De afgelopen weken heb ik een paar keer ondervonden hoe belangrijk het is om te structureren aan de hand van heel gewone, bijna suffe vragen. Het verband tussen de niveaus van een piramidale structuur bestaat van boven naar beneden uit simpele waarom- en hoe-vragen (met wat varianten) en van onder naar boven uit ‘wat betekent dat?’ oftewel ‘so what?’ Steeds maar die vraag stellen, en dan net zo lang totdat daar een bevredigend antwoord op komt, dat is de grote kunst van goed structureren. 

Waarom bewees zijn nut vooral als de structuur eigenlijk een analytische was, bijvoorbeeld een berekening. Een sommetje is geen verhaal, en al gauw veel te ingewikkeld voor een lezer om te kunnen volgen. Om er wél een verhaal van te maken, ontrafel je de som in z’n saillante onderdelen.

In het meest veelzeggende geval ging het erom hoe veel studenten er jaarlijks tot een bepaalde opleiding toegelaten moesten worden. Nou, hadden die adviseurs uitgerekend: A+B+C-D=X. Hoofdboodschap X, vier hoofdstukken over A, B, C en D. Ja, dat is wel vagelijk piramidaal, maar ik snapte er toch niet zo veel van De redenatie bleek te zijn:

je moet er X toelaten
<waarom>
omdat de vraag naar afgestudeerden stijgt en je er nog meer moet toelaten omdat niet iedereen de opleiding afmaakt’.
Vervolgvraag over de eerste tak: waarom stijgt de vraag? Omdat vergrijzing leidt tot meer gepensioneerden en de ‘afzetmarkt’ sowieso groeit, al gaan er ook weer vanaf door automatisering.

Aha. Nou kan ik het volgen! Zo is het van een som een verhaal geworden. Door die simpele vraag dus, en door dan de structuur op te bouwen als zo gewoon mogelijke vraag-antwoord-dialoog, alsof je het de lezer mondeling uitlegt. ‘Op z’n janboerefluitjes’ maakten we ervan. En voor de discipline alle antwoorden beginnen met omdat. 

So what heb ik nogal eens moeten vragen om een hoofdboodschap op te sporen. Als er in plaats daarvan alleen maar een onderwerp stond (‘Plan van aanpak verbetering X’ – dat vergeleek ik dan met ‘Uitslagen voetbal’ –> dus? ‘Feyenoord heeft gewonnen’ Aha!), of als de hoofdboodschap te zeer alleen maar een algemene beschrijving was (‘Volgende maand gaat project X van start’ in een memo voor een managementteam –> dus? ‘We hebben jullie steun nodig’ – aha, nouja, nog wat vaag, maar gaat de goede kant op).

De vragen zijn eigenlijk maar een trucje. Waar het om gaat, is dat schrijven eigenlijk doodgewone communicatie is. Dat je echt iets zégt tegen je lezer, iets uitlegt, hem/haar ergens van wil overtuigen. Schrijven ligt best dicht tegen praten aan! 

Ik heb niets tegen het woord en, en (waarvan acte dus) toch is het vóórkomen ervan voor mij vaak reden voor commentaar of een redactieslag. Bijvoorbeeld als het voorkomt in een bullet-opsomming. Een voorbeeld daarvan trof ik deze week aan tussen een tijdschrift ofzoiets, het ging om een kaartje van de Brandwondenstichting (onee, Brandwonden Stichting, oef). Daarin een uitdrukbaar pasje met ‘Eerste Hulp bij Brandwonden’ (‘Vastgesteld door Brandwondenzorg Nederland’, hé, niet Brandwonden Zorg?). Dit zijn de eerste drie punten:

1. Koel de brandwond 10 min. met lauw zacht stromend leidingwater en verwijder zo snel mogelijk kleding, sieraden en luier! 

2. Voorkom dat het lichaam te veel afkoelt. Koel alleen de wond! 

3. Bedek na het koelen de wond met plastic huishoudfolie, steriel verband of een schone doek.

Het problematische geval van en zit in het eerste punt. Dan zijn het toch twee punten? Hadden het niet twee aparte punten moeten zijn? In welke volgorde dan, als het chronologisch is (wat vooral uit punt 3 blijkt)? Moet je die kleren niet eerst uittrekken? Of als het tegelijk moet, waarom staat er dan niet iets met ondertussen of terwijl? Waarom dus staan die twee dingen door en verbonden in één punt, terwijl punt 2 ook tegelijk met punt 1 is?

