Ik heb op dit blog niet zo heel vaak over wat ik precies doe voor welke opdrachtgevers, maar vandaag doe ik dat wel. Omdat een vakgenoot erover schreef, en ik dat stuk als groot compliment heb ervaren voor mijzelf, voor mijn twee collega-schrijfbegeleiders Roy en Lyanne, én voor de schrijvers om wie het gaat: die van het Bureau ICT-Toetsing (BIT)
De rapporten van het BIT waren een tijdje geleden in het nieuws, en dat heb ik met veel interesse gevolgd. Helemaal toen zelfs de Minister-President er iets over zei, na 9’45 in het filmpje van zijn wekelijkse persconferentie, uitgeschreven:
BORGMAN Want erkent u ook het belang van dat bureau? RUTTE Zeer, kijk maar naar – stond ook dacht ik in datzelfde krantenartikel – met welke lompe bewoordingen zij hun adviezen naar buiten brengen. En dat is heel dienstig, die lompe bewoordingen, er wordt niks toegedekt. Het is allemaal heel stevig en dat leidt ook in een aantal gevallen tot bijsturing en zelfs ook stopzetten van grote projecten. Dus ik heb de indruk dat het BIT echt doet waarvoor het bedoeld is. BORGMAN U zegt ‘lomp’, je kunt ook zeggen ‘helder’. RUTTE Dat bedoel ik. ‘Lomp’ was hier niet slecht bedoeld, ik vind ‘lomp’ goed, ben VVD’er. Ja.
Bij de totstandkoming van de ‘lompe’, onee, ‘heldere’ rapporten help ik mee, maar het is natuurlijk vooral het BIT zelf dat zo wil schrijven. Wat mij betreft verdient dat navolging!
Vorige week was ik ver weg, verder weg dan ik ooit eerder voor werk geweest was: op Sint Maarten, het aparte land binnen ons Koninkrijk. Om daar bij een plaatselijke opdrachtgever een training piramideprincipe te geven. Bij een buitentemperatuur van een dikke dertig graden!
De training verliep volgens het gebruikelijke stramien. De enige aanpassing aan de locatie was dat er minder tijd zat tussen de basisbijeenkomst en de supervisies met eigen werk. De eerste bijeenkomst was op maandagochtend, de halve groep had op dinsdagochtend al supervisie, de andere helft op vrijdag. Dat ging allemaal prima, het was een groep van hoog niveau.
Als ik bezig was, merkte ik amper dat ik ver van huis was. Een beetje misschien aan de airco, de kleding en de vele deelnemers van kleur. Het ging vooral in het Engels, met een beetje Nederlands, maar dat kan hier ook gebeuren. De onderwerpen van de teksten waren hooguit in details ‘exotisch’, op één voorbeeld na dat juist draaide om de afstand tot Nederland.
Mijn spullen liggen klaar voor de eerste supervisie. Minto’s boek had ik mee om te laten zien; de deelnemers hadden mijn Adviseren met Perspectief gelezen. Vestje was nodig voor de airco.
Waar de deelnemers mee worstelden was precies als in Nederland:
Aan de ene kant is dat het ‘gewone’ onder de knie krijgen van het piramidale denk- en schrijfwerk. Daarin verschilden ze trouwens nogal; er waren er bij wie het meteen goed paste. Anderen moesten vooral zoeken naar hoe je bij complexe materie de ‘draai’ naar de lezergerichtheid maakt – wat eentje verwoordde als ‘180 graden draaien’. De opdrachtgever schreef overigens al veel met hoofdboodschap voorop, alleen niet altijd even handig, en zeker niet gebaseerd op het ‘strenge’ denkwerk van het piramideprincipe. Een paar van de teksten die ik vooraf had gezien, waren al best goed. Alleen weinig uniform, en als denk-instrument kan het piramideprincipe veel voor ze betekenen.
