Deze week heb ik me beziggehouden met het nakijken van mijn deel van het tentamen van het vak Communicatieonderzoek en -advisering, waarvan ik in de herfst enkele hoorcolleges over adviesvaardigheden verzorgde. Bij één van de vragen moesten de studenten aangeven wat volgens hen de belangrijkste eigenschap van een adviseur is, en hun antwoord moest in de vorm van een piramide met één niveau van waarom-onderbouwing.

Enkele studenten deden dat met een argumentatie die ik wel ken (en niet alleen maar omdat mijn Leidse collega en vriendin Henrike Jansen erop promoveerde), maar nog nooit in piramidevorm was tegengekomen: de a contrario. Zo’n argumentatie ziet er dan zo uit:

Belangrijkste eigenschap van een adviseur is de beheersing van de basisvaardigheden, want:

1. zonder sociale vaardigheden geen goede relatie met de cliënt
2. zonder technische vakkennis kun je weinig beginnen
3. zonder communicatieve vaardigheden kun je geen goed advies geven
4. zonder kennis van de sector kun je je niet inleven.

Het argumentatieschema is hier zoiets als: je moet X wel hebben, want als je X niet hebt, ontstaat probleem Y. Op zich vind ik dat een aardige argumentatie. Of het allemaal samen deugdelijk leidt tot de conclusie in de hoofdboodschap, dat is een tweede – en die hoofdboodschap is ook wat vaag (is ‘vaardigheden beheersen’ wel een eigenschap?), maar goed: als a contrario piramide vind ik hem wel leuk.

Nog beter vond ik deze (op het laatste argument na dan):

De belangrijkste eigenschap van een goede adviseur is: goed onderzoek kunnen doen. Want:

1. Zonder onderzoek en analyse kun je je deskundigheid niet laten zien
2. Zonder onderzoek blijven mogelijke oorzaken van communicatieproblemen onder de oppervlakte
3. Zonder goed onderzoek heeft het adviestraject geen nut
4. Zonder goed onderzoek is de kans klein dat je alle stakeholders spreekt
5. Zonder goed onderzoek en analyse is er geen sprake van echt advies.

Leuk en origineel – want de a contrario piramide kende ik nog niet, laat staan dat ik hem ooit ergens als voorbeeld heb gegeven. De studenten hebben dit zelf bedacht, en ik leer er iets van. Dat maakt het nakijken van 81 tentamens leuk werk!

En wat volgens mij de belangrijkste eigenschap van een adviseur is? Dat doet er eigenlijk niet toe – dit was een reflectievraag waarop geen enkel weldoordacht en passend antwoord ‘fout’ was. Maar als ik hem had moeten beantwoorden, dan had ik gezegd: verbeterdrang. Een goede adviseur wil graag iets bij zijn cliënten verbeteren, dat is de kern van adviseren, maar ook doorlopend bij zichzelf – en dat is nodig bij zo’n veeleisend vak, dat naast kennis ook vaardigheden vraagt. Op z’n a contrario’s: als je geen verbeterdrang hebt, wordt adviseren knap lastig.

Op het weblog van een vakgenoot zag ik een geweldige voetnoot: http://sjaakbaars.tumblr.com/post/73103565591/voetnoot-in-academische-tekst-via. Hilarisch!

Inderdaad hoor ik ook vaak dat niemand de inleiding leest. Dat plaatst me wel eens voor problemen, omdat de inleiding bij het piramideprincipe een grote rol speelt: je positioneert er de hoofdboodschap mee (situatie-complicatie-vraag) en je geeft ‘m (-antwoord, = hoofdboodschap).

