Ik ontdekte vorige week het bestaan van een opmerkelijk boek: Rapportbestrijding! Tegen de papieren plaag, van Michiel Boswinkel. Het is al ruim een jaar op de markt, en het is zo recht in de roos van wat mij interesseert dat er iets misgegaan moet zijn met de marketing, want als ik eerder van het bestaan had geweten, had ik het eerder gekocht en het er eerder op dit blog over gehad. Ik houd via diverse papieren en online media de verschijnende vakliteratuur bij, vreemd dat het daar niet in heeft gestaan (wel in NRC Next, maar dat lees ik dan weer niet).

Want dit boek verdient aandacht. Veel schrijfadviesboeken schrijven elkaar over, er is weinig nieuws onder de zon. Dit boek is wel echt anders, en de boodschap die het verkondigt is zinvol. Waar het om gaat, is dat er in organisaties simpelweg te veel geschreven wordt: zinloze rapporten, te omvangrijke rapporten, ontoegankelijke rapporten die nooit gelezen zullen worden. Boswinkel haalt een fraai voorbeeld aan waarin hij een aantal keren opnieuw vraagt voor wie een rapport bedoeld is, en als enige antwoord steeds krijgt: ‘gewoon, dit is een eindrapport, doen we altijd zo’.

Waarom eigenlijk? En wat een verspilling van tijd en energie! In het boek zit een stickervel met stickers met ‘Slechte tekst! Retour auteur’ erop, om dit soort zinloze en ongerichte schrijverij de kop in te drukken.

Helemaal mee eens, en ik moest natuurlijk meteen denken aan wat er ook al uit de interviews met zakelijke lezers naar voren was gekomen: het moet korter! In mijn blogpost erover noem ik twee dingen die volgens mij leidden tot lange rapporten; Boswinkel noemt tussen de hoofdstukken door ook enkele ‘misverstanden’ die daarop lijken en die minder schrijven in de weg staan. Hij weerlegt ze, bijvoorbeeld door tegen het misverstand ‘mijn lezer wil graag een traditionele, lange tekst’ in te brengen wat lezers écht willen: een overzichtelijk rapport, wat wil zeggen: na een korte inleiding meteen de boodschap, en daarna de onderbouwing. Hé, dat klinkt piramidaal, en dat is het ook, nouja, een soort piramideprincipe ‘light’.

Daarnaast een boel behartigenswaardige adviezen voor meer focus in de tekst, overleggen over de toon, goede opdrachtgeving en begeleiding door de leidinggevende, doorschrijven in het schrijfproces, enzovoort. Maar wacht eens even, dan zitten we wel midden in de ‘gewone’ adviesboeken, die zeggen ‘hoe het moet’. Wilde Boswinkel niet iets bestrijden?

Dat is wat mij betreft het enige echte manco van het boek: het lijkt op twee gedachten te hinken. Enerzijds gaat het om rapportbestrijding, minder schrijven, en anderzijds om rapportverbetering: betere rapporten schrijven. Gedachte daarachter in ongetwijfeld dat betere rapporten korter zijn (wat ook klopt), maar dat blijft wat mij betreft te impliciet.

Het wordt zelfs ronduit verwarrend wanneer Boswinkel ervoor pleit om in een politieke context niet één beleidsnota te schrijven, maar drie, voor de drie verschillende soorten lezers: de portefeuillehouder, de gemeenteraad en het publiek. Ik snap wel wat hij bedoelt, want inderdaad kun je het beste voor verschillende groepen en verschillende doelen aparte teksten schrijven, maar van het idee van rapportbestrijding blijft zo weinig meer over. Wat mij betreft had het boek nog stelliger voor de bestrijding moeten pleiten, met duidelijker daarvan gescheiden een reflectie op ‘hoe moet het dan wel?’ of ‘wat kan er dan wel?’

Maar goed, verder vind ik het boek dus wel leuk, ik heb op een paar kleinere dingen nog wel eens een iets andere visie natuurlijk, maar dat is geen punt (hooguit mis ik de sliduments, wat volgens mij een nog kwalijker papieren plaag is dan veel geschreven rapporten), en ik vind sommige andere details juist opvallend leuk, zoals bijvoorbeeld een kort pleidooi vóór het maken van spelfouten (het is geüpdate volgens de regels, maar welke lezer help je daarmee?).

Maar het is vooral echt zo’n beetje het enige boek dat ik ken waarvan ik denk: deze auteur weet hoe er in organisaties echt geschreven en gelezen wordt – ik herken het helemaal. Of het boek daarmee bereikt wat het beoogt, weet ik niet. Mij hoeft het niet meer te overtuigen. En veel anderen blijven toch hardnekkig als schrijver iets heel anders doen dan wat ze als lezer willen. Het verkleinen van die kloof, dat zou het doel van de strijd moeten zijn. Want schrijven doe je voor een lezer.