Vandaag weer eens een interessante link. Mijn collega Marjan Huisman van Twinc attendeerde me op een blogpost over het schrijven bij Best Value Procurement, BVP, een nieuw type aanbestedingen dat ervaren aanbesteders voor een uitdaging stelt. Eén van die uitdagingen is het beknopt omschrijven van de prestatie, de kansen en de risico’s. Waar dat eerder op tot wel zestig kantjes mocht, moet het nu allemaal in twee à drie pagina’s. Marjan had het idee dat het piramideprincipe bij dit type denk- en schrijfwerk nuttig zou kunnen zijn, en daar ben ik het van harte mee eens! Dat is en blijft een geweldig instrument om een grote hoeveelheid aan complexe inhoud niet alleen logisch maar ook lezergericht te structureren.
Categorie archieven: schrijftips
Liever saai en duidelijk
Bij sommige goedbedoelde stijladviezen is het middel erger dan de kwaal. Een voorbeeld daarvan kwam kort na elkaar in twee trainingen aan de orde: gekke woorden gaan gebruiken om woordherhaling te vermijden, en het ging nog om hetzelfde woord ook. Haha: om hetzelfde woord: ook.
In het eerste geval merkte ik op dat ik tevens een te schrijftalig woord vind voor ook, waarop de schrijver zei dat hij juist naar tevens was uitgeweken omdat er anders zo vaak ook in de tekst zou voorkomen. Het tweede geval was een voorbeeldtekst voor het gebruik van signaalwoorden met twee keer ook erin, vlak na elkaar.
Nou is vaak ook gebruiken wel iets om op te letten. Ik heb zelf de neiging om te vaak ook te gebruiken omdat de ook-relatie dan in mijn hoofd zit (‘dit wil ik ook nog kwijt’) en niet in de tekst (zie eerdere blogpost daarover, met ook een grappig NS-voorbeeld). Bovendien is het een zwak signaalwoord, dat alleen maar ‘en’ uitdrukt. Kan prima zijn, maar misschien is het verband preciezer aan te geven dan dat. Vaak ‘en’ uitdrukken kan bovendien op een overzichtelijkere manier: door middel van een opsomming.
Dus, alle reden om kritisch te zijn op al te vaak ook. Maar puur en alleen vanwege de woordherhaling is het geen probleem. Zulke kleine, gewone woorden storen niet als je ze veel tegenkomt. Het duidelijkste voorbeeld daarvan zijn de lidwoorden: het is nooit hinderlijk als de, het en een veel voorkomen in een tekst. Wat mij betreft zit ook in die hoek. Maar tevens niet: dat trekt wél de aandacht, want dat zegt niet alleen ‘en’, maar ook ‘ik ben een schrijftalig woord, formeel en stijfjes’.
Andere problemen die komen door het vermijden van woordherhaling zijn vage en foutieve verwijzingen en het-net-niet-helemaal-precieze-synoniem. De schrijver zoekt dan naar een ander woord, en vindt iets wat bijna hetzelfde betekent, maar net niet helemaal. Voor de lezer is het dus toch net iets anders, en dat is verwarrend. Woorden die echt helemaal synoniem zijn, bestaan niet, dat zie je wel aan ook en tevens. Ze ‘betekenen’ hetzelfde, maar ze verschillen in toon. En kijk ook maar naar de voorbeelden in het Wikipedia-lemma: als je het altijd over je auto hebt, is het gek als je die ineens wagen noemt.
Ik zou tegen zakelijke schrijvers willen zeggen: wees niet te bang voor woordherhaling. Het ergste wat je ermee kan overkomen is dat je tekst wat saai wordt. Liever saai maar duidelijk dan niet saai met andere problemen erin. Bovendien: van ook wordt een tekst niet saai.