Maar wat als je lezer de inleiding overslaat? Twee antwoorden:

• Zorg dat de hoofdboodschap ook elders staat. Opties daarvoor zijn de titel van het hele stuk en de inhoudsopgave, en wellicht ook nog in de tekst van de hoofdstukken na de inleiding. Dat moet trouwens sowieso, want elke lezer leest op een andere manier, en zo vergroot je de kans dat jouw lezer het belangrijkste ergens tegenkomt.
• Doe zoals die voetnoot-plaatsers en geef de inleiding een andere titel. Bijvoorbeeld de hoofdboodschap als krantenkop, of iets creatiefs als ‘opmaat’ (ooit verzonnen door Floor van STDJ). Kan wel weer verwarrend zijn voor lezers die juist op zoek gaan naar de inleiding. Want die zijn er ook – ondergetekende bijvoorbeeld. Lezers, het blijft maar grillig en eigenzinnig volk!

Het weblog was even stil, deels vanwege een soort winterslaap tijdens de feestdagen, en deels omdat de resterende schrijftijd ging zitten in het opfrissen van de teksten van deze website. Maar nu pik ik de draad weer op, en ik begin daarmee door aan te sluiten bij een gesprek dat ik onlangs had met een collega over de vraag hoe we eigenlijk redigeren: hoe stellen we problemen vast in een tekst, van onszelf of van een ander?

Ik had eigenlijk geen idee. Of liever gezegd: ik weet wel een beetje wat ik wel en  niet doe, maar dat is niet het hele verhaal, en dat gaat dan ook nog alleen maar over mezelf, dus heb geen algemeen antwoord dat overdraagbaar is, dus waar anderen van kunnen leren: zó doe je dat dus. In de vakliteratuur is er volgens mij niets over bekend (als ik dat verkeerd zie, hoor ik het graag).

Wat er wel is, zijn analytische modellen voor tekstdiagnose. Het bekendste is het CCC-model uit de Schrijfwijzer. Aan de hand van dit model kun je een tekst op vijf maal drie punten analyseren, om zo tot een diagnose te komen. Dat klinkt mooi, maar daar zitten allerlei haken en ogen aan die maken dat ik het in de praktijk nooit zo doe:

1. Hoe analyseer je dan per punt precies? Dat is eigenlijk dezelfde vraag als ‘hoe stel je problemen vast in de tekst?’, maar dan 15 keer. Dat is een verplaatsing van het probleem, in plaats van de oplossing ervan. Slechts een enkel probleem is ‘objectief’ vast te stellen, zoals spelfouten. Maar daar heb je zo’n model niet voor nodig.
2. Ik werk zeker niet zo dat ik mijn eigen tekst in één keer op de vijf niveaus zou willen of kunnen evalueren. Als er op de eerste niveaus iets mis is, heeft het geen zin om al naar, bijvoorbeeld, formuleringen te kijken. Als ik redigeer, doe ik eerst de grote lijn, dan pas de details. Dus als de structuur nog niet naar mijn zin in, ga ik nog niet schaven aan mijn formuleringen. Ik beoordeel die zelfs nog niet eens.
3. Diagnose tijdens het redigeren is een veel intuïtiever proces dan in zo’n model tot uitdrukking kan komen. Ik neem mijn eigen gewaarwordingen tijdens het lezen heel serieus. Dat voelt wel eens alsof er in mijn hoofd een rood lampje gaat branden bij fouten, als ongedurigheid bij langdradigheid, als een grote ‘huh?’ in mijn hoofd als ik iets niet begrijp, of ook wel als ‘lekker’ als de tekst goed loopt, en dat kan dan opeens stoppen. Dat zijn allemaal signalen om op in te gaan: wat gebeurt daar nou precies, vanwaar die lamp/kriebel/huh?
4. Een neutrale analyse is niet wat ik nastreef. Ik berijd rustig mijn eigen stokpaardjes. Ik vind het belangrijk dat een zakelijke lezer snel houvast krijgt aan een tekst: hoofdboodschap voorop, expliciete structuur, inleiding die de verwachtingen managet. Dat is het eerste waar ik naar kijk, vaak met behulp van de 30-seconden-test. Ik heb ook een aantal diagnostische ‘quick wins’: snel vindbare tekstkenmerken die vaak symptomen zijn van problemen, bijvoorbeeld:

