En nu deel drie van dit vervolgverhaal… want maandag borduurde ik al verder op een post van donderdag. Maandag zei ik dat het mogelijk maken van efficiënt lezen een keuze voor klantgerichtheid is. ‘Maar,’ hoor ik daar vaak op, ‘Stel dat de lezer dan na die dertig seconden niet meer verder leest?’ – en dat klinkt dan bangelijk.

Mijn eerste reactie daarop is: ‘Nou en?’ En dat licht ik dan toe door uit te leggen dat het mij geweldig lijkt voor je opdrachtgever als die in dertig seconden de kern te pakken heeft en dan klaar is: dat is pas efficiënt! Misschien betekent het ook dat je voortaan minder hoeft op te schrijven: dubbel efficiënt!

De schrijvers kijken dan altijd beteuterd. Dat begrijp ik wel. Heb je net zo veel moeite gedaan op je adviesrapport, is je lezer er in dertig tellen mee klaar. Dat is niet fijn. Soms zeggen ze dat ook wel: ‘Ik wil dat de lezer alles leest’. Nou, dat is een illusie. Ga maar weer eens na hoe je zelf leest. En bovendien: je hebt als schrijver geen enkel middel om de lezer ertoe te dwingen alles te lezen. De lezer is vrij. Je kunt hem of haar hooguit aanmoedigen om verder te lezen. Daar zijn trucs voor. Als je de hoofdboodschap bijvoorbeeld zo formuleert dat hij nieuwsgierigheid oproept, zal de lezer eerder geneigd zijn om door te lezen.

De bovenste kop van het NOS-nieuws op dit moment is ‘Honderden varkens in stal Schaijk gestikt’. Meteen denk ik: hoe kon dat nou toch gebeuren? En dan lees ik dus verder. Zo gemakkelijk gaat dat! Tenzij het me niet interesseert. Maar als je een rapport uitbrengt met een hoofdboodschap die niet interessant is voor de lezer, dan is er iets echt goed mis.

Meestal gaat het opwekken van nieuwsgierigheid met de hoofdboodschap vanzelf, want de hoofdboodschap is door zijn aard als overkoepelende uitspraak noodzakelijkerwijs altijd nogal algemeen en abstract. De concretere en interessantere inhoud bevindt zich meestal op het niveau eronder in de structuur, het niveau dat ik wel de ‘rode draad’ noem.

Grootste uitdaging is om geen open deur te formuleren. Laatst moesten deelnemers aan een training een hoofdboodschap formuleren als antwoord op de vraag ‘hoe kun je je het beste voorbereiden op een presentatie?’ Een hoofdboodschap als ‘Bereid je goed voor’ is dan een open deur, en die krijgt de lezer echt niet op het puntje van zijn stoel. Iets langer nadenken en brainstormen leidde bij alle deelnemers tot een inhoudelijke en dus interessante hoofdboodschap, die steeds de vraag opriep ‘en hoe doe je dat dan?’ Dan heb je de lezer waar je hem wil hebben. 

Dus die rode draad pikt een lezer heus wel mee. En als hij dan nog nader wil weten hoe die deel-adviezen uitgevoerd moet worden of waarom iets de beste oplossing is, dan leest hij nog verder – want zo zit een goed gestructureerd adviesrapport in elkaar. En op het moment dat hij stopt, mist hij alleen meer details, niet meer hoofdlijn.

Lezers lezen dus heus wel meer dan alleen de hoofdboodschap. Maar niet alles. Dat moet ook niet je streven zijn. Volgens mij wil je als schrijver van een adviesrapport graag de lezer beïnvloeden, je wilt impact hebben, zoals dat in het jargon heet. Een goed gestructureerd rapport stelt de lezer in staat eigen leeskeuzes te maken, op een manier die hem niet op het verkeerde been zet. En of hij dan 30, 300 of 3.000 seconden leest – dat doet er niet toe.