Versnipper niet te veel
Laatst zag ik een rapport dat tot op het laagste niveau van de structuur genummerde kopjes had: zelfs de sub-sub-sub-paragrafen hadden nummers, en ze waren elk niet langer dan één alinea. Dat oogt gestructureerd, en een koppensnellende lezer krijgt zo veel van de inhoud mee, zo betoogde de schrijver.
Ik was het daar niet mee eens. Die koppensneller moet dan ook wel met al z’n haast en vluchtigheid véél koppen lezen, en voor een iets grondigere lezer is de structuur erg versnipperd: al die kleine, losse dingetjes. Ik denk dat dat grotendeels door conventie bepaald is, en misschien is het ook wel een beetje smaak: genummerde kopjes worden alleen gebruikt als er daaronder nog een hiërarchisch niveau volgt, dus tot en met het op één-na-laagste niveau van de tekststructuur/piramide. Door daaronder nog door te nummeren, lijkt het net alsof er iets ontbreekt, namelijk: het niveau eronder.
En hoe geef je dan het laagste niveau weer? Met een opsomming of met gewone alinea’s. Daarin ervaren lezers meer verband dan tussen allemaal kleine paragraafjes. Als je de inhoud van wat anders het kopje zou zijn netjes in de eerste zin van de opsomming of alinea plaatst (‘hoofdboodschap voorop’, ook op het laagste niveau van de tekst), bedien je bovendien ook de snelle lezers, want die kunnen langs die kernzinnen scannen.
Neutrale hoofdboodschap
‘Best practice’ is een adviesrapport met een actiegerichte hoofdboodschap: dan is het echt een advies, en adviezen geven hoort bij de rol van adviseur. Maar die rol is niet voor iedereen mogelijk of wenselijk. Ik denk dan bijvoorbeeld aan accountants, bij wie de controlerende en de adviserende rollen juist uit elkaar getrokken zijn. Als je niet wil, mag of kan adviseren is een constaterende hoofdboodschap prima. Accountants kunnen bijvoorbeeld iets formuleren als ‘dit voldoet aan de regels’ of ‘we hebben X afwijkingen gesignaleerd’.
In gesprek met accountants viel me een tijdje terug op dat die constaterende hoofdboodschappen neutraler zijn, of zeker kúnnen zijn, dan adviserende, en dat is geen toeval: adviseren is een relationele bezigheid, waarbij de adviseur zich richt op het helpen van de klant. Dat dienen van diens belangen staat op gespannen voet met de controlerende functie. Niet alleen controleert de accountant dan deels zijn eigen adviezen, maar ook is het lastig om streng te zijn tegen een klant met wie je een voor adviseren noodzakelijke vertrouwensband hebt opgebouwd.
In piramideprincipetermen betekent het dat de so what-vraag die leidt tot de overkoepelende boodschap niet is, vanuit het perspectief van de klant ‘en wat betekent dit allemaal samen voor mij?’ maar algemener, onpersoonlijker ‘wat betekent dit allemaal samen?’ In het antwoord staat dan ook geen u van het klantperspectief, maar niets persoonlijks, of hooguit wij van de schrijverskant.
Nadeel aan constaterende hoofboodschappen is dat de rapporten vaak zeurderig worden: een waslijst aan dingen die niet deugen. Ik vind dat onbevredigend, zeker als ik hoor dat de accountant zelf wel ideeën heeft over hoe dingen beter zouden kunnen. Actiegericht schrijven is prettiger, en het leidt ook tot minder weerstand. Klanten willen immers weten wat ze wél kunnen doen, in plaats van wat ze allemaal fout doen. Maar goed, soms is het nou eenmaal niet anders.
Actiegericht schrijven is fijner. Vind ik. Maarja, ik ben dan ook geen accountant.
Tien jaar Artist’s Way
Het is deze herfst tien jaar geleden dat ik 
de weg van de Artist’s Way aflegde: een programma van twaalf weken, toen in een groep bij Josephine Vrijdaghs, met het boek van Julia Cameron centraal. Ik ben er sindsdien mee bezig gebleven: ik schreef morning pages, ik streefde naar een wekelijkse artist date, ik lette op synchroniciteit en ik bepaalde telkens doelen en acties voor mijn creatieve ontwikkeling (want daar gaat het allemaal om).