• Het woord dus als signaal van je eigen gedachtegang volgen, naar een conclusie toe, in plaats van de hoofdboodschap voorop.
• Verbindingswoorden in de hoofdboodschap: en, maar, want, dus, komma’s: onvoldoende synthese.
• Pijlen, vooral de vage ‘big fucking arrow‘ –> wat moet die pijl duidelijk maken wat kennelijk niet meteen duidelijk is? En staat hij ook niet in de richting van je eigen gedachtegang, in plaats van dat de hoofdboodschap voorop staat?
• Tekstvakken onderaan of rechts op de slide: ook vaak een symptoom van ‘conclusie aan het eind’ in plaats van hoofdboodschap voorop.
• In mijn eigen teksten werk ik met een lijstje persoonlijke valkuilen dat ik bijhoud en waarop ik met Ctrl-F kan zoeken. De lijst bevat woorden die ik te vaak gebruik (ook, moeten), leestekens waardoor mijn zinnen te lang worden (haakjes, dubbele punten) en leestekens waar ik vaak de fout mee inga (was het nou eerst aanhalingstekens sluiten of eerst de komma?). Mijn persoonlijke eindredactiehulp is dat dus.

Zowel die lijst als die intuïties zijn tot stand gekomen door feedback te krijgen van anderen en door zelf veel te lezen en dan op te letten wat me wel en niet bevalt. Maar dat is dus persoonlijk en niet makkelijk overdraagbaar. Veel makkelijker is dat met de volgende, analytische stap: wat is er precies aan de hand, wil ik dat opknappen en zo ja, hoe kan het dan anders, beter?

Want dat is altijd de vraag: hier is misschien iets loos, maar moet het wel anders? Perfect hoeft niet, en lezers verschillen van elkaar. Soms stoort iets me in de tekst van een ander maar weet ik dat dat een persoonlijk dingetje van mij is, meer smaak dan echt een probleem. Zo zie ik zelf wel eens problemen waar ze voor een ander niet zijn, en zie ik dingen over het hoofd waar anderen over struikelen. Ik hoop natuurlijk dat ik, omdat het mijn vak is, breder kan kijken dan een willekeurige andere lezer. Maar lezers verschillen van elkaar, en je kunt ze nooit allemaal behagen. Enerzijds is dat wel eens frustrerend: het is nooit perfect. Anderzijds stelt het mij ook altijd gerust: perfect hoeft niet. Gewoon goed is goed genoeg.

Rare titel? Nou, ik kreeg vorige week een envelop met dit erop:

En erin zat een flyer met deze voorkant:

Nou houd ik van aankondigingen die de lezer prikkelen, maar dit is niet wat ik dan bedoel. Ik vind het een flauw en doorzichtig trucje, dat ook nog een averechtse reactie bij me oproept vanwege het ‘als iedereen in de sloot springt’-gevoel. Zeg nou maar meteen wat dat geweldige aanbod is.

Dit is een creatief voorbeeld van ’tell’ in plaats van ‘show’, uit het bekende schrijfgebod ‘show, don’t tell‘. Bij ‘show’ laat je de lezers voelen wat je bedoelt, in plaats van dat je het ze zegt. Dus niet zeggen dat je aanbod interessant is (of dan anderen dat vinden), maar meteen een aanbod doen dat interessant is, zodat de lezer denkt ‘ah, interessant!’ Want dat doet ‘show’: lezers hun eigen evaluatie laten maken. In plaats van ze er eentje voorschrijven.

En ‘show, don’t tell’ is ook relevant voor zakelijk schrijven. Je moet in een offerte niet hoeven schrijven dat je goed bent, of dat 85 % van je klanten je adviezen waardeert. Je moet een dusdanig goed voorstel doen dat je klant voelt hoe goed je bent. Dat is maatwerk. Bepaald geen trucje. Laat staan dat het flauw en doorzichtig is.