Aan de andere kant was het het – voor mij herkenbare – ‘gedoe’ rond schrijven in een organisatie. Dat er wel zes mensen moeten reviewen, en als je dat allemaal verwerkt, krijg je een gedrocht, dat eigenlijk bovendien opnieuw langs alle zes moet. Dat er formats zijn die eigenlijk meer knellen dan helpen. Dat het schrijven te veel alleen gebeurt, waardoor de schrijvers moeten gissen naar wat hun leidinggevenden en hun lezers willen. Piramides kunnen daarin helpen, maar ik hoop dat ik ook wat troost heb kunnen bieden door uit te leggen dat schrijven nou eenmaal zo gaat, en dat het niet realistisch is om van jezelf of van anderen te verwachten dat je in één keer moeiteloos tot een stuk kunt komen waar iedereen gelukkig mee is.
Ik heb drie dagdelen gewerkt, ben er een week geweest, en heb dus ook uitgebreid de tijd gehad om kennis te maken met het land en om vakantie te vieren (mijn man was mee). Dat was allebei zeer de moeite waard. Natuurlijk heb ik weer talige observaties gedaan en wat bordjes op de foto gezet. Hier komen ze.
Ook al is Sint Maarten Nederlands, de voertaal op straat is Engels. Dat komt deels door het toerisme – er komen vooral Noord-Amerikanen, en daardoor waan je jezelf sowieso meer in de VS dan in Nederland. Maar ook de bevolking spreekt veel Engels, en Engels creools. Daar verstond ik maar af en toe een paar woorden van, net genoeg om te horen dat het inderdaad een Engelse basis heeft. Verder hoor je ook Frans (de officiële taal van het andere deel van het eiland) en Spaans, en ook wel wat Papiaments. Mijn opdrachtgever en haar man bijvoorbeeld zijn drietalig Engels-Nederlands-Papiaments. Een heel aantal mensen die in het Engels begonnen, bleek wel Nederlands te spreken of op zijn minst te verstaan: vroeger op school geleerd en/of een tijd in Nederland gestudeerd.
Maar we zagen in de openbare ruimte heel weinig Nederlands dus, en daarom was het grappig dat er één ding wel vaak voorkwam, want je hebt ze om de haverklap:
Deze twee bushaltes waren overigens niet helemaal representatief, er waren ook heel mooie bij, compleet met – gesponsorde – zonnepanelen en USB-oplaadpunten!
Bij dit bord vermoedde ik ook Nederlandse invloed, namelijk een vertaalfout. Ik denk dat iemand voorrang met voorkeur verwisseld heeft:
Tot slot nog een briefje op een toilet in een Franse bakker – ik begrijp het allemaal, ook al is Elk ander (…) artikel (…) gaan fout. Maar wij zouden toch echt nooit zeggen dat een toilet iets al dan niet aanvaardt, bij voorbaat dank is niet op z’n plek, en het is sowieso ook wat al te stijfjes:
Het was ook in andere opzichten een lekkere en interessante week: kennismaking met de Cariben, met koloniaal Nederland, met wat een orkaan kan veroorzaken. Wat mij betreft kom ik nog een keer een vervolgtraining geven!
Het is zonder twijfel een loffelijk initiatief. Ja, er kan een boel verbeteren aan de communicatie tussen overheid en burgers. Ik heb op dit blog ook wel eens gehakt gemaakt van slechte overheidsbrieven (voorbeeld). Met wat zorg en aandacht is daar een boel te winnen. Ik hoop van harte dat dat gaat gebeuren.
Ik heb me wel verbaasd over de wat al te simplistische en oppervlakkige beeldvorming: alsof beter schrijven door de overheid een kwestie is van het rechttrekken van wat zinnen. Want die ambtenaren, die formuleren raar. ‘Wartaal’ las ik zelfs in een reactie. Ik ben bang dat als je er zo over denkt, je weinig verbetering kunt verwachten, en een boel weerstand.
Er zijn veel redenen waarom ambtenaren schrijven zoals ze doen, waarom dat verbeteren niet zo makkelijk is, en waarom alleen maar aan wat zinnen schaven op z’n best symptoombestrijding is. Ik licht de drie meest specifieke en moeilijk te veranderen eruit:
Als je zinnen verandert, verandert de inhoud mee. Dat kan (bijna) niet anders. Wat ‘stijl’ heet, is vaak óók een inhoudelijke kwestie. Ik zag daar in de nieuwsberichten ergens een voorbeeld van, ik weet het niet meer letterlijk, maar het kwam erop neer dat de juridische standaardzin over het kunnen aantekenen van bezwaar of beroep tegen een beslissing was veranderd in iets als ‘Als u het hier niet mee eens bent, kunt u dat laten weten op…’ Sohee, da’s een stevige inhoudelijke verandering!
