De afgelopen weken heb ik een paar keer ondervonden hoe belangrijk het is om te structureren aan de hand van heel gewone, bijna suffe vragen. Het verband tussen de niveaus van een piramidale structuur bestaat van boven naar beneden uit simpele waarom- en hoe-vragen (met wat varianten) en van onder naar boven uit ‘wat betekent dat?’ oftewel ‘so what?’ Steeds maar die vraag stellen, en dan net zo lang totdat daar een bevredigend antwoord op komt, dat is de grote kunst van goed structureren. 

Waarom bewees zijn nut vooral als de structuur eigenlijk een analytische was, bijvoorbeeld een berekening. Een sommetje is geen verhaal, en al gauw veel te ingewikkeld voor een lezer om te kunnen volgen. Om er wél een verhaal van te maken, ontrafel je de som in z’n saillante onderdelen.

In het meest veelzeggende geval ging het erom hoe veel studenten er jaarlijks tot een bepaalde opleiding toegelaten moesten worden. Nou, hadden die adviseurs uitgerekend: A+B+C-D=X. Hoofdboodschap X, vier hoofdstukken over A, B, C en D. Ja, dat is wel vagelijk piramidaal, maar ik snapte er toch niet zo veel van De redenatie bleek te zijn:

je moet er X toelaten
<waarom>
omdat de vraag naar afgestudeerden stijgt en je er nog meer moet toelaten omdat niet iedereen de opleiding afmaakt’.
Vervolgvraag over de eerste tak: waarom stijgt de vraag? Omdat vergrijzing leidt tot meer gepensioneerden en de ‘afzetmarkt’ sowieso groeit, al gaan er ook weer vanaf door automatisering.

Aha. Nou kan ik het volgen! Zo is het van een som een verhaal geworden. Door die simpele vraag dus, en door dan de structuur op te bouwen als zo gewoon mogelijke vraag-antwoord-dialoog, alsof je het de lezer mondeling uitlegt. ‘Op z’n janboerefluitjes’ maakten we ervan. En voor de discipline alle antwoorden beginnen met omdat. 

So what heb ik nogal eens moeten vragen om een hoofdboodschap op te sporen. Als er in plaats daarvan alleen maar een onderwerp stond (‘Plan van aanpak verbetering X’ – dat vergeleek ik dan met ‘Uitslagen voetbal’ –> dus? ‘Feyenoord heeft gewonnen’ Aha!), of als de hoofdboodschap te zeer alleen maar een algemene beschrijving was (‘Volgende maand gaat project X van start’ in een memo voor een managementteam –> dus? ‘We hebben jullie steun nodig’ – aha, nouja, nog wat vaag, maar gaat de goede kant op).

De vragen zijn eigenlijk maar een trucje. Waar het om gaat, is dat schrijven eigenlijk doodgewone communicatie is. Dat je echt iets zégt tegen je lezer, iets uitlegt, hem/haar ergens van wil overtuigen. Schrijven ligt best dicht tegen praten aan!