De laatste tijd heb ik weer een paar keer gewerkt voor organisaties die voorstellen doen voor investeringen, bijvoorbeeld in de private equity. Hun belangrijkste tekstsoort is het investeringsvoorstel. Dat schrijven zij alleen als zij de investering als wenselijk aan het bestuur voorleggen. Dat betekent dat de hoofdboodschap van elk voorstel iets is als ‘deze investering is een goed idee’. Dat is altijd zo, en dat weten de lezers bovendien ook. In de tekst kan die hoofdboodschap daarom impliciet blijven. Anders trap je maar een open deur in.

Toch is er wel een risico. Ik zag daar laatst een voorbeeld van. De schrijvers waren een piramide gaan maken in Word, dus eigenlijk meteen aan de samenvatting van de tekst begonnen. Er staat in hun format een standaard-kopje ‘conclusie’ en daar stond dus niet die hoofdboodschap, maar eigenlijk per ongeluk al het eerste niveau van de argumentatie. Want ja, er moet iets staan achter ‘conclusie’ en de hoofdboodschap trapt alleen maar een open deur in, dus…

Onder dat kopje ‘conclusie’ stonden dus twee argumenten, gevolgd door vijf paragrafen, elk ook met een argument. Voor mij was het een onoplosbare puzzel hoe de vijf argumenten samenhingen met die twee uit ‘conclusie’. De schrijvers konden mij dat ook niet goed uitleggen. We zijn gaan puzzelen om de samenhang te ontrafelen.

We waren uitgegaan van ‘deze investering is een goed idee’ als nieuwe hoofdboodschap, maar we kregen er niet echt schot in. Een van de teamleden zei gaandeweg een aantal keren dat er aan de investering nogal wat mitsen en maren zaten. Ze zei dat zo vaak dat ik voorstelde om dat als hoofdboodschap te gebruiken: ‘deze investering kent mitsen en maren’. Maar nee, dat was toch niet goed, dat was niet de bedoeling, want dan zou het voorstel meteen afketsen, en bovendien geloofden ze er als team toch wel in.

Ik stelde toen voor om dat als hoofdboodschap te proberen: ‘het team gelooft hierin’. En toen ik daarna waarom vroeg, lukte het ineens om de argumenten op een rijtje te krijgen. Dat vergde nog wel wat inhoudelijke discussie, viel me op – maar dat is alleen maar goed, als het nadenken over de structuur leidt tot meer inhoudelijke scherpte. Uiteindelijk hoefde dat ‘we geloven hierin’ niet in de tekst, maar het was dus wel nodig voor het denkwerk.

Mijn conclusie was tweeledig:

• Als je gaat nadenken over de structuur, dus als je de piramide gaat maken, moet je de hoofdboodschap wel degelijk expliciet maken. Waar het niet lukte met ‘goed idee’ lukte het wel met ‘we geloven hierin’. Dat verraste me wel, maar kennelijk raakte dat net een snaar die het denkproces hielp. Sowieso moet er geen enkele twijfel zijn over wat de top is van de piramide die je met waarom gaat bevragen. 
• Structureren moet echt apart van schrijven, en het liefst op een manier die recht doet aan die ‘apartheid’ en aan het tijdelijke karakter van elke structuur (het is heel lang slechts een tijdelijke tussenstap in het denkwerk). Tekenen dus, met hanepoten op papier of whiteboard, of in padlet, of wat dan ook, maar in elk geval: uit de vorm die Word of Powerpoint afdwingen. Als je een goede piramide hebt, maak je dat eindproduct in een wip!