Over die vier elementen legde ik ook nog met enige regelmaat verantwoording af door een checklist te schrijven, en naar aanleiding daarvan belde ik dan met Renée, mijn groepsgenoot van toen. Al die jaren lang deden we zo dus een Artist’s Way check-up. Maar daar hebben we ook net deze maand een punt achter gezet.
We stoppen met de check-ups omdat het lang genoeg geweest is – we hebben het verrassend lang volgehouden, vinden we. Anderzijds lopen onze prioriteiten nogal uit elkaar. Renée is het Artist’s Way proces aan het intensiveren: ze is net opnieuw met zo’n groep bij Josephine begonnen. Ik ben het juist aan het deïntensiveren, of liever gezegd: ik merk dat het wat ondersneeuwt nu gezien een ander groot doel voor volgend jaar: het volbrengen van een hele triathlon.
Goed om er een punt achter te zetten, al blijven we elkaar zeker wel spreken, want we hebben elkaar in die jaren goed leren kennen. We boomden over andere zaken dan alleen onze creatieve ontwikkeling, en zelfs alleen dat thema is al persoonlijk genoeg voor diepgaand contact.
In onze laatste check-up blikten we terug op wat tien jaar Artist’s Way ons heeft opgeleverd. Voor mij is dat: één ding niet en een heleboel wel. Het ene niet-ding zit hem erin dat ik tien jaar geleden hoopte om met creatief en journalistiek schrijven meer en misschien wel al mijn geld te gaan verdienen. Dat is niet gelukt – het bleek een moeilijke wereld en ik was wellicht onvoldoende bereid er alles voor opzij te zetten. Daarvoor vond en vind ik mijn advies- en trainingswerk ook gewoon te leuk en te lonend. Ook wel omdat het steeds creatiever werd, of ik moet zeggen: omdat ík creatiever werd.
En dat brengt me op wat de Artist’s Way me wel heeft opgeleverd. Dat is allereerst meer en makkelijker schrijven. Dat is voor mijn werk nuttig, voor mijn eigen schrijfwerk en omdat ik zo schrijvende professionals ook wat kan leren over schrijfgemak. Maar het gaat verder dan dat. De (bijna) dagelijkse morning pages hebben een persoonlijke, ja, therapeutische werking. Dat gemak zit hem in het bevrijd zijn van de interne criticus. Ik zeg wel eens dat ik hem nog steeds heb, nodig heb ook, maar dat hij beter zijn plaats weet.
Dat grotere gemak, die interne criticus die beter zijn plaats weet, dat reikt ook verder dan alleen bij het schrijven. Ik ervaar die toegenomen vrijheid en creativiteit bij mijn jaarlijkse Buitenkunst-weken het sterkst, maar ik merk het ook in mijn werk: ik heb steeds minder last van het zelfbewustzijn dat kritisch meekijkt naar alles wat ik doe en laat.
Die opbrengst van tien jaar Artist’s Way, die is goud waard, en die is essentiëler dan wel of niet betaald krijgen voor mijn schrijfwerk. Het is een bijzonder proces geweest, en nog, want ik blijf morning pages schrijven, daar ben ik inmiddels helemaal mee vergroeid (zie deze column – ik vergeleek het na vijf jaar al met tandenpoetsen!). Ik kan het doorlopen van het proces aanraden aan iedereen die meer of makkelijker wil schrijven (ook zakelijk!) of een andere kunstvorm wil beoefenen, die meer creativiteit wil in werk en leven. De Artist’s Way maakt je vooral ervan bewust dat de grootste obstakels daarvoor in je eigen hoofd zitten, en leert je je daar minder van aan te trekken.