Bij punt 3 blijkt er een chronologie in de opsomming te komen – dan snap ik dus ook niet wat de logica is in de opsomming. Daar is wel meer onduidelijk in. Bij punt 6 gaat het bijvoorbeeld over het waarschuwen van een arts ‘bij blaren, een open wond en bij elektrisch/chemisch letsel’ – maar moet je die dan wel ook eerst koelen? 

Waarschijnlijk zat de logica in de samenhang tussen die twee helften van punt 1 en in de rest van de opsomming wel in het hoofd van de schrijver, maar is die niet op papier te zien. Ik kan wel een gok wagen: dat je lauw zacht stromend water moet gebruiken is mogelijk het belangrijkste punt dat ze naar voren willen brengen – een pleidooi tegen koud water mogelijk. Dus daar wilden ze mee beginnen, en toen moesten ze die kleren ook nog ergens kwijt. Als dat zo is, was de oplossing geweest om iets anders te doen dan een opsomming van zeven gelijkwaardige punten.

Met bullets of nummers ziet iets er al gauw heel geordend uit. Maar het moet wel kloppen. En moet op z’n minst een signaal zijn om te checken of je logica klopt en expliciet genoeg is.

De afgelopen tijd kwam in mijn trainingen regelmatig het onderwerp ‘aankondigen van de structuur’ aan de orde. Als je schrijft volgens het piramideprincipe, kun je dat in één simpele zin doen. Na de  hoofdboodschap volgt  bijvoorbeeld iets als

Daarvoor zijn drie redenen, die in de drie hoofdstukken uiteengezet zullen worden.

Dat ondervangt de lange en in mijn ogen zinloze beschrijving van de inhoud:

In hoofdstuk 1 zullen we zien dat… In hoofdstuk 3 komt… aan de orde en daarna zullen we dus in hoofdstuk 4 zien hoe… Hoofdstuk 5 gaat daarna in op…

Daar heeft een lezer geen houvast aan, dat kan-ie toch niet allemaal onthouden. Ik heb dus nog nooit een lezer daar enthousiast over gehoord. Ook al zie je ze heel vaak, en de laatste tijd  hoorde ik een paar mensen zeggen dat ze zoiets verplicht in hun scriptie moesten opnemen (waarop ik zei dat het academisch onderwijs wel meer slechte schrijfgewoontes aankweekt…).

Het zat nog in mijn hoofd om weer eens een blogpost te schrijven over de structuur aankondigen, dus schoot ik net in de lach toen ik een wel heel ingewikkelde beschrijving van de inhoud tegenkwam. Een hoofdstuk van een voorstel opent direct na de hoofdstuktitel met iets als:

We gebruiken vijf indelingsprincipes. Die passen we toe per sector. De vraag hebben we ingedeeld naar drie thema’s: X, Y en Z. De analyse daarvan structureren we aan de hand van drie criteria: A, B en C. 

Bent u er nog, bij deze vierdimensionale opsplitsing?

Toen volgde de eerste paragraaf, en die luidde ‘definities’. Huh? De vijfde dimensie?

Pas toen ik beter ging kijken, zag ik dat die eerste zinnen een soort mini-samenvatting van de inhoud van het hoofdstuk waren en dus wel degelijk de rode draad expliciteren. Althans, gedeeltelijk: de sectoren komen niet nader aan de orde, die zijn waarschijnlijk bekend bij de lezer. De indelingsprincipes, thema’s en criteria volgen in de paragrafen 2, 3 en 4. Definities banjert daar in z’n eentje dwars doorheen.

Als je het lezers moeilijk wilt maken, moet je het zo doen! 

Mijn idee voor een herschrijving:

Je kunt vanuit drie invalshoeken naar dit probleem kijken. In de paragrafen na ‘definities’ bespreken we die.

Nog niet de schoonheidsprijs, maar beter dan dit wordt het niet zonder grondige herverkaveling van de structuur. In boodschappen in plaats van analytische categorieën.