Een tijdje geleden schreef ik in een recensie dat de overheid niet zo handig is in het begeleiden van interactie, bijvoorbeeld op inspraak-avonden, en onterecht concludeert dat dat soort directe communicatie met burgers niet zo’n goed idee is. Gisteren ben ik hier in de buurt naar een inspraak-avond geweest, en ojee, wat werd mijn mening weer bevestigd.

Het was nog niet eens zo heel slecht, want de begeleiding (provincie en ingenieursbureau) had duidelijk nagedacht over hoe je een grote groep burgers kunt laten meepraten: we werden ingedeeld in kleine groepen met een eigen voorzitter, er waren panelen die deels al waren voorzien van voorstellen en deels nog blanco, en er waren geeltjes. Interactie, dat is iets wat je doet in kleine groepen en met geeltjes immers, ja toch?

Nouja, dat kan. Maar het is iets waar je toch echt even wat beter over na moet denken wil je het in goede banen  leiden. Gisteravond gingen drie ‘klassiekers’ mis:

• Voor wat er echt leeft, was geen aandacht, en al helemaal niet voor de negatieve emoties. De inspraak ging over een verandering in een vaarweg bij ons in de buurt, met consequenties voor het landschap. De bewoners zijn verdeeld in twee kampen, waarvan het meest luidruchtige kamp de verandering niet wil (overigens: ik sta er vrij neutraal in, vind het hooguit schokkend hoe er inmiddels geen rationele grond meer is voor de verandering terwijl die wel veel belastinggeld gaat kosten). De inspraakavond ging over het nadenken over de inrichting van het nieuwe landschap. Maar als je geen nieuw landschap wil, kun je ook niet meedenken over de inrichting ervan. Maar dat was pech gehad, zelfs toen één aanwezig echt pissig werd.
  Eigenlijk vond ik die uitbarsting een opluchting, want ik was daarvoor al wat onrustig geworden van alle verkapte agressie die ik voelde in de zaal. Dat maakte me overigens wel alert en nieuwsgierig, want dat was tijdens een Powerpointpresentatie, en ik zag me natuurlijk af te vragen: wat in deze presentatie geeft aanleiding tot agressie? Nou, het erdoorheen duwen van allemaal op de ambtenaren en uitvoerders gericht procesgeneuzel (‘drie fasen met elke fase in vier stappen en die zullen we nu allemaal gaan doornemen’) terwijl de zaal nog boos is over iets wat in het verleden gespeeld heeft. Oehoe, spreker, storingen hebben altijd voorrang!
• De geboden vrijheid was veel te groot. Niemand van de begeleiders wilde of durfde duidelijk te zeggen wat de eisen en de randvoorwaarden zijn waaraan de nieuwe inrichting moet voldoen. Ze benadrukten talloze keren dat de aanwezigen al hun wensen kenbaar mochten maken, en dat er zeker naar geluisterd zou worden, want inspraak was heel belangrijk. Ze herhaalden dat zo vaak, dat ik na een keer of tien spijt had dat ik niet vanaf het begin had geturfd – en per keer geloofde ik het minder.
  Daarmee lag dus het hele speelveld open. Dat leidt ertoe dat elke aanwezige vrijuit zijn of haar eigen piepkleine deelbelangetje mocht ophoesten. Dat is niet alleen voorspelbaar, oninteressant en weinig constructief, het biedt ook de meeste ruimte aan de grootste mond.
  Bij zo’n te open aanpak verwordt inspraak en democratie tot ‘iedereen mag zijn eigen zegje doen’. Maar dat is een vervorming ervan. Als het straks gemeenteraadsverkiezingen zijn, stoppen we toch ook geen briefje met ons eigen belang in de stembus?
• De begeleiding had niet veel verstand van hoe je met groepen mensen omgaat. Dat bleek uit de opmerking van de mevrouw die ons kleine groepje begeleidde dat ze ‘ook niet wist hoe je met een groep één schets kon maken’, maar het bleek ook uit van die beginnersfouten als een geforceerde groepsindeling (‘Oh, zit ik in groepje 1, ik wist helemaal niet dat er groepjes zouden zijn’), uit zo lang doorgaan met het mogen stellen van de laatste vraag dat het ‘nu toch echt de aller, aller, allerlaatste vraag’ moest zijn (en toen volgden er nog twee), het iemand niet de mond snoeren die toch al z’n zes in plaats van het gevraagde ene punt hardop wil noemen, het zo laten uitlopen van onderwerp één dat onderwerp drie(voor mij het interessantste) erdoorheen geragd moest worden waardoor daar helemaal alleen de grootste monden aan het woord kwamen, enzovoort, enzovoort.
  Dat zijn van die basisfouten die verraden dat de organisatie niet professioneel is op het gebied van het begeleiden van interactie. Elke beetje docent kan dat beter. Want anders krijg je veel te grote ordeproblemen namelijk.

Het gevolg? Veel chaos, voor mij hoofdpijn, voor het organiserende ingenieursbureau een stortvloed aan opgebrachte punten die ze onmogelijk allemaal mee kunnen nemen, voor de aanwezigen dus de volgende keer de kater dat er met wat ze geopperd hebben niets is gebeurd, toegenomen antagonisme tussen de voor- en tegenstanders en tussen de tegenstanders en ‘de politiek’, een boel gemiste kansen.

Zo moet het dus niet. Hoe dan wel? Het begint met een professionelere aanpak, waarin deskundigen meedenken over hoe je zo’n interactie in goede banen leidt. En met mensen voor de groep die weten hoe je een pijnlijke boodschap brengt, hoe je met weerstand omgaat en hoe je een grote groep in goede banen leidt.

Voor de keuze van de werkvorm is het allerbelangrijkste: veel meer structureren. Dat kan met panelen, geeltjes en kleine groepen.

Bijvoorbeeld: de voorbereiders formuleren tien stellingen over de verschillende inrichtingsopties (bijvoorbeeld: een brug is beter dan een dam’ of ‘er moet een camping komen in het nieuwe gebied’). Daarover wordt plenair gestemd. Als je iets heel erg graag kwijt wil naar aanleiding van die stelling, schrijf je dat op een geeltje. De geeltjes plak je op een paneel dat bij de stelling hoort en dat er meer informatie over bevat, zoals bijvoorbeeld de al bekende eisen en randvoorwaarden. Vervolgens kiest elke aanwezige één van de stellingen om mee verder te gaan, dus per stelling één groepje dat de resultaten van de stemming, de informatie op het paneel en de geeltjes ‘omwerkt’ tot een conclusie over die stelling in de vorm van een aanbeveling aan het ingenieursbureau.

En zo zijn er talloze andere mogelijkheden. Over dat soort dingen denk ik graag mee, vind ik erg leuk om te doen. En als allerlaatste help ik dan ook nog met de Powerpointpresentatie die bij de inleiding te gebruiken is. Eentje die betrokkenheid creëert in plaats van agressie oproept