Onlangs zag ik een managementsamenvatting in een PowerPointdocument bedoeld om te lezen (een hybride slidument). Die zag er zo uit (de tekst is nep):

Voor mij als argeloze lezer gingen er drie dingen mis, en die liggen er allemaal aan dat PowerPoint een bepaalde vorm afdwingt die niet strookt met tekst en met lezen:

• Aan het eind van de eerste pagina dacht ik dat ik er al was – PowerPoint geeft geen enkel signaal dat er nog wat komt. Ik houd ook wel van samenvattingen op één A4’tje, dat speelt vast een rol. Aan het eind van de tweede pagina wist ik dus ook niet of het nog verder zou gaan – nee dus.
• Door de schikking naast elkaar gaan mijn hersenen op zoek naar een verband tussen de twee dingen per pagina, en naar hoe die zich verhouden tot de andere twee op de andere pagina. Ik lees dit dus als ’twee keer twee’. Na enige inspanning moest ik dat zoeken opgeven: het zijn vier losse blokjes. De vorm suggereert anders.
• Eén van de vier blokjes was een stuk minder interessant dan de andere – daar stonden dingen die ik al wist, maar die volgens mij ook elke beetje goed geïnformeerde persoon al weet. Zonde van de leestijd in zo’n samenvatting, denk ik. Eén van de andere vakken trad bovendien veel meer in detail dan de andere, en ook dat is niet het idee van een managemensamenvatting. Ik vermoed dat de schrijver de neiging heeft gehad om elk van de vier vakken ongeveer even veel op te vullen. Anders ziet het er inderdaad een beetje gek uit.

Met z’n rigide vorm per losse, nevengeschikte pagina en door de vormgeving gedicteerde blokjes en vakjes is PowerPoint niet zo heel geschikt voor het schrijven van echte tekst. Gebruik daarvoor toch maar liever Word! Dan ziet de lezer aan het doorlopen van een zin dat er nog een pagina komt, staan de vier paragrafen zichtbaar op gelijke voet, en kun je de lengte van elk onderdeel vrijelijk variëren.

En als je dan toch bezig bent: voeg er een overkoepelende hoofdboodschap aan toe. In een inleidend stukje tussen de kop ‘Managementsamenvatting’ en de vier paragraafjes. Want die hebben toch echt wel iets met elkaar te maken!