En ja, dat kost tijd, moeite en aandacht. Maar dan heb je ook wel wat.
De sturende kracht van de hoofdboodschap
Misschien valt het me extra op sinds ik een boek over de sturende kracht van taal heb gelezen: de sturende kracht van de hoofdboodschap. Al eerder pleitte ik ervoor de hoofdboodschap te gebruiken als overkoepeling van een aantal maatregelen om de urgentie daarvan aan te geven. De laatste tijd heb ik een paar keer ervaren dat een tekst zonder goede, eenduidige, geïntegreerde hoofdboodschap onduidelijk stuurt.
Onduidelijke sturing is er bij bijvoorbeeld twee delen in de tekst, bijvoorbeeld als een onderzoek het functioneren van iets heeft geëvalueerd. Het eerste deel beschrijft dat het op dit moment goed gaat; het tweede deel dat het kwetsbaar is voor de toekomst. Die twee delen zijn ook nog wel samen te nemen tot een soort-van hoofdboodschap, dus iets als: ‘op het ogenblik functioneert het prima, maar het is voor de toekomst wel kwetsbaar’. Dat soort hoofdboodschappen sturen twee verschillende kanten op. Het eerste gedeelte sust in slaap, het tweede gedeelte alarmeert.
Het klinkt soms wat flauw, de verplichting de hoofdboodschap te laten bestaan uit één volzin, dus zonder en, maar, komma’s, voegwoorden enzovoort. Maar dat is dus hiervoor: dan stuurt de hoofdboodschap in elk geval één kant op. Dat is in dit soort gevallen wat mij betreft niet zozeer multiple choice (één van de twee boodschappen kiezen), maar meer van een actiegerichte so what.
Okee, denk je dan als adviseur… dus enerzijds is het goed en anderzijds niet toekomst-proof. Wat betekent dat samen, wat moet de klant nou doen? Is dat meer ‘voorlopig hoef je niets te doen’ of ‘ga aan de slag met toekomstbestendig maken’? Dát wil een lezer/klant weten. Dan voelt hij zich duidelijk gestuurd. En geholpen. Vandaar die hoofdboodschap.
Waslijst met aanbevelingen ≠ advies
Ik had gister een moment van synchroniciteit: dat iets uit twee verschillende domeinen ‘ineens’ bij elkaar kwamen en ik dacht: hé, dat is hetzelfde! En dat is: een waslijst van aanbevelingen is nog geen advies.
De klik kwam terwijl ik naar de atletiektraining liep. Mijn gedachten gingen naar al die tips en adviezen die via Twitter, blogs, tijdschriften en fora langskomen over hoe je een nóg betere loper kan worden. ‘Voeg deze buikspieroefening toe aan je trainingen’ en ‘het nut van krachttraining’ en ’tien tips voor sneller herstel’ en ‘acht rek-oefeningen die elke loper moet kennen’ – enzovoort, enzovoort, enzovoort. Als je die allemaal serieus neemt, heb je aan 24 uur in een etmaal niet genoeg. Hoe vis je uit die enorme waslijst aan goedbedoelde adviezen datgene wat voor jou het beste resultaat oplevert? Wat moet je nou écht doen, gegeven de beperkte tijd en belastbaarheid?
En ineens hoorde ik mezelf in gedachten iets herhalen wat ik eerder die dag als feedback had gegeven bij een concept-adviesrapport. Dat rapport ging over een cultuuromslag en bevatte maar liefst 52 aanbevelingen. Keurig geclusterd en overzichtelijk gepresenteerd, maar wat een eindeloze rij! Als ik me verplaats in de ontvanger van het rapport, de baas verantwoordelijk voor die cultuurverandering, zou de moed me in de schoenen zinken. Hoe krijg je 52 maatregelen uitgevoerd? Ze kosten allemaal tijd, geld en moeite. Waar moet die baas beginnen – wat moet hij of zij nou écht doen, gegeven de beperkte tijd en andere middelen?
