Bij een paar van mijn opdrachtgevers speelt op het ogenblik het thema van de ‘redigerende baas’: de baas klaagt erover dat hij nog veel moet verbeteren aan het eindproduct van zijn schrijvende medewerkers en/of de medewerkers begrijpen niet waarom hun baas nog zoveel verandert aan hun teksten.

Ik heb enkele voorbeelden van door bazen geredigeerde teksten geanalyseerd en in veel gevallen zie ik de rationale van de verbeteringen niet zo. Soms lijkt het erop dat de baas iets verandert om het veranderen. Of stokpaardjes berijdt. Of een stijlideaal voor ogen heeft dat ik relatief vind. Misschien verbetert de tekst wel, zeg van een 7,2 naar een 7,4, maar is dat de moeite waard? De moeite waard van enerzijds de uren werk van de baas en anderzijds van het frustreren van de medewerkers? Wetende dat lezers van zakelijke teksten veel meer gericht zijn op inhoud dan op stijl? 

Mijn antwoord schemert door de vragen heen: ik betwijfel het zeer. Redigeren is belangrijk voor zover het zorgt voor grotere lezergerichtheid van de tekst. Maar je moet het wel weten te beperken. Ik merk dat zelf ook: eigenlijk is het nooit af, en ook ik heb mezelf wel eens betrapt op het scheppen van versie 57 waarin ik die ene zin waar ik ontevreden over ben maar weer eens omgooi, en nog eens, en nog eens… Het kost heel veel tijd en het is bijna een toevalstreffer of de laatste versie beter is dan de voorlaatste, of de op-twintig-na-laatste.

Leidinggevenden mogen wat mij betreft vaak best wat terughoudender zijn in hun bemoeienis met de laatste fase van het schrijfproces. Maar ik heb al gemerkt: da’s een lastige boodschap. Het lijkt erop dat redigeren ook iets te maken heeft met het plaatsen van een stempel: de tekst gaat erdoor ook naar de leidinggevende ‘rieken’. In dat opzicht vervult het werk wel een functie. Dat is prima, maar laat dat dan wel duidelijk zijn. Voor beide partijen. 

Ik zag laatst een mooi voorbeeld van hoe snel de goede intenties van een schrijver door de lezer niet begrepen worden. In een tekst stond de aankondiging van een grote verandering, ‘op drie fronten’, en daarna volgde deze opsomming:

1. Wat: andere producten verkopen
2. Hoe: verantwoordelijkheden anders beleggen
3. Wie: personeelsbestand aanpassen

Ik snapte er niks van. Is dit nou één verandering met drie aspecten, of zijn het drie veranderingen (zo begrijp ik op drie fronten), maar dan valt 2 toch ook onder wie en ook aan 1 en 3 kleven hoe-aspecten (etcetera)?

De schrijver kon het uitleggen: het waren wel degelijk drie veranderingen. Hij had gedacht ze met die vraagwoorden duidelijker uit elkaar te halen, maar het tegenovergestelde was het geval. Voor de schrijver was het heel helder en logisch zo, maar ik vind het een typisch voorbeeld van een associatieve logica. Als lezer moet je daarvoor te veel meedenken met de schrijver; diens logica is niet altijd de jouwe.

Wat dan? Houd het zo simpel mogelijk! Drie veranderingen: aan de producten, aan de aansturing en aan het personeelsbestand. Klaar. Tussenliggende vraag is een simpele welke. Dat hoef je hier niet eens expliciet te maken. Eén vraag, met een eenduidig antwoord, dát kunnen lezers bevatten.

Toen ik in 1991 afstudeerde als Neerlandicus, was de Belastingdienst net bezig met het weliswaar niet leuker, maar wel makkelijker te maken, en daartoe nam ze een aantal van  mijn vakgenoten aan. Een tijdlang onderscheidde de Belastingdienst zich dan ook positief op het gebied van tekst- en formulierkwaliteit. Maar toen kwam de klad erin, ik heb dat als ontvanger van Belastingdienstpost zien gebeuren en ik weet er ook ietsje van van achter de schermen – van het tekstkwaliteitsteam is niet veel meer over. Nog wel wat, gelukkig. 

Ik moet zeggen: de achteruitgang van wat ooit ‘best practice’ was gaat me nog steeds aan het hart. Onlangs ontving ik weer een tekst van de Belastingdienst waarvan ik dacht: het zou met een klein beetje moeite zo veel beter kunnen.

Het betrof een reactie op BTW-suppletie: ik had vorig jaar te veel afgedragen en zou dus wat terugkrijgen. Het papier dat ik ter bevestiging daarvan ontving, heet ‘uitspraak op bezwaarschrift’, wat het veel groter doet klinken dan het volgens mij was. Bezwaarschrift? Ik ervoer het als ‘uitkomt van herberekening’. 

Rechts onder staat een blokje tekst dat begint met ‘U heeft het bezwaarschrift niet binnen de gestelde termijn ingediend’. Ook al staat er eerder al dat ik inderdaad het opgegeven bedrag terugkrijg, toch schrik ik dan. ‘O, shit, ik was te laat, ik krijg mijn geld niet’. De tekst gaat verder met iets over niet-ontvankelijk zijn in het bezwaar, geen beroep kunnen aantekenen, dat ik daar dan weer tegen in beroep kan gaan… hola zeg, waar gáát dit over? 

Pas onder de helft staat ‘De inspecteur komt aan het bezwaar tegemoet’. O, dus ik krijg mijn geld wél? Als je dat in de tekst gewoon zou omdraaien, dan scheelt dat enorm voor mijn leeservaring.

