende…

Ik word wel eens ingehuurd door zulke managers. Die willen dan dat ik de mailers beter leer schrijven, zodat het doorploeteren van de mailberg minder tijd kost. Natuurlijk is daar wel wat aan te doen, bijvoorbeeld door hoofdboodschap en appèl meteen in de eerste alinea kraakhelder te maken.

Maar zo lang als de baas blijft denken dat e-mails versturen gelijk staat aan productief zijn, is dat toch vechten tegen de bierkaai, want dan blijft de e-mail stromen. Dat is dan een duidelijk voorbeeld van een tekst- en schrijfprobleem met een dieper liggende organisatorische oorzaak.

Een e-mail-training zou de oorzaak van de e-mail-overvloed op zijn minst bloot moeten leggen en bespreekbaar maken. Dat lukt ook meestal wel. Een manager anders over productiviteit laten denken, is andere koek.