Mijn feedback was dat een goed advies precies die vraag beantwoordt. En dan is het antwoord dus iets anders dan een waslijst van maatregelen. Het is het verschil tussen uitputtend omschrijven wat er op basis van kennis (literatuur, ervaringen) zoal allemaal mogelijk is en precies benoemen wat deze persoon vanaf morgen het beste kan gaan doen.
Een goed advies is dus maatwerk: concreet en uitvoerbaar. Daarvoor moet je dus je klant goed kennen, om de waslijst terug te brengen en in de tijd te ordenen. Geen sinecure! Maar dat is wel waar adviseren om draait, het onderscheidt het adviesrapport van een leerboek. Bij het sporten heb je er een trainer voor, die met enerzijds zijn vakkennis en anderzijds een grondige kennis van de sporter helpt hoofd- en bijzaken van elkaar te scheiden.
Bij het sporten is het echter ook mijn ervaring dat uitknobbelen wat voor mij werkt, een proces van trial-and-error is, van doorlopend experimenteren. Ik probeer eens wat, kijk na enige maanden wat het me heeft opgeleverd, pas dan iets aan of niet of ik gooi het zelfs over een andere boeg. In de loop der jaren heb ik zo bij mijn oudste sport, fietsen, uitgevonden wat ik moet doen om progressie te boeken en in vorm te raken. Bij hardlopen, wat ik minder lang doe, is het experiment nog in volle gang.
En toen bedacht ik dus, al hardlopend gisteravond, dat adviseurs van mij wel meer ook het experimentele karakter van de voorgestelde interventies mogen benadrukken. Dus dat je advies luidt: begin eens met maatregel X uit te voeren, dan kijken we over drie maanden wat daarvan is terechtgekomen en dan bepalen we wat de volgende stap is. Want zo maakbaar is het immers niet, organisaties – niet met één advies, niet met 52 maatregelen. Van mij mag een adviseur wel blijk geven van besef daarvan.
Tip: enkelvoudig vragen
Bij het structureren kan het soms lastig zijn om een hoofdboodschap te formuleren als de essentie van wat je te zeggen hebt eigenlijk op het niveau eronder zit – minstens voor je eigen gevoel. Dat gaat dan bijvoorbeeld om te nemen maatregelen. Daar zijn er bijvoorbeeld drie van, en dan kom je in de verleiding om als hoofdboodschap niet veel meer te formuleren dan ‘neem drie maatregelen’. Al eerder schreef ik over het belang van het tóch formuleren van een hoofdboodschap in die gevallen. Maar hoe doe je dat dan? Ik bedacht er onlangs nog een nieuwe tip bij: formuleer de vraag enkelvoudig. Ik leg het uit.
Ik werk de laatste tijd in trainingen met oefeningen waarbij door de opzet ervan een meervoudige adviesvraag voor de hand ligt, zoals:
- Wat zijn de oorzaken van X?
- Aan welke voorwaarden moet Y voldoen om Z te bereiken?
- Welke maatregelen moet A nemen?
Als je vraag recht-toe-recht-aan beantwoordt, zit je op het niveau onder de hoofdboodschap. Als je hem herformuleert, schiet je niet meteen zo door, en dat helpt.
Het hoeft niet per se simpel enkelvoud te zijn: wat is de oorzaak van/welke voorwaarde/welke maatregel is wellicht te simplistisch: dan doet de vraag geen recht aan de complexe werkelijkheid, laat staan het antwoord. Betere formuleringen zijn bijvoorbeeld:
- Waardoor wordt X veroorzaakt? Waardoor komt X? Wat maakt dat X plaatsvindt?
- Hoe wordt Y Z? Hoe kan Y Z bereiken? Wat bepaalt het bereiken van Z voor Y?
- Hoe moet A het doen? Hoe pakt A het het beste aan? Hoe ziet de uitvoering eruit?