Niet altijd is begrijpelijkheid, duidelijkheid en leesbaarheid in het belang van de schrijver. Dat laat het voorbeeld uit de vorige bullet ook zien: die nieuwe zin zal, zo verwacht ik, tot meer reacties leiden dan de oude. Wie zit daarop te wachten? Bovendien moeten in zo’n politieke omgeving altijd een heleboel mensen het eens zijn met wat er op papier komt te staan, en daarin sneuvelt leesbaarheid ook nogal eens. Niet fijn, maar lastig te voorkomen. Je moet in elk geval als tekstadviseur sterk in je schoenen staan om het belang van de lezer te verdedigen.
Je kunt nog zulke simpele zinnen schrijven, als je kijk op de zaak waar je over schrijft sterk afwijkt van die van de lezer, is het nog onbegrijpelijk. Wie nu niet weet waar ik het over heb: verplichte leesstof is De brievenbus van mevrouw de Vries. In dat geweldige boek wordt duidelijk hoe zeer de beleving van instanties, met bijvoorbeeld gejubel over toenemende marktwerking, haaks staat op die van een hulpbehoevende, oudere dame. Of als je iets wilt zien: kijk ‘De brief van de burgemeester‘. Die brief maakt het probleem van de bewoners erger; een hoogtepunt van botsende wereldbeelden vind ik het fragment waarin de ‘eigen kracht coördinator’ een ‘plan’ op een flipover heeft gezet en voor zijn gevoel de zaak dus heeft opgelost. Hij glundert, maar de bewoners kijken alleen maar glazig. Zijn taal is begrijpelijk genoeg – dat is hier echt het probleem niet. Ik heb me zelf ook nog wel eens druk gemaakt over hoe Rijkswaterstaat één van de vele nieuwe snelwegen hier in de omgeving omschreef als ‘groene boog‘. Echt, ik snap alles wat er staat, althans, qua formuleringen. Maar hoe je het voor elkaar krijgt om zo te ronken over een nieuw stuk snelweg, daar begrijp ik niks van.
Ik denk dat je deze verschijnselen goed moet doorgronden om ambtenaren écht te helpen met schrijven. Dat inzicht, die wijsheid, wens ik de nieuwe taalcoaches bij BZK van harte toe.
Ik ben net terug van twee fijne weken vakantie in Wales – en een beetje Engeland. Op Wales kom ik later nog terug: ik heb onder andere weer een paar leuke en interessante bordjes op de foto gezet, en mijn ogen uitgekeken op de tweetaligheid.
Nu eerst een bordje dat ik maandag zag, op de terugweg uit Cardiff met de trein. Het was in de London Underground die ons van het ene station naar het andere bracht. Ik kan dat bordje zó gebruiken als voorbeeld in een training, om uit te leggen wat de verhouding tussen hoofdboodschap (so what) en onderbouwing is:
Ik zou die twee zinnen omdraaien:
Please keep your belongings and clothing clear of the doors. Items trapped in the doors cause delays.
Dat is wat ‘hoofdboodschap voorop’, en de tweede zin beantwoordt dan de waarom-vraag. Maar die hoef je als lezer eigenlijk alleen maar te lezen als je dat wilt – als je jezelf dat waarom afvraagt.
Bij de oorspronkelijke volgorde is de eerste zin alleen maar een algemene mededeling, waarvan je je als lezer kunt afvragen ‘nou en?’ of ‘dus?’ of ‘wat betekent dat voor mij?’ of, in de toepasselijke taal: ‘so what?’ Precies die vragen zetten je in het algemeen op het spoor van de hoofdboodschap – het zijn in de piramide de bottom-up-vragen.
