In de periode voor mijn vakantie had ik uitzonderlijk veel trainingen waarvoor de deelnemers een eigen tekst moesten inleveren, die door mijn van feedback voorzien werd. Naar schatting zijn er tussen eind april en half juni bijna 100 teksten van divers pluimage door mijn handen gegaan. Als ik daarop terugkijk, is er van alles over te zeggen, maar heb ik er vooral één ding over geleerd wat iets zegt over mijn manier van werken maar ook over teksten: ik wil eraan kunnen zien wie de beoogde lezer is.

Wat ik doe als ik een te becommentariëren tekst krijg, is me inleven in de beoogde lezer van de tekst, en ik doe dat op basis van signalen die de tekst daarover geeft. Soms zijn die heel expliciet, zoals wanneer er boven een memo staat dat het voor de Raad van Bestuur is. Vaak is het subtieler, en dan helpen van die kleine woorden als we en u erbij.

Met de subtiele signalen ging het in die ongeveer 100 teksten wel eens mis. Dan raakte ik in de war, en bovendien was het aanleiding voor mij om er feedback over te geven, want ik vind het niet alleen mijn probleem, maar dat van de tekst. Twee voorbeelden:

• Ik neem op basis van andere signalen aan dat de tekst voor een directe baas of collega is, maar in de tekst wordt elke interne afkorting uitgelegd. Ik ben goed in het over dat soort afkortingen heen lezen: de beoogde lezer zal het eigen jargon wel kennen. Uitleg is niet nodig en dus ook voor de beoogde lezer overbodig. Over precies dit punt kreeg ik een keer een fikse discussie in de training, want de schrijver wilde dat zijn teksten voor ‘iedereen’ begrijpelijk waren. Ik was het daar zeer mee oneens: je schrijft niet voor iedereen, niemand schrijft voor iedereen, schrijven is maatwerk, en schrijven in de zakelijke dienstverlening al helemaal: je bedient je klant ermee. Die heeft er geen boodschap aan wat iemand anders niet begrijpt aan een voor hem alledaagse afkorting.
• De schrijver is extern en de tekst begint met een fors stuk beschrijving van de organisatie van de lezer, in zo ongeveer de bewoordingen die je op homepages ziet staan. Dat zie ik wel eens vaker, ik noem dat de ‘dit is wie u bent’-passsages. Niet doen. De lezer zit niet te wachten op zo’n algemene beschrijving; het overnemen van de homepage heeft zelfs iets pijnlijks. Kom maar meteen ter zake: waar gaat het om?
  Overigens zat er achter enkele van deze gevallen een goede bedoeling: de schrijver wist dat deze versie van de tekst niet naar de beoogde lezer zou gaan, maar naar mij, en ik ken het bedrijf niet. Desalniettemin zit ik niet te wachten op zulke info. Omdat ik me dus verplaats in die beoogde lezer, maar ook omdat ‘om welk bedrijf gaat het?’ voor mij geen vraag is die bij mijn op feedback-geven gerichte leesdoel past. Die heel enkele keer dat ik nieuwsgierig ben, google ik zelf wel.

Een goede tekst geeft dus op allerlei manieren hints over wie de beoogde lezer is: van expliciet benoemen via de kleine woordjes naar de informatie-selectie (afkortingen uitleggen of niet, algemene achtergrondinformatie opnemen of niet) . En die moeten specifiek én in lijn met elkaar zijn. Zo niet, dan kun je feedback van mijn verwachten!