De meeste mensen vinden vergaderen niet het leukste onderdeel van hun werk, terwijl ze er wel veel tijd mee kwijt zijn – wel een kwart van hun werktijd! Vandaar dat het interessant is als een taalbeheerser zich over zakelijke vergaderingen buigt. Dat deed Marjan Huisman en ze publiceerde er in 2000 haar proefschrift Besluitvorming in vergaderingen. Organisaties, interactie en taalgebruik over. We bespraken dat boek gister op het taalbeheersingsmethoden-college waarvan ik elke week voor dit blog de praktische tips geef.

Alleen… als je Besluitvorming in vergaderingen leest met de verwachting dat je ervan leert hoe je nooit meer te lange en vervelende vergaderingen hoeft uit te zitten, kom je bedrogen uit. Huisman geeft geen pasklaar recept voor hoe je het beste kunt vergaderen, geen snelle tips & tricks. De beste manier van vergaderen verschilt namelijk per organisatie, omdat hij afhangt van de cultuur en de normen van de organisatie. Wat in de ene organisatie goed werkt, mislukt daarom in de andere.

Wat wel werkt, is de vergaderaars bewust laten worden van hun vergadergedrag door ze te laten kijken naar video-opnames of transcripten van vergaderingen (een gedetailleerde manier van uitschrijven van wat er gezegd wordt). Daar kan de gespreksanalyse, de tak van de taalbeheersing waar Huisman een representant van is, een rol in spelen. Maar niet als alwetende adviseur die zegt hoe het moet. De verbetermogelijkheden komen voort uit de reflecties van de vergaderaars zelf. De taalbeheerser speelt daarin een begeleidende rol.

Eén van de dingen waar vergaderaars zich dan wellicht bewust van kunnen worden, is het vluchtige karakter van besluiten. Mensen denken aan besluiten als aan concrete, bijna tastbare ‘dingen’ die je meeneemt als je de vergadering uitloopt. Maar uit Huismans onderzoek blijkt dat ze veel lastiger te ‘grijpen’ zijn dat dat. Ze noemt ze ‘virtuele toekomstige realiteiten vervat in taal’.

Ik las Besluitvorming in vergaderingen bijna tien jaar geleden, en sindsdien is me heel vaak opgevallen dat mensen in een vergadering gaan knikken, dat er een gevoel van overeenstemming is en een beweging naar afsluiting en het volgende punt, zonder dat echt heel glashelder is wát het genomen besluit is. Nooit wordt er expliciet gezegd: ‘Okee, we besluiten dus:’ en dan het letterlijke besluit. Het besluit hangt meer in de lucht dan dat het concreet is. Met alle risico’s op onduidelijkheden van dien. Soms, als ik denk dat het belangrijk is, vraag ik dus maar: ‘En wat besluiten we nu precies?’

Met andere woorden: de bewustwording heeft op mij wel enig effect gehad. En wie ook zoiets wil: Marjan Huisman werkt tegenwoordig als adviseur op het gebied van gesprekken en interactie. Ze begeleidt organisaties bij het ontwikkelen van een communicatiestijl die past bij de mensen en bij de taak.
Meer informatie op www.twinc.nl, en ook al  is het bijna tien jaar terug, er is nog een aardig stukje te vinden op internet uit de tijd van Huismans promotie.