In dit geval, om daar antwoord op te krijgen, of de voor jou relevante strekking te lezen, moet je méér lezen, en nog kleinere lettertjes ook.
Ik vind het onhandig zo. Maar misschien is dit wel een verschijnsel van de wat indirectere Britse communicatiecultuur?
Ik wandelde laatst in de duinen bij Zoutelande en toen kwam ik dit wat verbleekte bordje tegen:
Tsja, dat zei me toch even helemaal niets. Vliegplaats? Dat is iets anders dan een vliegveld, en vliegvelden heb je niet in de duinen en/of bij Zoutelande. Ik had dus ook geen idee waar ik op moest letten. Toch niet iets met die insecten?
Toen ik iets verder liep en een afgetrapt stukje duin zag, bovenop een heel steil en hoog stuk, viel het kwartje wel: oja, voor van die paragliders enzo. Heb ik vroeger wel eens gezien, dat ze dat daar deden.
Maar dan weet ik nog steeds niet waar ik precies op moet letten. Die lui springen eraf, niet op het wandelpad, toch? Of moet ik oppassen daar zelf niet naar beneden te kukelen? Vaag woord toch, opletten.
Het is ook niet zo heel gek dat ik het woord niet ken, zie ik als ik google. De eerste pagina staat vooral vol met resultaten van… Zoutelande. Er zijn bovendien, zo lees ik, maar drie vliegplaatsen in Nederland.
Vliegplaats is ongetwijfeld een heel gewoon woord in Zoutelande en omgeving. Maar niet voor de vele bezoekers en toeristen.
Ik heb hier al eens eerder iets geschreven over de hekel die sommige mensen hebben aan zullen, en voor kunnen geldt hetzelfde. Inderdaad gaan sommige slechte teksten gebukt onder een overdaad van dat soort ‘disclaimers’ – niet ‘we gaan iets doen’, maar ‘we zouden iets kunnen gaan doen’. Maar je kunt ze niet zomaar allemaal schrappen – het zijn nuttige hulpwerkwoorden. Geen noodzaak om er al te allergisch voor te zijn dus.
Dit punt speelt mogelijk ook in het Duits. Althans, dat concludeer ik uit de reclame van een bouwbedrijf die ik gister zag op een metrostation – ik was voor een bliksembezoek in Berlijn, heb daar gistermiddag een training gegeven. Mijn foto ervan is helaas niet scherp – ik had haast want mijn metro kwam eraan – maar wel leesbaar:
In de adviesrapporten die ik redigeer, ben ik vaak bezig met het vervangen van namen door verwijswoorden. Het gaat om dit soort zinnen:
Het gebruik van de ABC-database groeit gestaag. De ABC-database kan zo een bijdragen leveren aan optimale bedrijfsvoering.
Dat is gek: het is net alsof het bij de tweede keer ABC-database over iets nieuws gaat. Vergelijk dat je een verhaaltje over Jan zo zou vertellen:
Jan staat op. Jan gaat onder de douche en daarna maakt Jan zijn ontbijt klaar. Daarna gaat Jan naar zijn werk.
dat is heel raar, toch – als we ‘Jan’ eenmaal kennen, kun je volstaan met naar hem te verwijzen met hij. Precies daarvoor dient verwijzen: je geeft een signaal aan de lezer dat je verder gaat over iets bekends. Doe je dat niet, dan lijkt het dus alsof je over iets nieuws begint. Dat is verwarrend als het niet zo is.
Die zin hierboven kan bijvoorbeeld zo:
Het gebruik van de ABC-database groeit gestaag. De database kan zo een bijdragen leveren aan optimale bedrijfsvoering.
Het gebruik van de ABC-database groeit gestaag. Deze kan zo een bijdragen leveren aan optimale bedrijfsvoering.
Het lijkt duidelijk, het beestje bij de naam noemen. Maar je kunt dus ook té duidelijk zijn. Verwijswoorden zijn mooie dingen.
Best moeilijk, hoor, rekenen. Op twee plekken ging iets mis, zo zag ik afgelopen week.