En als je gewoon krijgt wat je hebt aangevraagd, dan zou ik alles over bezwaren wel in ultra-kleine lettertjes of op de achterkant zetten. Of weglaten, maar dat zal van de juristen niet mogen. 

Hier is het tekstblokje:

Enne – waarom zou ik die achterkant moeten lezen eigenlijk? 

ik heb de laatste tijd opvallend vaak stukjes zin zitten verschuiven, dus ik dacht: ik moet er maar eens een blogpost aan wijden om de schrijvers met wie ik werk uit te leggen waarom ik dat doe. Het waren namelijk allemaal gevallen van een volgordeprobleem voor wat betreft de nieuwswaardigdheid (ook wel: het links-rechtsprincipe).

Het links-rechtsprincipe

Het eiereneten is dat een zin het beste kan beginnen (links) met iets wat al bekend is, en aan het eind (rechts) pas het nieuwe brengen. Ik ken het principe zelf uit het nog steeds onovertroffen boek Formuleren (1993) en daarin staan deze drie fraaie voorbeelden van hoe het op dit punt mis kan gaan (p. 11):

1. Osteoporose, verhoogde botafbraak, treedt op in de menopauze bij vrouwen.
2. … dat als flippen een sportonderdeel van de Olympische Spelen zou worden, dit kabinet een gouden medaille moeiteloos voor ons land zou binnenhalen.
3. [ voorafgaande tekst gaat over klachtafhandeling ] Zürich verzekeringen ziet het trainen van medewerkers daarom als een randvoorwaarde bij een succesvolle klachtenbehandeling.

Bij (1) denk je toch even: ja, dûh, niet bij mannen. (2) ervaar ik als een nachtkaars die uitgaat en (3) moet ik twee keer lezen om te snappen welk punt de zin maakt.

(3) maakt het meest duidelijk waar het probleem ‘m in zit: het gaat ervoor al over klachtenafhandeling, dus ‘bij een succesvolle klachtenbehandeling’ is niet het deel van de zin waar het meest nieuwswaardige in staat. Het nieuwe, dus dat stukje informatie dat deze zin hier toevoegt, zit ‘m in het trainen van medewerkers. Dat moet dan ook naar het eind, bijvoorbeeld zo:

• Voor Zürich verzekeringen is een randvoorwaarde voor succesvolle klachtenbehandeling daarom het trainen van medewerkers

(1) is de eerste zin van een tekst die helemaal over osteoporose gaat. Het is dan vooral gek om daar meteen vooraan over te beginnen. Daar kan beter iets bekends staan, bijvoorbeeld:

• Dit artikel gaat over osteoporose

En bij (2) moet het winnen van de gouden medaille naar achter schuiven, want dat is wat deze zin toevoegt:

• … dat als flippen een sportonderdeel van de Olympische Spelen zou worden, dit kabinet  moeiteloos voor ons land een gouden medaille zou binnenhalen.

Dan nog een langer voorbeeld, ook uit Formuleren:

UEFA-cup
AC Milan, de ploeg van Ruud Gullit en Marco van Basten, heeft gisteren in Spanje voor het toernooi om de UEFA-cup met 1-0 verloren van Gijon. Voor 30.000 toeschouwers was Gullit een van de uitblinkers. De ex-PSV’er kreeg net als Van Basten een paar kansjes, maar kon die niet benutten. Trainer Sacchi van AC Milan, die de vaste centrale afweer Maldini-Baresi aan de kant liet, verving Van Basten twintig minuten voor het einde voor Virdis, ook een goalgetter. Van Basten kon in de harde ontmoeting weinig uitrichten tegen zijn bewaker Alblanedo
Op de benen van Gullit pleegden de Spanjaarden enige malen flinke aanslagen.

Huh? Probleem in die laatste zin is dat de benen van Gullit als bekend verondersteld worden. Maar Gullits benen kwamen nog niet eerder ter sprake en ze volgen ook niet zomaar uit de eerste alinea. Daar gaat het over de hele Van Basten. Eventueel zou ‘harde ontmoeting’ kunnen leiden tot een omgekeerde zin:

• De Spanjaarden pleegden ook enige malen flinke aanslagen op de benen van Gullit.

Oorzaak: wat wel in schrijver z’n hoofd zit, staat niet op papier

Voor dit soort problemen zijn twee oorzaken:

• Het links-rechtsprincipe bestaat in de schrijftaal, in de spreektaal hebben we andere manieren om elkaar te laten weten wat bekend is en wat nieuwswaardig. We doen dat vooral door nadruk, accent, klemtoon. Als een schrijver zijn eigen tekst leest, hoort hij de klemtoon die hij bedoelt in zijn eigen hoofd. Alleen, de lezer hoort dat niet en moet het doen met wat hij op papier voorgeschoteld krijgt. Als je volgordeproblemen hebt, laat dan eens een ander je tekst hardop voorlezen. Dan hoor je meteen welke andere accenten die legt en tot welke interpretatieproblemen die leiden.
• Benodigde informatie zit wel in het hoofd van de schrijver, maar die is vergeten ‘m op papier te zetten. Vaak betreft die informatie een bepaald verband. Voor de schrijver van het voetbalstukje is de relatie tussen de eerste alinea en Gullits benen mogelijk heel logisch, alleen: wij zien het niet. Ook om gedachtesprongen op te sporen is veel feedback krijgen op je schrijfwerk onontbeerlijk!

* * *

Een voorbeeld met Van Basten en Gullit als voetballers van AC Milan, ja, zo oud is Formuleren al. Maar het links-rechtsprincipe is van alle tijden en nog altijd geldig. Bouw je zinnen op vanuit iets bekends naar iets nieuws – voor de lezer. Ja, ook als je met hoofdboodschap voorop wilt schrijven!