Het formuleren van zulke vragen leidt niet automatisch tot een goede hoofdboodschap. Maar het helpt wel omdat je ze kernachtig kunt beantwoorden, in tegenstelling tot het meervoudige origineel.
Vaagheid heeft een functie
In een blogpost van laatst had ik het er zijdelings over dat schrijven niet alleen maar gaat over het bedienen van andermans brein, oftwel: voor schrijven zijn andere waarden relevant dan alleen maar lezergerichtheid. En helaas leiden sommige van die andere waarden tot een tekst die juist zondigt tegen die lezergerichtheid (nouja, helaas… het is een fact of life, en het maakt schrijven wel interessant).
Eén van die andere waarden is: een diverse lezersgroep niet tegen de haren in strijken. Dat wordt ook wel het consensus-genererende effect van teksten genoemd – een belangrijke oorzaak van ‘vaagtaal’, vooral maar zeker niet alleen in de politiek. Ik vond deze kant van schrijven onlangs mooi verwoord in een artikel in de NRC (11 september, p. 6) over het vluchtelingendebat. Het artikel begint zo:
“Als je maar genoeg vaagheid op papier zet, kan iedereen daar zijn eigen ding uithalen.” Zo vatte Jesse Klaver (GroenLinks) gisteren in de Tweede Kamer de kabinetsbrief samen over de vluchtelingencrisis. En concreet werden de plannen van het kabinet inderdaad geen moment in het felle debat, waaraan alle fractievoorzitters meededen. Daarnaast wist zowel Diederik Samsom (PvdA) als Halbe Zijlstra (VVD) het compromis tussen hun partijen zó uit te leggen dat het precies overeenkwam met hun eigen, toch fundamenteel uiteenlopende, opvattingen.
Dat kan tekst dus ook voor elkaar krijgen. En zo lang die consensus belangrijk is, hebben schrijvers geen boodschap aan lezergerichte adviezen als ‘schrijf concreet’. Nouja, ‘schrijf vaag’ is in zo’n geval ook of juist lezergericht. Alleen niet gericht op het gemakkelijke begrijpen, maar op het ermee in kunnen stemmen.
Wat voor baat de vluchtelingen erbij hebben, dat weet ik niet. Ik heb er een hard hoofd in.
Nietszeggende informatieve brief
Ik kreeg vorige week een brief van een pensioenfonds waar ik een piepklein pensioentje aan het opbouwen ben, iets van een vakantiebaan lang geleden. Ik snapte alle zinnen en kon de informatie tot me nemen, dat was het punt niet. Maar aan het eind had ik geen idee wat de brief me nu eigenlijk wilde zeggen. Dit was ‘m:
Fijn dat er met ‘U hoeft verder zelf niets te doen’ expliciet in staat dat ik er niets mee hoef, al snap ik dat ‘verder’ niet. De rest van de brief gaat over pensioenen, maar zo ver ben ik nog lang niet. Ik denk dat er tussen de regels staat: ‘houd er rekening mee dat uw pensioen lager uit kan vallen dan u gedacht had’, maar dat is toch een beetje gissen. Het lijkt in elk geval negatief, al is dat stabielere juist weer positief. Toch?
En dan blijf ik aan het eind van het lezen dus zitten met de grote vraag: ‘dus?’ Wat moet ik hier nou mee, wat is de strekking, wat is hier relevant aan voor mij, wat neem ik hiervan mee? Een goed geschreven tekst maakt dat expliciet. Dat is precies waar de hoofdboodschap voor dient.
Gelukkig kan ik dit soort teksten gebruiken als voorbeeld. Van hoe het niet moet, van het belang van een hoofdboodschap. En in dit geval ook als illustratie van één van de dingen die ik wel eens zeg in trainingen, een beetje provocerend: een informerende tekst bestaat niet. De informatie in deze brief is okee. Maar losse informatie is nietszeggend.