1. Achterop de nieuwste Sportgericht (73, nr. 4) staat reclame voor een nieuw boek. In een opvallende rode cirkel staat erbij ‘Profiteer van bijna 20 % korting bij voorintekening’. Eronder staat:
Bestel en betaal voor 1 oktober 2019 slechts € 39,50 i.p.v. € 49,50
Een tientje korting op € 39,50 is niet bijna 20 % korting, maar ruim 20 %. Of meer dan 20% Dat klinkt zelfs nog wervender!
2. Ik heb lekkere chocola van het merk Vivani, Edit Bitter Ingwer Curcuma heet-ie. Volgens de ingrediëntenlijst zit erin: 89% cacao, 9 % suiker, 4 % gember en 2 % kurkuma. Dat is 104 %! Veel waar voor m’n geld?
Ik krijg vaak de vraag hoe je bepaalt hoe veel informatie je in een tekst moet opnemen, vooral waar het gaat om extra details.
Eerste antwoord daarop is een beetje een dooddoener: dat hangt af van de lezer. Als die extra informatie voor je lezer niet nodig is, houd je je tekst in principe liever kort.
Tweede antwoord is: geef – in geval van twijfel – liever te veel dan te weinig informatie, want als je goed structureert, kunnen je lezers zelf bepalen wat ze overslaan. Ik geef daarbij altijd de zaterdagkrant als voorbeeld: fijn dat die dik is, en als ik weinig tijd heb, bepaal ik zelf wel wat ik lees en niet lees.
Onlangs ervoer ik zelf als lezer hoe vervelend het kan zijn als een schrijver zelf al heeft besloten iets weg te laten. Ik las Het Sportbrein. Mythes uit de sportpsychologie ontrafeld. Daarin komen de Wave Work Roles aan de orde. Dat zijn er acht, zoals ook in een figuur te zien is. Maar onder dat figuur (p. 44) staat:
Om de leesbaarheid niet in het gedrang te brengen, beperken we ons hier tot de beschrijving van drie van de acht rollen.
De selectie van die drie wordt niet verder toegelicht, en ik was wel nieuwsgierig naar de andere vijf ook. Dus ik voel me hier een beetje beetgenomen.
Temeer omdat de beschrijving van die drie rollen heel overzichtelijk is: per rol één pagina, de naam van de rol in de titel, dan een beetje tekst met kenmerken in een opsomming, eronder een plaatje dat de rol visualiseert.
Als acht rollen me te veel zouden zijn, zou ik daar moeiteloos doorheen bladeren. Dan zou het me niet hinderen dus, terwijl het níet opnemen me nu wel hindert.
Zorg dus dat een lezer die extra informatie niet wil lezen, het zó over kan slaan, en een lezer die het wel wil lezen, het zó kan vinden. Dat doe je onder andere met inhoudelijke koppen en duidelijk afgebakende teksteenheden.
Net zoals in de krant. Daar kun je de kunst van informatie doseren prima van afkijken.
Ik zeg het vaker: mijn uitgangspunt is dat teksten de lezer moeten helpen. Lezer, of theedrinker. Theedrinker? Ja, ik zag donderdag in een Schiedams café een tekst die voor theedrinkers eerder een zoekplaatje was:
De tekst met de beschrijving van de theesoorten in de deksel van de theedoos is een matrix van drie kolommen bij vier rijen. De indeling van de doos met de thee zelf is echter precies omgekeerd: vier kolommen bij drie rijen.
Het bleek zo te zitten, stel dat de doos gewoon doornummert, dus op de bovenste rij staan 1-2-3, daarna 4-5-6, rij drie is 7-8-9 en de onderste rij 10-11-12. Dan bleek de thee zo in de doos te zitten:
1-2-3-10
4-5-6-11
7-8-9-12
Wel met enige systematiek dus: de onderste rij is de vierde kolom geworden. Toch was het puzzelen om op basis van de deksel de juiste thee te vinden
De oplossing is simpel: in de deksel is voldoende ruimte voor een tabel met vier kolommen. Desnoods verklein je het lettertype een heel klein beetje. Op die manier wordt de tekst een plattegrond van de theedoos. Wel zo handig.
(Met dank aan Jolanta die dit als eerste waarnam donderdag).
